新公共管理理论下文档工作审视

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19世纪末20世纪初，为了适应西方世界快速进行的工业化进程，德国著名学者马克斯•韦伯提出了官僚体制。作为理性产物的官僚体制，以规则、目的、手段和非人格化[1]的特征，迎合了当时西方世界工业化大生产和行政管理复杂化的现实需求，成为组织普遍运行的体制。但是随着西方世界逐步由工业社会迈向后工业社会，科技革命、经济全球化的出现使得官僚制行政模式的弊端日益凸显。20世纪80年代，自英、美两国开始，西方世界又兴起了一种新的行政理论———新公共管理理论。面对这一行政理论的改革，我国也开始了关于新公共管理的研究。虽然迄今为止，我国对于新公共管理理论的研究还不成熟，各位学者对其能否适应我国国情的看法也一直是众说云云，尚未形成一个统一的认识[2]。但是，新公共管理理论对传统管理理论的影响力还是不容忽视的。分析这一新型的管理模式，借鉴这一理论对传统官僚体制的修正并认识到其自身所存在的问题，有助于为文书档案工作更好地开展指明方向。

1.新公共管理理论的核心思想

新公共管理是以公共选择理论、新制度经济学理论和私营企业的管理理论和方法为理论基础建立起来的，新公共管理理论的核心思想体现为：

1.1新公共管理汲取经济学中的理论

一直以来，公共行政学都汇集了管理学、政治学、法学、社会学、经济学等多门学科的思想，而新公共管理则更多地借鉴了经济学的理论。新公共管理的目标是追求3E，即：Economy（经济）、Efficiency（效率）、Effectiveness（效益）[3]。此外，为了应对传统公共行政强调的统一管理和监控对政府创造力的抑制，从而导致政府管理的形式化和僵化的问题，新公共管理理论引入了市场竞争机制。希望通过强调经济价值的优越性，重新发掘市场与政府的关系，通过市场这只“看不见的手”，提升政府的创造性[4]。

1.2新公共管理对政府职能进行重新定位

面对越来越多的对政府规模庞大，资源浪费严重的质疑，新公共管理反对原有政府管理模式的权利中心主义，主张对政府职能进行重新定位，提倡建立精简而有效的服务型政府。首先，新公共管理认为政府职能“应是掌舵而不是划桨”，政府应通过政策的制定对全局进行总体掌握，而具体的实施则应由各自制机构承担[5]。其次，新公共管理主张适度的分权与授权，赋予管理者有效的管理权威，解除对其过多的控制，以便更好地提升政府的管理效率与效能[6]。再次，新公共管理打破原有层级制的金字塔体系结构，压平组织结构的层级，创建扁平制组织结构。

1.3新公共管理强调顾客导向战略

在传统的政府管理模式中，政府以高高在上的姿态面对公众，公众没有选择的权利，也没有话语权，这极大地打击了公众的积极性。而新公共管理借鉴企业管理的经验，提倡政府对待公众应像企业对待顾客一样，一切制度和决策的制定都以公众的利益和价值取向为出发点。顾客导向战略引导公众参与政府职能活动，不仅提高了公众的积极性，也是政府工作创新的出发点与动力。

1.4新公共管理追求效率和结果

马克斯•韦伯的官僚体制是具有“理性”性质的，精确、迅速、明确、统一性、严格的服从是官僚体制的优点，但随着时代的变化，这些优点已不能适应现代社会的发展。新公共管理所强调的是效率和结果，而忽视过程，重视技术在提高管理效率中的作用，提倡多种方法与手段的并用。新公共管理给予现代管理更多的灵活性，为其营造了更为宽松的环境与氛围，实现管理行为的创新，从而提高管理的效率。

2.新公共管理理论下文档工作审视新公共管理赋予现代管理以效率为中心、技术至上的特点[7]，这决定了现代文档工作具有以下运行特征：

2.1在以追求效率为目的的新公共管理下，文档工作应以电子文件的管理为工作中心

在韦伯的官僚体制中，文件具有上传下达的功能，维系与连接组织各部门之间的运转，体现出工具价值。而追求效率的新公共管理理论催生出的电子文件以其快速、便捷的特性成为现代管理的重要手段之一。据国家档案局的调查结果显示，仅2007年中央和国家机关、中央企业共产生各种类型电子文件近2亿件[8]。此外，新公共管理要求政府改变统治者的角色，提倡塑造服务型政府，由此为电子政府的出现提供了契机，可以说电子政府也是新公共管理的产物。为了提高政府透明度，创建开放型政府，电子政府通过网站提供实时信息，以此来满足公众的政府信息利用需求，通过与公民进行互动，鼓励公民参与政府管理，电子政府的正常运行需要大量电子文件作为支撑。电子文件实现了文档的无纸化管理，大大节约了资源，避免资源的浪费。而借助现代通信网络技术，打破了文件传递与利用的时空限制，改变了过去管理过程复杂、消耗时间长、资源浪费的壁垒。但是，现代管理对电子文件的依赖也衍生出一系列的难题，如电子文件的证据价值受到质疑、电子文件的安全性和稳定性差所引发的管理失效等。如何攻克电子文件所带来的管理上的弊端，给现代文档工作带来巨大挑战。

2.2在重视资源利用的新公共管理下，文档工作应以文档的开发利用为工作重点

政府信息资源是最重要的社会资源，据报告显示，社会信息资源的80%来自于政府信息。政府文档是政务活动的体现，文档为各级政府之间、政府各部门之间的交流构建了沟通的桥梁；政府制定的各种法律、法规、政策等决策信息以文件的形式向社会公布；政府作为社会管理部门，为营造开放公平的社会经济环境为社会提供新闻、统计报告、经济预测等服务信息将作为档案被保存下来[9]。对政府文档信息资源进行开发，扩充社会信息资源，为社会各方面的运行提供支持，是新公共管理对文档工作提出的新要求。

2.3在以顾客为导向的新公共管理下，文档工作应以为公众服务为工作理念

在过去，档案局、档案馆等各级档案部门以档案保管为主要工作任务，以服务自身机构为工作目的，档案工作秉持着保密、严格开放程序的工作原则。而在新公共管理下，文档工作的服务对象不仅仅是自身组织机构，而是广大公民；文档工作的主要任务是最大限度的开发文档信息资源、实现文档的充分利用。新公共管理重申了文档工作的社会使命应是以公众的文档利用需求为服务对象，为公众提供所需的档案信息资源。新公共管理下文档工作应实施顾客导向战略。在宏观层面，以服务为理念进行档案部门的组织规划、政策制定、标准的拟定，以服务为宗旨对文档工作进行全局掌控。在微观层面，在将服务理念贯穿于文档工作的所有环节之中，尤其在档案的提供利用中，充分发挥以人为本的思想，将如何满足公众的利用需求作为工作的最终目标。实施顾客导向战略是充分发挥文档管理部门作为社会信息管理者，肩负着服务社会公众这一使命的必然选择。

2.4在整合企业管理思维的新公共管理下，文档工作应重视人力资源管理

目前，在企业管理中普遍使用知识管理的方法，也有人提倡在政府管理中引入知识管理的理念。知识管理的核心思想就是在适当的时机将信息资源提供给需要的人。一方面，为政府决策提供支持；另一方面，有利于公众对政府信息的利用，实现信息资源共享。而在知识管理的三要素：人、信息资源、技术手段中，人处于核心地位。在管理者实施知识管理的过程中，自身拥有大量的隐性知识。知识管理的各项内容都是在人的支配下完成的，离开了人的存在，一切创造性的活动都不可能产生。新公共管理要求在文档工作中重视人力资源管理，充分发挥人在知识管理中的作用。一方面，大力挖掘管理人员的隐性知识价值。管理人员在实践中所积累的宝贵经验和所掌握的专业技能是宝贵的知识财富；管理人员的创新能力为文档工作提供了源源不断的动力。另一方面，通过绩效评估的方法，提高管理人员工作的工作效率；通过激励政策，培养管理人员的积极性；并通过奖惩制度来规范管理人员的行为，培养其工作责任感。

2.5在追求经济效益的新公共管理下，文档工作应充分挖掘文档信息资源的经济价值

档案馆等社会主要档案管理部门一直是国家事业单位，享受国家资金支持。但是，随着技术的飞速发展，档案数字化进程需要大量资金作为支持，仅仅依靠国家财政拨款已无法满足档案部门的需求。新公共管理的经济理念要求档案部门应改变过去完全依赖政府拨款的所造成的局促局面，充分挖掘所保管的文档信息资源的经济价值，发展档案产业。在信息社会，信息资源和石油、煤炭一样，是具有价值的资源。对文档信息进行整合开发，生产信息产品，是文档工作的新项目。例如现在的一些咨询公司，就是通过对信息的搜集和整理，为用户提供信息服务。档案部门在开展经营业务时，除了对自身所掌握的文档信息进行开发外，还应在信息技术的作用下，广泛、全面地搜集网络上的信息。并采用市场营销的理念，充分挖掘文档信息的经济效益，争取在为组织自身发展提供资金保障的同时成为国家财政收入的来源之一。

3.新公共管理理论下文档工作需注意的问题

新公共管理理论尚处在并不成熟的阶段，其内在的缺陷也是不容忽视的。新公共管理理论因其固有的局限性，使其在文档管理中的应用存在着一些缺陷。在运用新公共管理的思想进行文档工作革新时，应注意以下问题：

3.1文档工作的价值定位问题

新公共管理汲取经济学理论，引入市场机制，追求效益的最大化，容易造成组织对利益的盲目追求，而导致社会价值的缺失。我们在对文档工作进行改革时，应采用新公共管理的经济理念，注重文档资源的价值开发，构建营利性机构是对传统经营模式的突破。值得注意的是，文档工作必须始终坚持作为国家文化事业机构的公益性工作性质，始终以为公众服务作为工作理念，把握好经济创收工作占整体工作的比重，避免对文档工作的价值定位产生偏颇。

3.2组织管理问题

新公共管理改变传统组织结构金字塔式，主张的是扁平化与分散化，而对权利的分化与下放在给下层管理人员带来能动性的同时，也容易引起了上下层管理权失衡的问题，例如政府在管理中出现的“政府空心化”就是由此原因产生的。因此，文档管理部门应正确处理权力控制和权利下放的问题，优化组织结构、协调各部门间的沟通，为组织营造良好的管理环境。

3.3技术手段的应用问题

信息经济的发展要求文档工作必须与时俱进，大力引用技术手段，电子文件的产生、电子政府的兴起、办公自动化的普及等都以技术手段作为保障，不可否认，技术手段在现代文档工作中发挥着重要的作用。但是，人们必须清醒地认识到，技术只是以工具的价值出现在文档工作中，起到的是提供文档工作效率的辅助作用。针对目前一些人所提出的技术至上主义，文档工作必须正确处理技术手段在文档工作中的应用，切不可本末倒置。

4.总结

新公共管理理论已经并将继续对当代公共管理的理论与实践产生重大的影响。作为一种新的管理理念，新公共管理理论对文档工作也产生了影响，新公共管理运动要求必须对文档工作进行改革，吸取新公共管理理论的精华，剔除其糟粕，以更有效率的管理方法指导文档工作的开展，提高文档工作效率，发挥文档工作的社会价值。