数据透视表在高速项目物资管理中的应用

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一、工程概况

宜张高速公路主线里程36.271公里，双向四车道高速公路标准建设，设计速度80km/h。本项目总计长22.875km，主要工程量为挖方485.5万方，填方375.5万方，大桥4976.65m/14座，隧道3141.75m/4座，互通式立交2处，服务区1处，收费管理站1处。项目合同工期30个月，合同段中标价格为11.67亿元。

二、物资管理的意义

国内高速公路项目物资材料一般占工程直接费成本支出的55%至75%，是工程项目最大费用项，物资管理是项目盈亏的关键因素。物资管理包含内容丰富，包括原材料市场及潜在供应商调查、物资采购总体计划、合格供应商管理、物资出入库管理、现场管理、物资核算与支付等内容，从管理角度来讲是一个完整的PDCA循环过程。国内高速公路项目施工周期短、规模大、构造物复杂、工作面多，造成短期内使用材料种类繁多、数量巨大。仅笔者所在施工企业物资编码就包含五个层级，近10000细目项，具体划分为7大类。普通工程项目虽不可能包含所有物资编码细目项，但基本涵盖7大类物资，且细目项一般在200至500项之间，其中主要材料细目项在100项以上。如此大数量、短周期的物资消耗对项目物资出入库数据统计、分析、核算、管控提出很高的要求，“控则赢、费则损”。本文以宜张项目2013年12月19日至2015年1月2日部分物资出入库统计数据作为研究对象，共6464项源数据。数据包含材料名称等12项字段信息。

三、物资出入库及物资核算管理

1.物资管理软件及Excel表格。物资出入库、物资核算管理是物资管理的重要组成部分，也是笔者本次通过数据透视表这种信息化手段来展现物资管理应用的核心内容。物资管理软件的应用有利于企业成本的管控，有利于实现内部资源的高效利用。一方面，物资管理软件的功能设置通常基于整个行业或某公司整体管理情况进行标准化，有利于关键数据的统一提取，但缺失项目管理中某些更具体细化的重要功能；另一方面，物资管理软件中也存在某些系统bug（缺陷），常造成物资管理软件不能正常使用；因此项目管理中常用Excel表格。

2.物资核算管理的日常要求。高速公路、高速铁路等项目日常工作中对物资出入库、物资核算管理主要体现在物资计划管理和物资统计管理。物资计划管理体现在工程进场后，项目经理部依据工程施工图及施工组织设计，编制物资采购总体、年度、季度、月度材料计划，计划要尽量周详，个别急需材料可以做到旬或周计划。施工时，在计划的周期末核对计划的执行情况，找出偏差，分析原因，及时调整后期计划，编制出更切实的滚动计划。工程设计或施工方案发生修改调整时，工程技术部门及时将调整后的材料采购计划报物资部，以便调整采购计划。

3.物资统计数据的日常操作。项目经理部经常使用物资统计数据Excel表格的人员主要包括物资副经理、总会计师、总经济师和物资机械部、财务部、合同部员工。其中物资机械部员工具体负责物资数据的统计、分析、核算，其他人员根据相应职责和工作范围可能全部或部分使用物资数据。每月进行材料盘点核算通常需要有经验的物资会计2至3天才能完成。根据实际调查研究，使用Excel数据透视表功能仅需要2至3个小时就能完成此项工作，工效比800%。

四、数据透视表功能简介

1.数据透视表简介。数据透视表（PivotTable）是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。

2.数据透视表的创建。本文中笔者皆使用MicrosoftExcel2010软件（以下简称Excel）进行数据透视表相关功能操作。若要创建数据透视表，请运行“数据透视表和数据透视图”模块，从工作表列表中选择源数据。软件为您提供报表的工作表区域和可用字段的列表。当您将字段从列表窗口拖到分级显示区域时，Excel自动汇总并计算报表。创建数据透视表后，可对其进行自定义以集中在所需信息上。自定义的方面包括更改布局、更改格式或深化以显示更详细的数据。

3.工作表数据。您可以将Excel工作表中的数据作为报表的数据来源。该数据应采用列表格式，其列标签应位于第一行。后续行中的每个单元格都应包含与其列标题相对应的数据。目标数据中不得出现任何空行或空列，且不得出现任何合并单元格。Excel会将列标签用作报表中的字段名称。笔者建议初学者使用时应将数据透视表和数据源放在同一Excel工作薄中。

五、数据透视表实际应用

以宜张项目统计拌合站混凝土产量来详细说明数据透视表的创建思路和操作过程。混凝土，是施工构造物的主要构成材料。目前高速公路、高速铁路项目一般情况下采用自建拌合站生产混凝土的方式，确保施工周期内混凝土的质量和产量满足合同要求。通常情况下，项目每月都要对各工区混凝土用量和拌合站混凝土产量进行统计，各工区材料用量核算在下一应用实例中详述。本实例主要描述宜张项目拌合站混凝土2014年10月产量的快速统计。步骤一：数据透视表创建。从工作表列表中选择源数据，得到空白数据透视表。步骤二：创建思路。

1.根据物资材料数据源统计列表可知，混凝土在“材料名称”字段中，“材料规格”字段中包含不同标号的混凝土，可将这两个字段同拖入行标签区域，且“材料名称”在上，“材料规格”在下，形成包含关系。混凝土材料的单位统一都为立方米，所以在此处未将“单位”字段拖入行标签区域，实际操作中可根据具体需求判断是否将其拖入行标签区域。

2.在电脑屏幕左侧表格中，选择“材料名称”弹出窗口中的混凝土项。

3.将“供应商”字段拖入到列标签区域，数据透视表会根据数据源自动填入行标签中混凝土材料对应的供应商。

4.将“当日进量”字段拖入到数值区域，注意此时电脑屏幕左侧表格中显示的数据为计数值，记录的是次数，而非求和项。点击工具栏中按值汇总，选择下拉菜单中的求和项。此时电脑屏幕左侧表格中显示的数据为各种规格混凝土的汇总方量。

5.将“进场日期”字段拖入到报表筛选区域，选择“进场日期”弹出窗口中属于2014年10月的日期。数据透视表字段已放入对应区域。步骤三：创建完成，编辑表格。步骤二完成后，将生成宜张项目拌合站混凝土2014年10月产量。整个过程操作时间不超过5分钟，用筛选功能完成此表格至少需要40分钟以上。如果需要检查某项数据，双击鼠标左键即可，数据透视表将自动截取源数据组成此项数据的列表格式。目前所生成的表格仍然可以继续编辑，一方面可以与本月所完成构造物的设计量对比，另一方面按配合比核算后可与砂石、水泥的入库进量对比，核算两方面的节超情况，及时控制混凝土成本。这里不再对后续编辑表格进行详述。

六、结语

数据透视表是一种工具，特别在处理大量数据的分类统计方面有很强的功能，非常适用于大型工程项目的管理。掌握好这种工具，不光可以用来管控项目物资材料，也可以更多的应用于工程项目的计划、统计和各类成本核算工作。让工程项目各类管理人员更加轻松高效的管控项目，但工具仅可以提高工效，项目效益成败的关键因素还在于管理思路。

作者:宗奇 单位:中交第二公路工程局有限公司