信息化在企业物资采购管理的作用

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摘要：企业经营规模不断扩大，对各类物资的需求量也在持续提升，物资采购管理面临的工作压力也相应增加。除了要注意控制物资采购的质量、成本外，还要实现物资的最优化利用，减少因为库存积压带来的损耗。将信息技术应用到物资采购管理中，搭建物资采购管理平台，实现对采购方案、采购合同的科学管理，以及对采购过程的全面监督，推动物资采购管理向规范化、精益化方向发展。文章首先概述了物资采购管理信息化的重要价值和应用现状，随后介绍了信息技术在采购方案管理、财务结算管理方面的创新应用，最后就如何保障物资采购管理信息系统的推广使用提出了几点建议。

关键词：信息化；物资采购；财务结算；采购合同

物资采购是企业生产与运营的基础环节之一，以往企业采购管理中，由于对物资供需信息变化的掌握不及时，经常会出现采购费用超支，物资供不应求或供大于求的情况，不利于物资的最优化配置。物资采购管理工作中要引进信息技术，搭建信息平台，在减轻采购人员压力、提高采购工作效率的基础上，支持企业各项业务的正常开展，进而实现企业经营效率和竞争实力的全面提升。

1企业物资采购管理信息化的重要性

1.1有利于实现物质采购管理的全面监督。物质采购管理需要重点关注两个要点，其一是确保物资的质量、品类、规格等符合要求；其二是控制采购成本，杜绝资金浪费或挪用等不合理的情况。信息技术的运用，让整个采购过程变得更加透明，企业的管理人员能够做到全面监督。在采购管理中将质量管理应用到物资采购的各个环节之中，严格管理市场准入，对供应商的产品标准和质量保证体系加以审查考评。对采购计划质量标准与要求进行审查，对入库管理、合同管理、验收管理及出库管理等方面，均应制定相应的管理要求，使采购过程实现全方位和全过程的管理，从源头上杜绝了各类不规范行为。1.2有利于提升物资采购管理的工作效率。以往企业的物资采购，从前期编制采购方案、采购各类物资，再到财务结算，整个过程需要花费较长的时间，物资采购周期越长，管理工作的压力越大，企业方面需要投入的人力成本、时间成本就越多，损害了企业的利益。而信息化的应用，则精简了物资采购的流程，让时间成本大幅度缩减。例如，以往的企业采购，需要采购人员提前调查多家供应商的报价，然后进行综合对比，确定合作对象。在运用信息技术之后，可以灵活掌握市场上各类物资的价格情况，消除了供应商和企业之间的信息不对称问题，有助于企业采购人员合理选择供应商，提高物资采购效率。

2信息化在企业物质采购管理中的应用现状

2.1企业采购管理部门的信息基础较为薄弱。现代企业对信息技术的重视程度越来越高，但是在采购业务上，传统的思维仍然根深蒂固，信息化建设比较滞后。虽然企业采购部门也顺应信息化发展形势，引进了管理信息系统，但是后续的支持工作没有跟进，信息系统的价值受到了很大限制。以ERP系统为例，该系统涵盖了物资管理、人力管理、财务管理、信息管理等各个方面，是现代企业必备的管理信息工具。企业虽然引进了ERP系统，但是没有与时俱进的进行系统升级，日常的运营维护工作也不到位，低版本的ERP系统软件与其他办公软件不兼容，在物资采购管理中的实际作用没有完全发挥出来。2.2物资采购管理人员的信息技术操作能力差。随着企业物资采购管理系统研发的深入和应用范围的扩展，对采购管理人员的综合素质也提出了更高的要求。根据调查结果来看，企业在职的采购管理人员中，有相当多的人员对管理信息系统比较陌生，只能完成基本的操作，而对于数据资源的调取与分析，采购与供应的协调等更加重要的功能，没有做到熟练掌握。在这种情况下，采购管理信息化的应用优势没有体现出来，不能给企业创造价值和利润，企业高层领导在这一方面的重视程度降低，从长远来看不利于采购管理部门信息化建设的发展。2.3现有物资采购管理信息系统的功能单一不同企业在物质采购管理信息化建设方面投入的财力、人力支持不一，这也就意味着物资管理信息系统的整体水平、实用功能各有差异。从整体上来看，物资采购管理新系统的功能偏少，还不能很好地满足采购业务开展的需要。现有的采购管理信息系统中，虽然增加了价格对比、价格预测的功能，但是系统内部数据库中的价格信息更新缓慢，这也导致系统提供的物料参考价格不具备实用性。

3企业物资采购管理信息系统的创新应用

3.1采购方案管理。企业生产与运营中，对于各类物资的需求量存在很大差异，如果物资采购数量偏少，会因为物资短缺而影响企业工作开展的持续性；相反，如果一次性采购过多的物资，还会造成库存积压，增加了库存成本。基于信息技术的物资采购管理系统，则可以动态的掌握物资库存、需求、供应之间的变动关系。管理信息系统首先按照企业制定的生产计划，核实某个时间段内所需物料的种类与数量。然后每隔一段时间对比库存物资的剩余量，根据对比结果确定采购方案，明确各类物资采购的数量。这样一来，就可以避免物资短缺或过剩的问题。3.2采购合同管理。采购合同的管理主要包含采购订单的审核、变更、注销以及订单的初始化和回退等系统功能。采购人员在采购订单、询价方案及采购方案的基础上编制采购合同，通过信息化的采购管理，采购合同内容应包含企业与供应商名称、交货的时间和地点、采购总价与标准等。采购员能够修改和删除采购合同，并在采购合同执行完后核销合同。企业要严格审核采购过程中的合同性和审批手续，建立与之相应的合同管理台账，使合同的执行过程能够随时被监督，还能有效了解合同到货与付款等情况。3.3企业计划管理。物资采购还会受到企业各部门生产效率、销售能力的影响。例如引进新的生产线后，生产效率大幅度提升，对物资的需求量也会增加，这种情况下就需要调整物资采购计划。利用信息技术，在网上对物资采购计划进行接收，还可以直接将书面物资需求计划进行录入，实现企业库存物资状况、代用物资状况和期货资源等信息的有效汇总。在以上基础上构建相应的采购计划，并随时跟踪和了解物资的需求计划和采购计划的实施状况，从而开展物资储备定额的制定工作。3.4财务结算管理。通过将信息化应用到企业采购管理中，财务结算管理主要包括出入库汇总、稽查单据、统计收发单据以及申请付款等内容。对财务结算进行管理，要将采购过程中的出入库单、合同、移库单、货款发票、报废单等数据加以审核和统计，办理相应的付款凭证。统一管理物资采购中的资金，定期对采购储备资金的使用情况、周转情况加以分析，并对在途资金及时清理，确保能够对物资采购和供应环节资金预算与支付状况进行有效监督。

4完善企业物资采购管理信息系统的建议

4.1建立长效投入机制，完善信息基础设施。企业采购部门信息管理系统的建设与应用，需要一定的资金投入。为了支持采购管理工作的高质量开展，企业方面除了要给予足够的重视外，也必须从物质层面上提供充分的保障。要建立长效投入机制，除了在前期用于信息基础设施建设的费用外，后期物资采购管理系统的运营维护、更新升级等，也要提供专项的经费支持。以目前主流的ERP（企业资源计划）系统为例，短则数月，长则一两年，就会进行一次系统升级，例如增加数据库平台的数量、优化用户界面等。4.2重视人力资源培训，提高采购人员复合能力。在企业积极构建“互联网+采购管理”模式的背景下，新时期的采购管理人员，必须要具备复合能力。除了要掌握供应链管理、采购合同编制等专业技能外，熟练掌握行业相关的信息技术，也是必备的技能之一。特别是随着企业物资采购管理信息系统的逐步推广使用，如果不懂信息技术、不会操作信息系统，注定要被时代所抛弃。因此，企业的人力资源部门，也应当顺应采购管理信息化的发展趋势，针对采购管理人员，重点开展信息技能方面的培训。例如熟悉ERP系统的功能，掌握操作技巧等，为物资采购管理提供人才支持。4.3重视系统功能开发，充分发挥采购管理优势。现阶段企业虽然在物资采购管理信息化建设方面提供了人力、财力的支持，采购管理信息系统初步建成并投入使用，但是也存在一些问题，例如功能方面还比较单一，多数情况下还只能完成一些简单的物资材料编辑、采购价格对比等工作，显然无法满足企业物资采购管理工作的开展需要。为此，要重点加强系统功能开发，立足于企业采购业务的办理需要，尽快拓展系统功能。例如，各类物资的市场价格波动变化明显，可以在系统中增加历史价格统计与未来价格走向预测等功能。根据预测结果，选择在低价格时购进物资，从而帮助企业节约一大批采购成本。

5结束语

当前企业的采购部门，还存在信息系统功能单一，采购人员对管理信息系统操作不够熟练等问题。下一步要重点做好资金投入保障，加强人才队伍建设，开发系统新功能，让物资采购管理信息系统在物质信息获取、价格对比、库存管理等方面，发挥应有的价值。

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作者:张磊 单位:国神集团物资中心