外贸英语函电在跨境电商的应用

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[摘要]“一带一路”国际经济合作倡议力求通过多边机制实现中国与沿线国家的贸易合作伙伴关系，促进国际贸易发展。作为国际贸易活动中主要的交流和沟通媒介，外贸函电发挥着重要作用。本文从近年来传统贸易方式转变为跨境电商的实际情况出发，探寻外贸函电的简明、合作、礼貌原则在跨境电商中的作用，提出外贸人员撰写函电必须坚持以客户为中心，注重函电行文排版，重视跨文化背景差异。

[关键词]外贸函电；写作原则；以客户为中心

1跨境电商在函电沟通交流方面的转变

1.1发盘与询盘的改变

传统的发盘和询盘必须尽可能详尽，而跨境电商平台可以将商品规格、图片、价格、支付方式以更直观的方式呈现给顾客，因此相较传统外贸交易，跨境电商的询盘环节被弱化。企业应更重视还盘的函电回复，让顾客能够更为方便而快捷地下单。

1.2售后服务的改变

跨境电商售后服务涉及的范围比传统贸易方式更为广泛，传统贸易方式的售后仅仅涉及退货或换货，跨境电商则多了寻求获得好评，即review和feedback。好评可以大大增强企业信誉，提高商品吸引力。应当注意的是企业寻求好评反馈一定是在不违反平台规定和消费者真实意愿的前提下进行的，因此，这也对售后函电的写作提出了更高要求。以下是寻求售后好评的一则例文：DearFriend，Wereceivednoticethatthe***wassignedatyouraddress.Pleasefeelfreetocontactusifyouneedanyhelp!Wouldyoupleaseconfirmtheorderstatusandleaveafeedbackforus.Expectyour5starforusifyouaresatisfied.Thankyousomuch!这是一则常见的索要5星好评的外贸函电。这种函电一定要简洁清楚地表达要求和目的。在跨境电商实务中，相关人员会面临各种各样函电的发送，无论何种方式、何种内容的函电都会受到写作原则的影响和制约。

2外贸函电写作原则

2.1简明原则

随着经济节奏的加快，外贸英语函电应开门见山、就事论事，因此函电语言必须精炼，内容应涵盖主题，同时函电篇幅不宜过长，过长的篇幅将降低交易对方交流的欲望。例如，在外贸合同磋商完毕后，我方为了尽快备货，催促对方开立信用证，在函电开头就应该直接表明“截至目前我方仍然没有收到信用证”，即“WewouldliketoremindyouthatthedeliverydateisapproachingandwehavenotyetreceivedthecoveringL/C”。函电开头就应明确指出文章主旨，函电写作应做到行文简洁、叙事清楚、表达准确。函电发出方如果希望对方修改之前开立的信用证，应首先对对方及时开立信用证表示感谢，即“WehavereceivedyourL/Cwiththanks”；然后再阐明需要修改信用证的需求及原因，即“butweregrettosaythattherearesomepointsthatshouldbechanged,theyareasfollows...”；最后应再次向对方致谢并表明希望尽快收到修改后的信用证。可见，简明原则是外贸函电写作的首要原则。

2.2合作原则

外贸函电本质上是一种交际方式，是买卖双方间交际过程的书面化表达，交际和沟通在现实生活中总是有意或无意地遵守某一条原则，这条原则就是合作原则。合作原则可以促使双方之间通力配合，更高质量地完成交际任务。数量因素、关联因素和质量因素是合作原则的三大要素。数量因素规定了双方之间在交流合作过程中传递的信息量，在沟通交流过程中，会话双方传递的信息量应满足且不超过交际所需的信息量，否则会造成交际主旨的弱化。关联因素规定双方在交际过程中传递的信息之间不能独立存在，必须有一定关联性。质量因素是合作原则成功履行的基础，质量因素要求信息传递的诚实性，即不能传播虚假信息。

2.3礼貌原则

礼貌原则需要贯穿于函电的所有组成部分。例如在称呼部分，在不知道对方明确性别时，之前的函电称呼默认为DearSirs，但近年来随着女权运动的发展，函电礼貌原则也在称呼上有所改变，默认称呼变为DearSirsorMadams。在信件往来几次之后，函电发出方会对对方的性别有所认知，因此，下一次称呼可以是具体的“Ms.”或者“Mr.”。函电正文则更加凸显礼貌原则的重要性。正文由篇首、中间和结尾三部分组成，篇首部分一般会直接阐明函电目的。在寻求建立业务关系时，函电正文通常会采取三种积极的礼貌策略，首先是对方兴趣，其次是肯定对方实力，最后表达寻求合作的意愿。一封运用礼貌原则的函电如下：FromtheE-mailthatwasreceivedyesterdayweknowthatyourfirmisofgoodstandingandreliabilityin***.Weunderstandthatyouareparticularlyinterestedin***.Weareconfidentthatwewillbeabletogiveyou***.函电结尾部分可以运用提供介绍资料和表达合作乐观这两种礼貌策略。

3外贸函电在跨境电商中的作用

外贸函电是买卖双方有效沟通、达成交易的基础。同时函电还兼顾效率高、经济性强等优势，在国际贸易实际操作中一旦出现贸易纠纷，外贸函电也可作为纠纷解决和仲裁的依据。外贸函电在国际贸易中的作用主要体现在以下几个方面：

3.1开拓贸易客户，寻找新的合作伙伴

在传统贸易方式下，开发新贸易客户的成本相对很高，信息不对称和传递效率低下是导致成本增加的两个主要因素。随着跨境电商的发展和信息技术的普及，信息的传递开始不受时间和空间的约束，工作效率从而得以大大提升。

3.2提高贸易效率，降低贸易成本

信息技术方面的制约使得很长一段时间内国内贸易量远远超过国际贸易量，其实质是由国际贸易沟通成本高导致的。跨境电商的快速发展和外贸函电的推广使用极大降低了外贸业务成本，节约了外贸合同磋商时间。

3.3促进对外贸易绝对量增加

近年来，跨区域沟通成为一件简单而迅速的事。外贸英语函电作为一种标准的通讯方式，不仅有利于大型企业交易合同的磋商和订立，也有利于提高小型企业开拓市场的能力和水平，从而从客观上促进对外贸易规模和绝对数量的增加，加大国际贸易发展的深度和广度，增加国际市场份额。

4从业人员撰写外贸函电要求

为了让外贸从业人员更好地运用外贸函电为跨境电商服务，相关人员必须熟练了解国际贸易交易流程，熟练运用国际贸易术语，精确把握相关外贸软件的使用，这种要求在无形中也促使外贸英语函电和国际贸易交易实现深入融合。

4.1坚持以客户为中心

外贸函电贯穿于跨境电商实务全过程，成为买卖双方沟通交流的纽带。我方外贸人员不能以自我为中心，要站在对方立场，遣词造句应以客户为中心。在询盘过程中想获得卖方低价时，买房可以明确说明己方购买数量会相对较多，如“Pleasequoteusyourlowestprices.Shouldyourprice***,weintendtoplacealargeorderwithyou”。这种明确带数量加持的询盘方式有助于买方表明真诚的合作愿望，即在希望获取报低价的同时也依然兼顾对方利益。在还盘过程中，卖方如果想和买方达成最终交易，更要尊重对方立场，函电行文应站在对方角度，如“Youwillgetspecialordersfor***.Wecanensureimmediatedispatchfromourstock”。该函电以you为主语，更加突显“顾客至上”的理念，体现了以对方为中心的表达方式。函电第二句意思为“（如你方订货，）我方将确保快速交货”，这种表达在一定程度上能打消对方的不信任感，同时也表明自身企业的实力。这种以客户为中心的函电能很容易建立起双方间友好沟通的氛围，为后续外贸业务发展打下坚实基础。

4.2注重函电行文排版

对跨境电商而言，成功的函电一定要具有较强的易读性，这种易读性既体现在前面所说的以客户为中心，让对方从整体上感觉沟通氛围和谐，也体现在函电行文排版的视觉效果。为此相关从业人员可以从三方面着手：首先，行文篇幅一定不能太长，每一部分围绕一个关注点展开。其次，段落内容不能冗余，行文要长短句交替，太长的句子容易使阅读者失去耐心，太多短句则无法清楚讲明一件具体事件。最后，排版布局要科学，当单纯的语言文字无法讲明一件事情时，函电写作者要善于运用图表。例如：Dear***,Wewouldliketoknowyouropinionaboutmyquotation.Owingtotheincreaseofdemand,youwillprobablymakeapromptorder.Ifwearerightinthinkingthis,wouldyoucaretoplaceyourordernow?Wecanensureprovidingimmediatedispatchfromourstock.Wetrustthatourexperienceindoingthisproductandreliablequalitywillentitleustowinyourconfidence.Expectingyourkindreply.Regards!该函电是对买方的一个还盘，从排版角度来看，该函电注重“一事一段”，全文简洁明了，可阅读性强，遣词造句兼顾上文所说的以顾客为中心，全文长短句交替使用，表明了和对方达成实际交易的诚心和期许。

4.3重视跨文化交流，了解客户不同文化习惯

跨境电商业务范围涵盖全球，不同国家之间风土人情、宗教信仰等存在差异，外贸人员的实务操作不能脱离客户文化背景而进行。例如，中国文化讲究螺旋形的委婉派做法，中文函电会首先从侧面烘托文章主旨，在文末点明主题，烘托主体部分的着墨相对较多，形成头大而尾小的行文结构。英式思维则体现为直线型结构，英语函电会直接在句首点明主题，同时在文章尾部再次重复主旨思想，行文结构呈现“总—分—总”的特征。因此，外贸从业人员必须要认识到这种思维差异，并培养自身英式思维。总之，函电沟通一定要遵循“入乡随俗”的原则，以实现来自不同文化背景的企业的和谐共处，促进外贸业务有效开展。

5结语

近年来在国家“走出去”和“引进来”战略影响下，我国对外贸易稳步增长，进出口额逐年增加。截至2019年底，我国已成为世界第一大货物贸易进出口国，货物贸易和服务贸易总进出口额居于世界第二位。外贸函电作为跨境电商沟通交流的主要手段，发挥了日益重要的作用。外贸函电的撰写必须遵循英语写作原则，以顾客为中心，注重行文排版，从而尽可能消除跨文化差异带来的负面影响。在国际贸易实务中，合格的外贸函电为线上外贸业务的拓展提供了重要的保障。

参考文献

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作者：宋晨晨