科研事业单位网上报销管理系统研究

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［摘要］本文主要介绍了在内控体系建设环境下的科研事业单位网上报销管理系统的实施背景、特点与优势，探讨了实施网上报销管理系统过程中需要关注的一些重点。实现网上报销管理系统，在规范科研事业单位财务管理行为、完善内控体系管理手段的同时，将有效提高科研事业单位财务报销审批效率和经费使用效率。

［关键词］科研事业单位；内控体系；网上报销

1科研事业单位网上报销管理系统实施背景

随着我国经济的飞速发展，国家对科研事业单位的支持力度逐年增加，各类科研经费大幅增长，财政部对科研经费的管理要求越来越高。为满足国家治理体系和治理能力现代化的要求，近年来，财政部相继发文要求行政事业单位全面推进内部控制建设，规范行政事业单位内部经济和业务活动，对健全内部控制体系，强化权力制衡，防范财务风险做出了更严格的要求。科研事业单位属于事业单位，但科研事业单位的经费管理却不同于一般事业单位经费管理。一般事业单位经费主要是为维持单位正常运转以及完成日常工作任务由财政划拨的经费，内部控制只需要对这部分经费和资产进行管理即可。而科研事业单位除了维持自身正常运转外，还需要承担一些国家、地方科研任务，同时正常开展科研项目申报与执行等工作，经费管理主要包括两部分，即一般行政事业经费和科研经费管理。行政事业管理、科研管理、预算管理、政府采购管理、资产管理等是实施科研事业单位内部控制的重要内容。健全的内部控制体系，不但可以通过完善国有资产管理，有效保护国有资产安全完整，防范财产流失、恶意破坏、贪污腐败等情况，还能规范经费使用程序，提高资产使用效率。目前，大部分科研事业单位仍然按照人工干预的方法对各类重要业务进行管理，费时费力，如经济活动过程中的支出规则和预算制度无法强制遵守等，从而造成经费预算执行率低下，影响单位科研项目的执行效果。近年来，随着网络技术与计算机信息处理技术的不断发展进步，单位信息化建设不断向前深入推进，已无法适应当前工作需要，效率低下的传统报销模式被规范、高效的网上报销模式替代已成为必然趋势。科研事业单位使用网上报销管理系统，不仅可以大幅提升科研事业单位的财务工作效率，还能有效完善内部控制体系建设，更加符合科研事业单位信息化与内部控制体系建设的长远发展。

2网上报销管理系统概述

网上报销管理系统，是从规范单位财务行为、提高资金使用效率入手，报销人网上填报报销单据、财务人员网上预审单据、各级领导逐级审批、财务人员最终审核无误后，系统自动产生记账凭证，完成整个报销流程。网上报销实现了报账信息共享，通过网上动态监管，缩短了报销周期、提升了财务报销效率、提高了财务服务质量，实现了财务流程与业务流程有机融合。和传统报销模式不同，网上报销管理系统允许报销人在任何时间、任何地点提交报销申请，审批人在网上进行业务审批操作，原始凭证由财务人员审核无误后，系统自动产生记账凭证。

3内控体系下网上报销管理系统特点与优势

以网上报销管理系统为载体，加强内部控制体系建设、内控制度化、制度流程化、流程信息化，这是内部控制落到实处的重要举措。网上报销管理系统与内控体系相互交融，与传统报销方式相比，有如下特点与优势。3.1固化内控流程，降低内控风险。2012年11月29日，财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，自2014年1月1日起开始正式执行，执行该规范对科研事业单位内部管理提出了更高要求。传统报销模式下，由于报销人或审批人对报销流程不熟悉或工作疏漏，造成报销手续不规范、报销票据不全或者越级审批等问题出现。实施网上报销管理系统后，通过预设报销制度、内控制度，固化内控流程和审批权限，使报销审批流程更加规范、标准与可控，避免越级审批、报销手续或报销票据不全、不规范等问题。3.2报销程序透明化，提高工作效率和工作质量。网上报销管理系统将报销人、审批人、财务人员三者有效协调起来，报销人不用拿报销单据先找财务人员审核单据的完整性与规范性，再逐级找相关领导签字审批，整个报销流程可以在网上报销管理系统中操作，报销人网上提交报销票据，财务人员在线审核，领导在线审批。报销人、审批人、财务人员可以随时查看报销进程，从而大大提高了报销程序的透明度，极大提高了报销人、财务人员的工作效率与工作质量。3.3精细化预算管理，为项目管理与决策提供科学支持。网上报销管理系统可以通过程序将预算、报销、数据分析三大功能相结合，通过经费实时动态监管、经费支出进度预警等方式，从报销和借款发起环节开始预算控制，没有相关科目预算或科目预算不足则无法提交报销经费申请。此外，科研事业单位项目主持人、单位领导以及财务人员可以随时查看项目预算执行进度情况，了解项目执行进度与项目经费使用进度是否相匹配，进而发现问题，科学统筹协调工作。

4网上报销管理系统实施重点

4.1做好宣传与培训工作。网上报销管理系统能否有效投入使用，与网上报销管理系统的宣传与服务是否到位密切相关。网上报销管理系统培训主要包括两个方面，一方面，针对报销人、审批人进行集中培训，实现其对网上报销系统准确操作；另一方面，对财务管理人员本身进行综合培训，加强财务人员对网上报销管理系统实际操作技能的学习，不断学习专业知识，以便能更好地服务于报销人。4.2设置科学、有效的流程与报销、共享参数。设定科学、流畅、易懂的操作流程，可以让用户更快熟悉系统，掌握系统的操作方法。设定一套有效、简单的用户输入参数与输入内容，在降低用户操作难度的同时，能够使用户快捷有效操作。此外，做好单位各个信息系统间内部基础数据共享，可以减少用户重复输入、降低输入错误、提高系统效率。易于理解的流程、简单明确的输入参数与系统间基础数据共享，能够让用户快速掌握一个系统，是网上报销管理系统全面实施的关键因素，必须作为系统设计与实施的重点加以特别关注。4.3保障单位财务系统的数据安全性。目前，随着网络管理部门对网络信息安全要求的不断加强，维护单位网络安全的难度不断增大。财务系统是单位信息化建设体系中安全性要求较高的信息管理系统，一方面要保障财务系统中的数据与信息安全，另一方面还要保障财务系统中的资金安全。因此，单位应积极构建稳定、可靠的网络安全软、硬环境，同时严格在单位物理隔离的局域网，即内网环境下运行财务软件，以防止财务数据被非法入侵、盗取、篡改与毁坏。此外，网上报销管理系统对单位内部控制和内部审核也提出了更高的要求，需要单位制定科学规范的网上报销制度与流程，根据部门、职位与职责，设置不同的角色，设定不同层级的权限，同时，强化财务系统管理人员与数据库管理人员的安全保障意识，从而更好地保障单位财务系统的数据安全性。4.4解决非同一局域网用户使用网上报销管理系统方式问题。单位财务系统不排除一些用户不在同一单位局域网内使用单位网上报销管理系统的情况，比如，一个单位有下属几个子单位，拥有各自相互分离的办公场所与局域网络。此外，一些用户有在单位外使用网上报销管理系统的需求，比如，出差或加班等情况。为营造良好的网上报销管理系统使用环境，保障网上报销管理系统的安全性，单位应建立安全的VPN通道，允许用户在单位外通过安全的VPN方式，安装VPN插件，利用授权的账号与密码进行连接访问网上报销管理系统，以解决与网上报销管理系统处于不同局域网的用户使用问题。

5结语

随着行政事业单位内部控制规范的试行，各科研事业单位制定了较为严格的财务报销审批制度与流程，经费管理的分级授权和签字制度使报销人“签字难、报销难”的问题突出。为改善这种情况，越来越多的行政事业单位开始使用网上报销管理系统，打破了时间与地点限制，实现了由耗费时间、精力等待签字的传统手工报销转为不受时间、地点受限的网上报销管理模式。虽然网上报销管理系统在提高单位财务报销审批效率和规范单位财务管理等方面取得了明显实效，但存在一些消极影响，比如，由于报销人都不是专业的财务人员，在申请报销时会出现很多报销单据或信息不规范的情况，一方面加大了财务人员审核的工作量，另一方面，缺少传统面对面的沟通与示范，操作方面的电话、网上解答增加了财务人员的工作量，这些问题都需在实践过程中得到解决。

参考文献

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［5］葛云芳.浅析网上预约报销对高校财务工作的影响［J］.财会学习,2018(19).

作者:温希军 任娟 许承云 秦荣艳 黎霞 单位:新疆畜牧科学院畜牧业经济与信息研究所