招投标档案范文10篇

【摘要】就招投标档案而言，它是工程档案建设工作中的重要组成部分，它主要依赖信息化环境，但也逐渐向着数字化的方向发展，并已取得了一些成绩。本文主要是从信息化环境的角度来对招投标档案的数字化管理进行分析，并对其提出一些创新方法，以供相关工作人员参考以及促进其管理工作有效施行。

【关键词】信息化环境；招投标档案；数字化管理

在建设工程的进行当中，要以招投标的方式选择信誉高、质量高的承办商，而在招投标中形成的资料就是所谓的招投标档案，因为这些资料本身的价值较高，所以必须要对这些档案妥善地保管，以保证招投标档案能够完整，以及更好地发挥出招投标档案的重要作用，在经济建设和社会发展中更好地发挥出作用。一直以来，我国的档案主要是纸质档案，招投标档案也是，但在信息化技术的快速发展下，招投标档案开始利用计算机技术，把纸质档案改进为电子文档。而对于招投标档案数字化的管理来讲，其难度比较大，需要对管理方式进行创新，以满足招投标档案在数字化管理方面的需求。

一、招投标档案在数字化管理中面临的挑战

在信息化时代，招投标档案逐渐向着数字化发展后，档案的管理效率又得到了有效提高，也可以更方便地利用档案了。但是，招投标档案逐步走向数字化，也面临着不小的挑战和压力。首先是档案的管理人员还没有对自身的传统思想进行改进。受到信息化环境的影响，传统档案无法和数字化管理的科学性和先进性相比，不管是收集方式，还是管理方式等都得到了较大的改变，但由于长期受到传统思想的影响，会本能地对档案数字化产生抗拒，这不利于档案数字化管理工作的有效开展。其次，当前招投标机构的一些配套设施严重不足，根本不能够符合招投标档案的数字化要求。又因为只是面对档案的管理部门进行软件开发，这也就致使档案的信息系统缺少规范性和统一性。最后就是档案的管理工作中没有统一的标准和规范，这也是档案数字化处于较低水平的主要原因，存在这样的问题就不能满足档案管理在信息化环境中的发展要求。另外，招投标机构的技术人才较少，而且人员的信息化水平不高，也就制约了他们对数字化设备正确的操作，导致数字化优势不能更好地发挥出来。

二、招投标档案数字化管理的创新

[摘要]现阶段，随着医院就医患者人数的不断增多，医院经营规模逐步扩大，招投标项目也随之增多，使得招投标档案管理在医院院务公开、基建项目管理以及内部管理中的作用日益凸显。该文从分析医院招投标档案的特点入手，对医院招投标档案管理存在的问题进行分析，并提出规范化管理的策略，期望对提高医院招投标档案管理水平有所帮助。

[关键词]医院；招投标；档案管理；规范化

医院招投标工作是医院满足医疗服务所需的一项重要工作。大部分医院设置了招投标办公室，专门负责招投标工作，严格执行招投标规范程序。但是，医院却未对招投标档案管理引起足够的重视，在档案管理中普遍存在着管理制度缺失、档案资料收集不完善、档案信息化建设滞后、档案人员素质不高等问题，严重影响着招投标档案管理水平的提升。加之，医院招投标档案具有系统性、多样性和分散性的特点，与一般档案相比其管理的复杂程度更高，进一步增加了档案管理工作的难度。为此，医院必须转变传统观念，明确招投标档案管理在医院内部管理中的重要性，将招投标档案管理贯穿于招投标项目实施的全过程中，对招投标档案实施规范化、标准化、信息化管理，进一步提升招投标档案的管理效率和水平。

1医院招投标档案的特点

医院招投标档案是指在招投标过程中形成的各类资料，与其他类型的档案资料相比，招投标档案具有特殊性，具体体现在以下3个方面。1.1系统性。医院的招投标与建设工程的招投标存在较大的差异，这是因为医院在开展招投标工作时，是以单个的项目、具体的医疗设备作为一个独立的单元展开的，与项目有关的资料具有较强的系统性。医院进行招投标的过程中，任何的程序均会形成内容各不相同的材料，每一份材料都有自身的价值和作用，缺一不可。现阶段，国内医院的招投标档案主要包括以下内容：招标申请、院领导意见、具体的工作方案、招标邀请书、技术要求及参数、各类表格（评分表、汇总表、价格分析表等）、招标公示及中标通知，与医院招投标工作有关的案卷具有较为完整的系统性。1.2多样性。与建设工程项目相比，医院的招投标项目更多、种类更加繁杂，归属于设备采购的有核磁共振成像设备、彩超类设备、透析设备、X光机、动态心电图设备等等；归属于物资管理部门的有各类办公用具、卫生耗材、医疗科室耗材等，其中涵盖数百个种类；归属于后勤管理部门的有锅炉设备更新、燃煤采购、车辆维修和专业养护、病患服装及被褥洗涤、装修改造、食堂承包等等；归属于药事委员会的有药品、药剂的招投标等。医院的招投标囊括了从基建到物资等所有内容，每一项招投标都会产生相应的资料，由此使得医院招投标档案工作呈现出多样性的特点，对档案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在医院的各个职能部门中，招投标委员会并非常设机构，大部分招投标工作都是由招标办公室全权负责。而具体的项目采购则是由相关的职能部门负责管理，如大型医疗设备采购由设备管理部门负责。在这一前提下，医院招投标项目所产生的档案材料，全都分散在各个职能部门当中，由此使得档案具有了分散性的特点，这样一来，给招投标档案的集中管理带来诸多不变，从而影响了档案管理效率和水平的进一步提升。

2医院招投标档案管理存在的问题

摘要：随着计算机和网络技术的快速发展，如今已进入到信息化社会，各行各业都加快了信息化建设的进程。招投标档案作为建设工程档案的重要组成部分，向数字化管理模式转型势在必行。本文从如何创新着手，对招投标档案数字化管理的路径选择进行了具体的分析。

关键词：信息化；招投标档案；数字化管理；路径；创新

在建设工程实施过程中，需要采用招投标方式选择实力强、质量高、信誉好的承包商，招投标全过程中所形成的原始资料归档整理后成为招投标档案。这些资料具有较高的价值，需要进行妥善保管和开发利用，从而确保招投标档案的完整性，以便于更好地发挥招投标档案作用，更好地为经济社会发展服务。长期以来纸质档案是档案的主要形式，招投标档案也不例外。近年来信息化技术迅猛发展，招投标档案已形成电子文档为主、纸质资料为辅的格局。传统的招投标档案管理模式已不适应形势的需要，选择合适的路径，积极探索，不断创新，从传统管理模式向数字化管理模式转型是现实的迫切需要。

一、信息化环境迫切需要招投标档案管理转型

（一）传统思维模式和工作方式的转变需要一个过程。信息化环境下，数字化招投标档案的先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了巨大的变化。但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员形成了一系列工作习惯、方式方法，在档案数字化变革的冲击下，会有一些不适应的方面，在工作中就会产生脱节现象，档案数字化管理工作任务艰巨。（二）档案数字化配套环境尚未形成。在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套严重不足，不能满足招投标档案数字化的要求。由于当前档案管理软件开发商往往只是面对单一的档案管理部门，导致档案信息系统包容性不够，不能完全适应档案信息共享的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，招投标档案数字化管理存在较大的安全隐患。（三）档案数字化管理工作缺乏统一的规范和标准。档案数字化管理还处于初级阶段，与当前信息化环境对档案管理的新要求不相适应。当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，信息综合处理水平较低，对数字化设备操作能力不强，数字化的优势没有完全发挥。

二、信息化背景下招投标档案数字化管理的路径选择

招投标档案资料是记录招投标全过程的原始资料。如何对招投标档案进行规范化管理，确保招投标项目开标、评审、监督工作全程留痕，是我们值得分析和思考的问题。

1加强招投标档案管理

招投标档案是指进工程、药品及医疗器械、货物及服务类等项目在招投标过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同类型的文件材料。公共资源交易机构要高度重视招投标档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》，制定本辖区的招投标档案管理办法，建立健全管理机构，由专业部门统一管理招投标全部档案，整理装订完备后统一移交入库，做到工作有人管、事情有人办、质量有监督、服务有保障，保证档案管理工作力量不断层、业务不断线。

2招投标档案的收集工作

公共资源交易机构应设有专职（或兼职）的招投标档案管理人员，具体负责招投标档案的集中管理和利用工作，招标人（招标机构）或经办人负责招投标档案原始记录的收集、整理和移交工作。公共资源交易机构收到移交的招投标档案材料后，应及时登记，并做好档案材料的立卷、归档，同时按国家规定应向同级国家综合档案馆移交。招投标档案应当齐全、规范、真实地反映招标投标活动的全部内容。档案应尽可能使用原件或正本，若无原件或正本材料的，可采用复印件或副本归档，但要注明原件存放地点。档案的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能接受和使用热敏纸、铅笔、复写纸等不能长期保存的载体和书写材料。档案文字材料一般应采用A4幅面。音像电子材料的品质应符合国家有关规定要求。招投标档案内容包括备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同文件材料及其电子、音像材料等。

3招投标档案的整理

第一条为了加强建筑工程招投标过程中档案的管理，保障建设工程招投标档案的完整，发挥招投标档案在工程建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本省行政区内建设单位、招标机构（含外埠入境招标机构）、招投标监督管理部门对建筑工程招投标档案的保存和管理。

第三条本规定所称建筑工程招投标档案（以下简称招投标档案）是指在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察、设计、监理、施工、材料和设备采购招标投标活动中形成的文件和材料的原件。

包括下列内容：报建手续（计划、土地、规划）、业主委托书、邀请招标审批表、招标文件、招标工作报告（招标公告、购买标书登记表、开标记录表、招标工作方案、补充文件、评标标准和办法、评委抽取表、评标报告、评标结果的确认、关于确定中标人的函、中标通知书、业主评价）、投标人的投标文件、合同备案。

资格预审参照以上要求备案存档。

第四条各级建设行政主管部门负责招投标档案工作的监督和指导。

今年以来,我镇的项目招投标管理工作紧紧围绕项目建设，严格执行《中华人民共和国招标投标法》和上级招投标条例、管理规定，切实维护招投标工作的公平、公开、公正、透明的市场竞争秩序，不断探索新方法，及时、有效地落实各类工程项目的实施，更好的为施工企业提供优质服务。截止目前累计完成招投标项目31个,中标成交额1600万元。主要工作表现在以下几个方面：

一、进一步完善相关制度，不断提升服务水平

结合本镇实际，先后出台了《镇招投标（发包）管理暂行办法》《镇工程项目管理及结算审计暂行管理办法》，进一步增强了我镇招投标工作的可操作性，促进了招投标工作的科学化，规范化建设。实行信息公开化、交易公平化、服务规范化、管理制度化，不断提高服务工作效率。加强与纪检监察、财政、城建、交通、水务、审计等部门沟通协作，及时主动向他们通报工作开展情况，邀请一起探讨综合整治招投标过程中遇到的疑难杂症，相互协调，相互支持，形成合力，进一步规范了招投标市场秩序。

二、突出工作重点

在服务基层建设和美丽乡村办实事过程中,把扶贫、移民、畅通工程、美丽乡村项目,贯穿于招投标工作的全过程,全镇面广、量大，面临着时间紧、任务重的工作实际,对此在项目安排上,我们坚持早建议、早计划，高起点，巧安排的工作思路。一是及时召开招投标暨项目领导组会议，在项目下达后尽快确定招标的方式、最高限价、工期等；二是及时拟订招标文件,完善切合本镇实际的招标方案；三是及时与中标企业联系，发放中标通知书，督促企业尽快签订施工合同，尽早开工。确保在规定的时间内圆满完成上级下达的各类项目。

三、规范档案管理

**年我办（中心）按照“政府引导市场、市场公开交易、交易规范运作、运作统一监管”的原则，倾力打造“公开、公平、公正”和高效廉洁的招投标市场环境，平台运作健康有序，取得了优良的工作业绩。现将一年来的工作情况总结如下：

一、交易业绩不断增长

**年1-12月共完成交易1088项，成交金额445330.89万元，比去年同期增幅61.25%；增加收入106031.46万元，比去年同期增幅465.53%；节约支出31896.27万元，比去年同期增幅102.52%。

其中：

（1）建设工程项目141项，交易金额193501.32万元，节约支出30363.37万元，节约率13.56%。

（2）政府采购项目845宗，交易金额9354.87万元，节约支出1532.9万元，节约率14.08%。

一、会议形式：村民大会、村民代表会、支部大会、党小组会、两“委会”、党总支支委会、支委会、村理财小组会以及其它需要召开的会议；

二、所有村务、党务应根据工作的需要召开相应的会议；

三、召开会议要有完整的会议记录；

四、会议记录要有如下内容：会议时间、参会人员名单（大规模的会议要注明会议性质不必写明出席会议人员名单）、主持人姓名、缺席人员名单、会议研究的主要议题等；

五、会议结束后参会人员签名（大规模的会议可以不签名）；六、需要归档装订的，要复印会议记录并加盖支部或村委会或以上两者都有的公章后归档。

公示制度：

2009年，招标中心在区委、区政府和开发区管委会的正确领导下，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，以区委六届五次全会，区人代会政府工作报告及全区经济工作会议提出的任务为目标，结合中心实际，努力打造统一、开放、竞争、有序的公共资源交易平台，探索平台运行新机制，积极推进我区公共资源交易工作创新发展。

一、围绕“保民生、保增长、保稳定”中心工作，扎实推进公共资源交易平台建设

2009年，全区公共资源市场化配置工作不断推进，交易手段不断创新，交易范围逐步扩大，交易制度、交易秩序和内部管理日趋完善。规范顺利地开展了建设工程、政府采购、国有资产产权和土地（矿产）出让四大类交易活动，取得了良好的经济效益和社会效益。全年预计累计开展交易474宗，安排会议942场次，交易总额80亿元，增资节效达10.3亿元。

(一)建设工程领域

预计累计完成工程建设交易项目230个，合同中标造价48亿元，节减资金4.5亿元。其中政府投资项目134个，工程预算金额27.5亿元，中标合同造价26.3亿元，节减资金2.2亿元，资金节减率为8%，节减率比去年递增35%。具体工作及做法有：一是对“电子标书制作和计算机辅助评标系统”试运行中发现的问题，包括软件自身及与我区在造价编制、评标办法的衔接问题进行了修改完善，进一步发挥信息系统的功能，极大提高了评标效率，保证工程量清单的准确性，有效遏制串（围）标现象的发生。二是正式启用了“评标专家自动抽取和语音通知系统”，有力保证了评审专家参加评标的保密性，避免人为因素的干扰。三是更新“交易大厅触摸屏查询系统和滚动大屏幕系统”。为保证采购人、供应商及时了解我区招投标信息，中心对交易大厅触摸屏查询系统和滚动大屏幕系统进行更新，更新后的新系统内容更充实、查询更方便，且具备动态信息自动更新功能，内容包括办事指南、政策法规、招标公告、中标公示等信息，为投标企业提供更加便利的服务。同时创新监管方式，全面更新音频视频监控系统，对开标、评标过程现场进行全程实时监控。

（二）政府采购领域

1石油化工企业物资采购招投标概述

石油化工企业所采购的物资当中，专业物资占相当大的比例，而且石油化工企业的工程项目不但技术含量较高，需要控制项目投资和费用，而且还需要通过规范化管理，保证采购成本最小化和项目管理科学化。石油化工企业进行物资采购的方式主要通过招投标完成，按照公开程度的不同可分为公开招标与邀请招标两种，两种招投标形式对于投标人而言有一定的限定，其中，公开招标的重要特点就在于给所有供应商一个相对公平的竞争环境，对于降低物资的采购成本，效果也最为明显；而邀请招标的重要特点就在于其是一种基于项目技术要求或其他专业特殊性而不公告的邀请形式，对项目本身也起到一定的保密作用，相对简化的招标流程与较轻的评价工作量，一定程度上降低了招标工作的成本。两种形式的招标方式对比如表1所示。

2当前石油化工企业物资采购招投标中存在的问题

我国石油化工企业由于企业地域分布广、专业分工复杂、项目专业性、特殊性要求高等特点，在实际物资采购招投标工作中还存在以下方面的问题。2.1市场经济理念还未完全转变。石油化工物资采购招投标工作推行以来，在绝大多数企业单位和合作单位中得到贯彻实施，但传统的、非市场经济的理念并未完全消除，认为招投标程序繁杂、耗费时间、形式大于内容，不如直接分配、直接审批、直接审核便利等观念根深蒂固，影响到招投标管理顺利实施。2.2地方和部门保护主义、本位主义严重。部分地区石油化工企业的招投标工作有着浓重的保护主义和本位主义色彩，致使招投标公平性缺失。为了让本地区或者本系统内的企业中标，在资质审查、信息地点与范围方面刻意设置门槛，或者采取不同的评标标准与评标方法以排挤外地或者非系统内部的投标人。此外，部分招标文件极不规范，主要条款存着严重的倾向性与歧视性，比如个别企业在招标文件中会明确指定品牌、设备型号等带有严重倾向性的特殊技术指标。2.3招投标程序还需规范。招投标工作的规范性首先必须保证工作程序的规范性。由于部分单位和人员认为招投标程序过于繁琐，增加了招标组织单位人员的工作量、耗费了许多评标人员的时间，因此还存在“重结果、轻程序”的倾向，出现了随意取消或者简化程序，致使造成投标人面对不同的招标条件、评标办法无法确定、无法评标、不合格投标人参加投标等问题。2.4招标机构的行为有待规范。由于我国石油化工企业招标业务的起步较晚，整个招标市场还不够成熟，相关的法规制度还不够健全，再加上部分从业人员素质有待提高，使得一些招投标单位出现不正当竞争、违规“暗箱”操作等现象。还有些招标机构凭借自身在石油化工专业领域的专业特色，向投标单位收受贿赂，私下泄露标底，或者按照投标人的意愿，有意识地偏向于选择中标单位。

3促进石油化工企业物资采购招投标规范化管理的相关措施

招投标工作形式由来已久，也发展较为成熟，具体流程可参考图1。图2招投标工作具体流程针对前述种种问题，笔者立足于实际，提出促进石油化工企业物资采购招投标规范化管理的相关措施。3.1建立依法合规、共享服务的理念。以实现项目全生命周期综合成本最低为目标，加强招标文件编制；通过委托招标机构组织招标，加强对评标活动的监督和管理，促进提升石油化工企业物资采购招标质量。3.2加强对招投标工作的监督管理。形成在企业主管部门统一管理和监督下的、相互制约的招投标监督管理机制。实施招标管理部门、监督部门、招投标组织单位、项目使用单位分工协作、各司其职、沟通监督、相互监督、相互制约的行政监督管理机制。各参与项目招标监督单位在各自的职责范围内对各招标项目申请单位选择推荐的投标人在资信、质量保证措施、售后服务能力等方面进行复审；对项目申请单位提出的议标方式进行确认；对违反招标管理规定或因标底编制与投标报价要求不一致而导致无法评标的项目申请单位进行指导纠正；对不按照规定进行开标和评标的项目进行否决；通过逐步向招标项目选派专家评委进行评标的方式，保证评标的独立和公正，实现真正意义上的监督管理。3.3建立对招标机构信用档案和评价。现代社会企业的发展与其信誉好坏息息相关。针对招标的违规操作，招标单位依据公平公正原则，对中标项目进行持续的跟踪，最后对中标企业实施质量情况，对招标机构客观信用评价。通过构建信用评价体系，提高招投标工作的实效性。信用档案数据库除了包括法人资格、财务状况、资质信誉等基本情况外，还应重点对项目执行能力、专家评标质量、技术能力、合规与违规记录、社会评价等事项进行记录。通过逐步完善对招标机构实施信用评价，促进信誉好且具备运作、合规竞争力的招标机构为石油化工企业服务好。3.4推进招投标工作的模块化运作。针对石油化工企业物资采购招投标工作进行管理，首先要确保在法律法规的允许范围之内，一切行为不可逾越法律便捷。招标投标法以及相关法律条例是石油化工企业进行招投标管理必须遵守的规则。只有这样，才能够推进招投标工作的模块化运作，比如招标文件范本合同条款模块化、资格证明文件模块化、投标书模块化以及技术规范与报价表的模块化，才会进一步规范其管理。在法律法规的约束之下，每个岗位、每个流程以及每个环节都要时刻注意自身职责，进行有效地协调处理，保证招投标工作的规范性与合法性。