图书馆与资料室的建立

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[摘要]以广西师范大学为例，阐述了高校图书馆与院系资料室联合目录数据库建设的意义，并对实施细节进行了探讨。

[关键词]高校图书馆；资料室；书目数据库；联合目录

1前言

自1998年11月国家高等教育文献保障系统CALIS(ChinaAcademicLibrary&Informationsystem)项目正式立项以来，成效斐然。目前CALIS三级保障系统(全国文献信息服务中心、地区分中心、各图书馆)主干网的基本框架已经完成，成员发展迅速，“截止到2006年12月31日联合目录成员馆总数已达604家”。CALIS在第一期建设阶段已取得显著成效：共建共知共享的观念得到了普遍的认同；越来越多的高校图书馆积极参与CALIS的建设，相同地区内高校图书馆的合作活动越来越多；馆际互借活动在方式方法上、服务内容上日益丰富；促进了一批高校图书馆的现代化建设及一批省市的文献信息保障体系建设，增加了对用户文献信息需求的保障力度。

然而就在我们为高校馆之间实现文献资源共建共享而不懈努力并取得可喜成就时，往往忽略了眼前的一个事实：我们自己校内文献资源的共建和共享工作由于种种原因却停滞不前。以CALIS为中心的文献信息共享网络主要只是在各高校图书馆之间运行，而作为高校内部图书馆的组成部分的各院系资料室大多被抛弃在发展轨道之外。作为CALIS的一个组成部分——高校内部文献信息系统也包括高校各院系资料室，缺少了院系资料室的参与，高校内部自身的文献保障体系就是不完整的，从而影响了CALIS整体的文献保障。所以CALIS强调各高校要大力加强自身的文献保障体系的建设，以促进CALIS全面化的文献资源建设，因此作为CALIS成员馆的各高校其自身的文献保障体系的建设就显得异常紧迫。高校内文献资源共建共享不仅是促进高校教学、科研发展的重要组成部分，同时也是CALIS赋予我们各高校的职责。

我馆是CALIS的成员馆，我校的文献资源保障系统从酝酿到论证到现在具体实施已经过了较为充分的准备。它的建设目标是一方面建立起校内的文献保障体系，建立本校的文献资源共享网络，把对高校教学和科研的信息服务提高到一个崭新的水平，为重点学科建设及总体目标的实现提供有力的保障；另一方面CALIS赋予我们建设各自子系统的责任，进一步巩固和完善CALIS三级文献保障体系，对提高CALIS综合服务水平，扩大CALIS服务范围做出有力推动。

高校文献保障体系的一项非常重要的工作就是校内联合目录数据库的建设，它是共知共享的基础。只有建成一个全校统一的联合目录数据库，才谈得上校内文献信息资源共享。由于各种原因很多高校内都没有进行联合书目数据库建设，或者是书目数据库建设得不完整，这样的书目数据库对全校文献信息资源保障来说是不完整的。联机公共查询是实现共知的最佳途径，馆际互借和文献传递是实现馆际共享，互惠互利的真正体现，而这一切都是建立在联合目录数据库之上的。我校联合目录数据库就是在这样的背景之下作为2006年全校文献信息建设的头等大事开始了全面建设。

2联合目录数据库建设内容及目标

广西师范大学联合目录数据库是广西师范大学文献保障体系重点建设的数据库之一。该项目计划在一年内以建设全校范围(图书馆与各院系资料室)联合目录数据库为基础，建立以联机合作编目、书目资源公共查询和校内互借三大服务系统为主要目的的文献资源共享系统。其建设内容为利用现代信息技术手段，建立全校的资源共享网络，为全校教学科研人员提供书、刊及其他文献资源的网络公共查询，支持高校文献资源系统的联机编目，实现全校甚至国内、国际馆际互借和文献传递，把对高校教学和科研的信息服务提高到一个全新高度，为重点学科建设及学校总体目标的实现提供有力保障。

项目的目标是：在一年内以建设联合目录数据库为基础，建立起以联机合作编目、书目资源公共查询和校内互借三大服务系统为主要目的的资源共享系统。为全校教学科研人员提供书、刊及其他文献资源的网络公共查询，支持图书馆及全校各院系资料室联机合作编目，实现全校各院系之间院际互借及文献传递。

上述三大服务子系统是以联合目录数据库为基础的。多语种、多文献类型和采用不同MARC格式的书目记录集成在同一个书目数据库。它包括中外文书刊目录，以及多媒体、电子资源等非书资源的目录。项目在操作上依托校园网，统一采用汇文文献信息服务系统，遵循CALIS编目规则，计划在一年内完成全校所有书、刊、光盘等大约60万条书目数据的回溯工作，提供全校范围内的公共查询服务，实现全校联机合作编目和院系之间文献互借和传递，为全校文献保障体系的全面实施、滚动发展打下良好的基础。

作为CALIS的成员馆，我校的联合目录数据库在建设目标及建设方案的总体思路上遵循与CALIS联合目录项目一致的建设原则。只是CALLS联合目录子项目作为一个全国性的建设项目，服务的对象遍及全国范围乃至全世界所有有需求的用户，项目在宏观规划以及微观把握上它可能更多要侧重于宏观的考虑。而我们作为其子系统的一个成员，在本校联合目录数据库的建设上结合本校的实际，尤其是在校文献保障体系建设初级阶段，更多侧重具体实施的各个环节。

3联合目录数据库建设前期准备工作

我校图书馆内文献资源机读目录数据已于2004年前全部回溯完成，但各院系只有少数几个资料室由图书馆陆续派人利用假期回溯了总数大约3万条的机读目录数据。联合目录数据库建设工作首先要对全校各院系资料室所藏文献全部进行数据回溯，这是一项流程较复杂、耗时费力的工作，必须对工作对象做详细调查，才能制定具体实施方案。通过深入到各院系，调查结果如下。

(1)设备严重不足。18个院系中只有文学院有工作机2台、检索机5台，并且于2000年购买ILAS文献信息服务系统，其他院系自身的设备多是各院系实验室淘汰下来的旧电脑，功能差，无法完全支持现代化的文献信息服务系统的正常运行。

(2)人员紧缺。调查显示，18个院系中有5个院系资料室分别只有1名专职人员，另有5个院系资料室分别仅有半个工作人员(资料室的工作人员还另兼财务、办公室秘书等杂务)，大多数院系资料室工作人员身兼数职，人员非常紧张。

(3)工作方式落后。都是手工服务。文学院虽然购买ILAS文献信息服务系统，但由于人员紧张，并且现有的工作人员都不具有现代化文献信息管理与服务的技能，因而ILAS的各项功能未能得到有效的应用。

(4)书目数据缺失。大部分院系资料室的书刊都是既无机读目录数据也无完整的卡片目录，只是按大致的学科归属放置架上，凭经验查找。

(5)文献回溯尚未完成。全校18个院、系、附属机构共有总藏量为269941种657001册文献资料。除文旅学院、社科部、化学化工学院、附属外国语学校已由我馆有关人员从2001年起采用假期加班方式，陆续完成约30000种、80000册中文图书回溯建库外，仍有240000余种、577000余册书刊需要进行机读目录数据回溯。

调查显示，完全由图书馆派自身人员完成此项工作，事实证明那将是一个漫长的工程。而由各院系资料室自己的工作人员亲自实施更不现实，恰学校此时为了迎接普通高等学校本科教学评估，对图书馆的建设非常重视，借此机会图书馆以项目的形式进行专门立项，向学校申请专项经费，获得学校批准。该项目规定要在一年内突击完成。此前，该项目已陆续开展了5年的工作。

4确立数据库建库方案

联合目录数据库建设考虑到我们学校具体的情况：时间紧、条件差、人员缺等，我们决定采用逐一完成的方式来进行，即由学校统一动员，图书馆具体负责，成立专门项目小组，由图书馆统一调度，各院系大力配合。实施分三个阶段。

4．1第一阶段：项目筹备阶段

4．1．1在图书馆设立项目组，作为联合目录数据库项目建设和实施的执行机构，全面负责该项目的设计、建设和管理工作。

4．1．2使用设备进行统一招标。每个院系配备2台以上的计算机，一台作为工作机，另一台提供用户检索。

4．1．3各院系与图书馆一致全部采用汇文文献信息服务系统，全校所有书目数据都建在同一个中央数据库内，文学院原有的ILAS系统不再使用。

4．1．4对各院系资料室人员进行第一阶段的业务培训。

4．2第二阶段：项目运行阶段

4．2．1组建专门队伍。向社会进行招聘成立专门编目队伍，并对招聘人员进行编目培训。培训内容有：中国图书分类法第四版、文献著录总则、普通图书著录规则、CALLS联机合作编目手册等。

4．2．2制定建库标准。建立健全数据库建设的标准、规范和条例，数据库建设执行统一格式、统一标准。

4.2．3制定编目细则。以文献著录总则、普通图书著录规则、中国机读目录格式、CALIS联机合作编目手册为标准，与采编部图书编目细则保持一致，制定回溯建库工作分类排架号的选取规则，数据录入字段的选取规则等。

4．2．4确定数据回溯模式。书目数据回溯大多采用以卡录入数据或以文献实物录入数据2种方法。过去我馆馆内书目数据回溯时采取的是利用原有卡片目录与书一一核对，之后用卡片回溯数据的方式。由于图书馆的图书分藏在不同库室，很容易造成漏核现象，再加上错架的书与丢失的书、未还图书等原因，在花费了较大的人力后得到的卡片记录仍与实际库藏有不小的误差，依据卡片回溯的数据库所造成的一些数据错误、数据遗漏等问题到现在还未完全解决。故此我们这一次工作决定采取利用实物直接回溯的方式。

4．2．5制定工作流程。合理的工作流程是高质量与高效率的保证。

(1)数据加工流程。

1)期刊。凡我馆数据库已有MARC记录的只添加卷期号等馆藏信息。我馆没有MARC数据的期刊由项目小组人员做好MARC数据并分配好索取号后再由负责期刊编目组的人员添加具体信息。

2)图书。通过确定在图书馆中央数据库中已有书目数据的图书只添加复本，注明具体馆藏地；中央数据库中无数据的图书从CALIS下载数据，参照690字段增加索书号、增加复本信息注明具体馆藏地；如受编图书通过多途径不能在中央数据库中查找到相应数据的，也无CALIS数据可下载，则需进行原始编目。加工流程如图1所示。(2)人员工作流程。

借鉴工厂流水作业的高效工作经验，对招聘的13个人员进行专项分工：4人专做添加复本、下载数据的工作(A组)，4人做原始编目(B组)，2人做外文图书数据(C组)，3个人负责回溯期刊数据(D组)。

由于中央数据库已有数据的书以及能从CALIS下载数据的书占大多数，而需要进行原始编目的书就抽出来交与B组，所以这4个小组里A组总是最先完成，他们完成第1个院系后最先进入下一个院系，紧跟着是做原始编目的或是外文组的人相继跟进，形成一种滚动前进的工作流程，使各个工作环节衔接紧密。工作流程见图2。

大部分院系资料室场地都很紧张，根本无法提供一个同时容纳十几个人的工作场地。我们把人员分为不同几个小组一方面是借鉴流水作业的高效率，专做一项工作会使速度最大限度的提升，再加上按量计酬的薪金结算方式，使我们的工作效率大大提高；另一方面能有效实行人员分流但又能保证各工作环节紧密衔接。我们从一个场地条件最好的院系开始，随着不同小组相继进入下一个院系，从而实行人员分流。

事实证明我们采取的这种工作方式是一种高效率的工作方式，我们项目小组3名工作成员(负责工作管理，培训及数据抽查等工作)和招聘的13名编目人员，在8个月的时间里一共完成44万多册(张)书刊、光盘等书目数据的回溯工作。

4．2．6全面建设，初步完成建设目标。我们采取边建设边开通的方式，建成一个系开放一个系。并且为了减少对读者利用产生的影响，在数据回溯期间照常接待读者，如果读者需借阅图书仍采用手工登记的方法借出，读者还回的图书则先进行数据录入再上架尽量不影响读者的利用。最后一个院系建设完成，就进入全面开通运行阶段。

4．3第三阶段：进一步优化、完善和维护建成的数据库，并发挥其各项功能、

4．3．1运行文献信息服务系统的各项功能。对各院系资料室人员进行进一步的业务培训，内容包括汇文文献信息服务系统的各项功能的操作与应用。并加强联机编目工作的进行，开展编目工作考核，制定考核标准，只有考核通过的人员才能由图书馆开通编目权限，然后对院系所新购图书进行联机编目。

4．3．2进行数据修改及维护。大范围的数据回溯不可避免会出现一些问题数据，项目小组安排专门人员长期进行数据维护及修改，以保证数据质量。

4．3．3制定共享的规则。高校文献信息保障体系的建设目标就是要走整体发展的道路，为全校培养高层次人才和进行学科研究提供文献信息保障。制定全校文献信息共享规则是共建、共享的保证。在原则上所有的文献资源都应在共享的范围内，但考虑到资料室藏书特点、人员编制等问题，一步到位地采取与图书馆相同的全开放型服务，条件还欠成熟，可以有个逐步实现的过程。第一步由学校统一发放一卡通的借阅证，图书馆与各院系通用。同时采取有限借阅的方法，即资料室文献以阅览、提供复印为主，一些院系的图书可以提供外借，但期限可比图书馆的短以便提高流通速度。在取得一定程度的共享经验后再开通多方面、较高层次的共享服务。图书馆作为中心馆在服务上要切实起到主导作用，并责无旁贷做好技术指导工作。

5结束语

由于是在迎接评估这个机遇下开展的此项工作，全校在思想认识上高度统一，并且学校落实了专项经费，人力财力都有较充分的保障，工作进行得比较顺利，原订一年完成的工作最后只用了8个月就提前完成。初步运行后反应很好，图书馆在学校的地位有了较大的提升，其意义是深远的。

(1)实现文献的共知共享。校内联合目录数据库的建设实现了全校文献信息联网的目标，用户可以通过图书馆的书目查询系统查询到数据库内所有的数据，并根据目录提供的馆藏地址，请求借阅，充分发挥文献资源的作用。

(2)实现文献资源最大利用。文献只有在利用的过程中其价值才能得到体现，从这个角度，利用的人越多，其价值越大。校联合目录建成后师生反响非常好，利用率大为提高。

(3)加强协作建设：在将近一年与各院系的合作中，图书馆一方负责文献机读目录数据的回溯，院系人员组织学生负责贴条码、上架等，配合默契，为今后的协作发展奠定了良好的基础。进一步的工作是开展协调采购，拓宽现有经费的购书品种，并根据本校重点学科建设的需要进行资源采购分工与合理布局，达到经费的合理使用。从而从整体上减少人力和财力的投入。

(4)极大地改善我校信息服务设施和条件，给传统的服务方式和运行机制带来深刻的变革，为推动我校文献资源建设向数字化、网络化发展打下坚实基础。

通过进一步的完善编目规则和各项管理制度，举办有关培训班，拟在近年内初步实现项目提供的全部功能，发挥预期效益。