计划生育档案管理分析

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一、重要性

1.基本国策。计划生育工作与国家发展息息相关，其档案管理的重要性也就可想而知。计划生育是我国的一项基本国策，因此就必须采取有效的措施，不断提升计划生育档案管理的工作效率，积极地探索全新的管理思路、方法和途径，推动计划生育工作的有序进行。2.为领导决策提供支持。计划生育档案能够从数据上说明我国计划生育工作的执行情况，从而保证上级管理部门在制定相关政策时，有可靠的参考。在决定计划生育政策时，相关管理部门需要查阅各项历史资料，分析当前的具体情况，通过对比分析，提出针对性的工作和问题解决方案，从而为领导决策提供支持。3.提供依据。所谓计划生育档案，实际上就是制定的计划生育管理制度最原始的资料，同时也是计划生育工作得以落实的基础和保障。应当重视计划生育档案及其管理，使其能够更好地为民服务，促进社会稳定发展。能够在群众与工作人员之间实现信息的互通，从而为各项工作的开展提供方便。计划生育工作人员经过信息的记录、采集和整理，能够对涉及人民群众的节育措施、政策法规、生活补贴、生育指标、生育措施、优惠政策以及计划生育等方面的问题与意见进行整理归纳，并建立工作档案，从而在解答人民群众问题时，提供可靠的依据。4.为流动人口提供服务。计划生育档案的建立和管理，能够对人口流动方向和数量进行准确把握，并及时了解流动人口的婚育状况，客观记录不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。通过计划生育档案制度的建立，能够实现平台上信息的共享与交流，有助于不同区域社会抚养费征收的公正化与公开化，防止不同地区信息封闭导致工作漏洞。5.保险理赔的有力证据。随着我国法律法规的不断健全和完善，人民群众的法律维权意识大幅度提高，对加强计划生育档案管理，是保证国家计划生育政策得以全面贯彻和落实的保证。在计划生育服务实践中，若服务对象的合法权益受到了损害，则计划生育档案就成了作为保险理赔的有力证据。人们生活水平不断提高，社会保障机制不断完善，广大人民群众的参保意识和积极性增强，尤其在办理保险理赔业务时，计划生育档案的作用不可小视。作为关键的证据资料，为生殖保险取证、医疗纠纷或事故处理，提供了重要的参考依据。6.有助于和谐社会的建设。计划生育档案是关于生育方面的数字统计资料，通过分析统计的计划生育档案数据信息，为下一步工作决策的作出提供参考。同时，统计所得的结果可以有效地应用在计划生育管理工作上，使工作重点更加的明确，使计划生育管理工作更有计划性和针对性。计划生育档案管理，是对人口有效控制的有利抓手，为计划生育决策的作出提供了重要的参考依据，而且有助于和谐社会的建设。7.服务育龄女性的重要抓手。随着新时代计划生育的转型和发展，通过加强计划生育档案管理，可以为育龄女性提供更具针对性的服务，有利于进一步改进计划生育工作方式和方法，最大限度地满足育龄妇女的客观需要。在计划生育档案管理工作中，还可以初步了解和把握流动人口的生育情况，为流动人口建立计生档案库，可以有效满足流动人口对计划生育以及生殖健康方面认知需求，从而使流动人口能够在正确的指导下进行避孕、节育，以免出现意外怀孕、流产或者超生等现象。

二、存在不足

1.责任意识淡薄。现有计划生育档案管理制度不健全，忽视制定完善的管理制度和相关措施，难以及时规范档案管理的各项工作，影响档案管理的制度化和规范化进程。再加上责任制没有严格落实，一些管理人员的责任意识淡薄，不注重激发他们融入档案管理工作的兴趣和热情。奖惩激励机制、管理培训制度不健全，难以有效提升档案管理水平，对计划生育档案管理水平提升产生了不利影响。2.先进技术应用不足。计划生育档案管理人员队伍老化，年龄较大，专业技能缺乏，对先进管理模式和管理技术的应用不足，通常依靠经验开展管理工作。例如，忽视计算机技术的有效利用，档案管理信息化建设存在不足。再加上相关单位不注重提高管理人员素质，忽视技能高的人才引进工作，相应的管理和培训制度不健全，制约计划生育档案管理水平提高。随着信息技术发展和在档案管理中的利用，档案信息化建设步伐加快，对各项工作开展产生了积极作用。但目前在计划生育档案管理工作中，存在信息化建设不足的情况。忽视对计划生育档案资料的扫描和数字化，相关的数据库建设不足，难以提高档案信息资源管理和利用效率，对提升档案信息化水平也产生了不利影响。3.利用不到位。在新形势下，忽视对计划生育档案的开发和利用，对相关内容的开发和应用不足，也难以为计划生育工作决策提供有效参考和依据。为转变这种情况，实际工作中应该采取措施改进，加强对计划生育档案的开发和利用，促进利用效率提高，为各项工作开展创造便利。

三、几点建议

1.提高思想认识。基于以上对计划生育档案管理工作的重要性以及存在的问题分析，要想改变现状，解决实践中存在的问题，提高计生档案管理工作水平，使其能够更好地服务于民，应当从思想上重视计划生育档案管理工作，对民众的生育状况影响是深远的，尤其在人口控制以及优生优育方面，所起的作用不可低估。为此，有关部门应当对工作人员进行普及知识和加强宣传，使工作人员能够对计划生育档案管理有更加全面的理解和认识。加强档案规范化管理。实践中，计划生育档案管理人员需对工作计划规范化管理，并在此基础上建立完善的管理机制，从而使计划生育档案管理更具权威性。管理人员需了解和熟练掌握新设备和新技术的操作与应用流程，并对专业设备和系统进行定期的维护和保养，以此来对计划生育档案资源规范化管理和合理应用，真正提高计生档案管理水平。2.加强请教学习。在计划生育档案管理工作中，应当利用现代科技手段，结合自身工作，整合数据信息，对新知识、新技术进行积极的探索，对现有资源及时的更新。对难以理解的内容应当及时组织讨论，在找准管理方式以后，在具体落实。同时，还要不断加强人才教育培养，通过提高计划生育档案管理人员的素质和技能，来提高档案管理水平。档案管理是计划生育管理工作中的重要一环，档案资料的整理专业要求比较高，需注重引进人才，加强请教学习，让从业人员队伍的素质和技能得到整体提升。在人才选用上，切忌片面选择，而是应当全面开展有效人才的选聘工作，注重人才专业素养和技能的掌握，从而使计划生育档案管理工作更加规范化和专业化。3.充实队伍。重视基础知识扎实、管理技能高、计算机利用水平强的工作人员的引进工作，充实档案管理队伍。建立并完善管理培训制度，采用课堂授课、专题讲座、调查研究、专题学习等形式，提高管理人员素质，让他们更好地适应档案管理工作需要。4.落实职责。根据计划生育档案管理需要，建立健全完善的档案管理制度，推动各项工作制度化和规范化。落实管理责任制，明确相关人员职责，让他们有效履行职责。建立完善的奖惩激励机制，激发管理人员热情。构建并落实管理培训制度，让管理人员熟悉管理工作流程，促进各项工作有效进行。在计划生育档案管理中，应该严格落实责任制，明确相关人员职责，让他们有效履行职责，做好档案的归档、编号、整理、存储、保护等各项工作。5.开发利用。开发利用是档案工作的生命线，也是管理工作中必须重视的内容，管理过程中也要围绕档案的利用价值而展开。计划生育档案管理人员要树立服务意识，积极学习计划生育新政策，掌握档案管理新理论和新技术，促进服务质量提升，善于把握大局。充分挖掘计划生育档案资源，拓宽征集渠道，扩展收集范围，紧紧围绕计划生育各项工作进行，抓住重点和难点，提高资源利用和开发效率。对纸质、电子、声像等资源进行收集和整理，全面做好归档整理工作。重视计算机技术和扫描技术的应用，完善硬件设施配置，构建资源共享和信息化服务平台，加强档案管理系统的维护，推动档案管理数字化进程，同时也有利于资料查阅和共享。对计划生育档案进行集中管理，对归档材料进行统一规划和管理，确保各项资料完整、安全。严格档案资料借阅和查阅流程，避免损坏档案资料，促进利用效率提升。按照标准化、规范化的工作方式和程序，对计生档案资料进行保管、录入、鉴定、归纳、整理和收集，严格执行各项档案管理的规范和要求，对档案资料进行全面检查，及时发现档案管理工作中存在的问题，并进行原因分析，对档案资料进行重新整合，从而提高其工作的有效性和规范性，同时，规范提名，提高检索查准率，统一分类号，保证检索查全率。计划生育关系每一个中国人的生活。在计划生育管理中，档案管理是一项基础性工作。但长期以来缺乏足够重视，档案管理存在不足，比如重视度不够，缺乏管理意识和技能，没有形成一套科学高效的档案管理模式，而且缺乏专业人员，严重制约计划生育工作的全面开展。总之，为促进计划生育档案管理水平提高，促进计划生育档案得到有效开发和利用，明确相关人员职责，严格落实各项制度措施，为群众提供优质的服务。

作者:黄芬 单位:海南省海口市琼山区计划生育服务站