企业文件管理范文10篇

【摘要】随着电力企业不断建设和发展，电力企业招投标部门在招标过程中存在着前期准备时间短、汇总分析工作量大、招标文件编制规范性难以保证等问题。尽管电力企业领域发展态势良好，但是在这种不完善的招投标文件管理模式下，物资招标采购工作质量受到影响，急需在现有管理方案上优化管理模式。本文基于电力企业招投标文件管理中出现的问题进行研究，针对文件管理提出解决方案，旨在提升招投标文件质量。

【关键词】结构化思路；电力企业；招标文件；管理模式

招投标文件是招标采购过程中的重要依据。信息化时代背景下，电子化招投标更是得到了电力企业的认可。在招投标过程中，招标文件阐明出工程性质与要求，为招投标人提供指导。在逐年增加业务量的情况下，如何使招投标文件编制更为快捷，减少出错的现象是现阶段亟待解决的问题。本文基于结构化思路的招标文件管理模式研究，设计出符合电力企业现阶段状况的编制系统，旨在提升招投标文件管理效果。

1项目背景

随着“三集五大”体系建设深入推进，电力企业中招标采购等工作量逐渐增大，且编制过程中问题众多，如不解决，将给业务人员带来难以承受的工作压力，也影响着招标文件审查。基于这种现象进行招标文件结构化管理与研发服务，通过优化招标文件管理方法，以提升招标文件编制质量，解决招标文件管理难度大等问题，意在提升电力企业招标文件管理效果。

2招标文件标准化与结构化

编者按：从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。本文从现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段、综合应用计算机技术阶段以及电子文件应用阶段三个阶段来阐述计算机技术在企业现行文件与档案管理中应用。

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。公务员之家

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

摘要：随着互联网和信息技术的迅速发展，互联网信息数据处理成为档案文件管理业务中最常见的应用技术，现代文件管理方法不仅逻辑清晰，而且比传统的纸质文件管理方法更高效。目前国内多数高校的档案文件管理业务相对薄弱，归档文件管理复杂性相对高、管理业务人员需求相对大，文件存档业务也存在较多问题。为创新和改革档案文件管理方式，本文通过对高校档案管理信息化方面存在问题进行分析，找出各单位文件管理业务高效率的组合状况，提出管理对策，以适应新时代高校档案管理需求、提高管理业务效率。

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

【内容提要】本文在对国际电子文件管理代表性研究项目进行综合分析的基础上，从电子文件管理的顶层设计、管理理念、保管模式、管理走向、保证电子文件证据价值的关键、电子文件管理问题的解决之道等方面，总结了国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示。希望借鉴国际同行的成功经验，推进我国电子文件管理的进程。

【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点

在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。

国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。

这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：

一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出

摘要：随着互联网和信息技术的迅速发展，互联网信息数据处理成为档案文件管理业务中最常见的应用技术，现代文件管理方法不仅逻辑清晰，而且比传统的纸质文件管理方法更高效。目前国内多数高校的档案文件管理业务相对薄弱，归档文件管理复杂性相对高、管理业务人员需求相对大，文件存档业务也存在较多问题。为创新和改革档案文件管理方式，本文通过对高校档案管理信息化方面存在问题进行分析，找出各单位文件管理业务高效率的组合状况，提出管理对策，以适应新时代高校档案管理需求、提高管理业务效率。

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

摘要：在工程项目管理中，电子文件的管理至关重要，电子文件的科学管理，能够详细的记录工程项目的诸多细节，这是工程项目合同签订与控制的关键。电子文档是一项超精细且难度较大的工作，文章主要针对工程项目建设中电子文件管理进行深入探讨，从而推测如何通过科学的电子文件管理来提升整体项目管理的水平。

关键词：工程项目管理；电子文件；管理；探讨

工程项目是一项系统且精密性较强的工作，在工程项目管理中，科学的电子文件管理，能够有效提升工程项目管理的质量，优化工程项目管理的水平，同时还能够保障工程合同等要素的完整。相比纸质文件，电子文件在管理实践中，因网络安全及存储安全等因素，往往会出现电子文件失窃、篡改等风险。因此，在工程项目管理中，必须着重优化电子文件的管理水平，全面提升电子文件的整体管理质量，确保工程项目管理的效益。

1工程项目管理中电子文件管理的目标及要求分析

工程项目管理中电子文件的管理具有其特殊性，为优化管理水平，提升管理效益，必须全面落实科学的电子文件管理制度，以规范科学的制度来约束管理人员，提升管理意识，树立安全意识，以此来全面提升电子文件的整体管理水平。1.1工程项目电子文件管理的目标。工程项目管理中电子文件的管理是至关重要的，为提升电子文件的整体管理质量，优化电子文件的整体管理水平，在管理实践中，要努力探索适合公司制度和特点的工程项目管理制度，制定科学的电子文件管理方式，以便全面科学地提升电子文件管理的整体效益。同时，在电子文件的管理中，科学的管理目标除制定需要完成的任务及把握管理的方向外，更要充分结合当前工程项目管理中电子文件管理存在的突出问题，充分利用自身的优势资源，制定出未来的管理建设目标，从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文件管理体系。实践证明，科学的电子文件管理体系，能够规范工程项目电子文件管理的标准，为电子文件的管理树立标杆，以便实现规模化、标准化的电子文件管理。1.2工程项目电子文件管理的要求。工程项目管理中电子文件管理是相对严谨的工作，为全面优化电子文件管理效益，充分提升电子文件管理质量，应该明确电子文件管理的要求，全面提升电子文件管理的水平。首先，在运用科学的电子文件管理办法，在电子文件的建设方面，应该遵循计划、审核、、归档等程序进行严格管理，利用电子文件的管理办法可以为公司的管理标准起到一定的借鉴作用。其次，总结归纳出电子文件的管理经验。工程项目管理电子文件的管理仍处于空白，在实践的管理过程中，需要充分结合企业的发展形势及自身的特点，也应该积极借鉴国外先进的管理经验，有效提升管理的成效，更要形成制度化的管理办法。最后，在工程项目管理电子文件的管理中，还应该积极学习计算机信息技术，掌握纸质文件管理和电子文件管理的异同，针对性地开展电子文件的管理。

2工程项目管理中电子文件管理的优缺点分析

摘要：归档范围的制定对高校电子文件管理至关重要。从目前来看，《档案法》《高等学校档案管理办法》等规范及标准为高校电子文件归档范围的制定提供了指引。高校电子文件归档范围的制定应充分考虑需求，结合电子文件的流程、稿本和一体化的实际来开展。

关键词：高校；电子文件；归档；范围

电子文件归档是电子文件管理的重要环节，这一环节为电子文件管理提供了支撑，也为电子文件后续工作提供了基础，是防止国家和高校电子资源流失的重要举措，是保障高校记忆延续的重要途径。在高校电子文件归档工作中，归档范围是否明确、可行，直接影响电子文件管理其他各项工作。新修订的《档案法》首次将档案归档范围纳入法规层面，体现了国家对档案管理中文件归档问题的重视程度，这一立法内容也将对高校电子文件管理产生重要的影响。除了《档案法》外，其他法律规范的要求对高校电子文件归档范围的制定也产生重要的指引作用，以下详细分析。

一、制定高校电子文件归档范围的依据

在电子文件归档工作中，哪些电子文件需要归档，哪些不需要归档，作为机构来说是要进行明确规定的。在电子文件归档范围的确定问题上，大多数机构都以传统环境下形成的归档范围作为基础，结合文件产生环境的变化来确定电子文件归档范围。从目前来看，高校电子文件归档范围的制定在很大程度上受到国家有关法规的指引。《档案法》为高校电子文件归档范围的制定提供了重要的依据。新修订《档案法》第十三条规定，直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围，并且详细罗列了归档范围。从《档案法》的相关内容来看，把反映组织沿革和职能活动、维护企事业单位的权益、反映基层群众性自治组织和活动情况的档案纳入归档范围[1]。《档案法》所增设的这个条款是在1987年《档案法》的基础上，结合实践发展的需要而作出的调整，也反映了实践对此问题的高度关注。《档案法》作为我国档案事业规范的基础，必然会对档案工作产生指引、调节、协调等作用，也会给高校电子文件归档范围的制定提供更多的参考。与《档案法》的施行同步，其他相关的档案管理规范也应进行修订，这种情况也会出现在高校电子文件管理规范的修订中。除了《档案法》之外，教育部于2002年发布的《高等学校档案管理办法》中规定，高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式[2]。该办法赋予高校制定电子文件归档范围的权限，具体如何执行，在实践中还需要更多、更具体的参考和指导。从目前来看，国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）第3条提到机关文件材料归档范围，为电子文件归档范围的制定提供更多的依据。如其中规定：“反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料……”[3]国家档案局8号令明确了文书类档案的归档范围，为高校文书类电子文件归档范围的制定提供了依据。国家档案局13号令《机关档案管理规定》第二十七条至第三十条中的相关内容也对归档范围进行了明确。在高校电子文件归档范围的制定中，目前可直接参考的是《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），其中有关电子文件归档范围的内容较为明确，如其中规定“反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档；文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》……”[4]从所引内容来看，《电子文件归档与电子档案管理规范》对目前社会存在的电子文件的各种类型都进行了一定程度的规范，对于高校电子文件归档范围的制定具有积极价值，但是《电子文件归档与电子档案管理规范》也保留了与传统载体浓重的联系，许多规定都直接参考和引用纸质环境下形成的规范。《企业电子文件归档和电子档案管理指南》中的有关规定值得借鉴，如：“电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其来源包括来自办公自动化系统、支持本企业产品和业务的业务系统、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统及本企业其他职能活动业务系统，或从外部接收的。企业有些业务系统有可能是通过租用或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存于本企业的服务器中，其产生的电子文件也应纳入本企业归档范围。”[5]所引内容充分考虑了电子文件来源的不同，如来源于机构内部办公自动化系统、业务系统、财务系统等文件，具有鲜明的行业要求；对来源于机构外部的电子文件，该指南也有充分考虑，如云存储形式的电子文件，在进行归档范围的制定时更应给予关注。这是高校电子文件管理所面临的新业态，具体到电子文件归档范围的制定上，也要充分考虑这些新业态的发展趋势和管理的要求，从而能够更加充分地制定出科学的归档范围。除上述相关法律法规外，目前许多省份结合实际需要、区域电子文件管理的特点制定了适合自身情况的电子文件归档范围，如《天津市电子公文归档管理办法》就是其中较有特点的，其中第十三条规定：“各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档有关规定执行，电子公文的归档内容包括：符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。”[6]从所引内容来看，区域电子文件归档范围，较国家层面的规范来说，更加侧重于微观层面和操作层面，也更符合实际需要。

二、制定电子文件元数据归档范围的依据

编者按：本文主要从现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段；现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段；电子文件阶段进行论述。其中，主要包括：现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立、管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理、现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作、任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响、电子文件这一概念的出现是近10年的事、记录在计算机能够阅读的任何一种介质上、机读文件中的关键词是“机读”、读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法、纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体等，具体请详见。

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

一、设备竣工文件存在的主要问题

1.质量问题：主要包括文件的规范性、有效性、完整性、正确性，如文件编码有误，缺少公章，文件不清晰、装订不规范、缺页，竣工资料中人员签字不完善，资料内容不完整、不真实等等一系列问题；

2.时间问题：不能够按时提交，不能够随设备一起提交，影响工程现场开箱验收、安装、调试使用；

3.整改问题：主要是竣工文件的整改流程过长，涉及工程建设各方审查，接口多，审查、验收环节冗长繁复且无统一验收标准、规范，致使竣工资料整改反复，整改遥遥无期，影响工程建设使用，浪费资源。

二、设备竣工文件问题原因分析

造成设备竣工文件失控的主要原因有以下几点：

一、企业电子档案管理的现状

1、被纳入企业知识管理范畴

在经济发展的当今阶段，自然资源的优势已不再成为经济增长的关键，知识资源因能促使有限的资源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸显，企业由信息管理向知识管理进行突破。知识管理就是帮助员工对拥有的知识进行反思，调整和发展企业内部结构，提高员工进行知识交流的技巧，增加获得知识的来源，最终促进知识交流并产生最大的效益。电子文件作为企业重要的信息数据，是企业进行知识管理的重要内容。如何组织开发利用好这种特殊的资源，成为企业发展的现实需要。

2、电子数据管理不够规范

档案、资料和数据是企业知识管理的重要组成部分，体量、载体、介质的多样化为档案收集带来了新的课题。国家《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011—2015）》和《关于组织开展电子政务内网“业务信息和电子文件交换系统”试点示范工作的通知》，对我市电子文件管理的原则、内容和任务要求进行了进一步明确和部署。但是电子档案的科学化、规范化、安全化仍然较低，成为传统档案管理中的难点对象，重视纸质档案实体、忽视电子档案管理的现象较为普遍，企业信息系统中的重要信息和数据，缺少可借鉴的档案管理规范和标准，元数据不够统一，管控效率较低。

二、当前企业信息化环境下电子档案管理工作现状分析