信息系统在物资管理的定位和原则

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摘要：目前各个公司都引入了专业的信息系统用于物资管理，工程公司也是花费了很大的成本推行SAP系统。文章将结合物资管理信息系统在工程建设中的实际应用，剖析现实物资信息系统应用遇到的各种问题，提出合理的解决方案，逐步探讨明确信息系统在物资管理中的定位和实施原则，明确引入信息系统的最终目的，提出实施物资管理信息系统指导原则，以便从根本上消除信息系统实施过程中的障碍，使信息系统真正产生应有的经济效益，为红沿河二期信息系统的实施提供借鉴经验。

关键词：物资管理；信息系统；物资标示

1信息系统应用背景

为了更好地服务于工程建设，物资仓储管理方都引入了先进的物资管理信息系统，比如广核工程公司SAP系统、中间库系统、二三公司CP2系统等等。各个公司引入物资管理系统的目的都是一样的，那就是提高公司的管理水平，但是很多情况下，即使引入个国际上非常先进的管理信息系统，物资管理水平却不见起色，甚至引来更多的人力投入，使员工的工作更加繁琐，数据更加不可靠。

2实施系统后遇到的问题

2.1复杂的数据处理。工程公司引入SAP系统后，大量的数据需要录入，部门与部门之间业产生了大量的数据处理任务，比如一个批次的入库工作从一开始到结束需要多达十几个人处理，假如一个环节数据有问题，整个批次的数据都无法处理。红沿河核电站自2010年到2014年共产生近万个到货批次，每一个批次又包含很多的数据，这样就产生的天量的数据量。数据量并不可怕，有计算机管理。但是这些数据部门之间的处理却是人工的，一条数据出错就影响整个批次ECC的出具，在最高峰时，红沿河项目路堆积了多达上千批次ECC没有按时出具，很多顽固的批次已经遗留了2年多的时间未处理，因为这些数据，公司增加了大量的数据处理人员。2.2危险的库存准确率。2014年6月份，阳江项目部、防城港项目部通过信息系统查询，红沿河核电站有大量多余的核级不锈钢管不再使用，于是发起了项目借用单，希望借用红沿河项目部核级不锈钢管以解燃眉之急。待借用单流转到红沿河物资部门时，管理人员却发现大多数的不锈钢管库里已经不存在，而信息系统里依然库存很多。2014年9月红沿河项目部库存盘点，盘点的准确率只有97%，抽查盘点的物资有多达十分之一的不准确或缺少，这是一个十分令人担忧的问题，往往一个小部件的短缺影响关键路径的进展，库存准确率不得不发人深省[1]。2.3大量的系统存储货位与实际货位不符。通过对工程公司红沿河项目部核岛物资承包商二三公司信息系统中查询验证，发现6万多条数据中有大概一半的存储货位和系统中记录的货位是不符的。大量的货位不符，给日常出库备料造成了很多的困难，大量的WAS延迟配送，再加上二三供公司人员的持续流动，物资管理因此受到了大量的投诉。承包商物资管理的不到位，直接影响到工程公司各个部门的矛盾，不断的查询、投诉弥漫在各个部门，工程公司物资部门的管理工作量无形中增加了很多倍，再加上人员有限，工作中承压很大，事情很多时候不能做得很完美。2.4退库物资与返运物资的管理空白。根据现行的物资管理流程，工程物资的退库有部分是入物资管理系统的，部分是不入物资管理信息系统的，返运物资与此相类似。如果物项在质量上是有问题的，那么二三物资管理系统中是无法做退库处理的，也无法更新库存，造成部分退库物资和返运物资在系统中无法跟踪，日常的管理中单凭临时的退库单加以管理。二三公司物资管理人员的工作量很饱满，再加上人员的流动、离职，造成了很多的退库和返运跟踪出现了断层。没有一个系统或者负责人能清晰地全记录物项的去向。假如物项退库了，但是在系统中没有跟踪货位，就会没有人知道物项真实的去处。据统计红沿河项目部返运、退库发生上千单，NCR退库物项更是巨大，如此都得事件都是通过人工进行管理统计，工作量相当大。假如一项物项出现管理的缺失，引起的纠纷更是难以解决。2.5物资标示不全。核岛物资管理物项多达几十万计，各种物项即使是相同的名字，但是设计图纸不一样，设计参数不一样，两个物项就不是相同的物项，任何一个经验丰富的物资管理工程师都无法做到对每一个物项的精确把握。那么唯一能做到精确定位的就只有物资标签。没有了物资标签，物项就有可能如大海捞针一样散落在数以十万计的物项中，难以区分，更坏的情况是不相同的物项被错误地安装。2014年9月，LOT75采购的包泵轴找不到了，经过各种核实查找，终于在核岛B1库货架上找到，物项上没有任何的标示，信息系统中没有任何的记录。找到了是幸运的，最终没有耽搁现场的安装工作，但是如果类似没有标签的事件多发，那么出现问题就是迟早的事情，无法规避。

3现行物资管理问题管理信息系统解决方案

数据源的唯一性。在实际的工作程序中很多的数据问题由于装箱单数据与采购订单数据不一致产生，产生这一问题的原因就是数据源的多重性。现场物资收货数据是根据供应商提供的装箱单录入的，也就是实际的收货物项，而进行价格拆分匹配时却要核对采购订单，有时候采购单位不一致、采购数量不一致，都会导致出现数据问题。假如供应商装箱单的数据根据采购订单生成，一切的数据源都来自于采购订单，问题迎刃而解。当然实现这一方式需要用SAP系统改进，能让供应商参与数据的录入选择，或者开放一定的数据端口，供应商可以获得采购订单的数据，并且根据采购订单自动、有选择地产生供货箱单，并传递到现场物资收货部门进行开箱验收、入库等操作[2]。强制要求物资管理承包商统一使用SAP系统。现行核岛物资管理数据先录入到二三公司的CP2系统，然后通过中间库导入传递到SAP系统，中间有很多往来的数据传递，一个系统数据的改变都会影响物项的收货。统一使用SAP系统进行物项管理，消除了两个系统的不一致问题。当然有些措施是无法实现的，比如强制二三公司物资部门使用SAP，那只有工程公司自己增加工作量，配备大量的数据处理岗位，保证系统的可行性。（1）关于系统中的货位与实际货位不符问题。在实际工作中物资管理人员开箱完毕后，上货位、货架后都是手工记在箱单上，或者直接不记录，然后回办公室系统中录入相关的货位，这样操作就容易使人员遗忘、录错货位。另外产生货位不准确的还有库位物项移动没有在系统中及时更新，解决方案是统一配备仓库使用的移动终端，移动终端可以实现查询物项、录入物项实际货位、拍照、修改物项货位等功能，实时地传递到物资管理信息系统，数据零传递间隔，这样就避免了货位更新不及时的问题。另外数据终端还应该可以打印物项标签，对于缺少标签的物项及时进行修正，这样验收合格物项、退库物项都能及时地补上标签。（2）退库物项和返运物项信息系统管理的空白。在工作流程上进行重新定义，所有的额退库物项与返运物项必须通过信息系统跟踪。所有的退库单都在系统中走退库流程，物项质量功能完好，可以继续正常使用的，入到系统库存中。质量有缺陷的物项，统一退库到退库物资库存中。返运物资必须在系统中发起返运申请单，实现物项信息系统的全过程跟踪。（3）物项流动的全过程跟踪。物资从到货到开箱验收入库、出库等全过程必须在系统是进行全过程跟踪。临时的WAS单等必须由系统产生，便于数据的收集和后续处理。做到了物项流动的全过程管理，就能为库存的准确性打好坚实的基础。

4管理信息系统的定位和实施

物资管理信息系统定位。物资管理信息系统的终极作用就是使用最小的成本，管理大量的储存物资。无论是SAP、CP2，在职业人眼中不过是一堆二进制代码，但其所承载的却是一套完整的业务流程。系统无所谓好坏，但凡系统在实际的工作中，节省了大量的人力，提供了及时准确的需要的信息，那就是一个好系统。物资管理信息系统的定位就是用最小的人力成本，产出最准确的需求信息量，减轻物资管理人员的工作量。物资管理信息系统的实施是一个个业务流程紧密相关的工作。普遍的看法是公司花了巨大的代价买了SAP系统，那么相当于把国际上先进的管理方式买到手了，其实公司花的钱不过是买了一堆二进制代码。不但买了代码，还让无数的基层员工花费大量的时间在上面。物资管理信息系统的实施关键就是业务流程的优化，系统和业务流程是行动的两个左右手，上物资管理信息系统必须革新业务流程。有新的业务需求时，也必须实时的变更信息系统。信息系统的实施本质就是业务流程和系统不断磨合的过程。文章中提到了物资管理中的问题，根源就是物资管理信息实施时，业务流程没有被规范，现场实际业务和系统是脱离的，造成信息系统更新、跟踪不及时，继而出现了很多问题。假如出现问题，需及时地规范业务流程，改进系统，那么以上出现的问题，都可以最大限度的规避。

5物资管理信息系统实施原则

（1）业务流程必须革新，与管理信息系统契合坚决杜绝实际业务做一套手工跟踪，信息系统员工补录一套。文章中退库和返运业务就是典型的收购该跟踪，系统真空的案例，需要迫切改进的就是退库返运单必须入系统跟踪，严禁个人手工统计，杜绝出现丢失，跟踪不到位情况。（2）信息系统实施目的是减少人为失误，实时提供需要的准确信息假如员工出现了系统、业务两条路行进时，或者推行系统后员工工作量增大时，必须要革新业务流程，或做系统改变。文章中货位不准确的问题本质上就是系统拖累了实际的业务流程，必须对系统加以改进，引入手持终端，快速地更新。（3）物资管理关键业务流程必须系统全程参与任何的业务流程必须在系统中有相应的体现跟踪，比如物资开箱入库更新货位，物资倒库更新货位，返运退库，必须系统更新跟踪等等。

6结束语

综上所述，随着经济和科技的发展，大型的工程越来越多，随之产生天量的数据应用，伴随工程建设的物资仓储信息量更是十分巨大。文章通过这种信息系统在物资管理中的定位和实施，提高了公司的管理水平，提高了员工的工作效率，保证了数据的可靠性，值得推广应用。

参考文献

[1]魏华.医院物资管理信息化建设的思考[J].中国管理信息化，2018（03）：68-69.

[2]吴卫兵.提高工程物资管理的有效策略探讨[J].中国新通信，2017（22）：92-93

作者:孙涛 单位:国核工程有限公司