博客在企业知识管理中的应用初探

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博客的英文名词是“Blog或Weblog”（指人时对应于“Blogger”）。该词来源于“Weblog（网络日志）”的缩写,特指一种特别的网络出版和发表文章的方式,倡导思想的交流和共享。“博客”近两年来风靡互联网世界,被认为是继E—mail、BBS、ICQ之后出现的第四种网络交流方式,其作为一种快捷易用的知识管理系统越来越受到企业的关注。

《网络翻译家》（www.cybertranslator.idv.tw/）的解释是：“一个Blog就是一个网页,它通常是由简短且经常更新的Post所构成；这些张贴的文章都按照年份和日期排列。Blog的内容和目的有很大的不同,从对其他网站的超级链接和评论,有关公司、个人、构想的新闻到日记、照片、诗歌、散文,甚至科幻小说的发表或张贴都有。许多Blogs是个人心中所想之事情的发表,其它Blogs则是一群人基于某个特定主题或共同利益领域的集体创作。Blog好象是对网络传达的实时讯息。撰写这些Weblog或Blog的人就叫做Blogger或Blogwriter.”

1、博客与以往技术形式的差别

博客被视为继电子邮件、BBS和ICQ之后的第四种互联网沟通工具。那么,博客日志这种民间发表方式,与BBS和个人主页又有什么不同呢？由于博客网站的形式众多,没有一定规范,所以,想要清晰地划分它们之间的界限是很难的,这里进行的只是初步的分析。

1.1博客与BBS的区别

1.1.1从BBS帖子和博客文本的样式比较看,博客文本的内容结构更复杂,BBS的帖子结构较为简单。BBS帖子通常是一篇原创信息或评论,后面跟上其他网友的相关发言。而博客文本则是博客就某一主题,将他自己的原创文章,搜索和挑选的网上最新信息线索,扼要地整理汇集后放在网上,供有相关爱好和需求的网友共享。博客文本往往以链接的形式存在,“最少量的提示文字加配丰富链接的文本,可以说是更有代表性的博客样式”。博客文本是集原创文章、链接评价、网友跟进文章于一体的,比起BBS那种口无遮拦、随心所欲、良莠不齐的情绪化发言来,博客制作的日志更加审慎、仔细和周详,其单个文本的丰富性、讨论脉络的清晰度、论题的拓展空间都超过了BBS的网友发言帖子。

1.1.2从帖子之间和文本之间的关系看,博客文本相对独立,排序方式也与BBS不同。BBS的帖子是按逆时间序列安排的,前后帖子的话题可能连续,也可能转换。有关同一主题的不同帖子,常常散落在不同的位置。因此,BBS帖子存在这样的现象,大量的话题转换加剧了话题的衰变速度,对单个主题的讨论支离破碎,整合困难。而博客网站的不同文本,通常聚焦于不同主题,文本之间相对独立,每个文本本身就是一个主题的展开和深化。文本的放置有的是按逆时间顺序排列,有的则按重要性排列。拿中国的两个博客网站来看,“”是逆时间顺序排列式,而“博客中国”则是主题排列式。

1.1.3从目的来看,BBS更侧重于发言、评论,而博客文本则追求共享性。网络BBS的意义在于,它打破了大众传播时代意见表达渠道为少数集团垄断的局限,而赋予大众在互联网这个公共传播媒介上平等发言的机会。而博客网站则充分利用了互联网赋予个人的信息寻求共享的可能性,这其中包含着强烈的信息扩散欲望,有一定的读者针对性,这是与BBS不同的。

1.2博客与个人主页的区别有研究者分析了网民从论坛发言,到做个人主页,再成为博客的转变过程,其中可见这三种个人意见方式的不同之处：“在公共论坛上张贴帖子,是网上‘广播’发言的常用形式。但是,由于受到论坛主题和版主的管理限制,那些希望享受更多自由表达权并集中保存自己意见和发言内容的网络用户,就自然转向个人主页的解决方案。然而,有利就有弊。个人主页的难点在于,个人是否有足够的信息资源来长久维持其主页的魅力系数居高不下。从思索和解决这一难题入手,一些网络个人用户逐渐转向博客样式。”

博客网站是个人主页的集中化。个人网站由于其对网民的技术水准、资金条件、维护资源的高层次要求,而注定只能为少数人拥有,但是博客网站的低门槛,则使其具有很高的开放性。1999年,一家名为PyraLabs的公司开发出一种名为Blogger的软件,使因特网用户可以制作网页,而不必用称为HTML的复杂的计算机编码。第二年,这家公司创办了存放博客作品的网站,这种软件和网站都是免费的。这使得博客进入快速普及期。“成为博客没有任何‘技术含量’,没有任何新技术；不需要注册域名；不需要租用服务器空间；不需要FIP知识和许多软件工具；不需要许多网页制作知识。”用户只需在网上免费或付费的博客网站上申请注册,就可以拥有属于自己的一方领地。

博客网站还具有个人主页所缺乏的公共性。既然博客网站的低进入成本特点,吸引了难以计数的博客参与,那么,它的读者号召力、内容包容度、网络点击率也就绝非“独门独院”的个人网站所能比拟。如果说,个人网站只是一对多的传播出口,其涉及的多是有关个人生活、事业和情感方面的私人话题、私人创作和私人资讯的话,那么,博客网站则是无数人对无数人的传播社区,这里既有个人爱好,也有公众趣味；既有私人观点,也有群体争论；博客的价值一方面体现为个性化,另一方面,这种个性化又要被多数人认可。所以,博客的成功,关键在于它对内容的品评是否独到、甄别是否合理、推荐是否恰当,有多大的说服力和吸引力。博客是既体现自我,也考虑市场需要的。

2、博客在企业知识管理中的应用及其作用

2.1博客体现了知识管理两大策略的融合知识管理的实现有两大策略：法典化策略与人格化策略。法典化策略是知识与人剥离,使知识独立于人而存在,并将知识储存在知识库中供反复使用；人格化策略是通过人与人互相接触、沟通、学习,实现知识管理。一般来说,企业实现知识管理这两种策略都需采用。法典化策略更适合显性知识的采集、运用；人格化策略更适合隐性知识的传递共享。一般来说,企业运用最多的还是人格化策略。这相对隐性知识来说对企业更相匹配。在知识管理概念尚未提出之前,人们就通过相互学习、沟通提高技能,历史悠久的师傅带徒弟其实就是如今所说的实现知识管理的人格化策略。

采用BLOG实现知识管理其实是这两种策略的融合。其一,BLOG用文字、图表、声音等记录了一个人的知识,其实就是一个法典化的过程。阅读该BLOG的人可以从这些文字、图表等中吸收到知识。其二,BLOG实际上就是一个人的,阅读某人的BLOG、在BLOG上记录文档与BLOG所有人交流,动态监控一个人的工作学习过程其实就是一个BLOG与BLOG交流学习的人格化过程。

2.2博客有利于隐性知识管理目前,知识管理界对知识较权威的分类是将知识分为显性知识与隐性知识。显性知识指那些可以通过某些载体（文字、图表、声音等）表现出来的知识。例如书籍就是最常见的显性知识的栖息地。隐性知识指那些难以言传与表达的知识,例如长期实践积累起来的经验。关于隐性知识最经典的比喻是“你很容易从1000个人中找到你要找的人,你却很难向一个不认识他的人简单地解释你是如何找到他的”。遵照一级厨师写出的菜谱,你炒出的菜却与一级厨师炯异；按照销售经理的制作销售报告、安排客户访问的方法行事却无法达到与他类似的业绩。这些都说明隐性知识的难以言传性,然而隐性知识却非常重要。如上比喻,隐性知识是一个厨师超越他人的核心能力,是一个销售经理的竞争优势。同样,隐性知识也是一个组织、一个国家强大的最关键因素。

但是隐性知识自身所具有的特点决定了人们很难捕捉到它,用知识管理的术语来说我们很难将隐性知识编码。目前企业界与理论界都在努力进行相关探索。IBM发明了“讲故事”的方法,他们这样描述到：“故事中充满了信息,因为它们携带了比表面看到的更丰富的含义。一个故事能够‘吸引’人们的思想参与,让听众或阅读者能够把自己的很多知识和信息同样融入到其中,因此有亲身体验的故事往往能够更加有效地激发参与者的知识反馈。”这种方法是一个非常有益的实践。但是在哪里讲故事？什么时候讲故事？讲给哪些人听？是否要配备专门的人采集故事？是否要组织人员在固定的时间集中汇合听故事等等这些问题都增加了该建议实施的难度。

BLOG就提供了一种机制可以让人们随时记录下自己的“故事”,而别人可以在方便的时间阅读这些故事。同时,BLOG还具有更多功能：人们可以订阅他人的BLOG,也可以订阅某个BLOG的某个栏目,这样实现了听故事的选择性。需说明的是该订阅与传统意义的订阅类似,你可以收到你所订阅BLOG的最新内容；但与传统订阅不同的是,你可以自己定义接收订阅内容的周期。传统月刊、周刊、日报分别以月、周、日为周期出版新内容,利用BLOG你不仅可以选择周、日为周期,甚至可以选择小时为周期查看新内容。这项功能与变化日益加快的现实非常匹配。公司谈判进程也可以在BLOG上记录,便于决策层及时了解谈判动态,辅助谈判人员决策。

2.3博客促进知识共享ArthurAndersen公司将知识管理表达成：KM=（P+K）S,其中,K是指组织中的知识,P是组织的成员,“+”是指技术,而S是共享。这个公式所要表达的是“知识管理必须通过将人与技术充分结合,而在共享的组织文化下达到乘数的效果”。可见知识积累、信息技术和组织人员是知识管理的基础,而只有知识共享才可以使知识管理达到乘数效果,才能使知识创造价值,由此可见知识共享在知识管理中的重要作用。在博客的定义中,知识共享是博客的功能之一。可见,知识共享是博客与知识管理的共同特征。

2.4博客可以作为员工的个人知识管理工具博客作为企业员工的个人知识管理工具主要有四大功能：纪录功能、连接功能、订阅功能和回访功能。

2.4.1博客个人知识管理工具的纪录功能。企业员工采用博客的纪录功能可以做以下事务：a.做工作计划,工作计划时间单元由员工自定义。b.记录工作过程,如销售员工记录当天的客户拜访过程、项目经理把当日会议记录放在自己的BLOG上。c.记录工作总结、心得等。d.关于工作的思考、建议。e.个人通讯录。f.个人工作资料库。如销售人员为自己的每个客户建立一个档案,记录客户的生日、职务、兴趣爱好、家庭状况、收入、联系方式、从事职业、使用同类产品记录、购买产品周期等信息；技术人员记录自己的技术开发心得、收集的技术资料等；管理人员收集的与自己工作有借鉴意义的激励方案、别的企业的规章制度和管理方法等。

2.4.2博客个人知识管理工具的链接功能。企业员工采用博客的链接功能可以完成以下事务：a.建立自己常用网站链接,例如某外贸人员经常登录某进出口网站收集信息,现在他可以通过自己的BLOG建立的链接直接通向该进出口网,不需记忆该网址及每次在浏览窗口键入该网站的URL；b.建立自己的BLOG链接,员工可以根据自己的需要选择BLOG建立链接。如一个项目小组的成员可以互相建立BLOG链接,通过在自己的BLOG点击该链接可以达到小组其他人的BLOG,了解他们对项目的最新看法等信息。

2.4.3博客个人知识管理工具的订阅功能。企业员工利用博客的订阅功能可以订阅网站或他人的BLOG.实现这项功能与网络接口标准XML有关,即上述网站只有采用XML接口标准才能被他人订阅。BLOG则无需另外强调这一点,因为目前所有的BLOG都支持这一标准。订阅最新信息的功能大大提高了人们获得信息的效率,因为这样省去了人们在繁杂的新旧混合的信息中识别新信息的精力和时间。而且如果有网站针对特定栏目提供了订阅功能的话,还避免了人们被无用信息牵扯精力的情况。互联网就像一个信息海洋,一不留神就会迷失,人们必须对自己欲从互联网上搜索信息有清晰的认识和抵抗不相关信息诱惑的定力,否则很容易忘记初衷,造成时间精力的浪费,还容易让人因此而焦虑（信息困扰焦虑）。有目的地订阅最新信息在一定程度上缓解了这种焦虑,提高了工作效率。有人说：“WEBLOG工具使用户能随时得到最新信息,花费的时间只有原来他们浏览网页和喜欢的书签的一半；但是最强有力的是‘消除浪费’。”

2.4.4博客个人知识管理工具的回访功能。企业员工利用博客的回访功能可以完成以下事务：a.在他人的BLOG上阅读文章,可以在自己的BLOG上发表评论,TRACKBACK功能使这两者间建立联系。以往我们阅读了一篇文章后,可以借助该文章旁边提供的评论功能发表看法,但在他人的网站上发表评论,自己并没有保留该评论,日后想要再回味自己的评论时还需再回到别人网站上寻找。为了把自做的评论保留在自己的网站,我们可以在自己的网站上书写评论,并手工粘贴原文章的URL于自己的评论中,说明该URL是被评论原文。但这样原文的作者又不知道我们对他的这篇文章做了评论,希望原文作者、其他对该文章及评论感兴趣的人也能阅读到这篇评论的话,还需再借原文旁提供的评论功能标注记载我们评论该文的URL.现在有了TRACKBACK,效率大大提高了。TRACKBACK自动完成了上述人工过程,原文作者或其他对该文感兴趣的人通过点击TRACKBACK,就可以到达他人BLOG阅读记载在上的评论；评论作者也可以通过自动记录下来的URL回访到原文。一般选择在自己的BLOG记录的评论都是颇有价值的、值得细读的,原因在于BLOG所有人对记载在自己的BLOG上的内容都持负责态度的。这样的后果的好处在于：使一个有意义的话题可以深入进行下去。比起BBS或公共论坛,后者因为发言人对他发言的负责的态度远远低于BLOG所有人,BLOG之间进行的讨论要深刻、有意义得多。打一个不恰当的比方,BLOG就是一个人的,他要爱护维护他自己的形象,而在BBS上,人人随时都可以注册一个新名字大放厥词一番,无需为这个新名字负责。b.收发邮件。c.保存邮件信息。有的针对企业制作的BLOG软件已经实现了这一功能。员工在自己的邮箱中只需按“上传到我的BLOG”键就可以把重要的需长期保留的电子邮件储存在自己的BLOG有关目录里。同时,企业可以对储存邮件的目录设定共享权限。如设定销售经理有权查看销售人员之间及销售员与客户工作有关的通信。

3、博客对知识管理的几大难题的建设性意义

加拿大皇后大学教授乔。凯兹曼认为目前的知识管理存在着一系列的雷区,包括：搜索不充分,难以发现相关的知识；难以保持更新；不知道自己不知道的东西（缺乏专家引导）；拒绝共享；难以保证质量,积累垃圾信息；使用存在障碍；容易对系统中的信息产生不信任感；喜欢独自“重新发明轮子”等。他认为必须引进新的知识管理工具———博客。而博客技术能够克服传统知识管理的缺陷,满足复杂知识环境下的需要,该技术具有灵活性和真正的“平民性”。因此,将博客应用于企业知识管理对企业知识管理过程中的几大难题有建设性意义。

3.1员工不愿意奉献自己拥有的知识原因在于：员工认为自己独享知识可以为自己赢得竞争优势；贡献自己的知识可能使自己处于不利之中。例如企业一旦拥有了该员工的知识,企业就可能不再对员工形成依赖,企业可以用更低的薪酬聘请到新手。

BLOG对解决该问题的建设性意义在于：员工在贡献知识的同时仍然保有对知识的所有权和维护权,并可以由此获得人们的尊敬,使其因贡献知识而自豪。谁拥有更多的知识,谁奉献的知识越多,谁就拥有话语权,权利因此可能真正流向拥有知识的人的手中。

3.2知识陈旧企业知识管理部门费尽心力采集到企业的核心知识,将其录入知识库,希望可以反复使用,提高员工生产率,但在瞬息万变的商业环境里,新知识层出不穷。BLOG对解决该问题的建设性意义在于：知识实时更新。员工采用BLOG作为自己的实时工作学习记录工具,相对来说在一定程度上解决了这一问题。当然员工利用BLOG记录自己的相关工作行为和心得等与企业知识部门采集知识一样都属事后行为,对将要解决的问题也许意义并不大,但比起后者来说,员工利用BLOG随时记录自己的行为和思考更具有实时性,相对来说对将要解决的问题更有建设性。

3.3缺乏相关背景资料,知识实用性较差知识的使用往往是在一定的背景条件下,缺乏对问题解决的前因后果的描述,人们往往很难理解采用该知识解决问题的原因。

BLOG对此的建设性意义在于：BLOG记录丰富的背景材料,人们借此可以很容易理解知识的运用原因和运用环境。如一个团队采用BLOG对某项目的计划、实施、控制等进行沟通,BLOG真实地记录了这一过程,这些丰富的背景材料本身就是知识,不仅可以纠正项目实施过程中遇到的若干问题,而且也可以用来事后查证项目的失败或成功的原因,还可以为将来类似项目提供详实的第一手资料。

4、结束语

博客作为一种新的网络交流方式,以其相对于以往网络交流方式所具有的优越性,正在受到人们越来越多的关注。博客作为新的知识管理工具应用于企业知识管理,能够克服传统知识管理的缺陷,满足复杂知识环境下的需要,从而更好地提高企业知识管理的效率。并且博客对企业知识管理过程中的几大难题具有建设性的意义。总之,将博客作为一种知识管理工具应用于企业知识管理前景广阔。

参考文献

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