医疗机构档案管理队伍建设现状

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[摘要]档案是珍贵的信息资源，当前，随着科学技术的进步，传统的文书档案管理逐渐被信息化档案管理所取代，这就对档案管理人员的综合业务素质，特别是信息技术掌握能力提出了更高的要求。医疗机构所产生的大量档案信息是这个单位的历史文化载体，对于医疗机构各项工作都起到积极的促进作用，更是弥足珍贵的历史记录，应该妥善整理和保存。近年来，随着各级医疗机构的迅猛发展，门诊量、住院量等的逐年递增，档案的分类与管理不断细化，在“互联网+”时代，面对新形势，应对新发展，现代化医疗机构档案管理迫切需要塑造一批具有较强的综合业务能力的人才队伍。通过分析当前医疗机构档案管理人员队伍现状及存在的问题，研究探讨信息化时代加强医疗机构专职档案工作人才队伍的建设与对策，对于本单位档案工作信息化具有一定的促进意义。

[关键词]医疗机构；档案管理；队伍建设

1.医疗机构档案管理队伍现状及存在的问题

1.1档案管理模式相对混乱

目前，大多数医疗机构为集中管理、统一协调的档案工作形式，尤其是在医疗行业的行政管理中，各家医疗单位都根据自身单位的情况制定了与之相适应的各个方面的管理制度，比如医疗、护理、质管、行政、后勤等，但是针对档案专业的制度却是少之又少。最重要的是，在本单位的绩效考核中，大部分单位都没有把档案工作的管理纳入考核中，因此就产生了档案工作的困难，如难收集、不齐全等。长期以来，医疗机构由于业务种类繁多，再加上各部门之间沟通不通畅，造成每个部门都掌握大量资料，例如人事科掌管人事资料，医务科掌管病历资料，科研科掌管研究资料等，还有其他一些零散的资料分布与业务科，这种结构形式增加了医院档案管理的业务量，又不能有效实现档案资料的共享，甚至造成由于信息不协调引发的医疗纠纷。目前，很多医疗机构在某种程度上还存在以上痹病，影响单位的现代化建设。

1.2档案专职人员老龄化现象严重

档案管理是一门专业性较强的学科，因专业所限，受事业规划、薪酬绩效等方面因素影响，目前，大多数医疗机构专职从事档案管理工作的人员长期较为固定，档案管理专业人才相对于医疗行业数量较少，加之医疗机构对档案管理人员的薪酬待遇与较医疗服务一线岗位相差较大，新进档案专业技术人才的吸引力明显不足。目前，大多数医疗机构现有专职档案干部因大多年龄偏大，计算机操作水平较弱，对于档案信息统计系统软件的理解和接受能力明显落后于年轻人，导致医疗机构档案信息化建设明显滞后于当前档案信息化发展步伐，特别是医疗健康大数据的发展，这就对医疗机构档案管理人员水平提出了更高的要求和挑战。

1.3档案工作人员队伍配备不固定、不完善

档案管理工作一直属于医院管理分类中的行政后勤保障工作，虽然各业务科室均配备档案管理员，但大多为兼职，且很多是医院新进人员，导致从事医院档案管理的人才队伍缺乏稳定性。大部分医疗行业的档案管理员都属于兼职管理，不仅仅管理档案，还负责其他业务工作如收文来文处理流转、印章管理、机要文件管理、其他事务性工作等。还有一种情况就是有的单位因为人手不足，长期无法整理档案，因此请了外包单位，代为加工整理，这些情况都属于管理不规范、制度落实不到位，长期发展下去，严重影响档案工作的质量和效率。另外，由于医疗机构以医疗服务为主责主业，档案管理等行政后勤工作相对得不到重视，只在年度归档及星级档案室评审时突击组织人员专班，延续性差，甚至没有基本的交接手续，导致很多珍贵而有意义的档案资料未能得到及时而有效的归档入档。

1.4档案知识业务水平普遍较差

由于医疗机构业务较为繁忙，很多医疗服务、业务、技术等方面的培训占据了职工大部分业务时间，档案管理方面的培训相对开展得较少，多数档案管理人员对医疗机构档案的分类整理、归档、保存等业务知识不熟悉，对档案系统软件系统操作也不熟练，这些均为当前医疗机构档案现代化信息管理工作带来一定掣肘。

2.档案管理人员队伍不规范的原因

2.1重视程度不够

在医疗机构，平常的事务性工作繁重，工作人员和院领导压力大，向档案管理这种投入时间久、耗时耗力且无法直接看到这项工作的经济效益和回报率，往往都是“能拖就拖一下”的工作，不被重视，因此导致各个职能科室、业务科室对于科室的资料收集不重视，做得不好。再之，长期以来，医疗机构对档案管理工作的重视程度明显低于业务培训，就算是开展了档案管理方面的培训，理论教育体系也不具备针对性，往往泛泛而论，缺乏科学而有效的措施。此外，由于兼职档案人员的频繁更换，导致很多涉及历史性医疗事件、病历档案等重要机密档案的完整性无法保障，主要在于整个医院管理存在的问题，在整个全盘工作考虑时，对于档案工作的重要性认识不够，对于它的特殊性和专业性了解不够，认为这是很简单的工作，随便安排一个人都可以胜任，具有很大的主观随意性。

2.2硬件设备投入不足

硬件设备是档案信息化建设不可缺少的前提条件，随着信息技术的不断进步，必然导致一些传统设备被淘汰。由于对档案专业设备投入的资金有限，导致有些基层医疗机构特别是社区医院等没有配备符合标准的档案室，有的单位档案室狭窄、“六防”设备不配套，导致库房温湿度不达标而引起档案发霉生虫，使得材料因保管不善产生了损失。而且，现代社会信息技术日新月异，档案管理手段落后，如果不寻求发展适应新的社会节奏，对于档案事业的发展而言影响巨大。单位必须下大力气，提高档案管理工作的信息化技术发展，从计算机、笔记本、扫描仪、温湿度控制仪、除湿机等硬件设施到温湿度控制系统、自动化密集架系统、机器人技术等软件系统设施，都要跟上时代的步伐。

2.3专业人员信息化知识薄弱

现代信息社会发展快，技术更新换代快，从专业角度来看，档案专业的前沿研究也是跟信息化技术息息相关的，在具体从事管理工作的时候也是要不断引进新技术的。目前，大多数医疗机构都引进了泽信档案系统等专业档案管理软件，传统的纸质档案和手工操作模式将逐渐被电子化档案所取代。在未来的档案管理工作中，对于档案工作人员而言，不断学习新知识尤其是信息化专业知识是十分重要的，对于档案管理专业从业者而言，如何快速有效地利用新技术来提高工作效率也是新时期对于我们档案工作人员的新要求，这样既能保证我们在提供利用的时候快速有效更好地为利用者服务，也能不断革新档案专业，为专业发展提供更广阔的前景。当前，很多医疗机构的档案管理工作人员对于当代信息管理模式的发展需求和趋势并不足够了解，有的刚刚熟练掌握了软件操作技术，就因部门轮岗等原因不得不离开现有岗位，加之业务衔接不及时，导致人档分离、弃档不用的现象时有发生。

3.加强档案管理队伍建设的措施及方法

3.1提高档案信息化建设的认识

档案管理工作离不开是管理层对此项工作的重视和支持，各级医疗机构要成立专家组，对于各科室的档案收集工作定期检查，对于发现的问题要及时汇总，召开专业委员会定期汇报，对于检查之中发现的问题，要责令相关科室按期整改。对于发现的好做法好点子，要正面宣传，让其他科室学习借鉴。对于专兼职档案管理员要定期组织培训，不断学习法律法规、专业知识、标准规范、信息化管理技术，开展研讨班，组织专业学科讨论，为工作打下良好的知识积淀。一是根据自身单位的情况，制定行之有效的科学管理体系、制度建设，根据新出台的《档案法》等相关规范标准，制定切实可行的单位管理体制。要重视定期巡查制度，让档案管理与单位的考核体系同步。二是各级医疗机构必须加强对档案管理工作的重视程度，在资金、人员、设备投入等方面，予以全面保障，将档案管理工作作为单位重点建设项目，有专门的领导小组及办公室成员，纳入单位整体规划建设

3.2规范档案管理队伍建设

首先，由医疗机构分管后勤管理等工作的领导担任组长，成立医疗机构档案管理领导小组，由临床科室主任分别任该小组组员，每个科室要配备兼职工作人员，单位专职的工作人员要主动联系科室，点对点的对于每个科室的材料形成情况进行全面掌握并进行指导，加大重视程度，要将档案工作纳入单位绩效考核中去、纳入单位规划中去，领导小组要对表现优秀的科室进行表彰其次，配备相对固定的专兼职档案管理工作者，引进专业档案管理人才，加强对年轻档案管理员的重点培养，建立起一支年龄层次合理、业务素质过硬、理论水平较高的专业化档案管理人员队伍。

3.3强化工作人员继续教育

工作人员是直接接触档案的人，档案管理员的工作水平和专业技术能力直接影响着该单位的档案管理水平，一名优秀的档案管理员可以充分利用档案信息，为临床科室提供利用，快速准确。这依赖于工作人员在工作时就要不断地进行培训，自我学习、单位培训、外出进修等形式，提高管理水平。所以，提高档案工作者的素质，科学管理档案，充分利用档案服务安全生产。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，当前，各级医疗机构都已建立起现代化的远程网络教育平台，涉及业务范围大多为临床医疗技术知识，对档案工作人员的培训还尚未普及。因此，各级医疗机构应将对于专业人才的培养，纳入长远规划中去，不断地通过各种培训和继续教育、进修学习等形式提高业务水平和专业技术水平，档案管理人员要深入各个科室进行点对点调查探讨，不断通过实践总结档案管理工作提高水平，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。同时，还应主导科室等自主开展档案知识宣传工作，像新修订的《档案法》等要适时地进行培训，最好进行全员培训。经常邀请档案管理、计算机管理等方面专家及技术人员对档案工作人员进行经常性、重点性培训教育，增强全体干部职工的档案意识。

3.4健全管理制度规范业务流程

首先，结合医疗机构工作实际，厘清业务范畴、流程，建立起符合本医院工作制度工作体系的档案管理体系，要定期对专兼职工作人员进行考试。其次，下大力气吸收专业人才，不断补充新鲜血液，对于已有的人员加强管理，通过规范制度体系，对工作进行有效激励，对全院人员进行培训，加强他们的档案意识，引导他们主动收集整理档案资料，为单位评选规范化档案管理机构打下良好基础。3.5强化档案工作的应用性档案建设的原始目的不仅仅是单纯地保存医疗机构资料和信息，更为重要的是发挥出档案资料的实际作用，使其为医疗机构的良性运行服务。因此，要增强档案管理工作在医院管理中的比重，就要真正发挥出档案的功能，改变以往“只保存不利用，重收集轻研究”的状况。首先，必须提高医院档案信息收集质量，并加强归档分类的科学性，以便为后期研究和应用服务。其次，要重视对档案资料的研究和分析，加大科研投入力度，增强档案管理工作的软实力。最后，要形成完善的档案调取机制，为医院各个部门顺利开展工作，取证调查提供全面有效的服务。

3.6新时代呼唤高素质档案人才

档案工作的涉密性、安全性等性质，需要配备政治觉悟和专业技术素养都很好的专业人才。但是目前的状况，很多医院档案专业的工作人员由于缺乏相应的培养，很多年龄较大的档案管理员无法熟练使用计算机，更不要说其他职能系统了，还是依赖于传统工作方式，工作质量和工作效率远远达不到利用者的要求，各方面能力提升和专业技术水平提高有限，因此，提高档案工作者的素质是开展档案工作的重中之重。高素质档案管理人员，首先从政治角度来看，必须是忠于党和国家的，要有很高的政治觉悟和历史站位，要严守纪律保守秘密，善于运用政治理论工具来分析问题解决问题，能够深刻领会党和国家的各项政策和观点。其次，要有奉献精神，要有在平凡岗位年复一年日复一日的重复劳动中，不断奉献的精神，有坚定的意志力，能够坚持敢于奉献。要不断地树立为利用者服务的管理核心思想，要明白一切的工作开展都能够更好地提供利用。第三，要有创新意识。要不断适应新时代信息技术的高速发展，要提高自身管理水平和专业技术能力，要把自身的工作实际与新技术新手段结合起来，提高工作效率和工作质量。第四，要提高专业水平，不断地通过各种形式的学习来掌握现代信息化服务能力，提高专业技术和管理能力，有效开展档案管理工作。

3.7建立健全监督管理机制

单位要建立健全监督管理机制，医疗机构的监督管理部门要发挥应有的工作职责，对于科室的档案管理工作、档案管理工作人员、安全管控等方面进行监督，不断促进其科学化、现代化、安全有效地管理档案，对于逾期不还、丢失、或是发生了安全事故的事件，更要调查清楚实施情况，严肃处理。

4.结语

档案管理是一项综合性极强的专业性工作，必须建立起一支具有高度专业性和责任感的人才队伍，这就需要各级医疗机构在长期规划建设发展中，制定科学合理的档案人才队伍管理体系，同时在制度、设备、管理等方面予以更多的支持，为推动医疗健康事业和谐发展，提供强有力的制度和资源保障。

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作者：赵炳旺 吕晓媛 单位：山东省立第三医院