城建档案管理信息化构建分析

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城市化建设发展过程中，会形成一种特殊的基础性信息，这类信息就是城建档案信息，是对城市建设工作的记录。假如对这些信息有效应用，能够实现对城市建设、科学研究以及宣传教育等工作发挥积极的推进作用。近年来，随着我国经济的发展，城市化进程不断加快，城市建设规模也变得越来越大，加之我国城市众多，城建档案管理工作量变得也更大，一些城建档案管理方面的问题也逐渐暴露出来了，管理规范性差，档案利用率低严重阻碍了城建档案管理的健康有序发展。为了提升现代化、信息化城市建设进程深入发展，城市建设档案管理工作将利用计算机网络技术，构建起信息化的城建档案管理。

1城建档案管理信息化概述

当前，现代信息技术快速发展，电子化、网络化得到了全面普及，并为人们的工作学习生活提供了非常大的便利。城建档案管理工作中，信息技术并未得到有效应用，人力管理仍占据主要地位，使得档案收集、管理中过于繁琐，档案资料共享度较差，因此发展城市建设档案信息化建设，成为档案管理中迫切需要解决的难题。城市建设档案信息化主要是指有关部门进行统一规划、组织，把现代信息科学技术全面的应用进档案管理工作中去，让城建档案信息资源得到更加科学的保存、管理和应用，增强档案资料的有效共享，提升有效利用率。

2城市档案管理信息化构建的原则

在我国，城市众多，不同地区的档案管理会根据自身的实际情况采取不同的措施，因此推行的信息化标准也有时差异，这使得档案管理工作人员会被不同地区的问题所困扰。为了避免这些问题的出现，我们需要遵循以下几个方面的原则：①时展需要的原则。在城市建设档案管理的信息化构建的过程中，各种文件与资料要以能满足城建档案的服务需要为目的，因此在库存档案数字化与电子文件归档设定时要全面考虑时展需要，不但要满足当前的城市档案管理需要，还要能够满足以后社会发展的需要，以确保社会资源得到最大化利用；②保密性原则。城市档案资料作为国家的机密文件，在信息化建设中，要做到对城建档案库存档案的数字化和电子文件归档等每一个环节进行严密把控，确保安全保密，防止被别人所窃取造成不必要的麻烦；③遵循实用好用的原则。城建档案信息化系统的构建目的是为人民服务，如果系统过于复杂，这会使得档案的入库、查询应用、数字化等过程变得不便，这样会极大的降低工作效率，影响城建档案信息化系统的使用。

3城市建设档案管理信息化构建策略

城建档案管理信息化构建过程中，系统的构建包括硬件设施、软件设施与数据资料，因此在系统的构建过程中，我们需要对系统做好分析研究，另一方面还要加强工作人员的从业素质，完善信息化管理法律法规等措施，具体如下：（1）城建档案信息化管理系统的结构方案。城建档案信息化管理系统设计方案，可以按照国家对档案信息化构建的规定、标准要求出发，城建档案管理软件要有着网络检索功能，拥有实时浏览，并且可以符合多类型文件存储格式。可以完成数据的收集存储、整理、浏览、检索、输入（输出）、借阅管理、统计报表和不同类型格式转换的管控，达到对文档进行整体管理、对业务流程有效掌管，以及实现对信息资源开发应用的需求。只有确保城建档案管理软件通用性强，兼容性高，才能使得各个单位的档案管理系统之间的档案信息保存、彼此交换才能顺利进行。其次是硬件设备的投入。随着科技的发展，城建档案推进过程中，也或多或少的增加了一些硬件设备，包括计算机、存储内存、扫描仪、打印机和复印机等各类设备。在构建城建档案信息化时，应从实际角度出发，遵从填平补齐、适当超前和适当延伸的准则，将现有设备充分使用，增添现在或将来需要使用的技术设备，包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备和海量存储设备等硬件，以构建起符合城建行业高效使用的专门档案软件。最后是增强电子文件归档管理。城建档案管理应用系统需要建立统一准则，和社会服务目标群体相关运用系统相对接，使得城建档案管理单位对不同电子文件和电子档案的迅速归档。（2）加强城建档案的数字化构建。城建档案信息作为对城市建设工作的记录，其真实性和完整性就非常重要，以确保更好的应用于现实环境中，如果将纸质档案转为数据化资料后，更要去确保记录的完整性和真实性。城建档案信息化建设过程中数字化的推进要注意两个方面：①城建档案数字化的建设；②数字化电子文件的总结工作。城建档案数字化的建设可以借助扫描仪、相机、输入设备，将纸质的城建档案文件通过扫描、图像辨认、压缩存档等方式转化数字化的文档，根据种类与时间段采取合理归类，并给予妥善管理。随着科技的发展，城建档案信息化的建设并不是单纯的将纸质的城建档案变成数字化的文档，而且还可以借助多媒体技术，将声、光、电融入到城建档案管理中去，以达到声、光和电多方面与立体化的城建档案管理过程，更好的将城市风貌予以展示，让信息化技术的价值更好的体现，形成一种能跨越机构，突破地区的城市档案信息服务。其次是数字化电子文件的总结工作。城建档案资料管理系统要稳定健康有序的运转，这需要数据资料的完整性和真实性，而要确保这两样都能实现，就需要强化对是数字化电子文件的总结工作。可以根据国家制定的有关标准，国家的总结经验出发，进行电子文件内容的收集，避免城建档案信息化构建中出现差错，另一方面，自身问题的总结，在信息化建设过程中某些环节难免会出现一些差错，这样就需要对数字化建设过程中存在的问题进行分析总结，并不断纠正，以形成一个良性的循环过程。（3）城市建设档案管理信息化下人员的素质提高和法律法规完善的探讨。城市建设档案管理信息化建设是从过去单一的纸质文档向数字文档的转变过程，涉及到的工作方式也从以前的纸质文档的归类整理，变成了信息技术的应用和网络安全的维护过程。这就需要工作人员不但要具备专业的档案知识，包括：档案学、文书学和信息传播学等知识。还要有计算机软件应用方面的技术，包括：网络通信技术、办公室自动化、计算机应用软件开发、信息管理、数据库生产和服务、计算机辅助设计等技能。对于企事业单位而言，就需要不断加强工作人员先进技术的培训，从多形式的技术培训与技术探讨，全面构建起学习新技术、新知识的积极向上环境。其次是完善信息化管理法律法规。

当前，城建档案信息化建设过程中，我国基本上是根据《档案法》为基本，并根据城市档案的实际情况构建相对健全的法律法规制度。但是我国省市众多，每个地区总有一些特殊情况，因此我们需要根据不同城市的发展情况，采取特事特办的方式进行，以制定更加符合该城市或者该单位发展需要的城建档案管理政策。如制定本单位的城市档案管理的工作流程，构建本地区城市档案管理的收费要求等政策，真正使得城建档案管理信息化系统能够为人民服务。

参考文献

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[2]井淑洁.关于城建档案管理基础性工作的探究[J].办公室业务，2018（7）：95.

[3]徐茹民.城建档案利用服务问题及其对策分析[J].城建档案，2016（09）：33-34.

作者:葛春丽 单位:安阳市城乡规划管理局殷都区分局