地方文献组织管治与建立完善

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摘要:对网络环境下地方文献的组织管理和建立地方文献数据库的意义进行了论述,分析了数据源及建库的条件,建库的方式,提出了建立地方文献数据库的类型和提高质量的思考。

21世纪是信息社会化时代,地方文献信息因独具的地方特色,需求越来越大,图书馆只有充分利用信息化、网络化环境,开发、提炼地方文献中的精华,建立地方文献数据库,即通过计算机实现对地方文献信息资源的收集整理、标引著录和检索输出的自动化检索,才能更大地发挥地方文献的作用,满足读者的需求,促进当地经济建设的发展和文化发展,实现更大范围内的文献资源共享。

一、地方文献的概念

关于地方文献的概念非常多,仅在国内就多达几十种,有广义与狭义的区分。广义的具有代表性的观点是著名图书馆学专家杜定友先生的"地方文献是指地方的一切资料,表现于各种记载形式的,如:图书、杂志、报纸、图片、照片、影片、画片、唱片、拓片、表格、传单、票据、文告、手稿、印摸等"。

狭义地方文献概念具有代表性的是:"地方文献是反映特定区域内一切自然现象和社会现象及群体活动方式的记录,凡在内容上涉及该区域并具有一定价值的软文化,均属地方文献。"(中山大学骆伟),通常国内地方文献工作遵守这一概念。

二、建立地区地方文献数据库的意义

地方文献素有"一地之百科"的美誉。它是一个地区政治、经济、文化、科技和社会发展以及风俗、民情、自然资源等方面的综合反映,通常这个地区的发展是离不开地方文献的支持。因此建立具有地方特色文献数据库具有重要而深远的意义,具体如下:

(1)地方文献可在不同时期为政府部门和各级领导制订地方经济和社会建设的方针、政策、规划和措施方面提供及时、快捷、详细、可靠的咨询服务;

(2)可直接服务于本地经济建设。地方文献记载了丰富的关于本地区的地理、矿藏、物产、名胜古迹、民族民俗方面的文献资料,为本地区的经济开发提供重要的信息。而该地区内各个不同领域的开拓者、创业者可据此寻找、开发适合本区域的经济增长点,创建区域经济优势,进而推动该地区经济建设。

(3)地方文献记载着当地的杰出人物、历史事件、风情民俗等,可为当地的文化事业建设发展服务,比如弘扬地方文化、激发当地人民爱国、爱家乡的情感。

(4)地方文献可为科学文化研究服务。地方文献集古今科学文化成果之大成,既可陈百科,又可纵观千年,其中蕴藏着丰富的信息资源,具有极高的参考实用价值和应用前景,历来是后人编史修志不可缺少的参考资料,是专家学者进行教学、科研的重要参考资料。古往今来许多社会变革和科研成果都得益地方文献的开发和利用。可见地方文献包涵着极高的史料价值和学术价值。

三、地方文献数据库数据源分析

在网络环境下,地方文献的采集、收藏在地方文献工作中将处于首要地位。因此建立地方文献数据库,首先要明确收录范围,解决文献信息资源问题。收录地方文献范围,应包括:"区域事物,区域人物,区域出版物。以狭义概念为指导"系统地开发,主要根据地方文献的范围内容与地区发展战略的要求,通过各种方式与渠道,有计划、有目的地进行采访收集(包括古今中外的有关文献),并在此基础上,对反映地区特色的重点文献,更要系统地全面地进行搜集。"广泛征集地方文献资源是建立地方文献数据库的重要环节。因此地方文献资源在收集中要结合当地特色,对特色文献重点收集。

(1)无锡地方志、县志、区志、村志、专业志、人物志都在收藏之列;地方报刊是现代地方社会生活的真实写照。收集地方公开发行的报刊也是地方文献数据源的重点。如《无锡日报》、《江南晚报》、《无锡广播电视报》等都是无锡地方文献数据源的重点。

(2)收集有关无锡问题会议的文献。

(3)收集各种有关无锡地区政治、经济、文化、教育等各种研究领域的研讨会、会议论文集汇编及有关涉及本地区的科研课题、论文、文章等。

(4)收集重要的具有参考价值的灰色文献信息。

(5)收集电子文献、网络文献。建立地方文献数据库,将分散的不同类型的地方文献得以集中,通过集中筛选、核实、整理、研究、提炼、归纳,使之序列化与标准化,成为无锡地方文献信息源,为建立无锡地方文献数据库提供充足的基础资源。

四、建立无锡地区地方文献数据库的方式

随着信息全球化的进展愈来愈快,现代化的信息资源建设应从长远的共同利益和自身利益通盘考虑。联合建立数据库是目前最常用的一种方式,其优点是可突破系统、行业的限制,与社会有关部门采取多种形式的合作,共同开发和利用信息资源。众所周知,当今世界信息资源是人类三大物质资源之一,而信息资源则数量急聚增加,使人类社会处于"信息爆炸"时代,因此任何一个图书馆要想将各个时期涉及各个领域有关本地区的文献全面、系统的收藏是根本无法实现的,也是不现实的。而建立地方文献数据库又是一项投入大、技术性强的工作,它需要有充足的资金,且需要有一批具备图书馆专业知识,掌握一定计算机技能的专业队伍。因而为了适应时代的发展和用户的需求,避免资金、人力浪费和文献重复,笔者认为联合建库、资源互补优存、共建共享,是一条切实可行的有效途径。

如何联合建库?笔者认为首先必须建立无锡地区跨系统的协调组织。无锡市图书馆相对本地区内其它图书馆在组织、收藏无锡地区地方文献资源方面有一定优势,因此在建立无锡地区地方文献数据库时,无锡市图书馆理应发挥其"龙头"作用。应由无锡市图书馆牵头,联合各市、县公共图书馆及市、县博物馆、档案馆和江南大学图书馆等驻锡大中专学校图书馆,作为建立无锡地区地方文献数据库的成员单位,组建成无锡地方文献协调组织。

其次,由协调组织统筹安排,制定出符合无锡地区地方文

献建库的详细条例,使各项工作有章可循。统一规划、统一标准。

再次,可采用分散加工,集中处理的方法。即各成员单位,将协调组织下达的关于某一特定范围内的无锡地方文献存储到移动盘上,在规定的时间内上交到协调组织,经去粗存精、,最后作为数据源,录入到数据库里;或是集中到一起,统一筛选、、建库。前者分散加工规模小,能节省资金、人力、物力。后者规模大,需要能容纳一定数量的人员、计算机、文献储藏、加工场所,需要有充足的资金、人力、物力,但容易管理,出现问题能及时解决,便于统一调控。从目前无锡地区各成员单位状况来看,笔者认为分散加工比较切合实际。

最后,协调组织同时还要协调好今后各成员单位地方文献的收藏情况,应分担收藏、各有特色、避免重复,使之成为一个长期的处于动态发展的联合机构,从而在真正意义上实现无锡地区地方文献资源的共建共享,为今后无锡地区及全国地方文献资源共建共享积累经验、奠定基础,实现本地区地方文献资源的整体布局,形成强有力的地方文献保障体系,以满足本地区及全国各地地方文献信息的需求。

五、建立具有无锡特色的地方文献专题数据库

建立无锡地方文献数据库应遵循先简后详、分层次开发的原则。先建立最基础的书目数据库,在此基础上可根据本地经济发展和社会需要,有步骤地建立一些具有较高社会效益和经济效益的专题文献数据库。所谓专题数据库就是对某一专题文献进行认真审阅、研究,将有价值的文献分离出来,利用现代化的信息技术和文献学的规范加以处理,使之成为所需的专题文献。由于地方文献往往隐含在既丰富又分散的内部信息中,如果没有适当的引导,用户难以识别和利用,从而会导致地方文献利用率低,社会影响力不高的状况,所以深入到地方文献的篇名、甚至数据等,将地方文献的内容充分揭示出来,形成一批新颖丰富、水平较高的二、三次文献等。

笔者认为目前无锡地区应先建立以下地方文献数据库。

首先,建立《无锡籍名人图片资料数据库》。自古以来被誉为渔米之乡的无锡,在这片地杰人灵的富饶土地上孕育了众多的古今名家,从政治家、科学家、思想家到涉及各个领域的杰出人物。如:博古、徐悲鸿、钱钟书、荣氏家族等。这些名人在各自不同的时代、不同的领域里做出了非凡的贡献,并著有大量的著作和手稿,为家乡乃之整个华夏民族留下了丰富的精神财富和物质财富。据无锡市图书馆对《荣氏文库》清核后发现,仅荣氏家族为无锡市图书馆捐赠的图书中有关无锡历代沿革、风土人情、工商物产、名流胜迹、艺文专著等无锡人著述搜罗尤富,地方志也收藏颇多。此外还有许多名人名家为这些具有重大贡献的杰出的无锡籍地方人士撰写了研究、评价的大量的文献资料,从这些已有的著作和手稿中留下了丰富的具有重要地方特色的文献,形成了无锡市特有的宝贵的地方文献资源,从而为建立无锡地区地方文献数据库奠定了基础。据了解,无锡市图书馆近年来对无锡地区地方文献做了大量的挖掘、整理工作,如《无锡籍人物图片长廊展》等,为建立无锡地区地方文献数据库做了比较充分的前期准备工作,因此目前建立无锡地方文献数据库已具备了必要的条件和地方文献信息物质基础。当前,特别需要的是市政府和各级领导的支持、关心和资金的到位,因为有领导的支持和重视,将使这项工作得以顺利地进行,使其及早和用户见面,服务于用户,使无锡地方文献最大限度地满足于用户,同时也是我们广大馆员多年来的最大心愿和用户的心愿。

其次,建立《地方籍人物资料数据库》。从湖南省图书馆建立的专题人物数据库的信息反馈中得知,《地方籍人物资料数据库》需求量大,特别是新闻媒介的需求,同时对其提供有偿服务,值得我们借鉴、学习。

最后,建立专题数据库,如《无锡旅游数据库》、《无锡名优产品数据库》等。对专题数据库的录入,不但要求对图书外部特征、主题、分类等详细著录外,还要进行深层次的挖掘,对某些专题进行文摘或提要式录入,对比较重要的文献在各个方面条件成熟的情况下进行全文录入。这就使得无锡地方文献数据库上网后,国内外的用户都可随时检索到自己需要的资料内容,最大限度地满足读者需求。

六、地方文献数据库的质量控制

建立无锡地方文献数据库最终目的是实现文献传递和资源共享,只有通过建立高质量、标准化的数据库才能达到目的。因此必须按规范化、标准化的要求,严格把关、审校。从数据的采集、著录、标引、加工、录入等每个程序着手,制定出一系列的规章制度和业务工作细则,并配以科学的工作流程来层层把好质量关。此外,地方文献由于是从古到今的收藏,时间跨度长,一般都是多人著录,其必然存在着差异。再加上国家颁布的标引、编目等细则也几经修改,各个时期文献著录内容、格式也在改变,因此必须按现行的国家标准,对原有的书目进行审校、修改、补充,审校是保证数据库质量的重要环节,为减少数据库的错误,保证每条内容的准确性,要全面、认真、仔细地逐项核对,发现问题及时修改,确保地方文献数据库的质量。

"越是地方的,越是世界的"。建立高质量的无锡地区地方文献数据库,旨在高速发展的知识经济的今天,发挥其自身的文献价值、让本地区广大用户直接受益外,更重要的是通过上网服务后,让更多的中外游客来无锡旅游,让他们领略无锡秀美的自然风光和人文建设;让更多的投资商认识无锡,了解无锡优越的地理环境和良好的投资氛围,吸引更多的投资商来锡投资,从而更进一步推动无锡经济的发展。因此,希望各级领导关注、支持这项工作的顺利进行,使无锡地方文献数据库早日建成,发挥更大的社会效益和经济效益。