物资采购管理显性化标准化思考

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摘要：对以计算机技术及网络技术为依托，应用大数据将财务管理信息系统、相关业务管理信息系统有机融合，开发物资显性化管理平台，通过物资收、发、存在线适时动态监控，实现计划、采购、库存、消耗等物资管理全过程的信息化、显性化、标准化进行了探讨。

关键词：信息管理系统;物资采购管理;显性化平台

1物资显性化管理平台的构建

物资显性化管理平台是利用信息化手段，实现将物资采购、库存、消耗、质量4类数据以图形、报表和文字相结合的方式，展现物资管理现状的系统。1.1实现数据融合。通过信息的互联互通，将路局各业务处、财务处与物资管理数据紧密地融合，实现对全局物资成本管理的动态监控。1.2全面分析优化。通过对计划、采购、库存、消耗、质量等各类数据多角度分析、挖掘、提取，按照不同维度、不同角度、不同层次以不同形式供物资、财务及生产经营部门分析总结提炼，形成分析月、季度和年度报告等，针对发现的问题提出解决方案。1.3科学决策参考。通过对计划、采购、库存、消耗、质量等关键指标数据深度钻取、准确呈现，为各级领导科学决策，优化生产成本管理和经营策略提供有力的技术支持。1.4动态预警管控。通过对物资库存、消耗和财务成本数据的统计、分析，形成以各专业系统、站段、成本项目、修程、车型为主题的分析、预警展示界面，实现物资库存、消耗的显性化和动态管控。

2物资显性化管理平台的实践应用

物资显性化管理平台包括采购管理、库存管理、消耗管理、质量管理和辅助决策5个模块，通过平台实现数据共享、动态监控、显性管理、科学决策等主要功能，不断赋予物资管理新的内涵。2.1采购管理。平台能够按系统和物资类别分析全局各站段上报的物资需求计划合理性及各级采购部门计划落实情况，从采购方式、采购价格和采购来源等各方面进行监控，实现物资从计划到采购的全过程科学管理。2.1.1提高需求计划集中提报比例。应用显性化平台以前，全局物资需求计划集中提报率在60%左右。应用显性化平台后，对站段需求计划进行实时专题展示、比对排序、分析评价和考核通报，集中提报率达到95%左右，有效发挥了规模采购优势，最大限度减少了单一来源采购。2.1.2实现大额采购监控。利用平台对全局10万元以上的物资全部纳入重点监控范围，每日进行采购数据的钻取查询、比对分析，对大额物资采购合规性进行审查。确保大额物资采购过程依法合规，采购结果科学合理，有效降低采购风险。2.1.3实现采购价格差异分析。利用平台对单笔物资采购价格与全局加权平均价进行比较，差异超过20%的均要说明采购理由，并按采购权限由相关领导或采购监督人员核实确认。采购价格差异较大且无合理理由的，将对采购人员严肃问责。2.1.4规范站段零星物资采购。应用显性化平台以前，站段超范围采购，化整为零采购现象时有发生，有的采购价格与路局集中采购价格差异较大。管理部门只能靠现场检查发现问题，解决时间滞后。应用显性化平台以后，站段全部的物资采购都通过平台公开显示，路局每月进行专门分析评价，对问题突出的单位进行问责，有效规范了站段零星物资采购行为。2.2库存管理。平台能够按照年、季、月、日等时点，对全局、专业系统、站段、车间、仓库、物资分类、物资编号和物资在库状态等进行检索，实现对全局及各单位库存指标进行分组展示，对库存超储、积压情况进行预警，对库存资金周转次数进行同比和环比分析，从而强化成本管理，将库存物资控制在科学合理水平。2.2.1规范信息系统库存核算管理。在平台测试物资管理信息系统（2.0）初期，暴露出个别单位使用不规范数据失真的问题。按照财务款源、物资属性、功能用途等性质，统一设置为运营维修、机车专用柴油、线上料、修旧利废等12个标准仓库类别，要求站段凡是生产经营和建设所需具备实物形态的物资采购都要纳入物资管理信息系统进行核算，从而真实地反映了全局库存情况。2.2.2动态掌握全局库存。对库存进行日报分析预警，督促各站段及时进行收、发、存作业，做到日清月结。对全局和各站段的库存物资动态查询、显示和分析，通过站段间、系统间的数据对比、指标排序，促进各单位积极采取措施优化库存结构，压缩库存资金占用。2017年12月末，全局运营维修物资库存31081万元，较年初33977万元减少2896万元，较定额37839万元减少6758万元。2.2.3实时监控积压物资。实现了库存无动态物资按6个月至3年分时间段进行查询。积压物资会在平台突出显示，产生积压物资的单位必须逐笔填写理由，并通过平台监督整改情况，有效提高了积压物资处置效率。2017年，全局已列销、利用积压物资429万元。2.2.4代储物资资源共享。利用显性化平台建立全局代储代存物资信息库，将分散各地的代储代存物资资源整合为全局储备信息公开，各站段根据生产需要互享共用，进一步提高了代储物资利用效率，缩短了供应组织时间。2017年，共对动车配件、和谐机车配件、客车配件、货车配件、电务配件、机车轴承、劳保用品等12个大类，80余个品种约2800万元的物资实行了代储共用。2.3消耗管理。2.3.1动态掌握物资消耗情况。管理者可以通过平台对物资消耗情况进行统计分析，可以随时了解物资消耗情况，总结消耗规律。通过对同期、同修程所消耗物资情况的对比，清晰地看到各系统、各单位、各项目的差异情况、节超情况，及时发现消耗异常。2.3.2加强风险预警。对消耗数量与定额不匹配、消耗数量明显不合理、不同时期消耗差异过大等问题进行风险预警，分析成因，制定解决措施，进而指导运输生产。2.4质量管理平台首页醒目位置设置警示版块和提示版块，内容每日更新，对前一日平台监控到的风险内容进行及时预警，提醒操作者仔细核对。对可能出现的错误设置第一道防火墙，起到事前警示作用。2.4.1质量管理内容具体化。平台预警有提示、说明能查询、重点很明确，使监督的内容更加全面、方式更加便捷，极大地提高了监督的针对性和时效性。2.4.2质量管理考核科学化、公开化。平台通过图表的形式将中国铁路总公司、路局在物资质量监督检查、信用评价、质量事故等方面发现的问题及处罚结果公开展示，促使各单位加强物资质量验收把关，防止类似问题的发生。2.5辅助决策分析平台实现了物资计划、采购、节支、库存、消耗、质量等主要物资指标的综合统计分析，为物资管理方针目标制定、政策措施创新、流程环节控制提供大数据支撑。通过平台数据分析，站段能及时发现物资管理问题，制定措施解决。路局相关部门能及时有针对性地进行指导，规范物资管理工作。通过各单位主要物资指标考核排序及点评分析，建立各专业系统和系统内各站段“红黑”榜，实现主要业务指标评比的公开化、透明化、显性化。

3强化应用过程控制、不断完善显性化平台功能

3.1进一步完善平台管理制度。3.1.1建立完善例会制度。按照集中管理、分工负责的管理方法，物资处定期组织由机务、车辆、工务、电务、供电、财务处等有关部门参加的分析会，物资处负责对采购、库存、质量控制等方面进行专业分析，各专业处室和财务处对各系统成本消耗进行分析，共同讨论问题处理方案。3.1.2建立完善通报制度。每月对平台监控情况进行全面分析，形成综合分析月报，结果全局通报，对问题比较突出的单位点名批评，下达整改通知书，限期整改落实。3.1.3建立完善考核制度。对平台监控发现的重点问题，全部纳入到对各单位的考核当中，通过加强考核提高各单位对此项工作的重视程度。3.1.4建立完善问题库制度。每月汇总显性化平台监控发现的问题，分类别、按单位建立显性化平台问题库。并按照既要有分析也要有结论的要求，对全部问题实行跟踪销号管理，督办整改，限期完成，以求实效。3.2加强平台动态管理。3.2.1加强平台维护。不间断地进行系统升级，保持和拓宽信息系统功能。实现集团公司部门间、公司和基层单位之间的无缝连接、有序流动。3.2.2实施信息共享。打破信息孤岛，充分发挥物资信息对生产经营的推动作用。3.2.3夯实管理基础。通过平台常态化考核分析，“揭疤亮丑”倒逼强化物资基础管理工作，把问题暴露得更充分，把分析研究得更深入，把措施制定得更有效，把问题整改得更到位，管理水平实现新提升，物资工作实现新发展。3.3不断深化完善平台功能。3.3.1开发细化分析程序。对突出问题研发专门分析程序，将分析主题延伸到车间、班组、仓库、设备、重点物资等内容，将物资库存和消耗细化到具体品种。3.3.2开发物资验收系统。依托显性化平台建立站段物资验收系统。通过手持智能终端和远程监控，实现到货物资、合格证的信息化和智能化管理，保证到货验收的准确性，提高验收效率和物资到货质量。3.3.3重点物资打码跟踪。对重点物资实行生产厂打码管理。让物资从出厂就带上“身份证”，做到对产品质量的源头追溯，避免假冒伪劣等质量风险，确保生产安全。3.4促进廉政建设。依托显性化平台，进一步推进物资领域廉政风险防控工作，将更多可量化的廉政风险延伸到全部物资管理环节，确保不留监控死角，促进物资系统廉政风险防控体系日臻健全和完善。

作者:宫晓华 单位:中国铁路哈尔滨局集团有限公司物资管理处