医院档案管理弊端改进策略

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一、医院档案管理弊端分析

医院的本质工作是进行医疗工作，存在目的是不断提高医疗工作者的医疗水平和技术，改善医院工作环境，全心全意为每一个患者服务。所以，很多医院并不是非常重视档案管理工作，档案管理在很多医院也被束之高阁、弃之不顾。笔者从以下几个方面探讨医院管理、建设工作中档案管理工作的缺陷和弊端

（一）缺乏健全的档案管理机构，档案管理权责分工不明确

每一个医院都设有行政办公室，档案管理工作一般由行政办公室下设的综合档案室负责。医院行业有特殊的文件归档要求，加之我国医院发展有其独特的特点，使得医院的综合办公室负责管理的档案局限在音像档案、纸质档案、文物档案几个类别中，注入会计档案、工程建设档案、科研研究档案、病理切片档案、医疗记录档案分别由财务部、建设部、科研部、各个医疗部门关咯，导致档案管理分散，医院内部形成多个部门进行档案管理的局面。

（二）没有明确的档案管理制度，缺少有效的监督考核

医院的管理和建设通常集中在健全运行管理制度，明确各个部门、各个级别人员的职责上，严格按照卫生部的要求改善医院的管理工作，但是对档案管理制度的建设和职责明确则关注的较少，在日常的管理和建设中也没有进行严格的考核和及时的监督。医院的管理者和领导者在绩效考核时也不重视档案管理工作的实施效果，档案管理工作边缘化现象严重。档案管理只是满足于一般的工作需要，只是在有查阅需求时看上几眼，之后又束之高阁。

（三）档案管理工作者素质良莠不齐

从医院档案管理工作者的实际调查中不难发现，我国的档案管理工作者专业素质有高有低、理论知识能力有强有弱、受教育程度参差不齐，这与时展对档案管理工作的要求以及档案管理工作的能力要求相去甚远。从事档案管理工作的人员大多半路出家，专业的档案管理人才较少，有一些档案专业人员的知识结构陈旧、知识面狭小、受教育程度偏低，缺乏科学的管理理念，不具备丰富的外语知识，总而言之，高素质和高层次的档案管理人员严重匮乏。这必然导致档案管理工作者的工作难以满足时展要求，缺乏与时俱进的品质。伴随着信息技术发展和经济社会不断进步，档案管理工作只会规模越来越大，内容越来越繁杂、数量越来愈多、方法和手段越来越多样化，对档案管理人员的素质要求也会越来越高。从医院的人力资源规划和培养的计划中，笔者发现绝大多数医院将在职培训和继续教育的重点放在了医疗工作者的身上，而对如何提高档案管理工作者的技能和素质没有概念也没有计划，许多医院的档案管理理念依然停留在传统工作经验上，工作思路和管理实践完全不符合时代要求，导致医院档案管理工作死气沉沉、没有活力。

（四）病历档案在医患关系发生本质变化的前提下渐渐受到医院的重视

首先，当前各个医院的医疗费用均发生大幅度上涨，普通的人民群众往往难以承受，一人生病可能耗尽一个家庭的亟需，导致了患者对医疗工作者和医院的工作体制充满戒心；其次，医疗工作者和医院提供的服务不能用常规的、一般的商业企业或者服务业提供的服务标准来衡量，但是当患者认为治疗效果不甚满意或者很不理想时，往往不分青红皂白的怪罪医院，提出赔偿要求，这种情况下医院对病案档案的重视程度超出了历史上任何一个时期，病案档案记录了治疗的全过程，这就使病案成为医患双方争论的焦点。病历质量的好坏直接影响了医患纠纷的最终评定结果。因此提高病案书写质量，完善病案管理也就成了医院迫切需要解决的热点问题。

（五）医院档案管理工作规划和医疗改革、医疗建设不同步

在医院的战略管理工作中，常常对规模扩张、设备更新、医疗技术引进、医院人员结构调整等工作进行明确、详细和长远的规划，但是却很少提及对档案管理工作的改革和档案设备的升级，这导致大部分医院存在着档案管理水平和医疗水平及业务发展不均衡的现象。档案管理是和医疗管理同等重要的管理工作，如果医院只重视其中一个而忽视另一个，必然导致医院管理效率低下，业务提升和技术更新工作难以完善。

（六）医院整体的档案管理工作水平低下，现代化管理手段普及率不高

科学技术的进步使得计算机网络技术进入到各行各业，可以说几乎每一个行业都离不开计算机的应用，医院档案管理工作也不例外，但是医院的科研管理和医疗管理虽然已经实现计算机化，但是运用计算机及网络技术录入病历档案等由于受电子签名有效性等影响，现在还处于争议的状态，档案管理工作基本上还处于资料收集、归档和检索的传统工作形式，很少运用计算机和网络技术进行管理工作繁琐、效率低下、产生的信息少，对于大批量的档案收集、开发和利用存在很大限制。

二、改进策略

（一）着重学习档案法律知识，提高医院管理者和领导者对档案管理工作的重要性认识，将档案意识普及到每一位员工档案管理工作能够有效开展的重要前提是医院领导的绝对重视，医院领导应该讲档案管理工作作为重点工作来抓，并将其视为医院进步和发展的重要判断标准。在大力提高医疗工作者医疗水平、扩大医院规模、更新医疗设备的同时，要宣传档案工作的重要性，使得医院的各级领导干部和每一个职工都对档案管理工作有明确的认识，将档案管理工作融入到自己的日常工作中去，为档案管理工作创造良好的内部环境。为了改善长期以来医院只重视考核医疗工作绩效，忽视对档案管理工作的考核和监督的现状，转变员工和各级管理者对档案管理工作轻浮、忽视的态度，医院必须在实际工作中强化档案意识。另外，各医院应该投入经费、精力和人力大力发展和改革档案管理工作。档案资源是一种潜在的生产力。加强档案管理，必须正确摆正档案工作同医院中心工作的位置，做到服务于临床医疗这个中心，是摆在管理工作中的首要任务。一方面要高度重视档案工作，加强对档案工作的领导，增强档案意识，提高人们对档案作的认识。另一方面要千方百计通过各种方式、方法提高档案工作人员的政治思想素质和道德素质。只有提高各级干部加强档案管理工作认识，才能使档案工作顺利开展。

（二）医院应该理清医疗工作和档案管理工作之间的关系，建立完善的档案管理制度，扩大档案管理工作边界要实现科学、高效的档案管理工作，就必须建立完善的档案管理制度，优化档案管理体系以实现科学化。档案管理的手段和档案管理工作的水准在科学技术发展的过程中不断提升，医院也要适时地建立与之相适应的的档案管理体系，成立专门的、独立的档案管理科室，提高领导力度，明确职责划分，统一管理和考核医院不同部门和不同载体形式的档案，促进档案管理工作和医疗业务工作的同步化。与此同时，医院应该不断扩展档案管理工作的边界。医院的管理不同一般制造业企业和商业企业的管理，它的管理处在特殊的社会环境之下，面临着诸多的问题。所以，档案管理工作也要不断扩展范围，实现全面、科学管理。以医院的经营管理为例，档案管理工作应该对承包、租赁、基建、合同以及协议等文件资料全面归档和记录。在医院采购招标的过程中，不能仅仅只归档最终的投标方案，还要对招标的程序和方法、规范和协议进行归档。不断扩大的档案管理范围要求档案管理组织不断完善，管理人员提高专业化程度。

（三）档案资源对医院工作具有重要意义，医院应该重视对其的开发利用工作我们之所以进行档案管理，是因为档案管理具有开发价值。医院应该深度挖掘和开发档案管理工作，从档案之中发现其使用价值，从而提高的医疗服务水平，改善医患之间关系。良好的运用档案管理工作成果能够为医院创造良好的经济效益，同时能够带来优异的社会效应。医院管理者和每一个员工应该意识到档案在医院管理之中的这种作用和地位，并提升档案管理工作效果。

（四）规范病案档案的建设工作制度化是目前医院档案管理工作必须强化的重点，尤其是比例档案的制度化和规范化。医院应该规范医疗工作者的病案书写，使其认识到病案档案的严肃性，让其从思想上意识到病案档案的重要性，通过严格的把关和要求不断养成认真、严谨的病历书写习惯。医院应该出台病案书写规范制度，培训医疗工作者，提高书写规范程度，并由专人检查和监督其病历书写是否规范。在很多医院中，许多病历书写都是上级医师负责签名的，这说明医疗工作者缺乏对病历书写的重要性认识和严肃性认识，医院应该强化这方面工作。实施和有效的监督是良好的规范方法，定期或者不定期对病历进行抽查，做到赏罚分明，提升医疗工作者对待病历的态度和敬业精神，提高执业质量。质量低劣的病历质量很容易导致医患纠纷，激化医患矛盾。

（五）提升档案管理工作信息化程度档案管理工作应该尝试使用影响或者数字资料为载体，从本质上讲，档案工作是一种基础的信息管理工作，随着网络的发展，档案工作也随之进入信息化、网络化时代，医院档案也伴随着高科技的应用丰富了内涵。医院档案的类别在增加，一方面，医院档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，需保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占有很大的库房。另一方面，高科技的发展和计算机的普及也为我们提供了更为便捷、系统的管理手段。

综上所述，加强医院档案管理势在必行。随着医疗技术的不断进步和管理方式的不断提高，档案管理必须跟上医院发展的脚步，适应时展的需要，为医疗水平的不断提高提供更为丰富的信息资源，为档案的再利用赋予新的内涵和拓展外延。医院各类档案的规范化管理和提高档案管理者的工作水平已成为医院管理工作者需要研讨的重要课题。

作者：王夕敏工作单位：威海市妇幼保健院