药检机构物资管理

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一、管理功能

1计划采购功能计划采购是各实验室对下一个年度需采购的实验资源、耗材等进行网上申报，后勤供应部门按照经上级领导审批的预算计划进行的采购。每年度由后勤服务部门计划，各实验室做计划申请，逐级经部门负责人、所领导（必要时）及分管院领导（必要时）审批后，由后勤服务部门审批进行采购。计划采购可以增加物资采购及供应的前瞻性及指导性，便于采购目录的快速、有效地整合，规范采购的实效和流程，明确需求时间，避免采购集中在假期、年末及采购资金截止期，使每一年度的采购按部就班、有条不紊地顺利进行。计划采购流程。2应急采购功能应急采购是各实验室在本年度审批的采购计划外，因应急检验对急需采购的实验资源、耗材等进行网上申报，后勤供应部门按照经上级领导审批进行的采购。应急采购需由各部门管理员填写《物品申购审批表》，逐级经部门负责人、分管院领导（必要时）及院长（必要时）审批后，由后勤服务部门审批进行采购。应急采购是对紧急状态时计划采购模式的快速转换，是对计划采购的重要补充，可以应对突发药害事件、食品药品应急检验时所需紧急的罕见、非计划试剂耗材供应，从而有效配置应急物资及时到位。应急采购流程。3库房采购功能库房采购是后勤供应部门对全院统一规划、统一领用的物资、实验耗材等进行的采购。库房采购需由供应部门申请，逐级经供应部门负责人、后勤负责人、分管院领导审批后进行采购。库房采购的意义在于，储备一定数量的实验器具、玻璃器皿、量具，常规大量使用的有机溶剂、试剂等日常大量的实验用品，通过专向预购、定向预储，确保日常实验用品的质量及即时领用的效率。库房采购流程。4库存领用功能库存领用是对经全院统一规划、统一领用的物资、实验耗材等进行的领用。库存领用由各部门管理员填写《物资申请审批表》，逐级经部门负责人、所领导、分管院领导审批后，由后勤服务部门审批进行领用。库存领用流程。此外，本平台还有其他管理功能，如统计分析、系统管理及交流平台等。

二、平台构建

1平台总体设计结构框架平台总体设计结构框架图。2平台技术特点1先进性本平台所采用的网络和信息化技术是国际公认的主流技术，具有持续发展的潜力。同时本系统能保持在一定时期内不落后，并保证该网络各系统互连的方便性。因此，在此平台设计中的各个部分尽可能采用符合当代信息技术发展形势的领先产品。1．1先进的软件架构：系统采用B／S结构，能实现不同的人员、地点、接入方式进行访问和操作共同的数据库且有效地保护数据平台和管理访问权限。1．2先进的开发技术：本平台采用J2EE最新技术，充分保证了可升级性，同时保证与众多符合标准的系统无缝连接。1．3完全基于JAVA／XML：本平台在数据表述及电子数据存储、交换层面上，全部引进XML的技术进行数据的各种处理，能满足系统的数据交换及数据共享。2安全性整个系统采用了多种系统容错手段和防攻击手段，主要设备采用双机容错或镜像备份工作方式，保证系统正常运行；在内网采用防火墙技术，隔离非法的网络访问，确保整个系统不受黑客攻击；使用多级权限系统，给领导、系统管理员、应用管理员、一般办公人员进行精确的权限分配，保证重要资料的安全性。3可管理性本系统的各种软件部件都是基于J2EE技术开发而成的，整个系统框架可以在J2EE环境中进行各种部署、管理等工作。组件之间的相对独立性充分保证了系统的可管理性。4易用性鉴于此系统用户的范围和各检验科室以及业务所长的参与，本系统的设计必须考虑到使用者水平和以后维护的方便容易。所以，在系统的设计中要求系统架构易于理解、界面简单实用、功能强大、管理方便简洁、维护自动容易。5规范性本系统的软件、硬件均符合相关的国际、国内标准，各级管理信息系统均保持统一业务、统一功能、统一标准、统一界面。办公业务流程、业务功能以及业务岗位职责也遵循统一的规范。

三、效果评价

1规范物资供应管理，符合认可准则和质量规范《CNAS－CL01检验和校准实验室能力认可准则》要求“实验室应对影响检测和校准质量的重要消耗品、供应品和服务的供应商进行评价，并保存这些评价的记录和获批准的供应商名单”。中检院质量手册第七版规定“实验试剂、耗材等供应品的采购属于对检验检测工作质量有影响的项目，采购合格的服务和供应品是实验室正常开展工作所不可缺少的保障，是保证检验结果具有高置信度的条件之一。”该资源管理平台能切实有效地规范物资供应管理，满足实验室认证的要求，确保实验材料质量符合CNAS和中检院质量管理体系要求。2规范供应商和采购供应管理，符合国家监管程序资源管理平台可以规范供应商管理和采购供应程序，提高采购过程的透明度，防止使用皮包公司采购实验材料，杜绝供应商超范围经营现象和实验材料存在发票明细与实物不相符的现象，为顺利通过各类国家及省部级课题和中央财政拨款的年终审计打下良好的基础，这些措施均符合财务、审计、廉政的有关要求。3规范危险化学品管理，符合安全监管要求国务院公安部门、质检部门、安全监督生产管理等部门对危险化学品以及特殊试剂的采购、使用、储存管理等都有严格的规定，我院通过资源管理平台规范此类试剂和消耗材料的购买、接收和存储程序，从而切实加强安全管理，降低安全隐患。4掌握全院物资使用情况，搭建资源信息共享平台通过资源管理平台，能够快速、准确地掌握全院物资使用情况，搭建资源信息共享平台，进行相应的物资统一调配，提高实验材料使用的计划性，防止各实验室重复、交叉购买情况的发生，降低成本，减少浪费。5提供优质服务，确保检定顺利通过资源管理平台的统一管理，我们可以完成物资配送服务、特殊试剂定制服务、突发事件应急服务、实验室认证认可需要的实验材料质检报告与相关质量文件的汇总服务、账务账目核算等。该系统能够提供优质服务，保障物资供应，从而减轻实验室除检定实验外的负担，确保检验检测工作高效进行。6建立物资供应配送基地建立物资供应配送基地，通过资源管理系统，合理配置实验资源，适用于入驻大兴生物医药基地新址后的两地实验、办公的供应需求，确保新址搬迁过程中，实验室的检定任务顺利进行。

四、展望

由于在设计该物资管理系统时，没有成型的类似数据库可借鉴，因此在投入使用时会存在有待完善的部分，在今后的使用当中还应不断地完善发展。例如，此平台与财务管理软件对接的问题、实验耗材的名称、字段统一表述的问题及供应商网上评价等问题。1财务管理软件对接物资采购后的财务结算环节，是集中采购的关键步骤。在进行采购账目清算时，资源管理平台目前还只能单独汇总数据后向计划财务部门出具结算单据，而尚未实现与财务管理系统的联网与对接及实时传递账目数据。这部分数据库间建立关联的技术研发正在设计进行中。2名称字段统一在进行申购试剂耗材录入的时候，物资管理系统数据库中尚未进行产品名称、字段的规范统一与标准化，各种同类试剂耗材可能商品名相似却不一致，使得合并采购单据、统计各种数据时，同类但录入字段不同的耗材不能同时检索出来，检索数据效率有待提高。数据库中的产品名称、字段的规范统一与标准化的工作将在该系统的使用过程中逐步添加完善。3供应商评价和审核物资管理系统中收录了一定数量的供应商，可在采购时进行选择，但目前对于供应商的资质、服务能力、服务水平及各实验室的反馈尚未推出相应的评价平台。为了对各供应商进行实时的服务评价及资质的阶段性再评价，我们正在规划在该管理系统的数据库中添加有关对供应商实时服务评价等功能。物资管理的信息化建设是现代化管理的重要手段，也是大势所趋。资源管理平台为国家食品药品检定实验室资源配置的整体运行提供了科学、高效、透明的管理模式，积极地促进了后勤支撑保障部门服务水平的提高。今后，我们将在已完成的第一版基础上，不断探索创新供应模式和评价机制，进一步完善建立一个动态开放式、基于网络的食品药品检定实验室资源支撑的综合信息管理平台，更好地发挥该平台在食品药品检定实验室的资源管理中的作用，确保检验检测任务及科学研究工作符合“科学、独立、公正、权威”的质量方针，为国把关、为民尽责，切实保障人民用药的安全。

作者：徐延昭李萌马丽颖杨正宁邹健单位：中国食品药品检定研究院