浅谈中小型证券公司财务系统内部控制

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摘要：财务系统的内部控制是证券公司内部控制体系的重要组成部分，本文在对HK证券公司内部控制失效案例进行分析和评价的基础上，对HK证券财务系统的核算控制、资金控制等关键内部控制进行设计，为中小型证券公司财务系统内部控制的建立提供借鉴。

关键词：证券公司；财务系统；内部控制

一、引言

截至2013年底，我国共有104家券商，和前几年的鼎盛时期相比，数量有所减少。除受市场环境影响外，证券公司管理混乱、违规经营也是其走向灭亡的原因。从证券公司内部管理层面来看，严重违规即意味着其内部控制失效。内部控制的建立和完善在牛市中可能被巨大的赚钱效应所忽略，但内部控制失效的后果却终究要由自身承担。实证的结果表明,内部控制对证券公司资金挪用、潜在损失和诉讼风险等都具有很好的解释能力。中小型券商想在竞争激烈的证券市场中生存下去并做强做大，首先要控制自身的风险。内部控制的建立是风险管理的基础，财务系统的内部控制作为证券公司内部控制体系中的重要环节，能够防范、发现证券公司的大部分风险。本文从实务操作的角度构建财务系统内部控制体系，为中小型证券公司财务系统内部控制的建立提供参考。

二、财务系统内部控制体系设计原则

财务系统内部控制体系的设计应遵循以下原则：一是合法性原则。财务系统内部控制制度必须以国家的法律法规为准绳，在国家规定的制度范围内，制定符合公司实际情况的切实可行的内控制度。二是健全性原则。财务系统的内控制度应当做到事前、事中、事后控制相统一；覆盖财务系统的所有业务、部门和人员，渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节，确保不存在内部控制的空白或漏洞。三是制衡性原则。财务系统岗位的设置必须权责分明、相互牵制,并通过切实可行的制衡措施来消除内部控制中的盲点。四是针对性原则。财务系统的内控制度要针对工作中的薄弱环节，针对客易出现错误的细节，抓住可能出现的风险点，制定切实有效的内控制度，将各个环节和细节加以有效控制，以提高公司财务系统的管理水平。五是适时性原则。内部控制制度的制订应具有及时性和前瞻性,并随着公司经营战略、经营方针、经营理念等内部环境的变化和国家法律法规、政策制度等外部环境的改变及时进行相应修改或完善。目前，活跃的市场为证券公司的业务创新提供了契机，内部控制的制订要与业务的发展同步，否则可能出现的风险将会造成重大损失。

三、HK证券财务系统内部控制体系设计

证券行业是高风险行业，HK证券作为一个仅有五家营业部的小型券商，也发生了挪用客户保证金的大案，本文对HK证券财务系统的核算控制、预算控制等关键内部控制进行设计，为中小型证券公司财务系统关键内部控制的建立提供借鉴。

（一）会计核算制度及内部控制设计

原来HK公司各营业部均用各自的财务软件进行核算，每月仅向总部报送最终的报表，总部无法核实财务数据的真实性，交易分类的恰当性，在这种情况下，集中财务核算是解决这一问题的最佳途径。首先，应以“数据集中管理，分布使用”为原则，选用集团式财务软件，在总部建立专用的财务数据库服务器，所有财务数据均存于该服务器上；为保证数据传输及保存的安全性，各营业部通过专线与该服务器相联；总部统一建立各分支机构账套，各分支机构独立核算并且相互之间保密，这样，各账套在逻辑上相互独立，又接受总部的统一规范。营业部除可以设置三级及以上的会计科目外，总部控制所有的财务软件管理权限，营业部仅处于财务软件的应用层面，任何权限的变化需求均需要向总部打书面报告，报告设置特定的格式，批复结果用于存档。总部对数据库定期备份，以保证财务数据的安全、完整性得到有效控制。其次，要抓好对营业部财务人员的培训工作。当“硬环境”得到了保障，财务软件的应用水平和会计政策的执行程度决定财务信息的可靠性和可比性。由于证券公司的会计处理相对简单，因此，公司应该制定统一的会计处理方法，该方法应该明细到具体业务或凭证类别一级，甚至包括凭证中现金流量的归类，这样产生的财务信息才能为财务分析打下基础。此处，要特别强调凭证的二级复核制。笔者在实际调查中发现，营业部的凭证二级复核往往没有落到实处。总部应做好凭证制单人和复核人的培训工作，从而确保财务数据的准确性和分类的恰当性。再次，定期检查。总部计财部应该通过财务软件，每月抽查营业部的凭证，检查凭证录入和复核的准确性、恰当性和及时性。

（二）资金管理制度及内部控制设计

资金管理制度及内控设计是HK证券财务系统内部控制设计中最重要的环节。HK证券的资金管理制度及其控制分为客户资金管理、自有资金管理和自营资金管理三类。

（1）客户资金管理和控制。目前，公司已经全面实现“集中清算”。“集中清算”依托于集中交易，集中交易是相对于分散交易模式而言的。集中交易是指多家营业部客户资料及交易数据全部集中在同一主机系统中，由主机系统实时处理客户交易指令，统一向交易所报盘并实施统一清算的交易模式。“集中清算”提升了公司的风险控制能力和客户资金资产的安全保障能力。在分散交易模式下，证券公司与客户的清算由营业部完成，留下了黑箱操作的空间，行业内频发的挪用客户保证金事件与这样的交易环境有较大的关系，HK证券A营业部案件很大程度上就与此相关。另外，由于一般的证券公司都有多家营业部，风险点多面广，加大了公司风险控制的难度。而“集中清算”实现了客户资料、交易数据和资金股份在公司总部的集中，营业部不直接接触数据，客户资产的安全性得到了加强。依托集中交易系统，公司建立了高效实时非现场监控平台，各类风险异常实时纳入总部的控制范围。为了适应“集中清算”，公司财务系统中单独设置“清算”账套，用于专门核算公司的一级清算业务和二级清算业务。该账套中设立“银行存款”和“结算备付金”科目，每日与在登记结算公司相关客户账户余额、客户保证金专用存款账户余额、当地客户银行存款余额进行核对；设置“内部清算”科目，分营业部明细核算，每日与各营业部账套中的“内部清算”余额核对；营业部财务部根据总部清算部门发送的清算数据记账，将“代买卖证券款”科目与交易系统柜台资金进行核对，将“银行存款—客户资金”与银行划付系统（或银行对账单）进行核对，并每日做到财务账面“银行存款（客户）”、“内部清算（客户）”、“交易保证金”余额之和与“代买卖证券款”余额平衡。上述对账的前提是入账的及时性。公司要求营业部入账时间是T+1日10：00以前，总部可以实时监控营业部的核算情况，获取营业部客户资金相关科目的核算数据。通过监控系统，与交易系统、法人清算系统和转账划付系统数据进行核对，检查营业部核算的及时性和准确性。对账过程出现差异需要调账时必须由营业部业务主管或财务主管做出书面报告，按照公司相关规定经营业部负责人或总部相关业务部门负责人签字批准后，做相应调账处理；调账说明和审核单上报客户资产存管部、计财部，并报稽核风控部备案；公司计财部调账事项必须经分管领导签字批准后方可处理。这样，任何客户资金的变动或异常处理都在可控的范围内。总部财务部和营业部财务部的客户资金账户控制流程如图1、图2所示。

（2）自有资金管理和控制。在HK证券A营业部案件之前，公司对营业部自有资金的管理采取粗放的管理方式，营业部拥有自有资金收入的支配权，即营业部在自有资金允许的情况下，可以对费用的支出和资本性支出不加控制，而没有任何机制去干预。总部的财务部对营业部的收入情况只在月末时进行统计，并不去核实也无法核实营业部收入的真实性和完整性。在这种情况下，自有资金非正常流失的风险非常大，没有任何机制去约束营业部管理层可能存在的“道德风险”，留给了营业部“逆向选择”的空间。特别是在证券市场不景气时，收入来源有限而费用不可控，公司的发展将会受到很大限制。为了降低运营成本，将收入和费用控制在总部一级手中，本文制定适合本公司的“收支两条线”制度。首先，该制度可以适度降低经营性风险，并保证业务的正常开展；一方面杜绝了营业部的自有资金发生不足时挤占客户保证金的情况发生，另一方面在营业部现金流不足时总部所给予的自有资金支持也是营业部持续经营的重要保证。其次，减少资金沉淀，提高资金使用效率；在行情较好时，营业部的现金流入除了可以支付日常开支外，可能存在大量的现金节余，如果将其集中统一使用，可以进一步增强资金的盈利能力。第三，实现费用和支出的合理支付，降低费用开支水平，促进经济效益的提高。总部按照核定的营业部费用与支出预算数将资金划至营业部的自有账户，不仅有利于总部对公司整体费用与支出水平的控制，也会促进营业部从实际支付的角度加强成本费用管理，保证经营计划的完成。第四，该制度是实现全面预算管理的重要手段。费用预算管理是全面预算管理重要组成部分，“收支两条线”一方面将促进营业部不断提高本单位的预算水平，另一方面有效的保证了费用预算的执行。“收支两条线”的设计和具体实施方法如下：首先，进行收入归集的流程设计。一是账户的设立。“收支两条线”主要涉及三个银行账户：公司清算中心的自有资金账户、公司总部的基本存款户及营业部的自有资金账户，原则上营业部只开立唯一的自有资金收付银行账户，并且要实现总部与营业部的账户网银联结。总部对营业部的拨款通过内部往来的专门明细科目核算记录。二是登记结算公司自有资金的划付。公司计划财务部负责每日对营业部上报佣金等自有资金进行审核，并向客户资产存管部发出划拨指令，将佣金等收入从中国登记结算上海分公司和深圳分公司结算备付金客户账户划入结算备付金自有账户。目前公司已建立营业部自有资金上报系统，并由计财部指定专人将每家营业部自有资金明细与客户资产存管部费用明细、集中监控系统柜台数据中的佣金明细进行核对，并制作营业部内部清算“客户”转入内部清算“自有”明细表交客户资产存管部。自有资金划转流程如图3。其次，进行费用下拨的流程设计。一是费用的确定。每月公司计财部根据营业部的费用预算和现金预算，结合营业部实际、调整预算后确定下划营业部的费用。如果上月有除佣金外的现金性收入，下划的费用要将营业部上月收到的现金性收入扣除。二是费用的划转。公司计财部根据确定后的费用金额向公司清算中心发出划款指令，分别从各营业部清算自有资金账户将资金划至总部自有资金账户，总部自有资金账户再将该费用划至各营业部的账户。三是资本性支出资金拨付。营业部的资本性支出均需要专项批复。营业部需向计财部提交经公司经理办公会批复同意的项目任务书，以及包括本次用款的项目和金额等在内的书面申请，计划财务部进行审核，并报公司总经理批准后，向该营业部拨款或由公司相关部门办理集中采购。四是预算外事项资金的拨付。营业部有预算外资金支出需要拨付的，需书面向总部相关部门提出申请，并向计划财务部上报经营业部总经理和财务负责人签字的《申请资金报告单》，经审核无误后报公司主管领导批准，再将资金划回各营业部自有资金账户。

（3）自营资金管理和控制。自有资金调入自营资金账户时，证券投资部应根据公司投资决策委员会审定的自营资金额度和操作计划，提交自营业务用款申请，由计划财务部审核后，报公司主管领导批准后划款。超出部分必须要由公司投资决策委员会重新审批、决议。自营资金调回自有资金账户时，计财部填写“资金划拨单”并经公司主管领导批准后，由计财部向客户资产存管部发送“划款通知”，由存管部将资金从登记公司自营账户划入公司自有资金账户；同时书面通知自营资金户所在营业部，办理相关存取款手续。自营资金的调拨只能在登记公司的自有资金账户与已报备的银行自有资金账户之间划转，自营资金的划拨必须以公司名义，禁止以个人或其他单位名义从自营账户调出资金；由计财部指派专人到营业部打印资金流水单，与公司财务核对。

作者:常雪梅 单位:山西工程职业技术学院

参考文献：

［1］贾凯建：《证券公司财务内控制度体系的设计》，《中国科技信息》2012年第9期。

［2］王立彦：《会计控制与信息系统》，东北财经大学出版社2005年版。