纸质档案论文范文10篇

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

1载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

档案的法律定义是“过去、现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的记录”，而学校是集中保存大量档案与文献的一个场所。随着教育建设投入的加大，有条件的中高等学校都兴建了较大规模的图书馆，并在其中保存档案与文献。图书馆中文献资料的借阅与使用十分频繁，对于一些珍贵却很有价值的文献，又不能完全封闭保存。这些都促使着学校档案与文献的管理迅速地向着数字化与信息化方向发展。

1学校档案与文献管理的特点

1.1学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

摘要：本文基于教育教学全过程质量管理理念，根据当前毕业论文指导环节教学档案归档和利用现状，提出了教学档案管理及利用的对策和措施，为发挥高校档案作用，促进教育教学质量的提高提供思路。

关键词：毕业论文；教学档案；归档管理；过程管理；服务流程

1引言

2018年8月，教育部《关于狠抓新时代全国高等学校本科教育工作会议精神落实的通知》，明确指出要坚持问题导向，切实提高毕业论文（设计）质量，加强对选题、开题、答辩等环节的全过程管理。毕业论文指导环节是运用书本知识和技能进行创新创作的过程，是独立意义上的承担科研项目或企业课题的起点，是应用型本科高校人才培养的最后和关键一步。[1]在毕业论文指导环节，以需求为导向强化教学档案的信息化管理和利用，能够提高毕业论文质量，进一步实现高校档案教书育人的价值和功能。[2]

2目前高校毕业论文归档和利用现状

2.1非纸质化的分散状态。目前，毕业论文相关文档包括题目任务书、开题报告、论文、保证书、质量评价表以及答辩记录等已经不再是纸质版，而是采用电子版，因没有统一进行信息化归档管理而处于分散状态。从教师利用的角度看，论文题名的采用专家人工审核方法，不仅工作量大、效率低下，也不准确。从学生利用的角度看，归档不完整导致毕业论文低层次重复，难以在原有的基础上提高。2.2毕业论文创新型题目偏少。以郑州航空工业管理学院2020年计算机科学与技术专业262名学生的毕业论文题目为例。应用类题目是主流，而理论研究的题目偏少，创新型题目更是少之又少。研究领域主要是网站类，所占比例高达81%，如图1所示，毕业论文题目分布不均，低层次题目比较集中，是造成毕业论文质量较低的主要因素之一。2.3毕业论文指导过程无人监控和监督。目前，毕业论文指导过程规范程度不高，多数还处于无序状态，监控和考核环节不连贯，甚至匮乏。专业负责人收集材料时的督促工作也缺乏制度设计，论文指导质量完全依赖教师的责任心。对于学生来说，由于没有过程考核，部分学生会以各种借口如考研复习、实习工作等不参与指导过程，导致毕业论文流于形式，最终设计作品和毕业论文质量普遍较低。图12020届毕业生论文题目分布情况2.4归档工作缺乏信息化支持。教学材料整理归档工作需要信息化手段支持。毕业论文指导过程形成的材料较多，包括任务书、开题报告、论文成稿、查询报告、承诺书、质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等。从学生到指导教师，到答辩组教师，如有更新，则需要重复这个过程。这些材料收集整理和归档工作量大，如果采用教学档案管理系统则会减少很多中间环节，大大提高工作效率。

1教学档案信息化管理的意义

教育信息化不仅体现在教育教学过程的信息化，应涵盖教育教学的各个环节，其中包括教学档案管理的信息化。在大数据时代背景下，将信息技术手段与教学档案管理深度融合，实现教学档案管理信息化，是时展的必然，无论是对学院还是学校而言都具有重大意义。1.1提高教学档案管理人员的工作效率。教学档案包括培养方案、教学大纲、教学日志、听课记录表、教学会议记录、试卷、成绩登记表、实习报告、毕业论文、教师以及学生获奖证书等材料。其中，有纸质材料、电子材料(包括电子文档、电子表格、PPT、图片、视频、音频等)，如果能将所有纸质材料进行数字化处理，并按照一定的存储和命名规则将之进行存储、管理及利用，既打破了存储和使用在时间、空间上的局限，为调取和查看提供便利，又节省了教学档案管理的时间和成本，进而实现教学档案管理效率和质量的提升。1.2为教学资源共享提供环境。教学档案存储入档的目的是为后续的教学活动提供借鉴。因此，教学档案的服务领域不应只局限于教学管理者，还应面向学生、教师、学校甚至面向社会开放，从而扩大教学档案的功能范围，拓展教学管理的应用价值[3]。就目前来看，很多教学档案的存储和管理存在不集中、不系统、不完整的情况，而且大都是直接将纸质文档进行存储，不仅占用大量存储空间，也不便于查阅和共享，同时还存在遗失的风险。1.3为检查、考核及评估提供数据支撑。每年学院要接受来自教育部、教育厅以及校内的各类考核和评估，包括：教育部例行的本科教学合格评估和审核评估等；教育厅对省内各高校本科专业要实施随机抽查评估等；学校层面开展的有教学档案检查、岗位绩效考核、目标考核、本科教学年度考核、教学专项评估以及每年一度的贡献度数据采集等。频繁、密集的考核评估需要强大的数据提供支撑，其中涉及大量的教学档案。教学档案是否丰富、全面、完整、系统、高质量直接影响考核和评估的结果。1.4以满足创建智慧校园、数字化校园的需求。智慧校园、数字化校园是现今各大学校力争实现的目标。教务、教学、学术及科研等形成的海量教学档案的信息化管理则是建设智慧校园、数字化校园的重要环节。1.5为数据的开发利用建立基础。存储的第一手原始纸质材料，只承载了一些初级的信息，需要加工成系统的、主题突出的、适合的成果资料，才能充分发挥其价值。如果能将期末试卷及相关表格、教学日历、听课记录表、教学会议记录等纸质档案进行数字化、信息化处理，一方面可以规避材料遗失后造成的损失；另一方面可以将这一部分材料进行深入的筛选和挖掘，将“死档案”变成“活信息”，进一步提炼教学档案中的有用信息[2]。

2当前教学档案信息化管理的现状

目前，大多数高校二级学院教学档案管理主要有学院统一集中式管理和学院内各专业团队分散式管理两种模式[4]。以贵州大学外国语学院教学档案管理为例，主要采取学院统一集中式管理模式。教学档案管理的职责主要由教学科工作人员承担。教学档案主要分为纸质档案和电子档案，纸质档案包括学生实习报告、毕业论文、教学例会记录、领导以及督导组听课记录、教学日历、考场记录表、学生登记表、试卷审核表、教师出题明细表、期末考试试卷及答题纸等；电子档案主要包括学生学籍信息、成绩单、教师学生申报项目以及竞赛的名单汇总表等。在进行教学档案管理的过程中，发现主要存在以下问题：2.1教学档案管理缺乏规范性。一方面，管理教学档案的工作人员专业素养不高，缺乏档案管理的专业知识；另一方面，未专门出台关于教学档案管理的归档范围、类别划分、整理要求、立卷规则、存储形式和保存年限等的规范性文件。所有纸质档案以及电子档案的命名、目录编排仅按照教学科人员个人的理解进行操作。因此，教学档案管理人员的管理水平有待提高，管理方法有待改进，规范性有待加强[5]。2.2档案内容整体性弱。我院教学科总共有3位工作人员，各自承担的主要工作分工较为明确，职责范围明晰，同时各自负责保管各自的工作及相应板块的文档资料，在考核或评估时，教师将各自手中的文档进行整理和综合，再统一进行汇总。这种粗放的档案管理模式导致不同类型、不同种类的教学档案很难集中到一起，不仅不利于统一保管，还不利于调取和利用。2.3档案数字化管理不足。教学档案中，电子档案材料不多，绝大部分是纸质材料。而工作人员主动运用信息技术处理教学档案的能力不足，不能快速、有效地将纸质材料转变为电子档案材料，档案数字化管理较为欠缺。2.4档案再开发利用率低。由于大部分教学档案还是纸质材料，未将其变为可进一步开发利用的电子档案材料，也没有进一步对现有的电子档案材料深度挖掘，导致教学档案再开发利用率低。

3高校二级学院档案管理改进策略

教学档案信息化管理不仅是教学信息化管理的重要环节，也是衡量一个学校是否实现教育信息化的重要指标。教学档案信息化管理主要业务流程包括数据收集、数据管理以及数据利用。因此，要改革教学档案管理的旧模式，实现教学档案的信息化管理，应主要从人员、制度、软硬件设备、管理流程及安全等几个方面着手。3.1确保教学档案信息化管理人员和制度到位。3.1.1转变意识。上下联动开展教学档案信息化管理实现高校二级学院教学档案信息化管理，既要转变档案管理人员的意识，更关键的是要让领导意识到此举的重要性。领导的重视程度，直接影响教学档案信息化管理工作的具体推进与实施。3.1.2落实制度。形成教学档案信息化管理长效机制“没有规矩，不成方圆”，制度是措施得以长久施行的保证。学院应制订档案管理相关规章制度，以确保档案信息化得以真正落实，包括落实相关档案标签、命名、存储等具体操作标准，使档案信息化管理更加规范化。3.1.3提升管理人员专业素养。保持档案信息化管理的活力教学档案的信息化管理与原有的管理模式相比，需要更强的管理技术和更专业的管理队伍作为保障。我院教学科工作人员并非档案管理等专业背景出身，缺乏档案管理的专业知识，导致档案管理过程缺乏科学性、规范性。只有引进专业的档案管理人员承担教学档案管理工作或者对档案管理人员进行专业、系统的培训，才有可能让档案信息化管理得以高效、持续地进行。3.1.4夯实教学档案信息化管理设备基础。学院应加大投入，为教学档案数字化存储提供必要的支撑设备、足够的存储空间和良好的存放环境[5]。如高速扫描仪、相机等必要的数据采集设备；存储器、硬盘等存储设备，服务器、交换机等网络设备，以及数字化加工、档案管理等软件系统。3.2优化档案信息化管理流程。在对纸质材料进行扫描读取时，一定要保证扫描图像清晰、完整；如果扫描图像文件，需要利用专门的软件和人工进行处理，将扫描后的教学档案信息进行检查、纠偏、去污、裁边、文字识别处理，以提高教学档案信息化质量。在对图像资料进行存储时，首先应根据图像存储格式，按照教学档案特点采用“1份文件1个档案号”的形式，将处理的数字化档案进行存储；其次将所有文档资料进行建库，建库时应注意建立数据格式，直接或间接利用XML文档建立教学档案数据交换目录索引数据库；最后要将教学档案数字化所形成的目录数据库、图像数据库，利用网络技术及时将其加载至数据服务器终端，实现所有教学档案目录的检索调阅，即数据挂接。3.3强化数据库建设。教学档案数据库建设是实现教学档案信息化管理的基础和核心。其主要是将教学档案信息化的数据信息结合学院及学校教学档案管理目标要求，整合成数据集合。具体而言，主要由全文数据库和目录数据库两部分组成。其中，全文数据库是将已经整理好的教学档案利用OCR等文字识别技术将电子文件全文录入专门的数据库，以实现后期教学档案查询利用时的内容检索，这也是高校教学档案信息化建设的更高目标；目录数据库是将教学档案中的卷内目录、案卷目录中的年度、题名、档案号、保管期限、形成日期、主题词等基本要素全部录入数据库中，为后期档案目录检索、档案查询奠定基础。3.4保障档案管理安全。3.4.1管理员自身的安全意识。教学档案信息化管理要完善教学档案信息化安全管理机制，加强日常安全监督检查，提升档案工作人员的安全意识、责任意识。3.4.2软硬件安全。教学档案信息化管理重点是要做好软硬件安全管理。因此，需要联合学院及学校内部的计算机专业人员，积极做好设备故障、损害以及载体破坏的预防性措施；同时做好教学档案信息化备案，主动应用数据备份及档案数据信息的恢复机制，做好教学档案的数据维护和备份工作。3.4.3避免数据非法访问。在教学档案信息化建设及管理应用过程中，要明确各人员的不同职责，通过签订保密协议，制订具体的奖惩措施，确保教学档案的安全性、保密性，杜绝教学档案被非法查阅和调取。此外，要加强信息化档案应用系统的安全管理，筑牢安全屏障，如利用多级权限设置及密码管理等，避免教学档案数据的非法访问、篡改及破坏。

一、电子资源引证标注

史家作史，贵在真实，有几分材料说几分话。历史学研究著作的参考文献的著录规范与否，是考察其学术水平的一项重要标志。参考文献的著录，主要的考量是为了方便读者可按图索骥来检索文献，目的是证明历史的真实性。文献信息资源的引证标注有三种情况：注释、引文出处、参考文献。由于电子资源制作、流通和发行等方面不同于传统纸质文献，它的著录规范有独特之处，在引用时一般需要注明文献网址、文献格式和访问时间等信息。但基本理念是依据纸质文献的引用和著录规范，包括：作者、文献名、出版单位、出版时间。本文针对使用电子资源过程中常遇到的问题从以下几个方面讨论。

（一）电子文献引证标注与参考标准文献类型中国的历史学学术规范主要参考《〈历史研究〉关于文献引证标注方式的规定》《〈中国社会科学〉关于引文注释的规定》《高校人文社会科学学术规范指南》《中华人民共和国国家标准》（GBT77142005）、《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》（GB7713—87）。英文写作引证规范可依照《芝加哥格式手册》（TheChicagoManual）标注。电子文献的复杂性和多样性无疑增加了学术研究对规范细化的要求。关于电子文献的引证标注方法国内外的认识正在走向成熟，但仍没有形成统一标准，一些细节问题需要根据方便他人准确查找的原则具体问题具体判断。关于是否需要标注文件类型，《〈历史研究〉关于文献引证标注方式的规定》《〈中国社会科学〉关于引文注释的规定》没有要求，但《中华人民共和国国家标准》（GBT77142005）要求标注。在我国，电子资源的编目和国际接轨，主要依据国际图联（IFLA）于1997年出版的《电子资源国际标准书目著录ISBD（ER）》，以双字母作为标识：DB—数据库，CP—计算机程序，EB—电子公告；对于非纸张型载体电子文献，还要在参考文献标识中同时标明其载体类型：MT—磁带，DK—磁盘，CD—光盘，OL—联机网络，并以下列格式表示［文献类型标识／载体类型标识］：DB／OL—联机网上数据库，DB／MT—磁带数据库，M／CD—光盘图书专著，CP／DK—磁盘软件，J／0L—网上期刊，EB／OL—网上电子公告。所以，关于是否引用文件类型和载体类型需要看具体的标准，无论投稿或提交学位论文还是研究报告，都需要一一根据具体要求做相应调整。历史学科的引证著录标准并不统一，这一点也需要注意。

（二）不标注网址的电子资源无需引用网址的电子文献主要指那些来自网络，且具有稳定载体、格式稳定和类似纸质图书发行方式的电子资源。如，纸质光学扫描文件和CD、DVD软件。第一，来自纸质出版物的光学扫描电子文献无需引用网址。如果能够确定一份电子文献是完整扫描且未加任何内容修改的图像组合而成的电子文献，仅从参考方面而言应该等同于阅读了原书，在引注时无需声明是电子版文献。这种电子书忠实地再现原文排版的图像形式，包含出版页所有信息，如，作者、出版社、出版时间。其参考价值和纸质文献无异，因为如果将这种电子页面打印出来和复印原书无异。这类电子文献的可靠性最高，也是学术研究和写作所寻求的。如果是通过网络获得这类光学扫描电子书，在写作时标注其格式或来源的网址都是不必要的。第二，原始发行内容未被修改过，且使用虚拟光驱打开的软件虽通过网络获取，仍无需引用网址。包括可以在网络上传播的CD和DVD压缩文件，如，ISO。这类文件需要使用虚拟光驱打开，其实际效果和直接用光驱打开相同，一般在流通环节很难修改，因此可以放心著录，无需注释网址。需要注意的是这类资源一般没有页码，所以不需要注释页码，只注明文献类型、载体类型和出版时间即可。这类软件有很多种，比如《中国大百科全书》（光盘版）、《牛津英语大词典》（OEDonCDROM）等。这类文件很稳定，不管何种渠道传播，如果不是技术人员很难修改内容。其内容不变，参考价值就不变。第三，来自网络的非扫描电子报纸。这类资源主要是指那些经由电子书公司批量购买加工的报纸。这种资源直接通过报社采购，内容未经修改，一般只是改变格式，以EPUB、HTXT、MOBI为主。这类资源站点主要有汉王书城、亚马逊kindle和苹果应用商店。比如，从汉王公司网站“汉王书城”上订阅和下载的报纸。以《参考消息》为例，每一期的内容和纸质报纸相同，引用时无需注明网址和格式，只注明日期和版号即可。

（三）电子资源引证标注网址方法为方便查询资源，往往需要标注电子文献所在网络地址。网址是统一资源定位符（URL，英语UniformResourceLocator的缩写）也被称为“网页地址”。但是事实上，URL具有不稳定性，经常处于“变动”中。一个网址经过一段时间后再打开就不一定能够定位文献。历史学写作中一般不鼓励使用未经纸质出版的网页文献，但在有些情况下又不得不用，比如，图片、统计数据、视频、最新观点和唯一可以找到的信息。这种情况下，引用网址时最好做到以下几点：其一，复制完整的网址。其二，保存全屏为图片格式。具体方法是，网页文件另存为“web档案，单个文件”，最好使用软件辅助截屏Snagit或者按键盘上的PrntScr／SysRq键，可以全屏抓图，在画图文件或word文件里粘贴编辑就可以了。这种保存文件方式双重保险，即便网址变动无法访问了，仍可拿出证据。这一做法已经广泛应用于当今网络社会各个方面，比如，微博留言、网络销售的取证。此外，网络地址的引注方法也应根据具体的规范而变化，如《历史研究》要求标注日期用汉字，而《中华人民共和国国家标准》（GBT77142005）要求用纯数字。以下为例：《历史研究》规范，文下注释方式：①王明亮：《关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展》，1998年8月16日，http：／／www．cajcd．cn／pub／wml．txt／9808102．html，1998年10月4日。《国家标准GBT77142005》规范，文后参考文献方式：［2］王明亮．关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展［EB／OL］．（19980816）［19981004］．http：／／www．cajcd．cn／pub／wml．txt／9808102．html．综上所述，电子文献在参考和引用时要注意其稳定性和权威性，针对不同情况加以区别，参照不同标准，灵活运用规范，需用辩证的方法来提高史学写作的质量。

二、历史学电子学术资源状况与前景

1载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。