出版物国际交换

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一、历史背景与现状

出版物的国际交换工作是一项区别于图书馆其他业务工作，而又与其相互联系、互为补充的一项系统工作。它作为科学技术文化交流的一个重要方面，是图书馆馆藏书刊的特殊来源，是采访工作不可缺少的组成部分，是图书馆开展资源建设和资源共享的重要基础。它对图书馆发展和利用有重要的影响。

一直作为图书馆间收集相关资料，进行馆际合作的重要形式和主要手段之一的出版物的国际交换工作，有着悠久的历史背景。

早在17世纪末，法国国王路易斯十四于1694年授权法国皇家图书馆，利用其馆藏复本与英国、德国进行新书交换。此举为国际间的图书交换提供了一个良好的开端。1697年（清康熙三十六年）该馆首次从我国换回140册中国书籍。1875年，德国马尔堡大学联合17所大学成立了“德国大学交换社”，吸引了全欧洲50余所大学参加。随着国际书刊交换范围的扩大，以及国际间交换内容的深入，1886年第一届国际出版物交换会议在比利时首都布鲁塞尔举行，英、法、德、荷、比等国共同签订了《布鲁塞尔协定》，规范了国际间书刊交换的运作模式和组织体系。1946年，联合国成立了出版物国际交换中心，以协调各国书刊资料的国际交换事宜，并定期出版《国际出版物交换手册》，为国际书刊资料交换的进一步开展提供了一个广阔的平台。

二战之后，许多国家的图书馆都开展了书刊资料的国际交换工作。以美国国会图书馆为例，1834年便开始进行出版物的国际交换工作，1869年（清同治十年）美国国会图书馆从清同治皇帝处获得10种、933册中国古籍，并订立了政府间图书交换协定，从而开始了中文书刊的收藏。1948年，由于交换工作的日益扩大，美国国会图书馆建立了交换与赠送处，下属4个交换科，即：美英科，欧洲科，西班牙科，非洲科。该处从事交换工作的人员最多时达65人，交换对象也已超过14000多个，是目前世界上规模最大、数量最多的文献交换中心。1974年加拿大国立图书馆也建立了加拿大图书馆交换中心。这些交换中心由国内书刊的交换业务很快扩大到出版物的国际交换。

我国1925年9月加入了《布鲁塞尔协定》，成立了隶属教育部的出版物国际交换局。1928年10月，改由中央研究院接管，下设出版物国际交换处。1934年由国立中央图书馆筹备处接收。1932年，当时的浙江图书馆委托国民党中央研究院出版品国际交换处向欧洲各国联系书刊交换事宜。到了1936年，已经与日本东方文化学院京都研究所、日本佛教研究会、波兰华沙大学图书馆、苏联乌克兰科学院建立了书刊交换关系。1937年，又与美国哈佛燕京学社建立了联系。在一份1947年4月19号国民政府下发的文件中，我们看到了国民政府正式的国立中央图书馆办理出版物国际交换事项办法，文件中第一项规定：政府各机关编辑出版，或给予津贴经费出版的中外文图书、期刊、政府出版物等，均应根据“实事之需要”，检送30份（本）交出版物国际交换处，用于《协定》内各国图书馆交换的业务。

自上世纪80年代以来，我国对图书资料的交换工作愈来愈重视，从国家图书馆到各地区图书馆、高校图书馆及专业机构图书馆都普遍开展了国际交换工作。到世纪末。中国国家图书馆国际交换组已与140个国家和地区的500余所图书馆及机构建立了交换关系，中国科学院文献情报中心同45个国家的1349个机构建立了交换关系，北京大学图书馆建立的交换关系有30多个国家300多所大学及科研单位，清华大学建立的交换关系也涉及30余个国家400多个图书馆。仅上海图书馆一家的统计，与国外交换的书刊就达到了19198册的规模，包含了英、日、法、德、朝等多个语种，交换机构70余家。这充分说明，国际交换已为信息的交流与互补，国际间的合作以及相关行业的深入研究创造了必要的条件。

1958—1972年我国召开了几次国际性会议，就出版物的国际交换工作不断提出新的建议，推动了国际交换工作的进一步开展。1980年—1982年的三年间，我国在与其他国家签订的32个文化协议中，涉及图书馆间的合作与图书流动意向的就达28个，占协议内容的80％以上。

二、运作模式和步骤

开展国际书刊资料的交换工作应首先参考《布鲁塞尔协定》的相关准则，切合实际地选择国际交换对象。对合作对象的选择应大致考虑三方面因素：

1.与本单位科研方向或课题有直接联系的机构。

2.在本专业上具有影响力并有研究水平的书刊资料。

3.有正式或非正式出版物可提供交换的机构。

就国际交换工作的实施步骤来说又可分为对内工作与对外工作两个方面：

（一）在对外工作方面

1.先要确定建立交换工作的单位和机构。

选择交换伙伴首先要清楚所交换机构的学科重点和研究方向，公共图书馆也要了解合作对象的资料交换优势和特点，从而使文献交换工作在建立之初就具有很强的专业针对性和实效性。

2.主动提供用于交换的资料的同时收集或索要对方可提供的书刊资料的目录。

交换文献资料的目录是交换双方各自提供给对方的可供文献目录，交换双方应从可供文献目录中筛选自己所需的书刊资料。交换关系确立后，双方应在不断磨合中丰富和调整交换文献的目录。

3.根据馆藏特点和研究专题，筛选本馆所需交换的书刊资料。

在交换资料的选择上应本着在联系本馆及本单位馆藏特色的同时，注重选择和交换国际上较有影响和水准很高的书刊资料。并应考虑本单位目前的研究重点和课题所需，尽量选择新的动态文献和新的研究成果。同时也要考虑期刊资料的连续性问题，避免有头无尾。

4.制定细致的交换方案和交换细则。

在进行出版物的国际交换之前，交换双方应首先制定交换方案，共同协商交换的数量和价值。在制定交换细则时，应明确规定好交换中必须遵守的所提供资料的范围，交换目录的变动周期，交换方式，交换所限时间等。以美国国会图书馆为例，其拟定的《美国国会图书馆交换章程》包含了除农业科学和医学文献外的所有专业文献（农业和医学文献由美国国家农业图书馆和美国国家医学图书馆提供）。其中重要的内容是美国政府出版物和该馆所收各种类别资料的复本文献。国外在书刊资料的交换上大多采用对等原则，即数量的对等或价格的对等。《美国国会图书馆交换程序》中写道：“一般言之，图书交换是一本对一本（杂志对杂志，书对书）为执行标准”。美国国会图书馆在国际交换中对问讯、索取、修改、致谢等信函交往都有明确的时间限制，一般自发函之日起3个月内无回复即视为拒绝。而在提供交换目录时则采用ExchangeListReplyForm的方式进行资料提供，一般在规定期限内优先回复的客户，即：Fist—come，将得到优先提供的待遇，即：Fist—served。

国际书刊资料交换在国外的发展已日臻完善，它大致以三种协定方式被固定下来：1.政府间的多边公约，各成员国根据公约共同加入交换关系（一般通过交换中心进行）；2.交换出版物的双边协定，是通过交换记录或信件的非正式协定，或正式文本；3.一般性文化协定（双边的或多边的）具有直接涉及交换或通常涉及科学文献传播的条款，根据这种协定，可以促进甚至建立契约国机构之间的交换关系。目前，涉及出版物交换的多国条约重要的有：1886年布鲁塞尔公约（交换公约）、1902年墨西哥公约（交换公约）、1936年布宜诺斯艾利斯公约（交换公约）、1945年阿拉伯联盟公约（多边文化协定）、1949年欧洲经济合作组织公约（交换公约）、1958年联合国教科文组织公约（交换公约），这些条约或协定，既是不同时期国际书刊资料交换的历史记载，也是国际书刊资料交换双方一直遵守的准则。需要指出的是，就不同国家的交换伙伴的活动和国际特点来说，交换细则的标准化问题目前仍然是个亟待解决的现实问题。国际图书馆协会联合会出版物交换委员会多年来一直提倡在可能的情况下采用统一的交换形式，但这种标准化却尚未在各国图书馆界形成统一的认识。所以，包括我国，还缺乏相应的国家书刊资料交换细则的标准化制定，特别是与国际接轨，共同交流，取长补短，以求在内容和方法上趋于统一、为国际交换工作制定一个共同遵守的统一原则尚是一个努力的方向。

（二）在对内工作方面

1.内外有别，职责明确

应划分出本单位可提供国际交换资料的范围，防止保密资料和内部资料及可交换资料混淆，将对内服务的资料与对外交换的资料作必要的区分与限制。既能使出版物的国际交换达到促进学术交流，丰富馆藏的目的，又能做到使所交换资料界限清晰，交换人员的工作职责明确。

2.设立专人专管的工作流程和健全的规章制度。

国际交换工作最好由专人负责，并使这一工作保持相对的独立性和持续性，以解决其交换工作中特有的资料连续性问题。杜绝由于工作交叉、兼职工作或频繁更换人员出现的交换工作的混乱状态。避免给交换对象带来不稳定的负面印象，以保证国际交换工作顺畅进行。

3.经济核算，力求做到少花钱，多办事。

出版物的国际交换还应本着工作需要第一，利用价值第一的原则，对所支出费用与所交换资料进行具体而细致的测算。国际书刊的交换工作说到底是书刊采访工作的重要补充。是丰富馆藏资源的特殊手段。所以，它就有一个补充的合适与否的问题。交换工作应与常规采购渠道形成互补，更多的是要注重交换非商业渠道发行的资料和对口专业的书刊资料。

华东政法学院图书馆在1993年馆藏90余种外文期刊中，交换来的刊物有24种，占26％，减少经费支出2万元。馆藏外文书952种，交换所得外文书500余种，占52％。显然，书刊的国际交换工作总的来说是经济实惠的，因为双方往往在交换之初是本着互惠互利的原则建立交换关系的。

但仅仅算经济账还不行，如果是馆藏的重点所需，又是内部资料，正常的采购渠道无法购得，那么即使与之交换的资料从数量到价格都在经济上不是很合算，也要保持住交换关系，维护好交换渠道，从工作出发，从需要出发，使图书馆真正做到为课题服务、为业务研究工作服务。

另外，国际交换工作在强调专业性和规范性的同时，还应注意到其特有的情感层面的因素。试想：一封请求建立交换关系的信函如果字迹潦草、拼写错误、言词杂乱，或是冷冰冰的公文形式，它能让人有沟通、交流的欲望吗？而一封格式标准、行文规范的信函，在言简意赅的同时热情诚恳，措词得体又不失谦和真诚，效果自然不一样。在交换工作中，认真细致，一丝不苟的工作态度，从图书的卷次、刊物期号的连续性，到邮寄书刊的打包、标签、地址的清晰准确，都会给对方带来好感。及时地回复对方的信函，年终给对方寄贺年卡、明信片等也是国际交换工作中应有的礼节和深化感情的方式。三、目的、效果和利益

1.就经济上而言，国际交换就是以很少的支出，换回较大的收益。在外文原版书刊不断上涨的情况下，国际交换的作用就越发明显。由于我国出版物价格远远低于发达国家的图书价格，交换所得到的书刊资料价格就大大高于所付出的价格，从另一个角度看相对增加了图书馆的采购经费，节约了外汇支出。

清华大学图书馆通过交换获得国外期刊100余种，其中50种为重点交换期刊，而这50种期刊通过“以换代购”方式，每年节约经费达5万余元。四川大学图书馆与全球13个国家60多个机构建立了固定的交换关系，通过国际交换的期刊已达300多种，共计3万余册。交换来的图书已达1.4万余册。仅1996年一年用一万元的人民币换回价值20余万元的书刊资料。

2.就图书资料工作的收集渠道而言，国际交换工作可以作为主渠道的有效补充。特别是可以通过交换收集到没有公开出版的内部参考资料，利于全面掌握和了解所研究专业的信息和动态。可以获得正常购买渠道无法采购到的政府出版物、学位论文集、学位论文摘要、绝版书、内部交流的会议纪要、学会出版物、学术专著等，同时也是过刊补缺的重要途径。

沈阳金属研究所通过国际交换收到大量的政府出版物、科技报告、学位论文、年度报告、科研数据、专题论文等不公开出版的资料信息。正是通过国际交换，四川大学图书馆收集到了某些学科的前期出版物，如通过与美国阳伯翰大学图书馆的交换补全了《幸福》、《心理学文摘》等期刊五、六十年代的刊次，从而保证了这些刊物的连续性。

3.就本单位和本专业研究的交流而言，有助于扩大所提供资料（或刊物）的知名度，促进专业课题的研究。

4.避免了中间环节，进一步缩短了图书资料的收集周期，为研究人员更快捷地掌握所需信息和更有针对性地进行研究工作提供了方便。

据浙江省图书馆（公共图书馆）和中科院沈阳金属研究所（专业图书馆）提供的资料，他们通过交换得到刊物及资料的速度比正常的预定刊物提早到馆3～4个月。

5.为图书剔旧工作找到了很好的消化渠道。剔旧工作是图书馆经常要做的工作，但剔旧图书的去向往往又成为各馆颇为头痛的一个问题。虽然所剔均为旧书，但其仍然具有一定的利用价值，就某些专业性研究机构来说，有些馆的剔旧图书正是其他图书馆急需补缺的图书，在国际交换工作的促进下，图书馆所进行的剔旧工作就不仅仅是解决本馆自己的问题那么简单了，往往增添了另一层含义，那就是在节约交换经费和交换到更多更好的图书的基础上为馆际合作、资源共享提供了一个可供发展的条件。

6.推动了图书馆间的合作与交流。书刊资料的交换也是国际间文化交流的一个侧面。它为增进国际间图书馆之间的交流，促进图书馆的多方面合作，为发展图书馆事业和活跃国际文化交流，增进友谊，提供了一个平台。1987年上海图书馆与美国旧金山图书馆签订了每年互换5000册书刊及音像资料的交换协议，以此为基础，双方又进一步商定，互建一个友谊图书馆，作为两个友好城市的文化交流项目之一。1987年6月15日，旧金山各大报刊报道了上海图书馆在旧金山的开馆仪式，当时的上海市市长专程前往旧金山出席仪式，剪彩并致词。

四、不足、弊端和问题

1.现状背后的隐忧

我国出版物国际交换的现状大多还停留在简单的等价或等量的低层次交换上，没有对所交换书刊资料做进一步的深度挖掘，没有把书刊资料交换工作放到图书馆资源建设的重要补充这样一个高度来认识，书刊资料的交换也不设专人和专职，满足于挚要不丢掉这一块工作就行的现状，国家对书刊资料的国际交换工作至今也未有具体的文件、规定和政策出台。

2.重复现象严重

从我国的总体情况看，虽然国内开展国际交换的单位和机构日渐增多，但往往都集中在国外几家大的图书馆或本专业有影响的很少几家研究机构，而对本系统本专业领域的研究单位开发尚不深入，交换对象的重复，导致交换的范围和品种实际上并无多少增加。

3.认识上有待统一和加强

从国家图书馆学会到各级信息资源的管理层，对开展书刊资料的国际交换尚有不尽相同的认识。1979年3月，批准并下发了由国家文物事业管理局起草的《关于扩大对外图书交换的请示报告》。指定了全国10所省级公共图书馆（即上海、天津、黑龙江、辽宁、四川、陕西、甘肃、湖北、广东、南京馆）进行对外图书交换业务试点。其后书刊资料的国际交换工作也逐渐由试点扩展到各级各系统图书馆。但自1988年起，在全国高校图书情报工作委员会进行每年一次的全国文献统计调查工作中，却均没有把全国高校的国际交换的进展情况进行切实的统计与调查。1994—1995年由国家科委信息司牵头联合其他四个相关图书及科技信息的管理部门共同进行的文献资源调查的文件中，也没有把书刊资料的国际交换作为列入项目。

4.缺乏书刊资料国际交换的理论指导

由于理论研究的缺乏，导致国内各单位的国际交换工作各自为政，无章可循，在认识上也是单纯而简单。实际上，书刊资料的国际交换不单单是一种“以物易物”的原始交换形式，更不是一个“以小换大”的简单经济换算过程，它是一门学问，更是一个行为准则。早在1975年，国际图书馆学会联合会（IFLA）就出版了《出版物国际交换》（TheInternationalExchangeofPublication）一书，1978年由联合国教科文组织（UNESCO）编写的《出版物国际交换手册》（HandbookontheInternationalExchangeofPublication）也已出到了第四版。它们都对国际间的书刊资料交换进行了清晰的理论分析与论证，并提供了统一的实际运作步骤及方法。在我国加入世界贸易组织的今天，我们的书刊资料交换应如何和国际接轨，如何规范化地开展这一工作，并能熟练地依据其特有的理论在实际工作中深入下去，已成为亟待解决的问题。据了解，目前国家或图书馆学会尚没有制定出台针对书刊资料交换的规定或运作框架。在此现状下，中国科学院文献情报中心只能自行编写试行《国际书刊交换各种文献资料的著录方法》、《国际书刊交换各种工作卡片的著录方法》，《国际书刊交换各种目录及其组织》等章程，以指导本馆的具体工作。

据统计，我国总体的图书文献利用率只有5％～30％，英美发达国家则达到230％～500％。从文献的国际交换的开发与利用在我国尚处于低水平层次上运作可以看出，现有的文献交换，还没有使资料的实际利用价值发挥出来。曾有人呼吁加强交换单位的横向联系，拓展交换渠道，增加交换载体的种类，建立稳定、长期、全方位的文献资源交换的保障体系，使交换来的文献能充分产生“效益”。但就现状来看，现有省市的采购中心或各图工委有一点这方面的业务，但还没有形成气候，更没有统一的协调和管理。

所以，建立全国性的文献国际交换中心，协调和管理各级各类图书馆已经开发建立的交换对象和交换资源，并提供场地开展那些交换来的不适合本馆使用的文献资源进行国内或国际的“二次交换”，实属必要。

以美国书刊交换中心为例，这所非盈利性机构接受世界各国图书馆的书刊资料交换业务，只要缴纳一定的会费、运费、手续费即可参加。交换范围为近15年内出版的社会科学、文学艺术及近10年内出版的自然科学、工艺类图书、期刊（学科不限）和古籍等书刊资料。中心也每月发行可供交换资料的书目，供各会员选择。该中心的成员馆已达2000多个。大大加强了书刊资料的利用价值。加拿大图书交换中心不仅仅提供书刊资料的交换业务，甚至还面对机关、组织、协会和个人进行书刊资料的交换。该中心目前收到各类出版物约2千多万册，交换出去的约6百多万册。这些中心都为文献资源的多次分配和合理利用提供了可能。

总之，国际图书交换工作有其自身的特点和规律，它在图书馆建设中起着特殊的作用。就其目前的发展现状和理论研究看，在我国尚有待积极的开发和规范，并且需要进一步提高认识。因此，对国际书刊资料交换工作的梳理与研究也就成为图书馆理论研究中不可忽略的一个部分。

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