校史编著中档案利用研究

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一、编写服务中的档案利用

（一）人员的组织与辅导、减少损伤和重复劳动

对档案利用人员（参予校史编写的人员）进行科学组织与精心辅导。许多档案文献经历了久远的历史岁月，不采用一定的科学保护措施来利用档案，在利用过程中随时有可能将其损坏。上海海洋大学档案馆保存了大量具有重要价值的纸质档案，这些档案文件已成为重要的稀有文史资料。有的正在申请作为上海市档案文献遗产保护项目，而许多重要的历史纸质档案保护和使用存在许多技术上急需解决而又难于解决的问题。许多纸质档案原材料质量比较差。其档案自身的强度和韧性具有先天的不足。这些纸材由于当时的造纸技术及原材料相对落后，也没有征对性的研究专门用于档案保存的纸质，所使用的纸张其强度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍较差，特别是50年乃至近百年前的纸张，性能更差，因此作为档案载体给保护保存增加了难度。而经过几十年的存放，受到各种环境及有害物质的侵蚀，使得延续保护难上加难。针对这些情况，便对校史编写参加人员进行精心组织和耐心辅导，使之具有档案利用的基本知识。如轻拿轻放、减少冲击（折叠、重压等），减少不必要的磨擦和挤压、消除多次重复翻阅等。

（二）工作内容合理分工、利用有序进行

为减少重复劳动，提高利用的准确性，加快编写的速度，特对利用工作对其内容进行分工。具体分成学科、专业、课程三个方面。先列出提纲、然后按题纲进行梳理和编排，才开始进行档案利用。1）学科内容的梳理与档案收集。主要包括学科创办沿革，所取得的研究成果，学科建设手段（实验室、研究所、重要仪器），人才培养等。另外还包括一些学科建设的相关措施文件。具体包括内容为：学校关于教学大纲制定与实施的规定；教学大纲、实训大纲和考试大纲；学科基础课、学科教材；实验实训指导书；CAI课件；学科课程建设情况（含规划和总结）；精品课件建设情况（含规划、总结、教案、课件、课堂教学录相等相关资料）；学科课程成果及原始资料。2）专业内容梳理与档案收集。主要是专业的种类、专业背景和专业培养目标及过程。具体包括：专业概况（含专业沿变、专业背景、人才培养情况等）；专业目录；新增专业、特色专业申报材料；相关行业、企业对专业人才需求现状分析及未来需调研报告等原始材料；专业设置论证报告与培养目标调研报告；专业培养目标（含知识、能力、素质要求）；专业实施性教学计划；专业建设年度计划、中长期建设规划、年度总结；用人单位对专业毕业生的反馈信息。3）课程内容梳理与档案收集。主要包括课程体系、课程分布、课程要求及结构等。具体包括：专业教学计划的课程建设原则性意见；教学计划修订的有关规定；专业培养方案与实施性课程教学计划；专业建设与各项课程教学改革的思想与措施；专业课教学计划执行情况（含各学期进程表、教学任务书、课程表）；课程体系与结构改革情况课程实践教学情况等。

（三）专题档案文献分类，准确提供原件

根据学科、专业和课程内容，把原始档案进行分类，并提供档案原件。最终做到准确、准时、有效。档案工作者的任务之一就是为查阅档案者准确、迅速提供原始资料，以满足其急需。那么，如何在数量巨大的档案馆（室）中及时找到急需的文献，是一个值得研究的问题。目前，通常的利用形式主要是利用者点名调卷。但由于利用者对库藏档案的时间、范围、数量，是不可能了解和掌握库藏档案全部内容。因此，单凭点名调卷，就可能使大量有价值的档案被埋没，影响档案效益发挥。为此在前面对所有档案原件做了预先分类、查阅的人便减少了盲目性，大大提高了准确性，从而加快校史编写工作。

二、结论

作为历史悠久的百年高校。在编写校史过程中，档案工作发挥了重要的作用。而学校档案利用是一项艰巨的工作。其利用方法需要进行认真研究。综述所做工作，有如下结论。

（一）保护与利用是高校档案工作的重要专业内容历史悠久高校档案文件在漫长的保存、借阅和使用过程中，都经受到各种因素的影响，包括人为的、自然的和生物的影响。特别是那些建校历史长达百年的高校，许多原始纸质档案已显得十分脆弱，表现在纸张变硬、发黄、变脆、虫蛀、霉变、字迹褪变以及柔软度、韧性和机械强度降低等。于是存在着档案保护与利用的矛盾。本研究中较好地解决了档案保护与利用的矛盾问题。

（二）档案利用人员的组织与辅导对档案利用十分必要对档案利用人员进行科学的组织和专业的辅导，才能有效有序地开展档案的查阅、利用等工作，而又不损害原有的历史档案。

（三）预先对所需利用档案进行分类，才能准确提供所属原件只有专业档案管理人员对利用所需档案原件进行提前分类，缩小收集和查阅范围，才能准确、及时地将原件档案提供加以有效利用，最终达到提高编著校史的效率。

本文作者：杨婷工作单位：上海海洋大学