医疗机构合同内控管理策略

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摘要：合同是确保经济活动顺利进行的重要保证，在经济运行中占据重要地位。加强合同管理是提高项目水平、规范政府采购等方面的必由之路。合同必要条款的完整性是保护双方权益的基础。合同生效后，按合同约定履行程序成为关键。因而，医疗机构需要深入研究并加强合同内控管理，本文对此进行了探讨。

关键词：医疗机构；内部控制；合同审计

一、合同管理风险环节

随着我国医疗卫生事业的迅猛发展，合同管理已成为医疗机构经济管理的重要组成部分。一方面，医疗机构在为病人提供优质的医疗服务及创造更好诊疗环境的过程中，依法签订的合同在日益增多；另一方面，医疗卫生领域普遍存在重医疗、轻管理的现象，合同管理意识比较薄弱，导致合同纠纷大量增加。1.合同订立环节比如应当签订合同时却不签订合同，或者将涉及金额较大的单份合同拆分为金额较小的多份合同，这一类合同往往本身较为重大，需要管理层进行审批。分解合同的行为看似没有什么影响，实则会为后期埋下很大安全隐患，或者合同的履行时间早于书面合同的签订时间，可能导致单位利益受损；合同主体资格不合格，分院或部门对外签订合同，导致合同无效或引发潜在风险；合同内容不符合法律法规的规定，可能导致拟定的合同文本有损单位利益；使用供应商提供的合同或格式条款，对合同内容和条款审核把关不严可能导致单位利益受损；合同签订人未经授权或者超越权限签订合同。2.合同履行环节如果没有按照合同上约定的事项进行双方义务履行，很容易损害单位各方面利益，严重的还可能使得所在单位陷入诉讼的麻烦。在合同双方协商一致的前提下，如果要对合同部分内容进行变更，就要以书面的形式及时签订补充条款，切忌以口头协议代替书面协议。此外，合同履行期间签订补充协议超过%；服务类合同无考核指标和权重，合同履行无监管和监督；对方未如实履行合同中所规定的条款项，或者没有按照合同规定的具体时间、方式以及金额进行付款造成单位经济利益受到损失等，这些问题都是合同履行过程中可能会出现的风险。3.合同登记归档环节比如单位合同没有一个部门统一管理，未进行适当的登记管理，无法做好合同的统计、档案管理；或者合同签订以后未按照既定程序按时移交给项目管理部门，很容易造成合同内容无法及时履行等风险。4.合同纠纷处理环节首先，如果在此之前没有建立完善、健全的合同纠纷处理机制，就会导致后续的纠纷处理不当，进而导致单位各方面利益受到损失。其次，在合同履行过程中就要注意及时搜集对方违约证据，如果在此之前没有做好证据搜集工作，则无法为后续的合同纠纷处理过程提供支撑材料，无法保障医院利益，导致本单位在处理纠纷过程中无法提供充足的证据。如此一来，就无法按照既定的条款来追究对方的违约责任，可能导致单位应享有利益受损。

二、合同管理问题的原因分析

1.合同法制观念比较淡薄合同的作用是明确双方的权利和义务，约束双方共同履行责任和义务，为日后解决争议提供依据，防范可能存在的风险。规避风险，违约责任有明确约定，合同签订目的明确，有利于双方合同的实现；维护市场交易秩序，有利于社会经济稳定发展。但有些管理人员没有充分认识合同与法律的关系，较缺乏依法订立和履行的法律意识，导致合同管理过程中产生种种漏洞，造成各方面损失。2.缺乏合同管理意识合同的签订是前期阶段，管理人员通常比较重视这一阶段工作。合同经过审计、会签后签章成立后，合同就锁在文件柜或抽屉内，具体操作人员对合同条款不了解，一方面导致医院正当利益受损，另一方面给日后的合同纠纷埋下隐患。3.内控制度不完善，执行不力医院有详细的内部控制管理制度汇编，数百条规章制度涵盖了医院业务管理的方方面面，但仍有一些管理环节缺乏细化的管理制度。同时在具体工作中，有些管理制度也存在执行难的问题，有时制度定好后，就将其束之高阁，因为缺乏严格的考核，往往规章制度是一套，实际执行又是一套。

三、强化内部合同管理策略

1.建立健全规范完善的内部合同管理制度一方面，针对单位内部，要明晰合同管理部门，明确合同审批流程及签署权限，严格管控合同专用章的使用，相关工作人员对于合同的每一步流程都要进行严格把控，确保每一个流程都无误。另一方面，针对与单位所签合同的单位，在正式签合同之前，要对对方进行全面、详细的了解，充分了解对方的资质、信用、履约能力、资金流动等情况，一旦发现任何风险，及时终止合同签订，确保从源头上进行风险把控。2.加强对合同订立的审核、会签各合同拟定部门应依据国家法律、法规，行业标准、规范和按医院规章制度完成的审批文件、招标文件及补充文件、投标文件、投标澄清文件、投标人承诺书、中标通知书、医院办公会或党委会讨论的决议、分管领导权限内批准的报告等要求进行起草合同。合同签订之前，要请专业律师进行把关，确保各项内容与条款明晰以后才能进行会签，以此来充分维护医院利益，防范风险发生。3.对合同履行情况实施有效监控后勤成为改革的另一重点区域，目前，除供电、供水、空调维护之外，部分医院将后勤服务交由第三方运营管理，由后勤管理科或总务科对其进行监督管理，医院制定严格的质量考核体系将质量管理目标细化到保安、保洁、配送、生活护理、绿化养护、餐饮等工作内容。与此同时，医院制定了科学合理的考核指标，对服务态度服务礼仪、出勤纪律、工作规范、应急处置能力等内容，进行全方位考核。4.做好价款结算和账务处理工作倘若对方没有按照合同规定的条款进行按时履约，财会部门相关工作人员要及时终止付款行为，并向单位负责人进行报告。合同付款时，业务部门经办人员应认真填列付款申请。附上满足付款条件的有关证据（验收单或考核表），交由业务部门负责人签字同意；财务部门在接受付款申请时，应仔细审核该合同的标的、数量、价格、付款条件、履约期限等要素；对于交付货物后付款的，还应查看收货凭证的数据记录是否与入库单、发票等相一致。5.规范合同文本，拟定标准化合同模板由于医疗机构的特殊性，经济合同的种类繁多，所以可以根据以往的合同内容制定标准化的模板，此后在制定合同时只需要根据具体情况进行修改和内容填写即可。根据现有的合同类型，制定标准化合同模板，对签订过程中常见的问题加以约束，避免纠纷。6.完善合同登记管理合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，对所签订的合同统一编号，定期对现有的合同进行整理、统计、分类和归档。同时，要对每一个合同的制定、履行和变更情况进行详细记录并建立台账，保管好合同审核、会签流程资料。与单位经济活动相关的合同应当同时提交财务部门作为原始凭证予以存档。7.加强对合同纠纷的管理合同签订生效后，医院应严格按照合同条款来履行自身的权利和义务。如果对方有违约情况出现，就要及时搜集对方违约的充分证据，并按照合同规定的条款或者法律法规追究违约方责任，应当在规定时效内与对方协商谈判。协商处理期间，项目管理部门和使用科室要注意收集保留相关证据，为合同纠纷处理提供支撑材料，保障医院利益。合同纠纷协商达成一致意见的，双方应就新达成的一致意见以书面协议形式呈现，如果双方无法就现有的纠纷达成一致，可选择仲裁或者诉讼进行解决。

四、发挥内部审计在合同内控管理中的作用

1.合同签订前的审计为确保合同合法合规合理，符合单位运营活动、条款完整，意思表达清楚准确，避免经济纠纷，预防运营风险。合同拟定部门提供合同审查送审资料，如项目招投标文件、调研资料、中标通知书等，内审部门根据提供的资料及合同进行实质性审查，根据实质性审查情况出具合同审计工作底稿，根据实质性审查情况和双方交流沟通结果出具审计评价意见或审计建议。2.合同执行过程中的审计合同执行是指合同签约双方在所签订的合同生效之后，依照合同所要求的各方的权责利益，履行合同规定的自身职责，监督其他签约方的义务，获取应得的经济利益。对于医院本身应该履行的义务或者应该支付的条款，相关部门就要按照正确的程序加强与财务部门的沟通与联系，确保及时履行合同条款。对于医院应收的款项，同样也要加强与财务部门的沟通，确保对方款项及时打进。3.合同执行结果审计合同执行结果的审计主要关注双方是否按照合同约定行使自己的权利和承担应尽的义务；履行该合同是否达到预定的效益；合同履行后评估和总结情况。

参考文献

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作者：周田 单位：德阳市第二人民医院