秘书的品德分析论文

时间:2022-01-28 04:13:00

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秘书的品德分析论文

1秘书修养在秘书日常工作中的作用

(1)良好的修养使秘书在处理人际关系中如鱼得水。人际交往是秘书工作的一个重要内容,有修养的秘书善于与人打交道,懂得人情世故,尊重他人,彬彬有礼,得到对方的认可与好感,得到对方的配合,有利于交际事宜的顺利完成。

(2)良好的修养能有效地提高工作效率。有良好修养的秘书,对待工作的态度就总是认真的、谨慎的,严格按照领导意图办事,及时完成领导下达的任务,适当场合为领导出谋献策,有效地保证工作质量,提高工作效率。

(3)良好的修养使秘书有助于进行准确的角色定位。秘书是领导的参谋,有修养的秘书就能恰如其分地把握好自己的角色。秘书无决策权,无权威性,更不可擅自主张,不可过分表现,偏离处于从属性角色的位置,给工作带来不良影响。

2秘书养成良好修养的途径

2.1气质修养

现代心理学一般认为,气质是不依活动目的和内容为转移的典型的、稳定的心理活动的动力特征。譬如,情绪的强弱,意志力的大小,注意转移的难易,心理活动的倾向等表现。根据心理学理论,可将秘书划分为四种气质类型:多血质秘书、粘液质秘书、胆汁质秘书、抑郁质秘书。各种气质的特点秘书具体表现不一:多血质秘书思维敏锐,擅长交际,对于维护组织的形象自有一套,但活泼好动,略显轻浮,交际浅薄,工作能力强但不踏实,注意易转移,易见异思迁,往往不安于枯燥的办公室秘书工作;粘液质秘书踏实肯干,沉默寡言,不喜空谈,不爱显山露水,展示自己的才华,适合办公室工作,当领导的幕僚,但办事不求新,缺乏生气;胆汁质秘书坦诚直率,但易于冲动,容易接受他人观点,处理问题大胆、泼辣,办事急躁,感情用事,不善于处理人际关系,常与同事甚至是领导发生争吵;抑郁质秘书观察细致,感受力强,但办事拖拉,孤僻多疑,缺乏信心,办公室秘书工作往往给自己造成心理上的压力。

气质一旦形成就呈稳定的状态,表现为如何与他人交往,如何流露喜悦与悲伤,如何学习与工作,甚至是如何休息,如何走路,都涂上了个人独特的气质色彩。俗话说“江山易改,本性难移”,指的就是人的气质具有稳定不易改变的特点。但是,气质也有可塑性,并非一成不变,在后天的生活环境的潜移默化下,仍然会有某种程度的缓慢变化。每种气质,各有所长,也各有所短,因此秘书应善于掌握自己的气质特点,逐步适应办公室工作的要求,以利于秘书工作的开展。

2.2心理修养

要做好秘书工作,秘书人员的心理素质至关重要。首先,要注重性格的修养。秘书在注重气质修养的同时,也要不忘自身各方面性格的铸造。注重以下几方面的性格对于秘书气质修养。(1)坚韧的意志。现代秘书处于办公室的复杂环境,困难多,诱惑也多,因此必须具有坚强的意志力,才能胜任秘书岗位。再者,鉴于秘书可以参加各种会议,起草或保管各种机密文件,又身处领导身边工作,对领导决策、领导行踪最熟悉,有些人必然会从秘书嘴里“探势头”、“捞八卦”,因此,秘书必须以坚强的意志力抵抗各种诱惑,不能讲的,绝对不透露一丝一毫。另外,秘书的工作中应始终贯穿着坚韧的意志,才不至于做事虎头蛇尾,中途放弃,令人难以满意。(2)稳定的情绪。秘书整天为领导,为单位处理繁琐的事务,工作永无止境,疲惫不堪尚且欲罢不能。而且,秘书在满足上级要求的同时,还得顾及与同事的相处以及群众的上访,往往不能兼顾,两头为难。凡此种种,容易引起秘书情绪上的起伏。秘书不能“闹情绪”。(3)宽容的胸怀。秘书是领导形象的补充,甚至可以说是领导的分身,因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧排难。比如,工作中受了客户的气,不可当场大发脾气,让领导下不了台。又如,与同事之间要竞而不妒,不应处处“监督”以抓其痛脚。为了协调工作的需要,秘书对下要容,对上要忍;容则能合众,忍则能抗压。

其次,要克服秘书的心理障碍。良好的心理素质是秘书人员所具备的基本生存条件。(1)秘书的自卑心理。自卑是秘书人员常见的心理障碍。由于秘书处于从属地位,受上级的支配,与领导的一言九鼎形成鲜明对比;再加上秘书工作辛苦,繁,杂,细,却仍常受到批评责怪;秘书还常因工资有限而囊中羞涩,这一切,便容易使一些秘书滋生自卑的心理,工作上压抑,缺乏热情。为此,秘书应确实认识秘书的职业特点,并非地位卑微,担当被支配的角色,只是社会劳动分工的不同,地位上实质是人人平等的。有了这种认知,秘书才能从根本上铲除低人一等的心理,为气质修养的提高打好心理基础。(2)秘书的高傲心理。这是相对于自卑心理的秘书而言的。一些秘书恃“权”而傲,认为自己是领导的化身,于是以官自居,工作越位,擅自做主,甚至以权谋私,居高临下,欺压群众。然而,这种心理是在领导的背后秘密地进行的,一旦被揭发,前功尽弃。因此,秘书要时刻自我警惕,阻止这种心理的滋生、蔓延,彻底扬弃这种不正的职业心理。(3)秘书的盲从心理。秘书受领导支配,工作上处于被动状态,于是,久而久之,养成了随风就俗的习惯,对领导一味的赞同、遵从,使自己的意向朝着对方的意向靠拢,毫无主见。这种秘书需要明白,秘书还是领导的参谋,必要时辅助决策,过于呆板的秘书是没有建设性意见的,要摈弃这种盲从心理,勇于大胆建议,创造性地工作。

2.3品德修养

除了具备良好的心理基础,秘书还必须注重良好的品德修养。一是正气。保持正气,就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务,要尊重领导,只可以向领导献策,不要妄想改变领导意图。但是,服从不等于盲从,要有原则地协助、服务领导。领导出现错误,在适当场合时,要直言敢谏,阐明自己的观点,为领导拾遗补漏。诸如现代很多领导阶层的腐败现象都祸起萧墙于秘书,领导以权谋私,秘书却包庇,甚至狼狈为奸;群众要走后门,也会瞄准秘书这一关卡。这时,秘书必须以凛然的正气抵抗住一切不正之风,在秘书这个岗位上把好关。另外,秘书总是围绕着领导工作,在领导面前,对一个人的评价,一言一行都会影响其地位的升降,甚至前途命运,因此,秘书的嘴巴必须谨慎,不能因为对某人偏见而“公报私仇”。那么,如何修养正气?秘书必须涂漆防腐,时刻提高警惕,不贪不谋,慎独隐微。

二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明,交际轻浮,夸夸其谈,是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐,需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责,才能出色地完成任务。另外,秘书为领导服务,也是为人民服务的公仆,因此,秘书的工作对象一方面是领导,另一方面是群众,在尊重领导的同时,还必须尊重群众。不可以身居“要职”而借上级的权威骄横跋扈,欺压群众,要与群众建立友善的关系,这样对秘书工作的开展才会大有裨益。秘书要秉着朴实的品德修养,对上对下,与人为善,建立良好的人际关系。

三是甘当无名英雄。秘书工作的性质同时也决定了秘书默默无闻的地位,永远只能充当“幕后角色”,绝少抛头露面,更不可能到前台唱主角。秘书撰写各种文件,可是签名落款的是领导;苦思冥想出生动的演讲稿,可是上台的是领导;精心策划出精彩的晚会,可是表彰的红册上永远没有秘书的名字。就是说,秘书的成果往往是以领导或集体的面目出现,自己只能默默奉献。这就要秘书要有甘当无名英雄的精神,同时,要从容地从事秘书工作,就要控制自己的表现欲,削弱权利欲,不与领导争风头,越位工作,弄虚作假。

2.4才学修养

学问可以改变修养。良好修养的秘书,不仅要具备以上的气质、心理、品德、等修养,还要有真才实学——良好的文化底蕴及扎实的能力,才足以使秘书的参谋角色名副其实,与秘书的形象相得益彰,趋于完善。

文化底蕴,是一个人深层次的文化修养,学识的总和,文化营养的贮藏量。它深藏于每一个人的内心世界,虽不会一下子外露给别人,而别人却能在你的行为中感受到它。它多少决定着一个人的胸怀、视野、气度和智慧,决定着他的思维方式和行为方式。秘书代表组织的形象,其行为对领导、对组织造成不可低估的影响。秘书的工作涉及面广,哪个行业的知识都要懂一些,平日里广泛涉猎,博闻强记,在熟悉专业知识的同时,还需掌握例如科学、地理、文学、数理、法律、财政等方面的常识。一个秘书,要是领导吩咐撰写一份报告,可是想半天仍然毫无头绪,严重影响领导工作的效率;与外宾应酬,却时常思维闭塞,欲言无语。凡此种种,无不是秘书的能力体现,需要秘书有深厚的文化底蕴!同时,秘书的观察力、思维力、想象力、审美力、组织协调能力等也很重要。秘书才有可能跟着领导的思路转,洞察领导的意图,综合分析归纳各种材料,将零散的、未成型的意图清晰化,充分体现领导思想的闪光点;才有可能准确地判断是非,防止误入歧途;才有可能发挥统帅的作用,搞好对内对外的大小活动。

3秘书养成良好修养的方法

秘书如何加强自身的修养,才能淋漓尽致地发挥秘书的职能作用呢?

首先,秘书要善于自我剖析,勇于正视性格缺陷,将自身性格导向完美。鉴于秘书工作的从属性和服务性的特点,秘书性格必须收敛,掌握火候。秘书要剖析自己性格中的缺陷,及时改正或克服,而不能听之任之。

其次,秘书要为自己寻找一个典范,自觉地加以模仿。秘书日常生活中应留心观察具有良好修养的人,去其糟粕,取其精华。学习他们待人接物的方法,人际交往的技巧,辅助参谋的尺度等等。久而久之,秘书便会在潜移默化中加强自身的修养。

最后,秘书要广泛阅读。读书可以使自己眼界开阔,心胸开阔,内涵丰富。古代文人士大夫们在仕途不如意,情绪低沉时,往往喜读庄子的《逍遥游》和屈原的《离骚》,以消解不良情绪,调节心理平衡,秘书应该从中得到一些有益的启示,通过广泛的阅读来形成一种文化背景,消解工作中遇到的各类难题。另外,阅读可丰富秘书的知识面,在参谋角色上如鱼得水、得心应手。

综上所述,良好的秘书修养并非一蹴而就,需要秘书在日常生活与工作中不断地学习、积累,才能达到成功的彼岸。然而,在浩瀚的知识海洋中,人总是难以穷尽一切。总的来说,秘书应有的放矢,尽量朝着自尊自强、沉着稳重、踏实苦干、默默奉献、谈吐优雅、风度翩翩、仪态万方、广闻博学的目标加强自身修养,成为集魅力型与实干型为一体的现代化秘书。

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摘要:信息时代对秘书的素质有较高的要求,良好的修养在很大程度上决定秘书的成功与否。结合秘书工作的性质与特点,对秘书的行为进行观察与研究,分析秘书作为辅助角色不可或缺的修养成分。同时,指明秘书培养良好修养的目标与方向,探寻提高秘书修养的方法与途径,肯定秘书修养在秘书工作中的重要作用。

关键词:气质;品德;心理;风度;才能