信息数据规范化管理探讨

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［摘要］规范化与标准化是企业信息化建设的重要标准之一，本文以某集团型企业的财务信息化建设为例，通过其客商档案数据的建立、维护和完善历程，探讨企业信息数据的规范化管理。

［关键词］客商;数据管理;维护;信息化

一、客商档案数据的重要性

客商是企业的财富源泉，对于集团型企业而言，客商档案数据规范化管理尤为重要。首先，集团型企业分子公司众多，日常经营活动所涉及的客商经常存在交叉和重叠；其次，集团账务处理和资金系统收付款业务的正常进行，离不开准确无误的客商信息的支持；再者，伴随企业业务量的增长，需要客商数据做到及时更新与完善。集团下属各法人单位单独核算的客观事实，导致其客商档案涉及到商业机密，对于客商数据保密性要求，因此客商档案信息需要兼顾一致性、准确性、及时性、完整性和保密性。

二、客商管理模式的分析

作为集团型企业，客商数据管理模式一般有两种，即集团统管模式和成员单位分管模式，二者各有利弊。前者客商数据不允许下级单位自行维护，而是需要集团集中统一管理并分配给下级单位使用。这样一方面可以保证客商数据的唯一性，杜绝客商数据资料杂乱无序，便于集团统计客商往来账和业务量，另一方面集团对数据的统一核查，最大程度的保证了客商信息质量，为整个企业的数据共享和利用提供了可靠保障。缺点是信息采集和录入量较大，效率不高。后者，客商档案数据由各成员单位自行维护，这使得数据的采集和管理更加灵活快捷，但不利于规范化管理，数据的质量无法得到可靠保证。以某集团型企业为例。作为一家大型的集团公司，下属近百家分子公司，日常财务核算和资金调配需要统一规范化管理，同时考虑到成本和效率问题，在制度许可范围内最大程度的数据共享是必然的，因此，它更合适于选择数据统管模式。而对于规模较小的企业特别是单体企业，业务量较少，没有集中管理和统一核算的需求，因此信息管理上更倾向于数据分管模式。这里主要对前者进行详细分析。

三、档案数据统管模式下的前期管理

（一）数据的手工维护自采用新的财务软件系统以来，集团企业信息化建设已进行了两步，分别是财务系统和资金系统。客商档案数据的统管模式伴随着财务系统的上线而正式实施。信息化建设前期阶段面临的主要问题是：过去集团下属各单位自行维护数据，造成数据信息不规范、不完善，质量参差不齐；集团统管型的系统软件上马，需要解决系统中客商档案从无到有的问题；客商数据亟需整理和归类，以满足之后的财务统计和报表合并需求。对此，该企业所采取的管理思路是：确定客商档案数据管理框架，包括编号、类别、数据内容和采集方式，将客商档案按照国家省级行政单位和合并范围进行地区分类和编号，以便于地域统计和识别；考虑到工作量、信息核查难度问题以及账务挂账需求，前期采集客商数据内容只包括名称，其他数据信息由以后进行补充和完善；采集方式上，成员单位向集团申报客商信息，由集团派专人负责核查并手工导入数据。集团下发统一的客商填报模板，并负责提供客商信息验证平台，确保客商信息的规范与准确。成员单位按要求对上报的客商信息进行验证，无误后按照模板填写上报给集团。成员单位应对客商信息的准确性和规范性负责。客商的上报分两步，一是电子版的上传，便于集团归类和导入，一是纸质版的报送，附财务印鉴和负责人签字，作为客商报送凭据，便于日后档案查询和落实责任。集团对下级单位上报的客商信息进行复核，确保格式规范，内容完整，以全查和抽查方式检验信息准确性。达到要求后，手工导入客商并下发成员单位。值得一提的是，出于保密性要求，下发给成员单位使用的客商信息只有客商编码、名称和地区分类等内容，客商对应的上报单位将不对成员单位提供，只限于集团管理。起步阶段是数据管理最为艰难的阶段，企业需要通过系统性的管理将原先散乱无章的数据进行梳理，使之规范准确，在缺乏其他有效的采集路径的情况下，更多的是依靠人为因素。成员单位需要遵循准确性、规范性、重要性原则，对历史数据进行归档上报，集团公司则需要把主要精力用于数据的整理与核查，通过书面凭据来增强成员单位的责任感。此阶段更多的依赖于制度的强制性，要在较短时间内构架数据原始模型并尽可能的保证数据的品质和质量。（二）数据的系统工具维护随着企业业务量的不断增加，客商档案数量的增长呈井喷之势，一年的时间，集团客商档案由上线初期的4000多条增长到目前的9500条。随着第二阶段资金系统的上线实施，企业以往对客商信息的单纯挂账需求发生改变，开始向收付款业务需求延伸。这就意味着以往的客商数据已不能充分满足需要，客商账号、开户行等账户信息需要进行全面补充和完善。而先前集团专人复核和手工维护客商档案的方式，已无法适应新的形势。对此，该企业充分发掘资金系统的作用，成员单位在资金系统中对首次发生的客商进行收付款时，在业务系统单据中自行填写该客商信息，集团以资金系统为试金石，成功进行收付款业务的客商信息即是认为是可靠的，通过研发的客商导入软件，有甄别的将通过检验的客商导入到系统中。资金系统工具导入客商的思路是以客商名称为基础，逐步补充账户信息等附属内容，充分利用资金系统自身优势，采集符合标准的客商信息，并实现批量导入数据的功能。实践表明，无论手工导入还是系统工具导入，二者各有所长，为满足单纯挂账需求的新客商可以通过前者维护，发生资金业务往来的新客商可以通过后者来管理，两者相互结合。

四、客商档案数据的后期维护与管理

采集、验证和导入信息是客商档案维护工作的主要任务，数据信息的后期维护也同交通财会样重要。在快速发展的市场经济背景下，数据更新速度惊人，为避免数据库信息过时而造成不应有的损失，企业必须适应不断变化的外部环境，做好数据更新工作。保证档案数据准确性的难度与其数量的增长速度是成正比的。因此，为尽可能提高信息精度，系统管理人员有必要定期清查系统客商档案。对名称格式、编号、地区分类等容易发现错误的地方加以关注。对于客商名称、账户信息等不易辨别的内容，则需要充分发动成员单位的积极性，配合制度要求，一旦发现错误的客商信息及时上报，由集团管理员在第一时间对数据进行修正。而成员单位对客商后期维护所做的贡献可作为其业绩考核的参照。需要强调的是，系统工具导入新客商模式在制定之初也充分考虑到这一点，对于同名客商下账户信息不一致的，由管理员核对新客商和系统中原有客商信息内容进行核对，发现后者错误则将新客商内容导入，反之亦然。另外，针对客商改名问题，目前最新的财务系统已经可以对客商的最新数据和历史数据进行区分，但是如果企业使用的信息化系统没有这个功能就需要人为解决。具体方法是，不在原客商数据上进行修改，而是作为一个全新的客商进行添加。由财务人员在财务系统通过转账方式进行新老客商的账务结转。这种做法，一方面是避免因原信息修改造成数据冗余而影响对客商账务的查询。另一方面，可以保证账务数据的历史更替清晰，防止财务系统相关数据与纸面凭证数据不符。在企业信息化进程中，数据维护是一个相当复杂的工作，质与量如何均衡，是每一个管理者应该深入考虑的问题。虽然高度的信息化与系统集成为企业数据采集带来了极大方便，但是人为因素永远都占有不可替代的地位。第一，从长远角度和全局出发，精心做好数据库管理框架。这是数据管理的第一步，也是最重要的一步，更是最难走的一步。合理的框架结构，应该是立足于现实，结合未来形势变化短期里最大程度的满足应用需求，同时又为数据的未来补充与更新留下足够的空间。第二，严把“病从口入”第一关。数据信息的错误应尽可能的在系统之外解决，否则会让信息使用者和管理者付出更多的代价。这就要求企业制定较为完善可靠的校验机制，无论是人工核查还是系统验证，都要把数据信息的准确性放在第一位。第三，充分发挥主观能动性。管理者永远都不能完全依赖计算机来管理一切，而是应该让计算机根据人们的需求来服务一切。数据管理工作繁琐浩大，需要大量的时间和精力，管理者需要做的就是不断从实践中提炼规律，转化为系统工具研发，让更聪明的电脑为企业管好更多的工作。第四，制度保证。没有规矩不成方圆，任何工作都应该有相应的制度保障才能井井有条。企业应该为数据管理工作制定周密的制度和规范。从成员单位到集团公司，从数据采集到后期维护，数据管理工作的每一个参与者、每一个环节都应该确定相应的职责和目标，通过激励机制和责任机制为数据管理工作提供可靠的制度支持。企业信息化离不开数据支持，客商档案作为数据库的一个缩影，其管理模式为下一步的数据扩充提供了有力借鉴。企业的信息化建设，就是要把财务系统、资金系统、预算系统、工资系统、项目系统乃至供应链系统等完成高度的集成，实现数据在系统间和成员单位间的充分共享，以尽可能的降低信息成本，提高生产效率，为企业的经营活动和日常管理提供坚实保障。

作者:唐与弥 单位:烟台港集团有限公司