工程档案质量监督机制建设探究

导语：工程档案质量监督机制建设探究一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：工程档案作为档案管理的重要组成部分，对保障工程质量安全，推动经济社会发展有着重要作用。因此，有必要加大对工程档案质量监管机制的建设，明确工程档案特点及其质量要求，在此基础上构建全过程监督管理机制，强化工程档案的监管检查，通过一系列行之有效的措施确保工程档案的质量安全，更好地发挥工程档案的价值和作用。

关键词：工程档案；质量监管；特点要求；建设路径

工程档案是指在工程项目实施过程中形成的具有归档保存价值的各类文件资料，工程档案是项目建设的历史记录，通过文字、图表、声像等各种形式予以呈现。工程档案质量管理是工程档案管理的重要组成部分，工程档案由于其自身的特殊性，要求档案管理完整、准确、系统。在工程档案管理过程中不仅要求档案外在规范达到相关要求，同时还要求档案内部质量也要达到真实、准确、完整、经久耐用的标准。

一、工程档案的特点及其质量要求

（一）工程档案的特点。一是复杂性。一般工程项目从项目立项到最后的验收合格需要经历较长周期，加之很多工程项目在建设过程中需要多个不同的专业施工队共同完成，在施工过程中施工工艺比较复杂，而且使用的建筑材料种类繁多，在工程实施过程中各个工种和工序相互交叉施工作业，所形成的工程档案种类繁多，这就决定了工程档案的复杂性特点。二是时效性。建筑工程档案的收集需要紧跟工程进度，这对工程档案的收集提出了很高的要求，特别是工程隐蔽之前，施工单位必须邀请监理单位专业人员对现场进行实际检测测量，并根据测量结果对工程质量验收，检查合格之后才能够进入下一道工序，否则一旦工程隐蔽完成，就难以看到当时的施工效果，监理也就无法对工程质量进行正确、客观、真实的评定，会给后续工作造成不必要的麻烦，因此工程档案收集必须紧跟施工节奏。三是真实性。所有的档案资料必须保障档案资料的真实性，否则就失去了档案的收集意义，特别是在工程施工过程中一定要将原始记录作为档案及时归档，这些原始记录不仅是工程质量的具体体现，同时也是后续质量监管部门进行验收的重要依据，因此在工程档案收集过程中，一定要注重档案资料的真实性，确保所收集到的档案资料能够被后期利用。四是综合性。很多施工项目涉及到市政、给排水、土建、消防等多个专业，可以说工程项目建设是一项复杂的系统工程，而在工程建设过程中会形成不同类型的档案资料，这些档案资料涉及到多个专业，因此收集上来的档案资料具有综合性的特点[1]。（二）工程档案的质量要求。一是档案资料的完整性。要将工程项目建设进度、工程项目建设内容、质量监管站批复项目划分、建设管理相关程序、建设单位与参建单位的合同协议以及工程的具体施工进度所形成的各类档案资料都作为收集对象，确保档案资料收集的完整性，并按照具体的档案种类科学划分。二是档案资料的准确性。档案文件材料必须保证真实准确，既要做到图物相符，也要做到数字精准，需要符合档案收集整理的内在逻辑，还要保证收集上来的档案签字、印章真实有效。三是档案卷宗质量要符合档案管理的相关规定，要确保卷宗封面、卷宗目录、卷内目录、各卷格式、字体字号都符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》相关规定。四是要确保各类档案资料都得到安全有效的保管。在工程项目建设过程中会出现录音、录像、照片等文件资料，这些文件资料对保存时限和保存环境都有相关要求，在保管过程中要确保这些档案资料在今后能够使用。

二、工程档案质量监督机制建设的必要性

工程档案质量管理是指工程档案从文件生成开始到最后的开发和利用等档案工作的流程都需要按照相关制度要求达到具体标准。工程档案质量监管是确保工程档案质量的有效形式，也是工程建设项目所有人员必须履行的职责，在工程档案管理过程中应该充分发挥档案管理工作人员的积极性和主动性，运用现代档案管理技术和知识对工程档案进行全过程监督，确保工程档案质量，为后续工作开展提供优质的档案服务。工程档案质量监管机制建设是档案管理工作顺利开展的重要保障，但从当前看部分工程建设项目单位在工程档案管理过程中并没有制定符合本单位工程建设需求的具体档案管理制度，很多档案管理制度更多是参照国家相关制度稍加修改完成，这些档案制度与工程档案质量监管需求还存在一定的差距，难以为工程档案质量监管提供相关的制度依据。一方面，部分施工单位没有根据施工进度，制定工程档案具体的收集整理流程，导致施工结束之后很多档案资料没有完整收集上来，档案资料收集远远落后于工程进度。另一方面，档案资料在收集和整理过程中缺少相应的制度依据，导致档案收集内容混乱，对档案资料归档范围认识不清，经常会出现档案归档不完整，重要资料没有收集上来的被动局面。因此，有必要重视工程档案质量监管机制建设，通过相关制度机制完善，确保工程档案管理工作有序推进。

三、工程档案质量监督机制建设的优化建议

（一）构建全过程监督管理机制。工程档案全过程监督管理就是对工程档案从产生到后期保存、利用和销毁整个生命周期的所有环节和管理要素进行监管，在这一过程中强调管理内容与管理环节的无缝对接，强调对工程档案监管的整体性和系统性。全过程工程档案质量监管分为事前管理、事中管理和事后管理三个阶段，事前管理主要是对工程施工前的档案进行管理；事中管理主要是针对施工过程中所形成的各类档案资料进行收集和管理；事后管理是指工程竣工之后所形成的档案资料进行收集管理，并按照相关要求移交给档案接收部门。通过构建全部监督管理机制，能够提升工程档案管理水平，有利于工程档案的后期开发和利用。（二）强化工程档案的监督检查。要按照工程档案监管具体要求成立建设单位工程档案领导机构，领导机构下设档案管理部门，由档案管理部门对工程档案进行统一管理。在工程建设过程中工程档案领导机构负责对工程档案工作的监督和指导，并协调各部门对工程档案管理工作出现的问题进行解决，实现对工程档案管理的全程监管。同时，要按照分级管理的原则，定期对工程档案管理工作召开相关会议，并与工程负责方、设计方、项目总监方、技术人员、项目总工及时进行对接，对有价值的档案资料及时收集归档，并对各单位的档案收集整理情况进行通报，将档案管理工作作为参建单位工程建设各个阶段考评的重要依据之一，强化对工程档案的监督检查[2]。（三）完善工程档案部门自检工作。为确保工程档案管理工作顺利开展，工程档案领导机构以及档案管理部门应该对档案工作定期检查，确保工程档案管理工作达到规范化、科学化和信息化标准。同时，工程档案管理部门也要做好自检工作，按照工程档案相关要求对归档移交工作进行自检，并邀请上级主管部门以及本地档案局相关人员对接收的档案资料进行检查，对于发现的问题及时加以解决，进一步提升工程档案的规范化水平。

总之，建筑工程质量事关人民群众的生命财产安全，而对建筑工程质量的判断很多时候都是通过工程档案来进行，究其原因就在于工程档案是工程建设的真实记录和反映，档案中所记载的各类信息是评判工程质量的重要依据，因此有必要加强工程档案质量监管机制建设，提升工程档案管理质量。

参考文献：

[1]刘洁贞.工程建设项目审批制度改革下的工程档案验收问题及对策研究[J].兰台内外,2019(22)：65-66.

[2]赵灵迪.建筑工程质量监督档案管理[J].办公室业务,2019(1)：85.

作者:耿静 单位:泰州市建设工程质量监督站