充分发挥档案管理在企业的作用

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一、传统档案管理存在的主要问题及产生的原因分析

1.管理理念落后影响档案作用的发挥

档案管理水平的高低决定了档案作用的发挥程度。档案管理水平越高，档案对企业经营的支撑作用就越大，反之亦然。许多企业由于管理理念落后，管理制度不健全，在档案管理上存在着许多问题。一是档案管理分散，如对行政档案、财务档案、人事档案、产品档案、设备档案以及其他类型的档案实行分散管理，形成各个信息孤岛，阻碍了企业内部档案信息资源的交流和共享；二是存在档案文件材料收集不完整、归档整理不规范、归档率低等问题；三是存在档案著录不标准、著录项目不全、检索困难、查准率较低等问题，降低了档案的利用效率。

2.公司管理层对档案的使用价值和潜在价值不够重视

公司管理层对档案工作的重视程度决定着档案管理水平的高低。管理层对档案工作重视程度越高，档案管理水平就越高。管理层对档案工作重视程度不够，主要表现在以下两方面：一方面，在激烈的市场竞争环境下，公司管理层把工作着眼点主要放在了公司的发展和生产经营上，忽视了档案管理工作的重要性和档案的潜在价值；另一方面，受传统档案管理模式的影响，档案管理水平不高使档案管理在企业经营管理中的作用没有得到很好的发挥，使管理层感受不到档案作用的重要性。

3.高素质档案管理人才的缺乏影响了档案利用效果

档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理水平的高低及档案利用效果的好坏。一方面由于从事档案工作的人员少，相对又缺乏档案专业管理人员，相互学习、相互交流的机会较少，档案工作人员缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，素质水平良莠不齐；另一方面档案工作岗位岗级低、收入少使部分档案人员对本职工作缺乏热忱，工作积极性较低。上述原因致使档案管理人员素质提升比较缓慢，影响了档案的利用效果。

二、积极转变观念，正确认识档案管理工作在企业经营中的地位和作用

1.企业档案是企业可以挖掘和利用的战略资源

企业档案是企业在过去的生产经营过程中形成的具有一定使用价值的文件材料，它积累了企业历史经验，能够为企业开展经营决策提供依据，为企业参与市场竞争提供有效支持，为维护企业自身的合法权益提供有力武器。企业在深化改革、转换经营机制、提高经济效益的决策和实施中都离不开对企业的历史和现状的分析，离不开对决策可行性的研究和预测，而档案是实现这种科学分析、研究、预测不可缺少的最真实、最重要的依据。因此，企业档案管理工作服务于企业的发展方向，服务于企业生产经营是市场经济条件下企业档案工作的出发点和最终目的。

2.企业档案是企业独有的无形资产

企业档案本身具有潜在的价值，特别体现在生产经营、产品开发、技术引进、技术改造、设备更新、产品销售以及合同、法律纠纷等方面。这种潜在的价值需要借助于人们的利用才能表现出来。档案对企业生产经营的作用主要是通过企业经营管理人员使用档案后，将档案信息运用到企业生产经营工作中产生间接的企业效益而体现出来。因此，企业档案是企业独有的无形资产，具有一定的价值和使用价值，应当加以充分开发和利用，提高其利用效果，以实现档案的价值最大化。

三、开展档案管理创新，充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用

1.建立高效、集中、统一的档案管理模式

实行企业档案高效、集中、统一管理是档案管理创新的第一步，其目的是在集中调度企业资源及对企业档案实行统一管理的基础上，提高档案管理效率，提升档案综合管理能力，从而提高档案管理水平。高效、集中、统一的档案管理模式使企业档案工作改变了过去那种各类档案由各个相关部门分散管理的方式。一方面节约了人力、物力和财力，提高了档案的利用效率和效果；另一方面使企业在各项工作中形成的大量文件材料能够实现统一归档，集中保管，使其相互之间保持原有的、必然的联系，提高了企业档案的系统性，便于全面、准确地了解本企业的发展历程和全貌。因此，企业档案管理工作体制必须进行相应的改革，实行集中统一管理。实行档案高效、集中、统一管理主要应采取以下步骤：首先应设置企业档案综合管理部门，统一管理企业档案，企业档案综合管理部门要依据企业档案实行的集中统一管理原则而设立，它的设立应与企业发展相适应，同时要考虑企业规模的大小、经营场所的集中程度和档案使用频率；其次应建立企业档案信息收集渠道，在企业各个职能部门安排兼职档案信息员，负责各个职能部门档案归档信息的采集、归档材料概要说明和各个部门的文件材料归档工作；最后建立和完善企业档案管理制度，明确企业档案综合管理部门及各个职能部门在档案管理工作中的职责和工作流程。

2.建立和完善企业档案管理制度

建立和完善企业档案管理制度、明确企业各个部门的职责和工作流程是档案管理创新的第二步。其目的是通过建立和完善企业档案各项管理制度，明确各部门职责和工作流程，对企业档案工作实行规范化管理，从而提高档案管理水平。企业档案管理规章制度是企业规章制度的重要组成部分，是企业档案管理行为的准则和企业档案管理机构行使职能的依据和手段。建立健全和贯彻实施企业档案管理规章制度，是企业加强基础管理和档案集中统一管理的重要内容，是企业开展档案规范化管理的关键，也是充分发挥档案管理在企业经营中的作用的关键。建立和完善企业档案管理制度应以《档案法》为基本依据，以《档案著录规则》为操作指导，结合企业的规模进行策划和制定，应努力做到符合企业生产经营的实际。建立企业档案管理制度可以采取两种方式，一是建立综合性档案管理制度，中小型企业可以采取这种方式。综合性档案管理制度中应包括文件归档范围、文件归档要求、文件立卷要求、档案著录要求、文件保管期限划分原则、文件销毁规定、档案借阅制度、档案保密制度以及档案管理考核制度等内容。二是建立企业档案管理制度体系，大中型企业可以采取这种方式。企业档案管理制度体系中应主要包括企业档案管理总则、文件归档管理制度、文件立卷及著录管理制度、档案借阅管理制度、档案鉴定及销毁制度、档案库房管理制度、企业档案统计管理制度和档案保密管理制度等。

3.开展档案管理工作创新，变被动服务为主动管理

开展档案管理创新的第三步，是由被动服务转变为主动管理，主要应从三个方面入手：首先要明确企业文件材料的归档范围和归档要求。要根据企业生产经营实际，在原有档案归档范围的基础上，把档案管理工作贯穿于生产经营的全过程，把企业发展规划、经营计划、经营预算、投资预决算、各类价格文件、各类经济合同等其他重要文件材料纳入档案归档范围。同时，对各个职能部门在文件归档方面提出具体要求，使档案管理的系统性、全面性及档案的使用价值有所提高。其次要建立企业文件材料归档点检制度。要按照企业文件归档范围和具体要求，按照部门职能分工，按部门制定的《文件归档点检卡》，定期检查各个部门文件材料的归档情况，督促各个部门及时办理文件归档业务，从而提高文件归档的及时性和完整性。最后要建立档案管理考核制度，落实档案管理责任制。建立档案管理考核制度是贯彻执行档案管理制度的关键。对不能按照档案管理相关制度要求及时办理档案管理业务的行为进行审查和处罚，以保证档案管理制度的有效执行，提高档案管理流程的执行力。开展档案管理创新，只有由被动服务转变为主动管理，才能全面提升档案管理水平，才能最大限度地发挥档案在企业经营中的作用。

4.组织开展岗位培训，提高档案管理人员的业务素质

企业档案管理的新形势对企业档案管理人才提出了更高的要求，不仅要求其具备档案管理专业知识、企业管理相关的专业知识(信息管理知识、外语知识等)，还要具备一定的管理能力、沟通能力和团体协作能力。企业档案管理人员的业务素质是企业档案利用工作质量的根本保证。因此，一是要加强档案管理人员的继续教育，培养档案管理人员的现代企业管理意识；二是有针对性地对档案管理人员进行业务培训，使其了解和掌握本企业生产经营活动的特点，及时准确地收集各类档案文件材料料，提高企业档案管理人员队伍的整体业务能力，建立一支高素质、高效率、高技能的企业档案管理人员队伍，为企业生产经营工作提供准确服务和有效支撑。企业档案是企业的无形资产和宝贵财富，企业只有开展档案管理工作创新，遵循“高效、集中、统一的管理原则”，科学合理地设置档案管理机构，建立和完善档案管理各项制度，实施档案管理考核制度，使档案管理由被动服务转变为主动管理，才能不断地提升档案管理能力，提高档案管理水平，充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用，从而有效地服务于企业的发展。

本文作者:陈靖