深究潜水工程合同的专业化管理

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一、合同管理的重要意义

合同是潜水承包商与业主履行义务、享受权利的主要依据，它确定了工程项目的价格、工作内容、工期以及质量目标、健康安全环保要求等。在工程施工中，承包商的一切工作都是为了全面、正确地履行合同，所以合同管理是工程项目管理的核心，是其他工作的指南，也是实施对工程项目总控制的保证。没有有效的合同管理，就不可能有有效的工程项目管理，也不可能实现工程项目预期的目标；同时，合同也是项目完工后计收工程款项的依据。因此，在潜水工程项目的管理中合同管理的地位已越来越重要，这种重要地位也决定了其具有十分重要的意义。

第一，加强合同管理是市场经济发展的客观要求，是企业在市场竞争中生存和发展的必要措施。一方面，市场经济本身就是法制经济，而合同则是承包商与业主之间相互承诺的权利与义务的统一，具有法律的权威和强制性，违反合同的行为要受到法律的制裁；另一方面，在市场经济条件下，承包商在履行合同的过程中，必然要尽全力地去追求经济利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的过程中要时时遵守的法律依据，必然要受到承包商的重视，把加强合同的有效管理作为争取经济效益的最佳途径。同时，市场经济激烈的竞争性和工程招投标管理的规范化，也促使企业认识到，在工程管理中自觉地加强合同管理并圆满地履行合同，这是维护企业良好形象和声誉的重要基础，是企业在市场竞争中立于不败之地的重要保证。

第二,加强合同管理是保证企业正常营运，实现和提高企业经济效益的现实需要。水下工程施工企业的合同管理是提高企业经济效益、维持企业生存发展的重要手段。这主要表现在以下几个方面：首先，企业只有加强经济合同管理，才能组织生产经营。企业要维持正常的经营活动,必须通过订立合同的方式获取一定的工程服务项目；也只有通过履行和管理合同完成工程项目，并继而取得收入和营业利润。企业只有对经济合同进行严格管理，才能使工程项目的各个环节得到密切的衔接和配合，高质量、低成本的圆满完成各项工作任务，从而实现利润增值。相反，如果施工组织不注重经济合同管理工作，一旦有违反合同、错签合同或者不当履行合同的现象发生，必然要给企业带来一定的经济损失，增加企业不必要的开支和费用，从而加重企业负担，影响企业正常的生产经营活动,甚者可能导致危及企业生存。

第三，加强合同管理是预防和解决经济纠纷的有力武器。我国的经济合同纠纷一直大量存在，甚至呈上升趋势。由于经济合同纠纷，不仅给国家和企业带来了巨大的经济损失,而且也严重地影响了企业正常的生产经营活动，破坏了社会主义的市场经济秩序。这些经济纠纷相当大一部分是因企业合同管理不善造成的。潜水施工主体若对其所签合同缺乏必要的管理，才没有及时发现和消除潜在的隐患，其结果往往是为纠纷所累，不仅造成很多资源、成本在纠纷解决中耗费，也严重影响了同业主之间的长期合作关系。所以，加强合同管理对于保证合同质量、预防经济合同纠纷、保证企业的合法权益,维护社会主义经济秩序,就具有了十分重要的现实意义。

第四，科学的合同管理能够防止经济犯罪、纯洁社会环境。经济关系法律化、合同化的推行,对于维护企业的合法权益、推动我国经济的发展发挥了重要的作用。但同时利用经济合同违法犯罪的现象也屡有发生、禁而不止，给国家、社会和企业自身造成了巨大的经济损失，败坏了社会风气，污染了社会环境。当前，利用经济合同进行违法犯罪的情况主要有签订假合同进行诈骗、采用签订合同的形式挪用公款、控制合同的签订行贿受贿等等。建立和健全企业合同管理制度,依法签订和履行合同并对经济合同进行严格的审查和监督，就可以堵塞漏洞,不给不法分子以可乘之机，防止经济犯罪的发生，纯洁社会环境。

二、合同管理的基本原则

同其它行业一样，潜水工程合同的管理也需要遵循一些普遍指导意义的原则。概括起来，这些原则主要有合法管理原则、全面管理原则、分类管理原则和流程管理原则。

（一）合法管理原则

经济合同管理的各项工作应当符合国家相关法律、法规规定，使得公司的权益能够依法受到保护。合法原则是经济活动的基本准则，也是合同的基本准则。在经济活动中贯彻合法原则，才能使名项交易活动纳入法制轨道，保障社会经济的正常秩序。具体说来必须符合《中华人民共和国合同法》及有关法规的要求，并参照有关政策。尤其不得订立非法合同。合同的签订履行争议的处理等管理行为一般应有明确的法律依据。法律无明确规定或属法律空白的，合同应遵循一般的公平公正诚信等原则。法律明确禁止的，应通过一定的技术处理手段，使合同管理合法或至少不违法。技术上无法规避的法律禁止性规定的，合同管理不得为之。

（二）全面管理原则

完整的合同管理应当包括有序的多个环节，各个环节都需要恰当的合同管理，任何一个环节的疏漏和偏差都会影响整个管理工作的绩效。全面管理原则的实施可以分为四个方面：第一，缔结合同的前期准备阶段，包括了解对方资信情况、确定合同内容等是整个合同管理的基础；第二，合同的审核签订阶段，包括确定合同条款、按照规定流程审核等，是合同管理的核心环节；第三，依约履行阶段，包括己方依约履行和关注对方履约等，是实现合同管理目标的有力保障；第四，争议处理阶段，这一环节虽然不是合同管理必经环节，但关系当事人利益，也应妥善管理。

（三）分类管理原则

分类管理原则的要义在于不同种类的合同，具有不同的特点，应当区别对待，采取不同的管理方式与程序。关于合同的分类有不同标准，依签约的对象分，可分为内部合同与外部合同，内部合同例比和存在关联、隶属关系的单位签订的合同；依重要程度可分为一般合同与重大合同；依标的大小可以将其分为小额合同与大额合同；依是否涉外，分为涉外合同与普通合同。分类的目的在于管理，对于内部合同、一般合同、小额合同、普通合同一般管理难度较小，方式与程序相对简单；对于外部合同、重大合同、大额合同、涉外合同管理难度较大，方式与程序往往复杂一些。

（四）流程管理原则

流程管理原则就是按照合同管理的职责，对合同管理工作流程进行优化设计，完善合同管理的权限指引，对合同授权、合同签订、合同审查、合同履行、资料归档等整个过程都进行流程规划。合同管理不是对付应急事件的处理，而是一项惯常性工作，应当按照确定的规则和程序进行。合同管理应当设置专门人员，确定合理的程序，明确分工与职责，实现协作与制衡的有机结合。合同的流程管理是实现分工协作的基础，是管理细化及专业化的必要前提。流程管理可以充分调协不同的部门专业领域的知识资源，更可能实现管好合同的目的。流程管理明确相关部门与人员的职责，在协作管理的同时，有效的实现监督和制衡。

三、合同管理的具体工作

在明确了潜水合同管理的重要意义和基本原则之后，在具体的工作中有效实施具体的管理工作主要应大处着眼、小处着手，也就是说总体上要分阶段/流程实施全面管理，同时还要确立和完善相应的制度建设和组织建设等方面的工作。

（一）合同的分阶段管理

合同目标管理的过程是一个动态过程,是指工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的管理目标,运用管理职能和管理方法对工程合同的订立和履行行为施行管理活动的过程。

1、合同订立前的管理。合同一旦签订就意味着合同生效和全面履行,所以要采取谨慎、严肃、认真的态度,作好签订前的准备工作。具体内容包括:市场预测、资信调查和决策,以及订立合同前行为的管理。

2、合同订立时的管理。合同订立阶段,意味着当事人双方经过工程招标投标活动,充分酝酿、协商一致,从而建立起建设工程合同法律关系。订立合同是一种法律行为,双方应当认真、严肃拟定合同条款,做到合同合法、公平、有效。

3、合同履行中的管理。合同依法订立后,当事人应认真做好履行过程中的组织和管理工作,严格按照合同条款享有权利和承担义务。首先是本企业要严格信守合同，认真履行合同规定

的义务；其次是如发生对方履行义务不完全时，要在法定的或约定的时间内向对方提出。如果收到对方关于履行方面异议的函电，应在法定或约定的期限内回复。与此同时，对无异议但又不履行的要确定不履行的原因，并取得有关证明，以便明确责任。

4、合同发生纠纷时的管理。在合同履行中,当事人之间有可能发生纠纷,当争议纠纷出现时,有关双方首先应从整体、全局利益出发,做好有关的合同管理工作,以利于纠纷的解决,合同资料是重要的、有效的法定证据。

（二）制订完备的合同管理制度，建立合同管理档案。

合同管理要求进一步深入研究合同管理活动不同阶段的具体特点、要求、控制手段、工作侧重点等问题，结合合同管理的可利用资源状况和实际管理水平，建立科学的合同管理制度和制订相关具体措施，突出合同管理的关键点。合同管理制度主要有：合同备案审批制度、合同专用章使用登记制度、合同示范文本使用制度、合同检查监督制度、合同奖惩和责任追究制度、合同纠纷处理制度等。合同订立的的基础资料以及合同履行过程中的所有资料，都应由专人负责，并随时收集和保存、整理编号装订，及时归档。使合同管理工作有法可依，有章可循、有据可查，从而形成以制度促管理、以管理促发展的良性循环局面。

对企业合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循，合同管理活动基本上达到了制度化、规范化、标准化、科学化，保证了合同管理的综合质量，也使合同管理新模式有了制度和措施支撑。同时，企业还应对合同管理制度进行执行效果评价工作，通过对合同管理有关制度的评价，按照合同管理实际操作情况进行调整，以达到制度执行有效。

1、合同归口管理制度

合同归口管理制度是指对企业合同实行由企业法律事务机构全面、统一管理的制度。其内容包括:确定合同管理机构及其职责;规定合同管理的原则和基本内容;规定合同签订、履行、变更、解除的程序和要求;规定合同管理人员和合同承办人员的岗位资格要求;对合同管理人员与合同承办人员的考核、奖惩等。

2、合同分类专项管理制度

企业法律机构应当根据本企业合同的种类和特点,在合同归口管理制度的基础上,制定各类合同的分类专项管理制度,包括:专项管理机构和管理人员及其职责;管理原则、程序和要求;对管理人员的考核、奖惩等内容。

3、合同授权委托制度

企业对外签订合同,应当由其法定代表人或者法定代表人授权的人进行。未经授权,任何人不得以企业的名义对外签订合同。法定代表人授权人签订合同,必须采用书面形式,由法定代表人签发授权委托书,规定明确的授权范围、权限和有效期限。

4、合同的审查制度

合同的专业性、法律性很强,内容比较复杂,特别是一些重大合同,能否正确地签订、履行,对企业关系极大。因此,必须经过严密的审查,方能对外签订。合同的审查制度,就是规定企业各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准和审查时限,保证合同正确签订、履行制度。

5、合同的公证制度

在订立一些重大合同时,可依法办理公证,以使合同内容趋于完备,并使合同更具合法性和证据力,为合同顺利、正确、全面地履行打好基础。为此,企业法律事务机构应当制定相应的管理制度,加强对合同公证工作的管理。

6、合同专用章管理制度

合同专用章是企业签订合同时专门使用的印章。合同专用章使用管理制度的主要内容包括:企业签订一切合同都必须使用合同专用章;合同专用章由专人统一保管、使用;合同专用章应当由合同归口管理部门编号、备案;合同专用章刻制的申请、审批手续;对滥用合同专用章或者对合同专用章管理不善的责任人的处理等。

7、合同台账及统计报表制度

合同台账及统计报表制度,即建立合同管理台账及有关统计报表。对合同双方当事人、合同编号、标的物类别、标的物名称、标的物规格和数量、交付期限、执行记录、欠交数量等情况逐一进行登记,以便随时掌握合同订立及履行情况。合同台账主要包括:合同签订、履行情况台账;合同变更、解除台账和违约合同登记台账等。合同统计报表主要有:合同签订情况进度表和合同执行情况进度表。

8、合同归档制度

企业必须制定严格的归档制度,妥善保管合同。合同依法签订后,合同承办人员应当将合同正本交单位合同管理人员保管,合同副本留承办人备用,必要时抄送、抄报有关部门。合同管理人员对已经生效的合同要进行编号登记,逐个建立档案,与合同有关的文书也要附在合同卷内归档;对履行完毕的合同,按会计档案保管期限进行保管。

（三）明确合同管理组织体系

合同管理并非一般的事务性工作，专业性强、业务领域广，在人员配备上，应将懂经济、懂管理、懂法律的工程技术人员、造价人员或财务人员调整到合同管理岗位上，并做好合同管理人员的专业素质培训，提高其业务素质，同时合同管理人员平时要注意业务学习，提高业务水平，发挥自身的团体优势，使合同管理部门的职能发挥出最佳的效果。

潜水企业要根据自己的实际情况建立合同管理体系，设立专门的合同管理部门，从而使合同管理专业化、规范化。合同管理部门的主要职责是：合同法律法规的贯彻执行，合同管理规章制度的制定，合同示范文本的管理，合同的谈判和签订的管理，合同履行的检查与监督，合同纠纷的处理等。在横向管理上，以合同管理部门为纽带，充分发挥合同管理部门的指导、服务、监督职责，加强与其他业务部门、下属部门以及项目经理之间的联系上；在纵向管理上，加快内部单位的信息传递和沟通，实现资源共享，形成互相配合、共同协作的合同管理关系。