浅析计划生育档案管理的问题

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一、不断加强人口计生档案管理

1.力求工作程序规范化、标准化。若想提高档案管理水平，必须确保程序和方法的标准化和规范化，需要在档案进行收集、整理、检定、保存和录入等各个阶段按照有序的方式方法开展工作。（1）对案卷进行详细普查。普通的计生档案由于长时间没有全面详细的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成案卷多次重复或者失去考察价值，因此，需要周期性对这类文件进行清理和删除，在使用计算机之后防止出现一份案卷重复工作的情况发生，不断提高工作效率。（2）对案卷进行分类管理，让案卷分类更加合理化。对案卷进行重组的基本原则是保证两者有关联的文件组合在一起，在查找过程中提高了查询速率。（3）要严格统一档案的分类号。严格审查计生档案文件名，以防止出现重复，这样可以适当提高检索时的速度和准确率。2.推进计生档案先进化管理的进程。一是确定工作优先级。在计生档案管理当中最为重要的就是合理使用档案，只有档案使用得当才能够充分地发挥出其作用，而使用计算机进行档案管理只是为了可以提高计生档案的利用速率，在使用计算机进行管理的时候，档案应该按照其重要程度、价值多少以及利用率高低进行排序，将核心内容可以开放的档案和使用率偏高的档案进行特别整理。二是著录过程分级别进行，可以提高整体使用效率。可以把案卷分为三个层次进行著录，①有很多案卷反映问题单一而且并不具备一定的查考价值，故将其分配到案卷级著录当中；②对于一些若干文件都表达同一含义内容而且摆放较近的档案，进行适当的组合和编订，可以称作组合级著录；③将反映重要信息文件或者比较庞杂的文件进行文件级著录。这样的处理机制不但可以反映出档案的主要内容和特点，而且著录有调理，有效地降低了著录和录入条目，提高了效率，节约了人力和物力资源。三是类别对号入座，发挥档案原基础作用。对于很多计生档案基础比较好而且含有全引目录，在进行著录的时候可以在全引目录上做好分类标记，而对于比较特殊的案卷，例如：病例档案、案件等，可以在计算机当中录入姓名、地址、时间等时直接录入，之后通过计算机给出分类号。这样可以充分地发挥出档案目录的基础性作用，相应地减少了录入环节，提高了著录的效率。四是使用关键性词语代替主题描述语，提高查询速率。主题描述语在进行查找的过程中非常繁琐，导致效率低下，为了解决这一难题，可以使用关键性词语代替主题描述语，即在提名和文件当中找到某个或多个词语进行描述，等到输入计算机之后，使用其批量处理功能进行统一操作和处理。

二、优化计生档案管理人员队伍

1.重视对人才素质的培养。我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。2.对计生档案管理人员进行在职培训。积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化服务的能力。在开展培训教育的时候，应采取多种培训方式，以多元化、立体性教学模式为主体，具有一定的针对性和实用性。在培训之前做好相应的系统调研，把培训的内容和实际工作要求结合在一起，对于岗位不同的工作人员提出不同的素质培养要求，制定出合理、科学的培训方式，注重对计算机使用方法的培训，不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。3.不断优化人才结构。把不同专业、年龄、学历和职称的档案管理人员合理的整合在一起，发挥出各自特点和优势，形成一个多方面的人才结构体系，并使其互相帮助、影响、配合，有助于整体意识的培养。综上所述，想要不断提高计划生育档案管理质量，需要从多个方面入手，不断提高计生档案管理的模式和理念，加强对专业性人才的培养。顺利开展计生档案管理工作，有助于计生工作的高校进行，对社会经济环境也有很大的影响，为我国社会经济可持续化发展奠定了良好的基础。

本文作者：魏晓英工作单位：凌源市人口和计划生育局