展会筹备过程的风险管理探索

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【摘要】随着中国经济的飞速发展，目前在我国举行的大型展会、国际展会不断增多，参加展会的人数和涉及的经济单位也在增加，因而存在的风险也相应增大。然而展会又是一种复杂且多变的活动，包含展会的筹备、组织、布展和撤展等多个方面，但在这些诸多方面中，展会的筹备过程无疑是一个非常重要的环节，是决定整场展会举办成功与否的关键。

【关键词】展会筹备；风险分析；风险管理

一、项目风险管理的定义、特征

项目风险管理是项目管理人员对可能导致损失的项目不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效地处置，以最低成本为项目的顺利完成提供最大安全保障的科学管理方法。不同的风险可能只存在于项目的某一阶段，因此风险的承担者也只在特定的时间内才承担这些风险。由于项目风险管理是用来减轻或预测未来可能出现的问题，其真正价值只有在未来才能体现出来，有可能用于风险管理的投入在将来会抵消甚至多于风险造成的损失。项目风险的评估要随着项目进度的变化而变化。项目风险管理是一种非常有效的管理系统，运用项目风险管理系统，对展会筹备工作进行计划与控制，可将过程化繁为简，降低风险发生的概率。风险管理分为六个阶段：风险规划、风险识别、风险估计、风险评价、风险应对、风险监控。

二、展会筹备过程的风险分析

（一）风险识别、风险的特征

（1）发生概率低，一旦发生危害极大

展会筹备过程中风险发生的可能性极低，一旦发生损失极大。若筹备期间正值流感严重期，大面积的集聚将不会被允许，因此必然使准备工作推后，这会带来极大的经济损失。所以，在每一次展会的筹备期间，如何控制风险，减小风险发生的可能性，将是各主办单位面临的重大课题。

（2）情况复杂，有效控制难

由于风险发生的不确定性，很难准确预测何时发生风险、发生何种风险、发生风险的危害性，从而想要及时控制风险就更加困难。

（二）风险分析SWOT方法

SWOT分析法的基准点是对企业内部环境之优劣的分析，在了解企业自身特点的基础上，判明企业外部的机会和威胁，然后对环境作出准确的判断，继而制定企业发展的战略和策略，借用到展会风险管理中进行项目战略决策和系统分析。

表一V区是内部优势与外部机会是最理想的匹配，存在的项目风险较小，可通过两种方式强化组织内部的优势：一是通过找出最佳的资源组合来获得竞争优势；二是通过提供资源来强化、扩展已有的竞争优势。如某主办方已经打造出品牌展会，并且某一时期社会所关注的问题也跟品牌展会的主题相契合，那么选择主题风险出现的概率将很小。

Ⅵ区是外部机会与内部劣势相匹配，可通过两种方式权衡对机会的取舍：一是加强投资，将劣势转化为优势开拓机会；二是放弃机会给对手。如主题选择为某一时期的热点话题，但主办方本身没有足够的人才筹备展会，那么可以在筹备时招聘所需人才，将劣势转化为优势，否则放弃筹备展会。

Ⅶ区是内部优势与外部威胁相匹配，可有以下两种选择：一是通过重新构建组织资源获得竟争优势，将威胁转为机会；二是采取防守战略，抓住其它象限中有前景的机会。如某主办方拥有品牌展会，但正巧同一时期举办此展会的单位非常多，那么则可放弃此主题，选择另外一个紧贴社会、新颖的主题。

Ⅷ区是与外部威胁与内部劣势相匹配，是最糟糕的匹配，存在的项目风险最大，也存在以下两种选择：一是主动进取，争取领先；二是主动放弃。

三、展会筹备过程的风险应对措施

（一）制定完善的展会筹备方案

完善的展会筹备方案，是风险应对的最佳措施。展会主题确定后，策划人员就应开始制定展会的筹备方案，做好展前的各项组织和准备工作，使筹备工作按计划进行，对每一个小细节进行规划和描述，减少风险发生的概率。

（二）减轻风险

主要是为了降低风险发生的可能性或减少后果的不利影响。一个好的展会主题是展会成功举办的关键要素，因此，在选择展会主题时应遵循创新型原则，创造性的思维，是整场展会创造性的基础，没有创造性的思维，展会的创造性也就无从谈起；同时也要考虑时代因素，一场展会的主题应尽量选择社会所关注的热点；最后也是极为重要的就是市场因素，选择的主题应能够吸引大量的参会者，并且具有独特性；为降低筹备过程中的社会环境风险，政府应明确自己的产业政策及法律法规，同时不应直接或间接地参加展会的组织工作，以免产生展会垄断假象形成政府垄断而非市场垄断，挫伤社会力量举办会议的积极性，同时可能掩盖会展产业的真正需求。

（三）转移风险

转移风险的目的不是降低风险发生的概率和不利后果的大小，而是借用合同或协议，在风险事故一旦发生时将损失的一部分转移到项目以外的第三方身上。采用这种策略所付出的代价大小取决于风险大小。展会的主题及策划需要专业的管理人员来完成，但正像律师、设计师等职业一样，展会策划人员的活动过程中也包含着风险，他们工作中的失误，会给参会者及其他相关方带来经济损失。因此，展前融资今后将越来越普遍。然而，融资的信用风险也是客观存在的，特别是今后展会的数量越来越多、举办展会的单位越复杂，则展前融资的信用风险就会越凸现。所以，开办展前融资信用保险，将能为会展业的可持续发展再助一臂之力。

一场展会举办的成功与否，很大程度上取决于展会筹备过程中组织者的风险管理水平。因此，展会组织者，一定要重视风险管理，运用科学的方法进行管理，减小威胁发生的可能性，使整场展会在创造经济效益的同时，也能创造良好的社会效益。

参考文献

[1]王起静等.会展项目管理[M].中国商务出版社,2004,8.

[2]曾鸣.会展风险管理浅探[J].上海保险,2008(11).

[3]郭毅夫.论大型文化活动项目的风险管理[J].科技创业月刊,2005(10).