物资管理标准化采购探讨

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“兵马未动，粮草先行”，物资采购一直是影响企业生产经营的核心问题之一。随着经济全球化的进一步深化，企业物资采购管理向标准化、集中化、战略化、信息化发展已是大势所趋。在当前新冠肺炎疫情的影响下，如何有效降低企业经营成本已刻不容缓。标准化采购是一种能够有效整合企业采购资源，实现标准化需求、阳光采购的高效采购模式。能为企业节约大量采购成本，有效满足集团化企业生产建设物资需求，目前在国际大型企业中日趋流行。

一、标准化采购及现状

国内中小型企业受资金和采购规模的影响，虽然部分实现了信息化，但物资管理大多沿用传统采购模式，采购批次多，品种繁多，采购成本高；大型企业虽然极力推行集中化采购，在短期内取得一定效果，集中采购度得到有效提升，但未从源头上把控采购物资的种类。随着企业的发展和物资设备的更新，集中采购规模变得越来越庞大，后期仍需投入大量资源；部分大型企业虽然对标借鉴国外先进经验尝试推行标准化采购，却没有追根溯源结合本土环境，一开始就盲目追求全面开花的短期功利，最终收效甚微。标准化采购是通过建立设计标准、产品标准、服务标准、管理标准、工作标准、采购标准、工艺标准、操作标准、服务标准等一套完整的企业标准体系，全方位、全过程、全生命周期地加强对物资采购过程及供应商制造环节的管控，从而实现企业采购效益最大化。知易行难，企业标准化采购涉及的工作点多面广，思路千头万绪，如果齐头并进，不仅资源经济成本投入巨大，而且实施效果堪忧，如何有效逐步启动标准化采购是摆在现代企业经营者面前的难题。下面笔者从企业物资流、采购业务链两方面展开分析，探讨如何有效启动企业物资标准化采购。

二、企业物资流分析

物资是标准化采购实施的本体。企业物资流是反映在一定时间范围内企业生产经营所需物资的流动方向，包括物资的流入、留存和流出，是一个动态的过程。企业每项物资都是“标准”的载体，因此物资流动的方向代表其附属标准的流向（见图1）。企业流入新物资（流入新标准），并在一定时期内留存企业形成固定资产（留存标准），同时企业逐年更新淘汰和报废物资，形成流出物资（淘汰标准）。从企业物资流来看，标准化采购的源头在物资流入阶段。实施标准化采购需从三方面入手：一是对流入物资，规范需求管理；二是对留存物资，整合需求形成规模；三是对流出物资，及时更新剔除。对能源型企业而言，流入物资主要是新建或改建项目，对新建和改建项目统一物资需求标准，规范物资采购种类，尽可能形成规模化采购；对留存物资主要为企业日常维修物资，加强物资标准信息的收集和整理，整合企业物资需求，实行规模化采购；对报废淘汰物资，及时从规模化采购中剔除，减少企业后期人力、物力的投入。

三、采购业务链分析

标准化采购是针对物资采购全业务流程进行标准化管控，追求采购效益最大化的一种采购模式。其业务链不仅涵盖采购环节，还包括前端设计、计划等相关环节（见图2）。采购信息的产生和传递：物资采购信息从设计环节传递到计划环节，再传递到采购环节，最后传递到供应环节。简而言之，设计、计划环节解决“买什么”的问题，采购环节解决“怎么买”的问题。相对设计、计划环节而言，采购环节仅为标准化采购的执行层，前端设计、计划环节是标准化采购信息产生和承载的源头，其标准化程度高低和规范与否将直接决定标准化采购的成败。因此标准化采购的关键在于设计、计划环节尽可能规范物资需求，统一物资标准，形成少而精的采购种类，后期采购环节通过集中规模化采购，降低采购成本，提高采购效率。反之，如果需求、设计环节物资采购标准不统一或部分采购标准缺失，将直接导致同种物资规格多样，物资需求难以集中，严重制约后期集中采购的规模和效率。同时从采购业务链可以看出，标准化采购有以下特点：1.标准化采购的源头在设计、计划环节，实现标准化采购需要设计、技术和采购部门紧密配合。2.标准化采购是直接从源头减少物资采购种类，无论集中采购实施与否，都能提高采购效率，有效降低后期采购工作量。3.标准化采购和集中采购是相辅相成、相互促进的关系。集中采购是实现标准化采购经济效益最大化的最佳途径之一，集中采购通过发挥规模效应和批量优势，能有效把控采购议价能力，降低采购成本，提高结算效率；标准化采购能够从源头上促进物资形成规模化，是集中采购进一步规模化的基础。标准化采购要求从源头上统一规范物资标准，直接减少物资采购种类，有效提高企业集中采购度，减少集中采购工作量，避免后期采购物资形成“万国牌”。

四、启动构想

综上所述，企业标准化采购的启动关键在于对计划前端业务的技术把控，以标准化设计、规范需求计划为起点，重点从物资流入新建或改建项目入手，同时结合集中采购降低采购成本，实现企业经济效益最大化，并以此为基础逐步开展企业物资标准化体系建立。同时标准化采购的启动过程需注意以下三个方面问题。1.强化设计标准化标准化采购能否有效实施的关键在于采购信息产生阶段就导入有效标准化机制。初期可以先从设计细节标准化入手，采购部门可以全程参与设计审核，提出选材建议，明确常规设备材料选型，采取以高代低、化零为整的方法，统一规范设计标准，整合物资需求，减少采购物资种类，降低采购难度。零星管材一直是物资采购的难点，其采购周期较长，价格较高，如果再遇到规格型号材质特殊的管材，常常导致采购“无商可选”，不能及时完成采购，这样不仅浪费前期大量采购时间，而且最终仍需联系设计单位进行改代替换后方可实施采购。因此在设计之初就考虑统一标准，优化管道等级，整合零星管材的规格型号，通过统一规范标准，系统性优化管道材质，简化整合壁厚规格减少零星管材采购，最终形成“规模化”钢管种类。如在某油气田净化厂项目建设中，通过对设计细节优化，项目管道规格较同类工程减少25%，其中抗硫管材规格数量降低26%，非抗硫管材规格种类降低19%，大量减少零星采购，节约采购总成本，降低后期采购难度。从长远来看，应全力推行装置整体设计标准化、模块化，才能达到标准化采购最佳实施效果。在满足工艺要求的前提下，综合考虑技术经济因素，尽量选用成熟工艺方案，确立性价比最佳结合点，优化整合设计方案，化繁为简最终形成按工艺范围划分，通用性更强的装置整体标准化设计方案。通过整体标准化设计将大量减少采购物资种类，并能形成长期稳定的标准化物资需求，最终达到以标准化促进物资采购规模化、集中化、模块化的目标。从制度上规范设计和计划提报。目前因设计标准化程度不高或者个性化设计导致采购物资规格种类繁多是制约后期集中采购再提升、实现规模效益最大化的短板和瓶颈。因此对设计环节进行标准化考核十分必要，同时项目部门应重视设计方案评审，在设计审查阶段严格把关，切实落实标准化设计。2.强化物资计划管理强化物资需求计划管理。在需求计划环节重视执行集中采购的结果和对非集中采购物资需求计划的管控。严格按集中采购结果提报需求计划，并把执行效率纳入部门考核。同时严格控制使用单位“个性化”需求计划提报，减少非集中采购物资需求计划的数量。加强物资需求计划提报及时性考核。计划人员第一时间将物资需求计划提报至采购部门，采购人员及时将通用性强、使用频率高的物资纳入集中采购，并快速形成采购目录。这一点对项目建设尤为重要，后期项目建设所需同种物资可以直接选用集中采购结果，省去中间环节，实现高效采购，从而加快项目整体建设进度。如在某油气田净化厂项目建设中，项目部先后把抗硫阀门、桥架等多种物资在第一时间快速形成集中采购目录，在降低采购成本的同时，也极大缩短后期项目物资采购周期。3.强化集中采购全面推广集中采购，采取以集中采购为主，标准化采购方案为辅的采购模式，全面提高物资采购效率。集中采购能发挥规模化采购的优势，有效降低物资采购成本。同时其采购结果直接生成采购目录，使用单位可以直接选用集中采购结果，生成采购订单，省去选商、谈判等中间环节，加快物资采购进度。同时还可以与传统代储代销模式相结合，构建既能满足企业日常物资供应，又能保障紧急采购需求的物资保供体系，最终打造集中采购、目录采购、代储代销等多种采购模式相结合的物资供应新格局。在集中采购实施中，应注意以下两点：一是尽可能扩宽集中采购目录形成渠道，增加集中采购物资种类，扩大集中采购覆盖面。灵活选用定商定价、带量采购、定商采购、框架采购等多种模式快速形成集中采购目录。二是重视物资技术规格书的编制工作，通过技术规范的指导制约和保护，避免集中采购中由于专业技术知识缺乏而误入不良供应商设下的技术陷阱。对非集中采购物资，通过积累形成标准化采购方案，提高采购效率。由于企业采购物资的种类具有一定重复性，结合供应商考核，建立细化到物资品名的“优秀供应商选商库”，并通过不断积累和完善，形成针对不同种类物资的初步采购方案。一旦收到物资采购计划，结合最新制度要求和供应商考核情况，也可以快速形成采购方案，从而加快物资采购进度，同时也为今后类似物资采购提供参考。

五、结论

综上所述，企业物资标准化采购的启动关键在于对物资计划前端业务技术环节的把控，以标准化设计和规范需求计划为起点，重点从新建或改建项目入手，加强对设计、计划环节的管控，同时结合后期集中采购，初步形成标准化设计、规范化需求、集中采购“一条龙”物资标准化采购流程，后期再逐步完善构建标准化采购体系。对新建企业而言，标准化采购启动是一个相对简单的过程，从设计、计划源头统一标准，规范物资需求，到开展集中采购形成采购目录。但对有一定历史的企业而言，除对新建或改建项目推行标准化采购外，还要除旧布新逐步淘汰未从设计源头规范的前期留存物资，这将是一个长期的过程。标准化采购是一项复杂、覆盖面广的系统性工程，它的实施不可能一蹴而就，而是一个循序渐进的长期过程。标准化采购不仅涉及对采购标准的确立，还包括对采购相关环节、全业务流程、采购制度和采购组织构架实施标准化管控，以及后期对供应商进行战略化管理。此外实现标准化采购还须重视从业人员的素质标准化，开展对从业人员的业务技能培训，加强对物资标准规范的学习，全面提升从业人员的综合素质，实现业务人员从采购从业者到专业者、精业者的转变，多措并举后最终实现真正意义上的企业物资标准化采购。

作者：蓝强 万东 丁婕 单位：作者单位：中国石油西南油气田公司