工程物资集采管理体系研究

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摘要:通过加强工程物资集采管理，实现企业降本增效和防控风险已逐渐成为企业的共识。本文从建筑工程企业物资采购特点出发，归纳工程物资集采管理的必要性和重要性，据此构建工程物资集采管理体系，提出保障该体系实施的支撑条件。

关键词:工程物资;集采管理;业务管控

一、建筑工程企业物资采购特点

行业统计数据显示，在建筑工程项目的施工总成本中，物资成本占比超过四成。因此，物资采购价格是影响施工成本最直接、最重要的因素，也是影响项目收益的关键所在。特别是对于大型建筑工程企业而言，如何通过物资采购实现降本增效，从而推动企业价值持续增长，已成为一个重要问题。而对于我国大型建筑工程企业而言，虽然从整体上看工程项目物资需求量十分巨大，但企业在市场中并没有获得与需求量相匹配的话语权，在物资采购价格、供货保障等方面均处于劣势地位。这主要是由于行业特性决定的，大型建筑施工企业通常组织结构庞杂，下属单位数量多且分散，加之施工项目所在地域和具体施工情况的影响，物资采购多以项目为单位进行，无法获得规模效益，也很难具有议价优势。同时，由于在建项目均为临时性，企业在分散采购中很难与上游供应商建立战略合作关系，在物资价格、持续供应保障等方面均面临较大风险。由此可见，对于大型建筑工程企业而言，物资集采的必要性和重要性是不言而喻的。通过物资集采，不仅有利于企业掌握优势资源，降低采购成本，保证物资的持续供给，同时，在服务项目以满足工程需求的基础上，还有助于企业寻找市场机会从而拓展盈利渠道。

二、工程物资集采管理体系的构建

基于上述我国建筑工程企业物资采购的特点，实现物资集中采购供应首先需要构建集采管理体系。该体系的核心是建立企业内跨层级的协同工作机制。总部采购管理部门归口管理工程物资集采工作，负责做好顶层设计，明确各个参与方的职责分工，固化集采工作流程;集采平台公司负责具体实施，配合完成招标采购工作，与上下游企业签订采供销合同，收集各项目单位的需求计划，并根据项目实际制定实施方案;项目单位需要按规定的流程做好集采计划，并负责物资收货和现场管理。具体地看，集采管理体系由集采业务流程和集采业务管控两大维度构成。(一)集采业务流程。集采业务流程具体分为经营投标和项目实施两个阶段。1．经营投标阶段。该阶段包括项目信息收集、投标报价、销售合同签订与执行。(1)项目信息收集。销售部门通过电话、公共媒体、客户自媒体、内部传递、面对面会议等渠道，收集来自内外部的有关目标项目的有价值情报，并按照项目合同金额将项目信息划分不同类型。(2)投标报价。该流程包括四个环节:资格预审、报价管理、报价文件投递及开标、获取投标/询价结果。①资格预审。销售业务经理会根据甲方资格预审要求，准备相关资格预审资料。招标文件中有投标保函、保证金要求的，销售业务经理负责按照公司有关投保保函、保证金办理规定进行办理。②报价管理。根据不同项目的采购量、交货地点、交货时间等情况综合考虑，选择多家优势供货商多渠道、多路径进行快速预询价。以预询价作为基准价进行利润加成，经部门经理审核、主管副总审批后，作为对外报价的基准。③报价文件投递及开标。销售业务经理负责编制投标书，并按招标文件要求进行投递。开标后，仍由其理负责收集汇总各投标单位的有关报价、优惠条件等关键信息。④获取投标/询价结果。销售业务经理负责获取投标/询价结果，更新项目状态。由其负责获取中标/未中标通知书，并向相关负责人通报投标/询价结果。(3)销售合同签订与执行。①合同签订。按照公司合同审批流程进行合同审批，完成合同签订。②合同执行。销售业务经理负责全程跟踪合同执行情况，内部负责与采购业务经理协调交货问题，财务部门开票问题，外部负责协调甲方的回款问题。2．项目实施阶段。在该阶段，本着公平、公正、合规的基本原则，在企业利润最大化、风险最小化的目标约束下实施就近采购。根据适用范围的不同，具体采购方式包括框架协议采购、公司储备仓库以及一单一询采购等。采购合同签订与合同执行有如下具体流程。(1)合同签订。按照公司合同审批流程进行合同审批，完成合同签订。(2)合同综合执行。采购业务经理负责全程跟踪合同执行情况，内部负责与财务部门协调付款问题，与现场协调员沟通交货情况，外部负责协调供货商的开票、供货问题。(3)现场交货。采购业务经理负责协调供货商发货时间，现场协调员对货物的运输过程进行全过程跟踪，直至货物安全抵达交货地。货到现场后办理相关的移交手续，货物交仓库管理。(二)集采业务管控。1．客户管控。销售部门收集有关目标项目的客户信息，包括企业概况、财务信息、联系人等，并按照企业统一规定的客户准入要求和标准进行客户准入审查。在此基础上，根据全年实际合作成交额及回款情况等，对客户进行评估分级，该分级每年进行动态调整，特别是对于严重失信客户会进行降级或淘汰处理。2．供应商管控。在符合供应商准入原则的前提下，从营业范围、生产能力、供货维度、财务能力、质量保证能力和履约信用等维度，具体设计准入要求标准。根据全年度实际合作成交情况、供货情况、响应速度、服务效果等，对供应商进行动态评估分级，与客户管控维度一样，供应商分级也以年度为单位动态调整。3．风险管控。通过对业务实施过程中可能存在的风险进行识别，并针对主要风险点制定相应的风险预防措施。4．安全管控。产品采购过程中的安全管理涵盖整个采购工作的全流程，确保在供应商考察阶段、运输阶段、现场检验/交货阶段，现场服务阶段的作业符合安全管理的要求以及物流仓储的安全管理。

三、工程物资集采管理体系的实施支撑条件

(一)保证资金良性周转。资金是集采工作的生命线，是集采工作可持续进行的物质保障。一方面，需完善集采流动资金筹集机制。项目单位需根据承接项目测算工程物资采购总额和流动资金需求额，集采平台公司据此明确资金来源，通过合理运用票据、供应链金融等多种融资方式，积极拓展融资渠道，降低资金成本。另一方面，需完善集采资金清算机制。建立集采资金有偿占用机制，以经济手段督促各项目单位及时偿付，避免项目单位无限制占用集采资金，造成因内部流动资金沉淀而导致集采难以为继的情况发生。(二)加强供应商关系管理。在供应商关系管理方面，立足于长期合作和价值增值的共识，进一步加强企业集团层面的战略合作渠道建设，从战略采购和区域集采两个维度拓展集采业务的深度和广度，加强资源渠道建设，提升整体经营效益。同时，也应充分考虑物资市场价格、供应商的持续供给能力等因素，引入供应商选优机制，实现风险的有效管控。(三)推进标准化和信息化建设。在集采管理系统中积极推进业务流程标准化和信息化管理。业务流程标准化有助于规避集在定价、服务等方面存在的差别以及隐形损失的发生。信息化除了在已有的集中招标及询价等方面广泛应用外，可进一步应用于计划、对账、结算、付款等信息流转方面，实现提效降本。

参考文献:

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［2］乔金万．集采供应模式下铁路工程项目物资供应管理探讨［J］．采购与供应管理，2020(1):56－58．

［3］吕游．电力建设企业大宗物资集采分供策略的探索与实践［J］．电力设备管理，2020(2):108－110．

作者:李超 单位:天辰(天津)国际技术贸易有限公司