计划生育档案管理数字化建设研究

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【摘要】计划生育档案工作归属于国家档案事业，在科学技术迅猛发展的新形势下，信息技术影响着档案管理和建设事业。以信息技术为支撑，在实际工作中发挥创新精神，走信息化建设的道路，使计划生育工作适应新时展的需要。本文主要分析计划生育数字化建设存在的问题，并基于档案管理数字化建设思路，提出可行性策略。

【关键词】计划生育；档案管理水平；数字化建设；措施

一、计划生育档案管理数字化建设问题

人口控制工作对我国计划生育有重要意义，而计划生育档案管理的文字资料则对计划生育基本国策的贯彻提供重要参考。当前计划生育档案管理工作正在进行数字化建设，工作推进中出现了以下问题：（一）没有设置计划生育档案管理机构进行统一管理。计划生育工作岗位人员频繁调动，没有专门的档案管理机构对计划生育档案管理工作进行统一协调和指导，档案管理工作缺乏绩效考核，管理工作效率低下。很多基层的计划生育档案管理人员在数字化建设过程中没有经过专业培训直接上岗，一方面操作技能不熟练导致业务水平不高，影响计划生育工作的顺利开展。另一方面，对计划生育数字化管理的重要性认识不足，利用信息技术进行档案管理的意识差，很难适应数字化管理。（二）数字化建设管理工作缺乏统一标准和档案管理制度。计划生育档案管理标准还没有统一的规范，尤其在数字化建设过程中对档案管理缺乏系统要求和标准，导致各地的计划生育数字化档案管理工作各自为政，没有统一的协调和管理。计划生育单位管理制度不完善，没有明确的职责规定和职能要求，且外调的工作人员责任意识不强，权责不明的情况下，对档案管理的数量、存储、使用、保密意识不到位，发生问题时一般难以找出负责人。（三）基层档案管理数字化建设缺乏资金支持，数据库建设落后。长期以来，我国对档案管理工作重视不足，政府的资金支持有限，这也是计划生育档案管理工作的最大制约瓶颈。数字化建设需要技术支持、软硬件设备、专业人才等要素的投入，经费投入不足直接导致设备采购出现困难，难以为规范化、科学化的数字管理提供支持。且很多地区计划生育档案数字化管理中对数据库的建设滞后，一些部门根据要求建立起了不同规模的数据库，但与档案软件的结合不够紧密，很多时候数据库成为信息孤岛，无法建立不同区域、不同层级数据资源共享的平台，档案资源的利用率较低，很多时候，档案管理人员仍需繁杂操作，整体档案管理水平不高。

二、计划生育档案管理数字化建设工作思路

（一）数字化建设要服务于计划生育现代化发展。计划生育管工作也应该适应无纸化办公，实现信息化、自动化，借助国家奖励扶助信息平台、人口信息核查系统、人口宏观管理和决策信息系统等信息平台，提高计划生育档案工作的科学性、规范性和管理效率。数字化管理与现代化结合，通过档案管理部门的统一筹划，协调运作，推进档案数字化建设平稳有序进行。（二）数字化建设要朝着网络化管理体系方向推进。目前，计划生育档案管理工作形成了以人口和计划生育档案管理领导小组、人口计生局以及乡镇新政村工作小组的多级管理工作体系，分别从事计划生育的主持、筹划和落实工作。在计划生育数字化管理的过程中构建网络化系统，将实现最优的工作效果。对应各工作体系形成计生档案管理网路体系，提供管理效率，使档案管理工作更加便捷、多样。（三）高素质专业人才为数字化档案管理工作提供支撑。数字化档案管理工作的实施和创新对档案管理人员具有一定的要求，高素质专业人才是建设和实施管理工作质量高低的关键影响因素。形成以数字专业人才为支撑的档案管理，开展内部培训，以优化档案管理人员的知识结构，不断提高其业务水平。也可以通过聘用高素质管理人才为数字化档案工作提供人才保障。

三、计划生育档案管理数字化建设创新策略

（一）提高数字化创新意识。很多时候管理工作推行和实施效果受人员意识水平的制约，认识到意识创新的重要性，能够调动计划生育档案管理数字化建设的效果。且能够激发工作人员对计生档案管理工作的创新思考，增进理解和认识。数字化创新意识的提高要通过大力度的宣传，营造计划生育管理工作的文化环境，通过在工作人员群体中宣传、会议动员、讲座等活动，提高人员对档案管理数字化建设重要性的认同感，确保数字化创新工作的顺利开展。（二）建设规范的档案管理制度，为数字化建设提供制度保障。档案管理部门对计划生育档案管理工作制度应该加强审视，对以往工作中导致档案管理工作落实不到位的、存在疏漏的制度进行规范，并结合数字化建设工作，制定信息化档案管理的制度，规范不同岗位人员的管理行为，确保档案资源的真实性，提高工作效率，为数字化建设打下重要基础。（三）培养数字化档案管理专业队伍。内部培训是提升计划生育档案管理部门工作人员服务技能的最直接路径。长期从事计划生育档案管理工作的内部人员要配合部门培训工作，主动适应数字化管理的需求，提高自身知识和技能水平，与时俱进。档案管理部门通过专家讲座、座谈会等方式为内部人员提供知识结构优化升级并使技能得到提升的平台，确保数字化建设工作顺利开展。（四）档案资源虚拟化，做好情报管理。计划生育档案作为一种重要的情报资源，应通过数字化建设提高资源虚拟化。虚拟化便于实施服务器对档案资源的集中处理，提高服务器的管理效率，降低管理成本。此外，通过虚拟档案资源可以将图书馆公共平台进行连接，便于档案资源的有效利用，实现资源共享，并提升计划生育管理实施、管理系统创新和管理模式的创新。此外，数字化建设为档案资源的高效情报管理提供基础，借助先进的数码技术或其他高科技技术提升档案管理的通用性、安全性、可视性，便于档案资源及时更新、互联共享。

【参考文献】

[1]隋旭红.计划生育档案数字化管理问题探析[J].商品与质量,2016(50):87.

[2]黄德智.新形势下计划生育档案管理工作中存在的问题及对策[J].企业文化(中旬刊),2017(9):168.

作者:杨玉江 单位:滨州市邹平县魏桥镇人民政府