工程项目档案管理研究

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摘　要：本文提出了长江航道局工程项目档案管理的重要性，分析了传统的项目档案管理存在的问题，以及工程项目档案管理系统一体化的解决方案。

关键词：工程项目档案管理；长江航道局；

档案管理系统一体化长江航道局坐落于我国的百湖之省湖北省武汉市，隶属于中华人民共和国交通运输部，按照交通运输部要求对长江干线航道进行系统规划，实施航道治理和建设；按照标准实行航道养护，并提供长江干线航道测绘和科研等服务。在长江沿线七省二市设有宜宾、泸州、重庆、宜昌、武汉、南京六个区域航道局和81个基层航道处，负责长江干线2843公里航道建设、维护、治理及技术研究和对外交流。特别是改革开放后，随着我国经济的快速发展，沿江省、市对长江干线航道维护尺度要求越来越高，这就促使长江航道人对长江干线航道疏浚、养护工程项目工作越做越精细，对工程项目档案管理标准越来越具体。基于此，本文拟对工程项目档案管理提出相应的思考及建议。工程项目文件是指整个工程从项目立项、决策、可行性研究、设计、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。包括从规划、前期准备到竣工验收全过程中的文字材料、图形（图纸）、图表、照片、电子文件、实物等，其中电子文件包括但不限于视频文件、音频文件、数码照片、文字型电子文件、扫描型电子文件、图纸型电子文件。项目档案是指自项目立项审批至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，经过鉴定、系统整理且归档的项目文件。工程建设项目特点是投资大、工期长，且涉及到勘察、设计、科研、施工、监理及原材料、外购定制件供应等多单位,这就决定了项目档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性。建设项目的一次性特征,也决定了项目档案工作的不可回复性。因此,在工程建设过程中,保证项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷的质量有着十分重要的意义。围绕项目档案的“收集、管理、存贮、利用”四大功能建设，打破传统项目档案固化的管理模式，通过工程项目第一次工地例会提前介入，把档案工作规范化要求延伸到档案形成各阶段，从源头保证立卷质量高标准。

1传统项目档案管理存在的问题及解决思路

工程项目自身具有周期长、复杂性高等特点，其中复杂性除了体现在建设任务繁多且技术要求较高等方面外，还表现在项目参与方（建设单位、施工单位、监理单位）之间的沟通、交互、协同、合作。有资料显示，在工程项目的整个周期内，有相当多的数据、信息是以文档的形式进行传递，这些文档包括多种形式，如表格、图形、纯文本文件以及它们相结合的形式等。传统的项目档案管理是根据项目各参与方各自的内部需求建立的，使收集到的信息不对称，它不利于建设项目各参与方之间的协同工作。并且即使是在某个项目参与方内部，项目档案的管理也是依据设计、成本、进度、质量、施工、运营等不同职能部门的划分进行管理。各职能部门自行进行档案管理，并只对上级决策层汇总报告。其主要存在五类问题：①原始资料收集不齐全,资料有效性值得怀疑。②施工资料填写不规范,内容不完整,未能真实反映工程实际情况。③施工资料记录手续不全。④施工资料与工程建设不同步,竣工项目资料归档不及时。⑤分类组卷不合理,不便于查阅。通过对问题的分析，其产生的主要原因包括：①档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全；②文件资料未形成有效的档案管理和监督机制；③档案管理信息化程度不高，在一段时间内“双轨制”仍将持续并行。随着工程项目愈来愈趋向于复杂和大型化，工程项目数据、信息从数量和复杂性上都发生了巨大的变化，并且随着工程项目参与各方之间交互、协同工作等需求的进一步提高，传统项目档案管理已经远远不能满足由数据储存到知识管理转变的需求。而基于工程项目全过程同步收集档案资料，将大大提高项目档案管理的效率。针对上述问题和原因，建议以下解决思路和办法：（1）建立健全项目档案管理工作机构及网络，统一领导、分级负责。（2）将档案管理纳入项目管理各阶段，对每一阶段各节点资料做到应收尽收；明确责任人和岗位职责；纳入工程项目管理的各节点，实行文件登记，对文件形成流程进行全掌控。（3）做到三同步，即：下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查工程进度与检查文件材料形成情况同步；工程项目档案审查与交竣工验收标准同步。

2工程项目档案一体化管理系统研究

基于工程项目档案管理一体化，是通过统一数据标准，集档案收集，管理等功能于一体，建立真实、完整、准确的工程项目档案数据库，实现档案数据的全面整合，为工程项目档案提供丰富的数据采集、审核归档、数据查询、数据报表和数据分析，从而满足工程项目档案信息资源分层应用、分级管理，由“数据分散，形式多样”到“数据集成，统一标准，目标数据共享”。

2.1基于大数据理念的档案数据采集管理档案数据采集是利用各种工具实现各业务的异构数据库系统和文本、电子表格等文件系统格式的数据整合和集成，针对具体的每个采集源编写具体的数据转换代码，来完成从原始数据采集、错误数据清理、异构数据整合、数据结构转换、数据转储和数据定期刷新的全过程。大数据的数据操作、存储、访问、分析是以元数据管理为依托。档案大数据采集，首要是从数据分析的角度，先对档案业务主题进行准确定义与描述，建立档案信息模型，由此反推数据采集的范围、元数据、频率、编码和数据格式、文件格式。再以大数据存储理念对结构化数据、非结构化数据、半结构化数据进行抽取、排序、过滤、转换等处理，实现数据的重新整合、存储。

2.2基于大数据理念的档案数据保存管理数字档案馆档案数据保存根据大数据理念，分为缓冲库、基础库、主题库、元数据库四类。缓冲库是数据处理的重要组成部分，是对来自各单位、各业务系统采集交换来的数据正式进入基础库之前的集中预处置的环节。缓冲库将按照数据标准规范的要求，对来自多源头的数据进行清洗、比对、合并、汇聚，并找出问题数据，控制数据质量。基础库是数字档案馆提供数据服务的核心组成部分，该库存储用户最为关心和访问最频繁的基础数据，这些数据是经过前期的资源梳理、数据采集、清洗、转换等整合处理后的标准化数据，可以根据权限对外提供共享服务。同时，基础库会根据用户的访问频率或应用需要而不断调整，确保基础库中的数据是最鲜活、最常用的数据。针对特定主题分析的业务需求，可按照业务模型需要，通过系统动态配置数据抽取规则，在一定周期内从基础库中抽取数据完成重组工作，并存储到主题库，为具体的业务应用提供数据支撑。主题库中的数据随着应用主题的创建而产生，当主题被删除或暂停时，主题库中的数据也会相应删除或停止更新。元数据库，即依据国家、行业相关标准规范制订的各类标准规范，各种数据元定义、数据代码、数据字典等信息。这些公共元数据用于限定和约束数据的存储、处理过程，为基础库、主题库等数据建设提供标准化支撑服务。

2.3基于大数据理念的档案数据利用管理大数据理念下的档案数据利用，重点在用户操作轨迹的记录、分析、统计，包括以下三个方面：（1）档案利用人群统计和分析。主要是对用户基本情况进行统计和分析，包括用户职业、单位、年龄、性别、关注点等，从共性和个性等方面进行分析和研究。（2）档案利用目的统计和分析。主要是对档案利用目的和用户反馈进行分析，弄清用户重点关注或利用的档案资源。（3）档案检索工具的统计和分析。主要是对页面响应速度、同一事件检索次数、查询条件，考虑系统检索工具操作便捷性、速度性、准确性等是否满足用户需要，优化系统操作。通过科学地统计和分析用户的潜在需求，准确地预测出档案利用的重点方向，从而有针对性地做好档案利用准备工作，引导档案信息资源的开发和挖掘，高效地构建主题数据库，向用户推送档案信息资源。

2.4基于大数据理念的档案数据编研管理通过档案数据利用的大数据分析，档案编研根据档案资源和服务对象的类型和层次，即从用户需求出发，细分用户类型，满足用户多元化的信息服务要求，进而开展编研工作。大数据下的档案编研，可以灵活根据用户的背景信息、喜好，自动或半自动地将图文、音视频等档案资源以二维、三维等可视化形式重新进行整合编排，以多维度、多角度的方式提供个性化的精确服务

作者:孙敏 单位:长江航道局档案中心