质量监督档案管理论文

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摘要：工程质量监督档案是监督管理工作开展的记录载体，是监督机构和人员履职尽责的重要凭证。但在档案的日常管理中尚存在标准不明确、内容不完善、管理不规范等问题。通过完善制度、建立规则、明确标准、推进信息化等措施，可以大力提升工程质量监督档案管理水平，发挥工程监督档案的重要作用。

关键词：监督档案；规范化；信息化

工程质量监督档案是指在工程质量监督实施过程中形成的文字、表格及音像资料，是工程质量监督机构和监督人员从事监督管理工作的原始记录和重要凭证，也是上级建设行政主管部门对监督机构和人员开展考核的重要依据。加强工程质量监督档案收集、整理、归档的规范化管理，对于促进工程质量监督管理水平进一步提升，体现质量监督管理工作的科学性、公正性和权威性有积极作用。因此，做好工程质量监督档案管理工作意义重大。

一、工程质量监督档案管理中存在的问题

（一）工程质量监督档案标准不明确，材料内容参差不齐。住房和城乡建设部第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》要求质量监督机构需建立工程质量监督档案，但未对工程质量监督档案的具体内容进行明确。具体到地方，以湖北省为例，《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》（鄂建[2011]79号）明确了工程质量监督档案的立档时间要求及保管期限，但也未对监督档案具体内容提出意见。内容标准的不明确，造成各地质量监督机构在形成监督档案时随意性较大。有的监督档案资料浩繁，有的却寥寥数页；有的把施工、监理等单位的技术资料甚至工程图纸均收集存档，真正反映监督工作开展的记录却难觅踪影，材料内容不符合要求。（二）囿于实际困难，监督档案资料不同步，不连续。质量监督工作主要在现场展开，在现有的条件下，监督检查记录一般由监督人员在检查结束后回到办公室予以补记，监督记录的同步性较差。同时，随着市政基础设施建设规模的日益扩大，监督人员的监管任务屡创新高。在一名监督人员同时监管数十项工程的前提下，完全将监督抽查与监督计划逐一对应且同步记录还有一定的实际困难，监督档案资料的连续性存在差距。（三）重视程度不够，监督档案资料不规范、不交圈。部分监督人员重实际检查、轻文字记录，往往出现监督记录字迹潦草、内容简单、签证不全等问题。有的监督档案中有针对质量问题的整改通知，却无责任单位的回复报告及现场复查记录；有的在监督记录中提出了监督意见，而后续的检查记录中没有相关的落实情况。（四）市政基础设施工程特殊性造成工程质量监督档案归档难。市政基础设施工程战线长、断面多，有的甚至边拆边建，造成大多市政基础设施工程履行基本建设程序不足，无证施工、先施工后办理注册登记手续、未经竣工验收备案即投入使用的情况比较普遍。建设行为的不规范给工程质量监督档案收集整理造成很大困扰。有的工程介入监管时已经开始施工，前期相关资料难以收集；有的工程已经投入使用但迟迟不办理竣工验收手续，工程档案资料长期滞留在监督人员手中难以移交，随着时间推移难免出现遗失、损毁等情况。

二、加强质量监督档案管理的建议

（一）明确市政基础设施工程质量监督档案相关内容。依据相关法律法规，结合质量监督管理工作实际，明确工程质量监督档案资料的主要内容包括：工程质量监督注册登记资料：工程质量监督注册登记表和质量监督通知书；工程监督工作方案及监督交底资料：工程质量监督计划书、监督交底情况记录、工程质量保证体系审查记录；工程质量监督工作记录资料：监督人员对工程实体质量和建设各方工程质量行为实施监督所留下的原始记录，是工程质量监督档案的核心内容；工程质量验收监督记录资料：地基基础、主体结构等重要分部分项工程质量验收监督记录、竣工验收条件核查记录、竣工验收监督记录等；工程质量监督报告：监督机构在建设单位组织的工程竣工验收合格后向备案机构提交的，对工程基本情况及监督工作进行概述，并提出工程是否符合备案条件的综合评价文件；工程质量事故报告及相关资料：工程质量事故调查处理情况记录及工程质量投诉处理工作记录；行政执法资料：对工程参建各方责任主体和有关机构违反法律法规或强制性标准条文的行政处罚工作记录以及需要保存的其他文件资料：监督抽测资料、参建各方项目负责人“两书”资料等。（二）建立健全档案管理组织网络。成立监督档案管理领导小组，配备专兼职档案资料员，建立内部档案管理组织网络。工作中，由专兼职档案资料员对监督人员按时、保质完成工程质量监督档案资料收集整理情况进行督促，领导小组定期开展监督档案资料专项检查，及时发现问题并督促整改，将监督档案资料管理纳入监督人员岗位考核，以完善的责任体系保障档案工作的开展。（三）规范收集整理程序。编制统一的监督管理用表，规范的填写说明，将现场应该检查什么、记录什么、使用什么样的规范用语等进行明确，通过明确标准、规范要求、适时检查，做到监督工作记录及时、真实、准确、完整、用语规范，实现监督档案资料的同步、连续、规范、交圈。（四）加快信息化建设步伐。在开发质量监督管理信息系统的过程中，充分考虑与档案部门的对接，在应归档资料处设置节点，监督人员只要在系统内进行操作，生成的资料记录直接以电子文件形式归档。同时，由专兼职档案员督促监督人员补齐以电子文件归档的档案资料纸质版，实现电子文件和纸质文件的同步管理。探索推广手机APP，现场执法在手机上完成，档案资料后台打印，改变事后回忆填写监督记录的工作方式，提高档案资料的真实性、同步性。（五）提高对工程质量监督档案重要性的认识。加大档案法律法规宣贯力度，让监督人员认识到监督档案是监督管理工作开展的有效凭证，是履职尽责的重要证明，是工程一旦发生质量事故后调查认定监督人员能否免责的原始依据，让监督人员从思想上真正重视监督档案，在行动上主动规范完善监督档案。（六）结合市政工程特点完善内部管理。针对部分市政工程受外部因素影响暂停施工或完工后未及时备案的情况，为避免不具备正式移交归档条件的工程质量监督档案长期滞留在监督人员手中造成散佚、损毁，在内部建立工程质量监督档案集中保管制度，明确所有非在建工程的监督档案统一由档案部门集中保管。当某项工程开始续建或具备备案条件时，再由档案部门向监督人员移交，开展后续整理完善工作，实现内部闭合管理。档案管理工作，功在当代，利在千秋。做好工程质量监督档案的收集、整理、保管、利用，无论是对工程质量监督机构还是档案部门都具有重要的意义。工程质量监督档案的形成主体是监督人员，档案部门要牢牢抓住这个核心，全面提升工程质量监督人员的档案意识，通过完善制度、建立网络、明确标准、主动服务等一系列措施，促进档案管理水平提升，要大力推进信息化建设，不断提高工程质量监督档案规范化、科学化、标准化水平，更好地发挥监督档案为质量监督工作服务的重要作用。

作者:张俊普 单位:武汉市市政工程质量监督站