公共管理下的档案管理策略探析

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一、公共管理视角下档案管理的机制

1.档案管理的开放机制。公共管理范式要求档案管理工作的本身开放，即档案管理思维与实践的开放。通过开放机制，开拓档案管理思维与实践的视野，将档案管理融入于社会发展之中，从社会和人的发展角度来把握档案管理的发展脉搏，不断扩大档案管理的着力点，打破档案管理的固定模式，扩大档案管理的实践空间，完善档案管理实践运行模式，为档案管理科学化、规范化的实现找准支撑点，为档案管理实践的发展提供动力，为完善档案管理提供保障。长期以来，档案管理一直以封闭式管理为主，其成为了制约档案管理的因素，使得档案资源建设、服务方式、服务手段以及档案信息化建设都难以推进。档案部门自我封闭的管理模式导致了其不能够利用社会资源来拓展档案管理的思维，无法整合社会资源来发展档案管理。

2.档案管理的互动机制从公共管理视角来看，档案管理的互动机制是指通过档案管理部门与其他社会实践部门以及广大用户进行思想上的沟通与交流，进而实现档案管理的社会化运作。一直以来，档案管理部门仅在档案形成、接收、服务过程中，与其他社会部门有所接触，这种情况严重阻碍了档案管理的社会化发展。档案管理部门要积极主动与其他社会实践部门保持互动、相互促进、共同发展，这样有助于档案管理相关部门能够及时了解社会发展动态，进而明确档案管理的发展方向、发展目标以及具体标准完善方向，找出档案管理中的薄弱环节，依据社会发展新要求完善档案管理的制度与范式。

3.档案管理的公众参与机制，公众参与机制是实现档案管理公共性的必要前提，公众参与档案管理是档案管理社会性的内在要求，是档案管理开放性的具体实施。公众参与机制主要包括公众参与档案管理评价、参与具体档案管理问题的解决。档案管理的公共性决定了对其工作的评价必然是开放的，档案管理的评价标准体现了公众对档案信息资源建设的需求。目前，档案管理多采用自我评价为主的方式，其应吸纳足够数量并具有代表性的社会公众参与进来，为档案管理公共性实现注入新鲜的力量。档案管理部门要积极借鉴民主评议政府的方式，推动社会力量共同管理和发展档案事业。同时，档案管理部门要积极争取建设与社会发展需求相一致的档案信息资源体系，从根本上解决档案资源匮乏的问题。档案管理部门还要与信息技术部门、网站、相关社会科研机构等相互合作，进行开发信息资源，实现档案资源的广泛传播与充分利用。

二、公共管理视角下档案管理的范式

范式是指一种公认的模型或者模式，本文中所指的档案管理范式，是档案活动管理的模型或模式，用来指导档案管理的实践工作、理论研究的范例，是档案管理工作的世界观及方法论。公共管理视角下的档案管理范式是以公共服务理念为核心的管理模式，在公平与效率相互平衡基础上实现档案管理的科学发展。

1.文档集成化管理范式。随着政府信息公开化力度进一步加大，为文档集成化管理提供了发展的机会，推进了集成化管理的步伐。文档集成化管理是指把文档管理作为若干过程构成的一个系统，文件与档案密不可分，运用系统化的模式进行管理的活动。文档集成化管理更侧重于各个过程之间能否协调运作，每个过程能否在系统中发挥其作用。目前，文档管理工作是各成体系，文件由文书部门负责，档案由档案部门管理，文件管理工作更侧重对文件的内容、效用，而忽视了文件是否完整、规范。这些导致了档案管理部门难以保证档案的完整性，更无从提起其开放利用。因此，文档集成化管理范式是文档管理工作的目标，是保证档案服务于公共管理的需要。

2.资源管理范式。档案管理工作一直强调档案实体的管理与利用，发挥其凭证的功效。随着信息技术的快速发展，档案管理工作开始侧重于信息管理，发挥其情报价值，档案管理人员逐步意识到了信息资源为人类提供的智力支持，要大力开发档案信息资源，信息资源体系建设是档案管理发展的基础、前提。人类社会已经进入到经济时代，知识管理成为了主旋律，档案资源是知识的主要来源之一，其在知识的获取、加工、开发、存储等过程中都处于重要地位。从档案管理角度而言，其经过信息管理阶段，更加侧重于档案的资源管理，并逐渐迈向知识管理阶段。

3.人性化管理范式。公共管理是以用户为导向，人与人之间才能构建最有效的沟通方式，所以，人性化的管理范式是档案管理的实践范式，人性化的管理是以人为本的体现。传统的管理思想中，档案的管理者是管理主体，但从公共管理视角出发，档案管理的工作人员与用户都是权利的主体。因此，在档案管理工作中，要考虑到两者的思想因素及其价值体系。档案管理的工作人员是推进档案价值有效发挥的主体，在管理工作中要充分发挥其主人翁精神，按照有关制度规定认真开展服务与管理工作，维护档案的实体完整、状态完整、信息完整。同时，用户也是档案管理工作中的重要因素之一，档案管理部门要依据广大用户的需求实行人性化的管理，充分尊重用户的需求，深入挖掘用户的潜在需求，向用户提供人性化、个性化的服务。

4.现代化的管理范式。创新是传统管理范式转变为现代管理方式的着力点，各种新型载体文档的出现，特别是电子文档使得档案管理面临新的考验。档案管理部门如何管理与利用好新型载体档案成为了近些年亟待解决的问题。随着信息技术的快速发展，因特网发展为档案信息化建设带来了机遇，档案管理部门要充分利用现代信息技术，借助于网络化的管理提高管理效益，提高档案资源利用率，使得用户能够更加便捷、快速地使用。面对复杂多变的管理情况，档案管理部门要主动与信息部门、技术部门等相关组织建立良好的合作关系，共同构建管理平台，共享合作成果。传统的纸质文档管理工作中，管理对象单一化，难以进行创新管理。如今信息技术的发展，用户对档案资源的需求多样化，档案管理要充分满足用户群的各种需求，创新管理、创新服务、创新发展，实现现代化的管理范式。综上所述，公共管理视角下的档案管理必须要坚持以服务为目标，以用户为导向，兼顾公平与效率的理念，构建科学化、规范化、标准化、信息化的管理体系，注重文档管理与资源管理，构建档案公共管理实践的范式，进而满足社会发展对档案信息资源的要求，满足广大用户对档案资源的要求。

作者：廖治宇单位：贵州财经大学