生命周期角度评价成效论文

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论文摘要：从知识管理系统建设、使用、增效这一生命周期的角度，提出一个包括建设层、使用层、效益层的知识管理系统三层评价体系。并在此体系基础上，建立了一套评价指标。

论文关键词：知识管理系统知识管理系统评价项目生命周期

知识管理系统是一类管理组织知识的信息系统，是用于支持和加强组织知识创新、存取、转移和应用过程而开发的基于IT的系统…。对知识管理系统的评价是知识管理系统项目管理的重要环节。企业要想以最小的投资获得最大的效益，确保现有知识管理系统项目的成功并对以后的项目进行指导，就必须对系统的整个生命周期进行全面的评价。

近年来，国内外的专家学者逐渐开展了知识管理系统评价的研究。FolkerFolkens和MyraSpiliopoulouL2J给出了一个知识管理系统的评价框架，该框架基于知识管理的六个功能：知识目标的定义、知识识别、知识利用、知识创新、知识共享、知识保存。MinsShinL3从知识管理系统的经济意义人手给出了一个评价框架，主要涵盖了三个方面：知识资源的生产成本和收益、知识的转移成本、知识的管理成本。O[1iverBayer，StefanieH6hfeld，FraukeJosbacher等人4对一个基于本体的知识管理系统进行了评价，其标准包括：用户界面、使用技术、知识辞典和分类。黄立军_5认为评价一个知识管理系统的优劣，一般可通过以下几个指标：项目管理功能、通信与协作能力、智能功能、可维护性、安全性、维护简便性、实用性、技术简单性、文档图书馆功能。王君6的知识管理系统的评价指标体系包含了系统性能、系统功能、系统环境、人性化、系统成本这五大因素下的37个评价指标。

综合以往的文献可以看出，这些评价指标的设立主要是从系统功能的角度或者是从系统经济效益的角度来进行评价的。这些评价指标往往只能反映系统的某些方面，而要想全面了解知识管理系统的成效，则必须从系统生命周期的角度来进行评价。本文就是将知识管理系统的建设、运行、增效这一整个过程看成系统的生命周期，提出一个三层评价体系，并基于此建立一套评价指标。

1三层评价体系

项目的生命周期有多种划分方法，但由于lT项目的根本目标是满足客户的需求，所以从客户的角度来划分项目的生命周期是更能直接反映项目成效的。并且，知识管理系统是企业的重大IT项目，它投资大、周期长、涉及范围广，必须从项目生命周期的科学角度对其进行全面的评价。具体说来，知识管理系统项目的生命周期从根据需求建设系统开始，到项目的使用，到最后实现企业增效而结束。本文将评价体系分为三个层次：建设层、使用层、效益层，如图1。

1．1建设层系统建设的评价是项目评价最基础的一层。在这一层，主要从系统的使用技术、实现的功能、系统性能、系统存储的信息和知识的质量方面进行评价。

a．系统使用技术。目前，在知识管理系统中使用的先进的信息技术主要有：知识采集与发现技术：包括搜索引擎技术、数据挖掘技术等；知识存储技术：包括数据仓库、文本数据库、案例库、知识库等；知识组织与描述技术：包括分类技术、本体工具、摘要技术、知识地图、可视化、虚拟现实技术、建模技术等；知识交流技术：包括电子邮件技术、电子会议(视频会议)、虚拟社区、即时消息、BKS、新闻组、在线讨论等；知识使用与创新技术：包括检索技术、推拉技术、e—learning技术、工作流技术、专家定位、过滤、权限与角色技术、个性化技术等；其它技术：包括智能技术等。需要说明的是，系统的使用技术并不是越新越好、越先进越好，而是要根据系统的目际选择合适的技术，既达到系统需求，又便于开发维护和扩展。

b．系统功能。系统的功能包括提供统一的知识人口，文件管理功能，各种途径的知识交流，支持多种渠道的通信与协作等。知识门户：它是企业知识资源的统一入口，员工通过它了解当天的最新消息、工作内容及所需的知识等。实时地与其他成员取得联系、找到能提供帮助的专家知识。文件管理：可利用系统管理电子文件库或知识库。包括文件权限管理、版本管理、文件检索、文件储存与取用流程管控等机制，提供文件库与知识库存储与分享的平台。知识交流：系统提供专业技术和知识的讨论区、专栏区、留言版、聊天室、在线学习等机制，使得具有相同专业领域或兴趣特长的员工能分享并创造知识。专家黄页：透过动态核心专长调查系统，随时掌握个人与部门的最新核心专长，包括项目执行、证照取得、教育培训、专利发明、荣誉奖项、专业著作等，不仅可与组织核心竞争力接轨，还可在不同项目任务来临时，选配出最佳工作团队。通讯与协作：提供电子文件交换、声音传输、影像传输的平台，以完成非面对面的远距离沟通作业、项目执行和多边视讯会议。

c．系统性能。系统效率：通过测试软件测量系统响应时间、周转时间、吞吐量等，进而对系统效率做出评判。维护管理：管理员能比较容易地维护系统硬件、软件、文档等。用户能方便的管理个人帐号和文件。可扩展性：系统的进程能力足够支持公司所有员工上线。未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，系统能很容易地扩充。为了预防系统损毁造成的损失，系统能方便地备份和还原。安全稳定性：系统使用简单，硬件集成稳定，系统平均无故障时间长。系统设置了各种级别帐号的权限。拥有文件权限控管功能，对每一份文档可以设置不同的读、写权限。

d．知识质量。可靠权威性：知识来源于权威出版物、权威数据库、权威网站、权威专家知识等。在将信息录入系统时有审核机制。易吸收理解：信息和知识运用可视化表示方法，能容易地被用户吸收理解。

1．2使用层

a．使用情况。系统使用范围、人数和频率：通过对后台webl0g的挖掘，得出系统的使用范围、人数、频率、频繁重点网页、用户特征等。美国ExacttrendSoftware公司的软件webLogEx—plorer是一个有效的网络13志分析软件，能高效地统计分析出一定时间段内访问网站的用户数量、特征、网页访问率、搜索引擎关键词等。知识管理系统开发和管理人员也可以根据特定的需求开发特性化软件。

b．使用反馈。用户反馈：系统设立FAQ模块和意见反馈模块，管理人员及时了解用户对系统的反馈。同时，管理人员可以制作网上问卷调查，针对特定问题，及时收集用户对系统的评价。使用界面：系统界面友好，操作简便。

1．3效益层

a．系统成本。建设成本：系统的建设成本包括系统硬件、软件和系统开发费用。其中硬件费用包括主机设备费用、终端设备、通信设备和机房建设费用。软件费用包括系统软件、应用软件、测试软件的费用。系统开发费用包括系统需求分析、系统设计，系统实施等阶段的管理费用和员工工资。运行维护成本：运行维护成本包括计算机及其外部设备的运行费用、员工工资、管理费用和设备、备件的折旧费用。

b．组织效益_I。提高企业经济效益：知识管理系统的良好运行与使用能提高企业的生产经营效率，降低操作成本，提高企业的经济效益。对比企业实施知识管理系统前后效益的变化，并考虑知识管理系统在这个变化中所占的比重，能够计算出系统的经济效益。提升企业管理水平：系统能改进企业核心业务流程，促进企业流程改造，加强企业中各部门和员工之间的合作，发展企业与供应商和客户的关系，减少管理成本，从总体上提升企业管理水平。促进良好企业文化的形成：由于知识管理系统使用给企业和员工带来的好处，使得员工乐于进行知识的交流、学习与共享。这有助于形成一个良好的企业文化，促进其向知识型组织转变。

C．个人效益。提高员工知识水平和业务能力：系统能方便员工获取所需知识，能提高员工的知识水平和业务能力。提高员工工作效率：系统能降低员工在获取信息和知识方面工作的劳动强度．使员工有更多的时间从事调查研究和决策工作，提高了员工的工作效率。

2评价指标体系

根据提出的评价体系，本文构造了一套由3个层次，9个指标，27个具体指标构成的评价指标体系，如表1所示。

在使用这个指标体系，对每个具体指标进行评分时应采取专家评分和用户评分相结合的办法，并制定各级指标的权重系数，最终得出加权的总得分。在制定权重系数时，要结合企业的实际情况和自身需求，比如有的企业特别注重知识质量，而有的企业特别强调降低成本。所以要根据不同情况，设计合理的权重系数。需要说明的是，在这个指标体系中，“系统成本”下的“建设成本”和“运行维护成本”为逆向指标，即成本越高，此项得分越低。其他的指标均为正向指标。在定量化评价的同时，还应写出定性的评价报告，以供企业决策者和系统开发者全面了解系统，为系统改进提供参考。

3结束语

知识管理系统的准确评价是系统成功运行的保障，本文就是从项目生命周期的角度为知识管理系统评价提出了一个评价体系和一套评价指标。这套体系和指标的特点是涵盖了知识管理系统建设、运行、增效的各个方面，能够对系统的全面评价做出有益的指导。同时，本文也初步构思了相应的评价方法，并认为这个评价方法一定要结合企业实际来执行。

进一步的研究是制定有效可行的定量化评价方法，并验证其应用效果。其难点在于对各个具体指标客观准确的评分以及对各级指标权重系数的合理设计。