文档系统管理范文10篇

为顺利推进全区电子政务建设和使用，区政府办公室曾于年下发了《关于开展全区电子政务网络（系统）管理员培训暨网站资料补充工作的通知》文件，要求各单位配设电子政务系统管理员与文档员。

办于年5月和12月先后组织了两次相应的业务学习和培训，但由于人事变动，部分管理员与文档员已不在本岗位工作，单位内部新调换的工作人员因未参加过学习培训，对此项工作还不能完全胜任，造成本单位电子政务建设使用的滞后，也影响了全区信息化建设的进展。为加快政府信息化建设步伐，全面提高政府管理、社会管理和公共服务的信息化水平，建设一支合格高效的电子政务系统管理员队伍。现就对各单位确定电子政务系统管理员与文档员事宜通知如下：

1.各单位要指定2名工作人员（系统管理员和文档员），负责本单位电子政务系统的日常应用与管理，确保此项工作顺利运行。

2.各单位选定的电子政务系统管理员主要负责本单位的信息化建设工作，能够熟练掌握计算机应用；文档员一般由各单位机要人员兼任，须熟练掌握收发文、会议通知、信息等系统功能，保证单位内部信息的上传下达。

2名工作人员须按时参加学习培训，人员要相对固定，不得随意更换，确需调换的及时报区信息中心备案。

3.各单位务必于年4月28日前将《电子政务系统管理员与文档员基本情况表》

摘要：公文交换系统采用B/S结构，客户通过浏览器访问服务器以及与Web服务器连接的后台数据库，运用微软的DNA三层结构，采用交互式集中管理模式架构系统。系统的结构模型部分对系统的管理模块、部分管理模块、公文管理模块等进行了详细的描述。

关键词：电子公文交换；电子公章；数字签名

1系统架构说明

计算机和网络技术的发发展使信息系统经历了从集中式计算模式到分布式计算模式的演变，分布式计算又可分为资源共享式、客户机/服务器（C/S）模式和浏览器/服务器（B/S）模式三种类型。

为迎接Internet的发展所带来的机遇和挑战，微软提出了WindowsDNA(WindowsDistributedinterNetApplicationArchitecture)。DNA架构下，应用被分割成三个相对独立的单元：表示层、业务逻辑层、数据服务层。表示层负责与用户交互并把相应的请求通过调用中间层的组件传递给业务逻辑层。业务逻辑层的组件执行具体的业务逻辑，并通过SQL等方式向第三层的组件提出数据或其他资源请求。

WindowsDNA的技术思想使应用开发有了明确的分工，从而有效地降低了开发的难度。

一．概述

策略是LotusNotes/Domino6以上新增加的功能，在IBM新推出的LotusNotes/Domino8中又增加了几种新的策略使得策略种类更多，应用更加灵活。在Notes系统管理中，策略是服务器管理控制的一种补充，可以灵活多样的对特定用户和组进行有效的控制、分配权限和管理。

二．策略的定义

在NOTES系统中，策略是标识各种策略设置文档的文档。每种策略设置文档都定义一组缺省值，这些缺省值将应用于分配到策略的用户和组。策略更改后，策略中的设置更改可以自动应用于分配到该策略的那些用户【1】。在系统设置中可以定制多种类型和种类的策略，并且将策略分配给不同的用户和不同的用户组，在同一服务器上不同的用户或者用户组可以拥有多个不同的策略。

策略类型分两种：组织策略和显示策略【2】。组织策略是自动应用于特定组织单元中的所有用户的策略。例如，要为国家气象信息中心/CMA中的所有用户应用同一设置，应创建一个名为*/国家气象信息中心/CMA的组织策略。这样，当使用/国家气象信息中心/CMA这个组织单元认证标识符注册用户时，该用户将自动接收相应的组织策略中的设置。显示策略是为各个用户或组分配的缺省设置。建立相应类项的显示策略后，可以通过修改编辑个人文档为个人或用户组添加适合的显示策略。不同服务器和不同组织单元下的用户都可以分配同一显示策略。

策略的种类分为：注册、设置、归档、桌面、安全性、邮件、活动、生产力工具等几大类。注册策略中包含注册时的固定设置文档，注册用户时的许多注册设置将自动填写；归档策略可集中控制用户邮件文件归档，可以按照制定位置、时间进行用户邮箱的本地归档以释放服务器空间并改善邮件数据库的性能；桌面策略设置可以对用户桌面工作空间进行统一的设置；安全性策略可以有效的允许用户管理客户端密码和因特网密码并为用户应用组织定制的密码策略；邮件策略设置提供一个设置和加强用户客户端对邮件、日历和调度的设置和首选项的机制，是设置邮件收件箱维护的首选；生产力工具策略是LotusNotes/Domino8新增加的，使用这种策略可以定义哪些用户能使用IBM生产力工具，可以指定用户可以使用的文件和模板。对于用户管理方面，主要应用邮件策略、桌面策略和归档策略；对于系统管理方面，主要应用注册、设置、安全性等策略。

摘要:信息化浪潮席卷各行各业，使公司信息化深入各个层面，极大提高了公司的工作效率与服务水平。本文通过设计并实现了离退休基础数据统计分析系统。该系统提供了离退休人员信息库管理、资产信息库管理和统计报表三大功能，从而规范了离退休人员信息档案管理工作，提高了离退休部门员工工作效率和工作质量。结果表明，该系统能够很好地实现对离退休人员信息档案的现代化、智能化、规范化管理。

关键词:基础数据；B/S模式；统计分析；信息档案

1引言

信息化浪潮席卷各行各业，使得公司信息化进程得到进一步发展，并具有朝着网络化、智能化方向发展的趋势。这极大地提高了工作效率与服务水平。然而，公司离退休基础数据管理信息化建设仍然相对薄弱。现使用的离退休干部管理系统建设已经接近十年，环境老旧，不能满足当前工作的需求。同时系统未与医保系统、人资系统进行交互，对于员工的健康信息等需重新手工录入，工作量大，造成人力物力的浪费。公司离退休人员信息档案管理停留在半智能化阶段，现需要进一步规范离退休人员信息档案管理。因此，本文通过对离退休基础数据统计分析系统的设计、研究与建设，完成离退休人员信息库管理、资产信息库管理和统计报表三大功能开发工作，从而规范离退休人员信息档案管理工作，提高离退休部门员工工作效率和工作质量，实现对离退休人员信息档案的现代化、智能化、规范化管理。

2总体设计

2.1总体架构

摘要：涉铁工程施工对铁路运输安全造成不确定风险，而受多且复杂因素的影响，以往办理铁路施工审批效率不高的方式亟待改进。鉴于此，本文总结、阐述南宁局集团公司通过研发STSP系统提升涉铁工程施工审批效率和服务能力的思路与做法，旨在助推铁路企业涉铁工程治理体系和治理能力提升。

关键词：涉铁工程；施工审批；服务能力；研发；STSP系统

1引言

有关铁路安全管理法规规定涉铁工程建设必须取得铁路运输企业的同意，并办理施工审批相关手续。中国铁路南宁局集团有限公司(以下简称集团公司)为保证铁路运输安全，支持地方经济发展，认真制定并落实涉铁工程管理办法，针对以往涉铁工程施工审批效率不高问题，以“涉铁项目营业线施工审批管理系统”（以下简称STSP系统）研发、实施为载体，建立集团公司统一的涉铁工程信息化管理平台，让数据多跑路、让业主少跑路，从而有效提升涉铁工程施工审批效率和服务能力。

2研发背景

以下方面是制约既往涉铁工程施工审批效率提高的主要因素，共同构成研发STSP系统的背景。1）涉铁审批单位多且分布零散。截至2018年末，集团公司管内铁路营业里程5815km。涉铁工程遍布于集团公司管内铁路沿线，涉及铁路部门（11个）、单位（50个）较多，且部门、单位驻地零散分布于10个地级城市，客观上增大了提高审批效率的难度。2）传统审批模式效率不高。表现在施工单位沿用“跑方案”传统方式，即派人带纸质资料到配合站段和相关部室报审，在途耗时过多，加之站段内部审批层级多、签字盖章多，不仅影响审批效率，还使施工单位深受“来回跑路”的困扰。3）地方业主不熟悉办理流程和要求。由于铁路行业的特殊性和工程项目的一次性，地方业主及不具有铁路施工业绩的施工单位对涉铁工程施工审批的办理流程和安全要求较陌生，导致施工单位疲于奔波于各审批单位之间，进而影响审批效率。4）传统审批信息缺少共享平台。传统方式报审，前置资料需分阶段、分单位反复提供，审批进度需人工查询，审批管理信息需分阶段人工反馈。基础数据信息普遍采用台账式表格管理，施工审批资料分散，数据关联性差，可视化程度低，数据应用分析手段滞后。5）提升审批效率和服务能力紧迫而必要。为响应国家加强治理体系和治理能力现代化建设的号召，树立集团公司服务于区域市场发展的企业形象，提升施工审批效率和服务能力十分紧迫！

1安全管理中计算机信息化系统的功能

（1）风险管理功能模块。其主要负责提供以下几项基本功能：企业危险源信息管理、危险源人工与实时监测考核以及危险源实时监测预警。具体包括对企业全部已经辨识出的危险源信息进行查询与维护的功能；人工危险源信息录入以及相关问题追踪与复查的功能；与安全监测系统联机进行危险源监测预警功能；对危险源进行实时记录和考核的功能。通过该子系统的设置，可以使企业风险预防和控制更加及时、准确，有助于确保生产安全。（2）评价管理功能模块。其主要负责提供如下功能：对安全管理评价指标体系和评价指标信息的维护管理以及进行内部与外部评价的功能。它的设置使企业对各个部门管理水平的审核与评价工作更加高效、快捷。（3）文档管理功能模块。其主要负责提供如下功能：对各项法律法规、规章制度、标准、日常管理文档以及相关学习资料的分类管理功能。它的设置为企业员工提供了方便、快捷的查阅及学习危险源管理标准和措施以及安全制度等资料的平台。（4）报表管理功能模块。其主要负责提供如下功能：自动汇总并生成报表、报表类表自定义等功能。它的设置能够按照管理人员的需求为其提供各项汇总信息。（5）系统管理功能模块。其主要负责提供如下功能：系统基本设定、用户管理、权限管理等等。它的设置使用户信息维护更加方便，同时权限管理功能的加入使系统的安全性大幅度提高，这对于企业而言尤为重要。

2安全管理中计算机信息化系统的具体应用

2.1危险源信息管理

安全管理员在识别各个系统单元危险源的基础上，将危险源录入系统，录入信息主要包括工序、危险源名称、事故类型、风险类型、风险后果、风险等级、风险值、可能性损失、管理标准、管理对象、主要负责人、主要监管部门、主要监管人员、管理措施等信息内容。管理员有权删除或修改危险源，以便为危险源监测考核和风险评估提供依据。同时，该系统具备关键字检索功能，可以通过输入风险等级、危险源名称等关键字查找相关危险源的全部信息。

2.2危险源监测预警

经区委、区政府同意，全区电子政务自年8月1日起全面启动无纸化办公，取消纸质文档，为顺利推进全区电子政务建设和使用，促使各单位系统管理员和文档员全面掌握电子政务协同办公系统的操作，充分保证OA平台的高效使用，此前已对各街道管理员和文档员进行了培训，现决定对全区各部门、各单位举办电子政务协同办公系统培训班，具体事宜通知如下：

一、培训目的

通过培训，要使各单位全体人员掌握电子政务协同办公系统的操作方法，切实提高我区电子政务实际应用水平和操作能力，全面实现无纸化办公服务。

二、培训对象

各单位系统管理员和文档员。

三、培训时间

1.建立单位信息及人员信息库。

在新管理系统中建立了一套完整的单位信息数据，包括单位性质、单位名称、联系部门、联系人、联系方式、地址等信息，以便基金管理机构对全省110多家各类单位，包括高校、科研机构、医院、企业等进行分类管理。同时建立了依托单位管理员和项目负责人信息库.依托单位管理员账号由系统管理员分配，并由各依托单位自行完善单位信息。项目负责人账号由项目申请者自行使用身份证号进行注册，保证了每个项目负责人账号的唯一性。依托单位管理员和系统管理员可以对项目申报人员所有的项目信息进行管理，避免同一项目重复申报。

2.建立专家信息库。

建立了一套专家信息库，包括专家所在省市、所在单位，出生年月等，并按照国家基金代码的标准，为每个专家设置三个学科代码，并增加了一项专家当前主要研究领域的信息。并且每年在邀请专家进行项目评审的时候，会要求专家对自己的信息，包括最近的研究方向和擅长的领域进行完善和更新。在专家评审过程中，尽量使评审项目的学科与专家擅长的研究领域一致，做到评审的公平。当前的专家信息库已经收集了全国20多个省市的1000多名专家信息。

3.实现项目全程在线管理。

系统将一个项目从申请到结题的阶段分为项目申报填写、项目申报依托单位审核通过（未通过）、项目申报管理机构审核通过（未通过）、项目评审、项目评审通过（未通过）、项目结题等20多个状态，项目在不同状态下都只能进行相对应的操作。3.1项目申报。项目负责人在进行项目申报时按照国家基金的代码进行分学科申报，这样在进行评审分组按照研究领域进行科学分组。申请人在项目申请时，基本信息由注册信息自动生成，申请人只需要填写项目书的正文部分，并上传证明材料，之后由系统合成完整的申报材料文档。3.2项目评审。评审专家根据分配的用户名进入系统，查看申报材料文档，根据不同类型项目的评审标准，按照评审要求对项目进行网上评审。3.3项目立项。项目在经过相应轮次的评审之后，系统会将项目根据评审结果排序。确定立项项目后，申报人可以进行项目计划任务书的在线填写。系统管理人员可以设置项目计划任务书中的约束内容，比如项目执行起止时间，项目经费等内容。申报人填写完成后，经过依托单位的审核推荐后，再由系统管理员审核。3.4项目实施。项目在执行过程中在线填写中期检查报告，以便管理机构了解其实施情况，根据项目实施情况，系统管理员可以对项目进行终止等操作。3.5项目结题。项目到期后,项目负责人在线填写结题报告，管理机构组织专家在线对项目结题情况进行评审,最后根据评审结果实现对项目执行情况进行等级评定，实现了项目从申报、立项、实施到结题的全程在线管理。

司法行政系统软件评测服务平台

司法行政系统软件评测服务平台，通过对软件评测进行细化研究，设计符合司法行政系统的软件评测标准和规范;为司法行政系统应用软件提供项目验收测试的解决方案，判定软件是否满足司法行政系统管理的需求，评定软件的性能和安全性要求是否能满足实际运行要求。司法行政系统软件评测的内容包括两个方面:一是验收测试;二是定制测试。验收测试，可为司法行政系统单位在所开发的软件产品验收前，提供测试服务，对软件质量进行评估，协助司法行政单位做好验收测试，保障软件质量。定制测试，可按照司法行政单位所提出的测试要求进行测试工作，包括单项功能确认测试、安全测试、兼容性测试等。司法行政服务平台受理申请后，组建软件评测小组。对业务模型和系统架构进行调研，收集测试需求，生成测试计划。测试团队提前了解被测试项目的业务功能和系统架构。期间需要甲公司协助提供被测系统相关的文档和说明，如系统总体介绍、系统规格书、用户使用手册和系统配置说明等文档。通过与业务部门协商明确细化测试的关注点和指标要求。通过以上内容制定详细的测试方案、详细测试计划和各阶段目标。具体评测流程如图1所示。〔1〕

司法行政系统软件评测管理系统

本系统包括测试业务管理子系统、测试用例管理子系统、软件产品评价子系统、办公管理子系统、基础数据管理子系统、系统管理子系统、软件评测服务平台门户网站。司法行政系统软件评测管理系统通过集成办公管理和测试业务管理，整合成相互衔接的、数据共享的整体，从而实现了办公自动化、软件评价体系自动化、软件测试流程规范化、文档管理简单化、资源管理信息化，为评测服务的发展提供有力的保证。在本系统中，将不同类型测试的工作流程，分为需求、准备、实施、总结、归档5个阶段，每个阶段根据评测流程需要接收或编写相应的文档。需求阶段的文档包括测试咨询记录、软件测试登记表、文档样品接收单、样品材料初审、文档样品入库记录、测试设备查询。准备阶段的文档包括测试任务分派、派工单变更、测试设备使用申请、测试计划编制审批。实施阶段的文档主要有测试记录编制审批，对于确认、验收测试还需要的文档有测试问题记录、测试问题记录审核、测试问题报告审核、测试结果记录。总结阶段的文档有测试报告编制审批。归档阶段的文档有客户反馈登记表、文档样品入库记录。测试过程中的所有测试计划、测试记录、测试用例、测试报告等各种文档都可以按照预先设定好的模板打印出纸质文件。统计与查询主要是可以为管理层提供管理数据，提供决策信息。包括送测单位查询、咨询项目实测率统计、测试项目通过率统计、测试过程工作状态跟踪单、测试人员测试项目查询、测试设备及使用申请查询、派工单查询、测试计划查询、测试记录查询等定制查询，还设置了综合查询，可以自行设置查询条件来进行查询。测试项目中的测试用例经过审核，可作为一个类型的测试用例记录放到测试套件库中。以便在设计测试用例时，可以随时调用测试用例管理子系统中的用例进行参考、复制，复用测试用例库中的用例。测试用例管理子系统中的测试用例与测试项目中的测试用例略有不同，测试用例管理子系统中的用例是与项目脱离的。软件产品评价是在软件测试基础上进行的，在分析了传统软件质量评价过程模型的同时，提出了可操作性更强的软件质量评价过程模型。在此基础上，明确提出了以软件度量为基础、软件质量模型为依托、基于用户评测历史信息库的模型调整技术为优化手段的完整软件质量评价体系。本系统按照软件测试结果以及设定的权重进行相应的计算后得出结果，作为参考，再加上技术人员的分析调整后得出最后结论。〔2〕办公自动化管理主要包括设备管理、人事管理、供应商管理、知识管理、行政办公、个人办公等功能，办公管理模块基本上和其他的一些办公自动化软件大致相同。基础数据管理提炼了系统所需的全部基础数据，目的是可以进行灵活的数据维护，基础数据管理的设计直接影响软件的灵活性、实用性等。基础数据主要有评测单位基本信息、评测中心联系人信息、送测单位信息、公司性质信息、测试类型信息、测试环境基础信息、测试依据基础数据、测试内容信息、文档样品基础数据、软件分类信息等。系统管理包括用户管理、日志管理、数据备份、部门管理、角色管理等。另外，根据用户在项目中角色的不同分配不同的权限，当用户在系统中的角色发生改变时，其权限也发生相应的变化。

综上所述，司法行政系统软件评测体系结合最新的测试技术，改良传统软件工程测试体系，不仅能协助司法行政系统对完成后的软件产品进行有效测试，而且对软件开发公司软件产品的开发过程予以指导，规范开发行为，严格按照ISO9000质量体系或CMMI质量体系等标准体系进行开发，并为企业提供必要的监狱软件产品技术知识共享和技术支持。

本文作者：杨晔工作单位：浙江警官职业学院

一、传统文书档案管理存在的问题

（一）借阅复杂、时效性不强

当某些人员需要阅读一份文件时，不能立即的查找到，人员首先要进入到专门的档案管理室进行查找，在寻找过程中也耗费了大量的时间和精力，对于外地的工作人员来说更是对其造成了很大的困难和不便。另外，当有紧急文件需要读取时，也不能马上进行查阅，影响了办事的效率。还存在一点问题就是文档的数量较少，甚至于一些重要文档的数据资料仅为一份，这就造成了借阅时的困难，为了一份文件需要等待很长的时间，严重影响了借阅的时效性。

（二）文件档案管理繁琐，不宜整理

传统的借阅文档过程首先是人员进行登记，对人员的姓名、身份证号以及借阅时间、文件资料进行详细备份，再允许人员去寻找文书档案。管理人员要对这些登记的资料进行备份和收录，在这一过程中就增加了工作人员的时间。另外，档案的收录要经过多个部门，当基层的管理人员对借阅档案人的资料进行备份后，还要将所有备份的资料进行汇集，等待审查部门的审核通过从而放入到资料管理室中，原本轻松简单的一个过程却变得如此繁琐，这不仅仅给借阅人员带来难度，还给工作人员增加负担。

（三）纸质文件保存不当极易损坏