物资公司增值税发票管理系统的设计

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国网河北省电力公司物资分公司合同管理部主要负责国网公司、省公司两级采购所有方式的物资合同的签订、结算以及供应商服务管理等工作。随着“物资集约化管理”体系建设的不断深入，合同管理工作量急剧倍增，大量的发票验审工作向物资公司集中，人工审核增值税发票工作量大而且容易出错，针对该问题，物资公司提出建设增值税发票智能管理系统，采用增值税发票扫描识别技术，将增值税发票进行扫描识别，将非结构化数据转换为结构化数据，通过接口与ERP系统进行数据交互，从而实现发票录入、发票验审、发票过账等环节的自动化、智能化进行，由机器代替人工，提高单据验审与账务处理的工作质量，保证业务人员高效率、高质量的完成发票验审、结算工作。

1需求分析

1.1发票数据录入

传统的发票录入工作由人工完成，每份发票的票面信息都要录入至EXCEL表中进行归档，并且数量多，每份合同可能会对应少则一张多则几十张增值税发票，所以我们选用高速馈纸式扫描仪，可以支持批量发票扫描，确保发票数据的快速录入。

1.2发票验审

发票验审工作主要是审核发票开票信息是否有误，审核发票抬头信息、审核供应商信息、审核发票开票日期、审核发票金额税额是否与到货信息一致等，针对该问题我们需要抽取ERP系统中的订单数据和供应商数据与扫描识别得到的发票数据进行比对，比对一致才允许录入系统。

1.3发票过账

发票过账工作主要是进行发票、采购订单、入库单三单匹配工作，在ERP系统进行发校验操作。该环节最大的问题是发票数量较多，并且发票校验操作需要填写采购订单号、金额、含税金额、日期、摘要等数据，录入信息量较大，针对该问题，我们将充分利用扫描采集到的发票数据，将发票数据自动填写到发票校验界面、自动调整税差、自动生成摘要，财务人员只需审核数据便可完成发票校验操作。

1.4文档在线存储及查询

原始单据的查询，原始方式便是在档案室找到对应的发票，但这种方式较为费事费力，针对该问题我们可将扫描采集到的发票影像信息，根据采购订单或发票号发票代码为索引，在ERP系统DMS模块中建立归档，通过链接便可以实现原始票据的在线查询。

2增值税发票智能管理系统的设计

2.1设计目标

实现增值税发票的批量扫描识别、实现增值税发票的自动验审、实现增值税发票的自动过账、实现增值税发票单据影像在线查询。

2.2主题思路

发票验审业务的实质就是根据ERP系统内的采购订单数据与收货数据验审供应商开具的增值税发票数据，主要验审内容为：验审抬头数据是否正确、验审开票供应商数据是否正确、验审发票金额是否与收货金额一致、验审开票日期是否在有效范围之内。传统的方式是供应商将发票送交至验审窗口，验审人员登录系统找到对应的订单然后核对数据是否正确，这样验审效率较低。

2.3构架设计

实现发票自动验审的前提是需要拥有采购数据，所以我们设计通过接口将采购订单数据传输至增值税智能管理系统中，扫描发票数据并时，系统会将采购订单数据与发票数据进行比对校验，从而实现发票数据的初步验审。

2.4系统功能设计

系统的架构是先扫描、再验审然后过账的一条线处理方式。采用多模块结构。按照功能模块的功能，可把系统划分如下：

2.4.1扫描识别系统

（1）登录验证：操作人员输入纳税人识别号登录系统，经过系统验证后，将该供应商对应的采购订单等信息列出。（2）待结算合同清单显示查询：登录后，将能直接浏览到未结算的采购合同，并显示各合同的工厂名称、合同不含税金额、合同总额等信息，供应商可以选择需结算的合同进行发票扫描。（3）发票扫描：完成扫描后，系统将发票票面信息转换成结构化文件格式和图片。将增值税专用发票当中的发票代码、发票号、含税和不含税金额等信息转成结构化文件。（4）信息识别及修正：系统读取发票代码、发票号在内的发票信息，进行重复发票的检查。读取开票日期、购销方税号在内的发票信息，通过检查开票日期是否超过抵扣时间，销方税号是否和供应商主数据一致，购方税号是否和购方数据一致来进行发票信息的初步核对。若该订单对应的发票信息全部识别正确，上传即可。（5）系统审核：供应商确认上传时，系统将对上传的信息进行检查，检查以下方面：购销双方税号是否正确、发票日期是否在可用范围内、合同金额与发票金额是否一致，如果同时符合上述条件，方可允许上传。（6）粘贴单打印：上传发票信息后，系统自动打印出发票粘贴单。（7）发票明细打印：系统将刚刚扫描并上传的发票明细进行整理，之后自动形成发票明细单。

2.4.2发票验审

（1）登陆验证：验审人员登陆发票验审平台，系统根据验审人员账号自动检测该验审人员权限，将该验审人员验审发票数据列出。（2）发票验审：系统列出待验审发票信息，包括合同信息、发票信息等，并将验审结果以指示灯的形式输出至验审界面，验审人员审核指示灯信息无误，点击通过便可完成验审。

2.4.3发票过账

（1）登陆验证：发票过账人员登陆发票过账平台，系统根据该人员登陆账号检测该人员权限，并将该人员允许过账发票信息列出。（2）发票过账：过账人员选择已验审通过的订单号，系统自动跳转至发票过账界面，并将发票数据填充至相对应栏位，过账人员审核数据是否正确点击过账即可完成发票过账操作。

2.4.4文档在线存储及查询

（1）工作人员在扫描发票后将数据上传至SAP系统中，同时系统自动将对应的发票图像同时传输至SAP系统，存储至SAPDMS模块中，以采购订单号为索引，关联至相对应的采购订单。（2）在采购订单查询界面进行增强开发，加入发票图像查询链接，查询发票图像时登陆采购订单查询界面，点击链接，系统自动根据订单号将该订单对应的图像信息列出。

3结语

本方案根据增值税发票验审工作的特点，采用增值税发票扫描识别技术，通过接口与现有ERP系统进行数据交互，实现发票验审、发票过账等操作的智能化、自动化进行，有效减少了人工误差，提高了工作效率，并且该系统具有操作简单、流程明确、数据安全等特点。后续如何更好的完善该设计方案还待进一步研究。

作者:李巍 孙辰军 王治国 单位:国网河北省电力公司物资分公司国网河北省电力公司