气象系统人事档案管理综述

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【摘要】随着气象在经济社会发展中地位的不断提高和气象服务领域的不断拓展,旧的气象人事档案管理模式和方法已经不能适应发展要求。提高档案管理水平,丰富档案服务内容,进一步提高气象部门人事档案工作水平成为一个重要的课题。因此,我们有必要依据科学发展观的理论,探索和研究新形势下气象系统人事档案工作面临的问题,使我们的人事档案事业得到全面、协调、可持续的发展。

【关键词】干部人事档案制度建设信息化

人事档案是我们党选人用人和正确使用干部的重要依据。干部人事制度改革的深化、干部工作的规范化、人员管理的法制化,为人事档案管理工作带来新的挑战,如何提高人事档案管理工作水平,更快更好地发挥人事档案的作用,是当前人事档案管理工作的一个重要课题。笔者仅从目前人事档案对人才选拔的作用、档案管理的现状、改进措施等方面加以阐述。

1人事档案对气象系统选人用人具有三个有利于

1.1有利于气象系统最大限度的发掘利用人才

选拔使用干部,关键是知人善任。人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映,利用人事档案有助于动态分析单位人员的综合情况,从而预测其发展潜力,及时发现新人,避免压制人才,埋没人才;任何人才都是人才系统的组成部分,凡有利于气象事业发展的都是有用人才,只是类型不同,作用各异。依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬其长,避其短,司其职,用其智,最大限度地发挥人才效力。

1.2有利于促进气象系统内人力资源的合理配置

利用人事档案能够进一步了解局内同志的相关信息,从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在气象系统内进行合理的配置,因事而择人,用人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才积压和用非所学的现象产生,为气象事业的发展迅速地配置人力资源。

1.3有利于人力资源需求预测的科学化与规范化

影响气象局人力资源需求的因素主要来自于组织内部,有效的人事档案管理对分析局内人力资源状况是否适应气象事业的变革与发展的要求,是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用;脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。

2目前人事档案中存在的主要问题

2.1观念陈旧,对人事档案管理重要性的认识不足

长期以来,如何对待人事档案管理工作,一些单位不同程度地存在着既重视又忽视的现象。人事档案管理设施老化,长期得不到改善;经费投入不足,信息化、电子化进展慢;人员素质尤其是专业素质缺乏培训提高;单位领导关心少、帮助检查少,人事档案管理部门和人员缺乏应有的活力和动力。

2.2档案材料内容不完整,手续不完备

干部人事档案中缺少中组部1988版和1999版的干部履历表、“三龄一历”表,1997年以后的年度考核表不齐全,专业技术人员的职称聘任材料、干部职务晋升材料和工资审批材料缺失,极少档案中没有党员的入党志愿书,干部任职手续不完备,缺少干部任前考察材料、干部任免审批表。分析其中原因,主要有以下几个方面:一是多数干部自身忽视各类表格的重要性,没有严格按照要求和规定进行填写并上报;二是人事档案管理人员管理缺位,没有按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》及时催交归档,造成档案材料的缺失;三是组织人事部门在考察和提拔干部的过程中,没有严格按照中组部干部考察任免程序进行,造成干部任免手续材料不完备。

2.3档案信息化程度低,管理水平有待提高

目前,人事档案正朝着从文本档案到电子档案过渡的阶段,有硬件不足的问题,也有软件跟不上、计算机技术没有广泛运用的问题,还存在档案管理人员缺乏培训,不能熟练掌握运用电子化管理的问题。总的来看,在人事档案电子信息化管理工作中,不易操作、信息处理慢、标准不统一、管理水平不高的问题还普遍存在。

2.4利用率较低,档案管理队伍建设急需加强

领导过问人事档案工作少,误认为是人事工作中的一件具体事,有个部门负责人主抓就行了。领导关注的重点是如何确保人事档案资料的完整性和安全,没有充分考虑如何运用信息资源;档案工作人员兼职过多,常常被人事部门其它工作所牵扯,用于人事档案工作的时间有限,使得无法集中精力来搞好档案管理工作,只好将档案资料安全保密存放,分类整理多、统计分析少,把主要的时间和精力都用于收集、整理,对档案利用工作的设想、规划考虑得不够。同时,档案人员业务培训机制尚不健全,缺乏规范性、计划性和针对性地培训力度。

3新时期做好气象人事档案工作的几点建议

3.1抓观念,档案管理工作切实做到“藏用并举”

更新观念是做好干部人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入各科室之中,主动了解情况,收集档案资料,并要求员工如实填写干部履历表,客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料,积极主动地为气象局人力资源管理提供信息服务。

3.2强领导,提高认识档案的重要性认识

领导重视是做好人事档案工作的保证。气象系统领导干部要重视人事档案工作,一是要从人员配置上保证专职专用,并落实政治经济待遇,保证管档人员安心工作,尽职尽责;二是从经费上保证投入,凡是工作需要的经费,都给予支持,保证硬件设施符合达标要求;三是定期或不定期的过问和研究干部人事档案工作,切实帮助解决工作中遇到的困难和问题,为干部人事档案目标管理工作的顺利开展提供了有力的保证。建议上级部门采取“以会代训”、“以干代训”、“知识问答”等多种灵活形式,不断提高气象系统干部档案工作者的政治素质、专业素质和实际操作能力,同时注重选拔和培养干部人事档案工作专业人员,着力打造一支作风硬、业务强的干部人事档案工作队伍。

3.3抓管理,健全完善各项制度

档案工作既要靠管理人员的素质,又要靠制度。在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

3.4重科技,加快档案工作信息化建设

信息化是当今社会发展的一大趋势,它对人事档案工作提出了新的要求,因此,要尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高人事档案工作的效率和水平,以尽快实现人事档案信息化管理。一是从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发,开发电子档案,建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理,使干部档案数据化、信息化。可以利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将人事档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,也方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用;二是为适应人才柔性流动的需求,为便于档案的查阅流转,可以开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,提高人事档案工作效率。同时,还可以减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。

3.5抓队伍,提高档案管理人员的综合素质

人才是事业的基础,做好新形势下的人事档案管理工作,必须有一支综合素质和业务水平过硬的人事档案工作队伍。要抓好队伍建设,首先要坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。;其次要严格挑选档案人员。注重选拔淡薄名利、忠于职守、踏实工作、事业心强、守纪律、守机密,具有吃苦耐劳精神、较高的政治素养、较强的服务意识及一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作,还要根据形势的需要,选配比较年轻、学历层次比较高并能熟练运用计算机的人员;三是要加大档案管理人员的继续教育、培训力度。定期组织培训业务知识,使员工了解管理档案的重要性,增强责任心,通过举办专题培训班、在职自学、开展研讨等方式提高档案专业人员的业务素质。

4小结

人事档案管理工作是一项具有长期性、复杂性的工作,只有从档案管理过程中不断总结、健全机制,并将总结经验反复运用到整理的实践中,才能获取档案管理最有效地方法,确保干部人事档案反映干部情况的全面性、真实性和权威性,为干部选拔、人事管理等工作提供决策支持。