大数据时代民生档案管理与利用探析

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摘要：大数据时代对民生档案的管理与利用服务提出了线下转线上、跨区域部门工作、开放数据等新要求。然而目前民生档案管理与利用服务中仍存在着专业人员稀缺、技术水平落后、档案管理分散等问题。建议档案机构结合大数据时代的信息资源管理特点、服务理念与技术条件，提升工作人员管理服务意识、提高机构相关技术水平、进行多源信息融合，探索改进民生档案的管理与利用服务，推动实现档案工作的价值。

关键词：大数据；民生档案；管理与利用服务；多源信息融合

当今世界已进入了大数据时代，相关技术成为了金融、餐饮、交通等行业发展的巨大助力，档案领域也积极引进相关技术理念，2013年，周枫在《大数据时代档案馆的特征及发展策略》一文中首次将大数据与档案工作结合起来，剖析了大数据对档案馆带来的影响并为档案馆的生存发展提出建议。民生档案作为《国家基本专业档案目录》规定的五类基本档案之一，其种类有着地方性、多样性、动态性等特点，但由于部分民生档案专业性较强，往往由其所属的政府专业主管部门进行分散保管，不利于档案馆对民生档案进行统筹管理与服务利用。学者张林华、潘玉琪指出，在档案信息化背景下，我国的民生档案远程服务实践仍局限于一定区域内各自为政的现状。因此，本文通过分析当今社会对民生档案管理与利用服务的时代需求，对其现存问题进行归纳并基于大数据的时代背景提出一些对策与建议，以期为今后档案工作的开展提供参考。

一、民生档案管理与利用服务的时代需求

民生档案关乎群众利益与社会发展，民生档案的管理与利用服务也一直是档案工作者的关注热点。在大数据时代，新的互联网理念和科学技术不断与传统思维发生碰撞，在现行工作中对民生档案的管理利用服务提出了新的时代需求，笔者结合调研情况与文献阅读，将需求总结为对线上档案馆的需求，跨部门、跨地域的查档需求和对开放数据的需求这三点内容。1.对线上档案馆的需求随着互联网技术的普及，越来越多的档案机构开拓了线上业务，但经过笔者对当前线上档案馆的不完全调查，由于我国各个地区经济文化发展水平差异较大，当前仅有部分档案馆提供了线上预约、馆藏介绍、馆藏资源目录等线上服务与展示内容，而一些可在线查档的线上档案馆也只提供了小部分档案，从档案类别来说并未达到《国家基本专业档案目录》所规定的14类民生档案，档案数量也远不及线下档案馆，甚至还有部分线上档案馆处于长期无人维护的状态，很多用户反馈线上档案馆无法满足其查档需求，线上档案馆形同虚设。2020年初，肺炎疫情下的档案机构工作也体现出对线上档案馆的时代需求，为确保档案用户的生命安全，部分档案馆通过微信、电子邮箱、邮寄等方式向群众提供服务。这从实践层面启示各级档案机构应合理利用大数据时代的信息技术，尽快建立成熟的线上档案馆，结合用户需求进行线上资源重新配置与整合，为用户提供相应档案数据。2.跨部门、跨地域的查档需求近年来由于我国区域经济发展水平不均、交通状况改善、铁路网发达完善等原因，迁移与流动人口大大增加，在此情况下跨部门、跨地域查档的需求与日俱增。比如公民在申请落户A城市时需提交户籍证明、婚姻状况等民生档案证明材料，但因原所在地B城市的相关部门并未开展线上查档服务，该用户需返回B城市，到各个部门进行线下查询，这样的查档流程对其工作生活都带来了一定影响。但是自大数据时代提供了技术基础，越来越多的学者开始关注民生档案远程服务这一研究领域，这也正意味着远程查档、跨部门查档已经成为新时代的群众需求。3.对开放数据的需求随着电子政务、政务公开等政府工作的改革与创新，我国地方政府对于开放数据的重视程度与日俱增，各级政府对当地的信息资源进行选择性开放与深度挖掘，以此来提高政府信息化效率、推动政府智能转型、带动地方经济发展。而民生档案因其地方性与真实性的特点，在经过数据预处理后往往能成为大数据分析的基础，通过数据挖掘可以分析总结人民日益增长的美好生活需要，在此基础上可以进行地方产业结构调整，政府施政因地制宜，高效服务群众，努力让群众满意。同时，自2015年提出供给侧结构性改革以来，越来越多的企业、部门、社会组织将目光投向了贴近群众生活的民生档案，根据档案记录的真实数据进行供给侧的改革，无疑可以帮助社会各界携手并进，深化改革。在此基础上档案机构也可进行自身的供给侧改革，在实践中调研社会群众重点关注的民生档案，调整对外开放的档案类别，促进档案二次利用，推进档案机构的转型。

二、大数据时代民生档案的管理与利用服务现存问题的解决对策

前文结合用户需求已经提到线上档案馆建设不完全等部分现存问题，结合当前工作现状，民生档案管理与利用服务存在的问题可以简单归纳为专业人员稀缺、技术水平落后和档案管理分散。基于这三点问题，笔者结合大数据时代的信息资源管理特点、服务理念与技术条件，提出了提升工作人员管理服务意识、提高机构相关技术水平、进行多源信息融合这三点对策。1.提升工作人员管理服务意识档案管理工作者作为档案馆的重要组成部分，很大程度上决定了民生档案的管理水平与服务品质，所以提升工作人员的管理服务意识，可以在大数据时代帮助档案工作进行转型，及时适应新时代对档案机构提出的更高要求。（1）转变工作态度，树立以用户为中心的服务意识在传统的民生档案管理工作中，档案管理工作者一般处于被动状态，即等待用户前来查档，较少有人及时响应档案利用者的需求，积极主动进行自我改变。这种得过且过的工作态度很难带来创新性发展，也不利于提升档案工作的社会地位。而在大数据时代，社会上对于民生档案等公共服务提出了更高的要求，档案管理工作者理应抓住时代变革契机，由被动转向主动，创新思维方式，建立以用户为中心的服务意识，提升服务水平。此外，档案馆也可以制定考评机制，根据用户反馈与服务质量对档案工作人员进行定期考核，以此促进民生档案管理与利用服务的发展，为档案工作注入新鲜活力与不竭动力。（2）树立“共建共享共用”理念，培养“一站式”服务意识2016年12月23日，中央办公厅副主任陈世炬在全国档案局长馆长会议上提出要“积极推进档案管理现代化信息化，促进档案信息资源的共建共享共用”，而“共建共享共用”也是大数据时代各行业发展的关键理念。当前民生档案因其专业性，大多分散保存于各对应部门的档案室，用户在查档时不得不往返于各个部门，而大数据时代的档案信息化数字化为档案查询的“一站式”服务奠定了基础。在这样的时代红利面前，档案管理工作者须及时树立档案领域的“共建共享共用”理念，培养民生档案“一站式”服务意识，加快档案工作的转型与进步。（3）了解掌握新兴技术，提高档案管理安全意识大数据时代固然为民生档案的管理和利用创造了新的环境，但随之而来的还有不可忽视的信息安全问题。相较于以往的线下纸质档案，线上数字档案面临着更多的安全问题，黑客攻击、网络病毒、存储设备丢失等情况都有可能导致信息泄露，而民生档案中包含大量与民众、政府等对象密切相关的不可公开内容，一旦这些信息泄露，就很有可能带来巨大社会风险与安全隐患。所以，档案管理工作者必须在了解掌握大数据时代新兴技术的基础上，提高档案管理安全意识，从基础设施、信息化过程、规章制度、人员培养等多个方面加强对民生档案信息安全的管理，加强民生档案信息化过程中的风险防范化解能力，保证公众利益不受侵害。2.提高机构相关技术水平在提升了档案管理工作者管理服务意识的基础上，档案馆仍需进行技术方面的打磨，可以通过建立人才联合培养与引进机制、定期组织档案工作者进行技术培训，打造复合型团队、加快构建数字档案馆，拓宽服务路径这三种方式，提高大数据时代信息管理能力，以便向档案利用者提供更优良的服务与更优质的资源。（1）建立人才联合培养与引进机制各行各业在信息化进程中都面临着技术人才缺失的关键问题，尽管目前各高校正着力培养掌握信息技术的档案专业人才，但仍无法填补这一巨大空缺，学者张照余曾说：“信息化人才是档案信息化建设最宝贵的资源。”那么在这种情况下，档案馆可以和高校展开合作，联合培养档案专业的复合型人才，针对实践需求进行课程设置，帮助毕业生尽快走上工作岗位。除此以外，档案馆也可以制定相关福利政策，引进计算机、数据挖掘、人工智能等专业性较强的技术型人才，这类人才拥有扎实的信息技术基础，稍加培养即可迅速开展档案信息化工作。相信他们一定可以凭借理工科的专业背景，在思想碰撞与学科交叉中为档案工作转型带来一些创新思路。（2）定期组织档案工作者进行技术培训，打造复合型团队据国家档案局的《2018年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要》（一）显示，截至2018年底，我国档案专职工作人员中34岁及以下人员仅占17.0%，档案专业人员所占比例仅为17.5%。这也就意味着现有档案工作者的组成结构其实并不合理，有着年龄偏大、档案专业人才占比小等问题。所以，档案机构在引进新人才的同时，也要加强对原有工作人员的档案信息化技能培训，帮助他们掌握大数据时代的新兴技术与信息化观念意识，尝试将多年工作经验融入现代化技术并进行理论创新与实践，提升民生档案工作人员专业素质和管理服务水平，努力打造一支理论与实践并重的复合型团队。（3）加快构建数字档案馆，拓宽服务路径由于各地区档案工作推进进度不一，当前各地数字档案馆构建水平层次不齐，上海市于2012年底已完成全部民生档案的数字化工作，而其他大部分地区仍在推进信息化进程。所以其他地区现阶段需要学习上海等城市的成功经验，加快构建地区数字档案馆，在此过程中，可以优先录入需求率高的重点民生档案，搭建与群众生活密切相关的线上档案信息系统。除了数字档案馆，各地机构也可以学习青岛、杭州、深圳等地的先进交互案例，增强与用户的互动机制，比如开拓微信公众号、微信小程序、微博、留言板等服务路径，通过社交媒体向公众展示馆藏内容与类别，解决信息不对称等问题，帮助潜在档案利用者了解档案馆，发掘其对民生档案的利用需求，更好地为群众提供服务。3.进行多源信息融合多源信息融合是将来自多种渠道的信息进行整合，去除多源信息之间重复或矛盾的部分，合并归纳同类型的数据，最终形成一个和谐完整的信息数据库，用以提升信息整体价值、简化信息查询过程、改善信息利用体验。笔者认为，民生档案自身拥有分散管理的特点，在档案信息化过程中档案机构可以采用多源信息融合的方式进行资源整合、统筹管理与开发利用。（1）加强馆际交流合作与部门间信息融合按国家档案局编制的《国家基本专业档案目录》规定，民生档案包括了由民政部、卫生部、住房城乡建设部等7个专业主管部门分管的14类档案，除此以外，各地由于历史沿革、地域特色、工作重心不同，还存在着多种有地方特色的民生档案。据学者安小米等人调查显示，地方城市可提供100多种、涉及20多个系统和部门的民生档案。由于民生档案基层管理单位较多，故需要地方档案局进行合理顶层设计，在加强馆（室）际交流合作的基础上进行多部门间的档案信息融合，联动同地区不同档案馆（室）、同单位不同部门、不同地区档案馆（室），给档案利用者提供成体系的民生档案资源。（2）建立以用户需求为导向的管理服务机制多源信息融合并不是盲目融合，档案馆可以通过对用户查档数据的深度挖掘，分析并建立用户画像，从而了解不同类型用户的查档需求、类别、特点等关键要素，再由此进行有针对性的资源调配与开放，更大限度地发挥现有民生档案资源的使用价值。在建立了以用户需求为导向的管理服务机制以后，行有余力的档案机构还可以进行个性化服务的探索，通过大数据技术为每一位档案利用者打造其专属的民生档案资源套餐，优化用户查档体验，鼓励公众走进档案机构，培养公民档案 素养。（3）地方政府强化政策引导，为融合提供助力多源信息融合要求各馆、各部门积极配合提供民生档案，在此过程中，地方政府需要适时发挥政策制度的引导作用。政府可根据当前民生档案资源的区域特点，制定民生档案多源信息融合政策和统一标准，引导档案机构与相关部门主动进行数字资源整合，帮助建立区域间以及跨区域的民生档案信息管理系统，避免出现民生档案“信息孤岛”。另外，地方政府也可以提供资金、人力、场地等助力，帮助加快民生档案信息融合进程。

三、结语

大数据时代机遇与风险并存，在此背景下探寻民生档案的管理与利用服务优化也有着其独特的时代意义与实践价值。在提升工作人员的管理服务意识方面，可以加强档案管理工作者主观能动性，建立以用户为中心的服务意识；努力树立“共建共享共用”理念，培养“一站式”服务意识；学习掌握新兴技术，提高档案管理安全意识。在提升相关技术水平方面可以建立人才联合培养与引进机制；定期组织档案工作者进行技术培训，打造复合型团队；加快构建数字档案馆，拓宽服务路径。除此之外，档案馆还可探索多源信息融合，加强馆际交流合作与部门间信息融合，建立以用户需求为导向的管理服务机制，地方政府也要适时强化政策引导，为融合提供助力。希望以上策略可以帮助优化民生档案的管理与利用服务，最终促进社会经济发展，实现档案工作价值。

参考文献：

[1]周枫.大数据时代档案馆的特征及发展策略[J].档案与建设，2013

[2]肖秋会，张欣.基层档案馆民生档案工作:现状、问题与对策研究[J].档案学通讯，2014

[3]张林华，潘玉琪.我国民生档案远程服务的实践发展研究[J].档案学通讯，2016

[4]刘莹.民生档案社区“一站式”服务的模式研究[J].档案管理，2019

[5]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京:中国档案出版社，2007

作者:谷舒婷 单位:上海大学图书情报档案系