图书馆配商能力评价管理论文

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[论文关键词]图书馆图书采购馆配商

[论文摘要]首先介绍图书馆配市场的起源,提出馆配商的概念并构建其服务模型;其次分析国内主要馆配商的特点,着重就馆配商的管理水平和能力评价进行探讨;最后指出科学评价馆配商的各方面能力可以为图书招标工作提供统一科学的评分标准,同时提升馆配商的服务质量,促进馆配行业的健康发展。

[分类号]G253.1

1、图书馆配市场的起源

近年来,国家规定各级各类图书馆人均藏书量须达到一定标准,图书馆为完成达标任务,纷纷加大了采购量,图书馆配市场一下子热闹起来。目前全国各类图书馆大约有8万多家。据有关部门推测,现在每年的图书馆采购量有50亿人民币的市场需求,且图书馆的采购能力每年都逐步增长。许多图书馆、尤其是大型图书馆,图书采集的主动性逐步增强,对图书市场的专业性、规模性和服务的主动性等要求逐步提高。过去沿袭的被动的采集模式已经远远不能满足图书馆图书建设的需要,图书馆市场正逐步变为一块膨胀的大蛋糕。

另一方面,图书馆配市场与零售不同,零售是大众市场,只管卖,不管售前或售后的服务,而图书馆购书有自己的特点,售前需要有编制好的采访数据,售后需要编目数据等。针对这一市场特点,近几年来,一些为图书馆购书提供专业一条龙服务的民营企业已经发展壮大起来,成为新华书店强有力的竞争对手,图书馆专业化的供货市场也逐步成熟起来。这一切都传递给图书馆界一个信息:国营企业与民营企业都在努力打造图书馆专业化供货市场。

2、图书馆配商的定义及馆配服务模型的建立

在市场经济中,贯穿产业发展的一条规律是:市场机制和结构转换及现代信息技术的发展必然会促进企业间的自发竞争,实现市场结构由分散型向寡头垄断型结构模式的转变。这条产业发展的基本规律在中国图书分销产业和中国图书馆事业的发展历程中也得到了验证,即图书馆配商这一新型的市场竞争主体的出现和逐步壮大正是两者发展的结果。

“图书馆配商”一词源于台湾的中盘商,意为联结上游出版社和下游图书馆,分销图书并提供专业化服务的中间商,其服务模型如图1所示。

3、国内现有主要图书馆配商的分析和比较

国内图书馆配市场从2000年进入快速发展时期,2005年、2006年进入调整规范时期,经过大浪淘沙后,幸存下来的可分为三种:①“新华系”,比较有代表性的有北京新华书店总店、江苏省新华书店、浙江省新华书店等;②“出版社系”,比较有代表性的有机械工业出版社,清华大学出版社、化学工业出版社和人民邮电出版社等;③“民营系”,比较有代表性的有中国教育图书进出口公司、北京人天书店有限公司、湖北三新图书有限公司、安徽省儒林图书发行有限公司等。

就规模和实力而言,新华书店具备了同国内任何一家图书馆专业供应商相抗衡、竞争的实力。它具有雄厚的资金、分布密集的网点、大规模集团采购的优势、正版图书的保证、与全国众多出版社多年的合作背景等,但由于我国的各类图书馆目前高度信息化、集约化、网络化,采用计算机管理,不少新华书店并未跟上图书馆的快速发展。此外,新华书店往往局限于某一地区的经营。

相比较而言,民营商更活跃一些。它们的服务更专业化,效率也高,能向图书馆提供售前采访、编制书目、售后加工的服务,图书馆拿到书以后,甚至可以直接上架。而且,民营企业主动灵活,从上世纪90年代末就开始打破地域限制,开拓全国市场。

跟民营书店和新华书店相比,出版社在馆配市场中的竞争优势更多体现在专业明确上。如机械工业出版社的馆配品种定位于高校出版社、科技社以及中央级大社的产品,目前可供品种已达15万种。与这些品种相配,它们还开发了一系列服务措施。比如编日采访数据的网络一体化;全程跟踪征订、采购、分拣、编目、加工、运输的图书馆信息服务平台等。但出版社个体不具备品种规模,从专业分工上讲,服务也不是出版社这样的生产商的中心工作。因此,对于出版社是否适合做馆配商,业内也颇有争议。

4、馆配商的管理水平和能力评价的探讨

图书采访是图书馆文献资源建设的重要环节,对馆藏质量、馆藏结构起着关键性的作用。通过近几年与馆配商的合作,我们对馆配商管理水平和能力评价进行了一些实践探索,总结如下。

4.1馆配商所能接受的采购方式

不同的采购方式决定了图书的到书周期、数量和质量。图书馆采购方式中的纲目购书(主题购书)、期货购书(预订图书)和现购各有其优点和缺点。总的来说,期货购书能基本保证图书的数量,但到书周期长,文献质量难以控制;而纲目购书和现采能缩短到书周期,有效地控制图书质量,但因受时空等客观影响,文献的品种和数量将受到限制。因此,笔者认为采用三种互补的方式更符合实际需要。目前馆配商能提供的采购方式一般只有期货购书和现购两种方式,尽管有馆配商在实践纲目购书,但都不是严格意义上的,最多只能说是中国特色的。开展这项工作是有难度的,它需要馆配商具备以下两方面能力:①能编制以学科主题为主线,以文献特点为辅助的纲目表;②能界定较窄主题领域中的图书学科层次。随着藏书建设的不断发展,我们相信会有越来越多的馆配商接受这一先进的方法,与国际接轨。

4.2馆配商预防重复采购的能力

图书馆文献采购方式的多样性,必然带来重复采购的可能性。图书馆在订购图书时都会进行工作,但在现采和期货购书同时进行的时候,就会碰到这样的具体情况:有些书做了预订,但由于到书周期比较长,造成事实上没有书到馆,以后能否到馆也还是一个未知数。对于这类书的处理,通常的做法是引进现采的,取消原有的预订,以防重复;另外大型高校图书馆从事图书采访的人员比较多,有可能在同一时间、不同地点以不同的采购方式进行采购,也将导致图书的重复。面对诸如此类的情况,馆配商是否具有预防重复采购的能力将显得十分重要。

4.3馆配商采书所覆盖的出版社的数量及质量

这主要是指馆配商要与绝大多数出版社有供书合作关系,并且应是各家出版社的“黄金”客户。高校图书馆同公共图书馆在这方面的要求有所不同,高校图书馆对出版社质量上的要求远远高于数量上的要求,因为我们做过一个统计,我校图书馆采购的图书有70%以上来自于20%的出版社,所以我馆要求这20%出版社所出的书能在第一时间得到满足;但这并不是说其他的出版社就不重要。我们也做了不完全统计,馆配商无法采购到的图书中有70%以上来自地方出版社和大学出版社,说明馆配商在地方版图书的采购方面有待于提高。

4.4馆配商对图书馆调整要求的反应能力

图书馆采购图书是一个动态过程,在书没有到馆以前,随着采访人员掌握信息的增多、读者需求的变化,随时有可能进行增补和减少甚至取消某些品种。比如:①有些书因为信息的限制,采访人员在预订的时候可能会采用比较保守的方法少订复本,但在看了书评或者其他信息后,觉得书的质量比以前了解的要好,就会要求增加复本,相反就会减少或者取消复本;②随着学校学科建设的需要,对刚设立的学科往往需要补充一些文献;③读者推荐的、个别急需的专业性极强的图书等。针对上述情况图书馆可能调整配送要求,从而要求馆配商有比较快的反应能力。据我们所知,在具体工作中遇到此类情况,馆配商很容易忽视,因为这项工作比较繁琐,涉及到的订购数量有限,大多不乐意去做。

4.5馆配商提供查漏补缺的能力

采访人员除了正常的选购工作之外,还有一个重要环节就是收集图书的出版信息,并根据以往订购情况,进行有效的查漏补缺。但这些书往往比较难采,有些甚至是作者自办发行或印数特别少。要做好这方面的工作,馆配商需投入较大的人力和物力。

4.6馆配商拥有的学科优势和行业优势

馆配商的学科优势是指它在提供某些学科的图书时具有独特的优势。如北京有个规模不大的馆配商,从其网站上,我们发现它主要提供高层次的文哲史方面图书,并且非常齐全,十分符合高校图书馆的收藏需要。行业优势是指在图书发行市场、馆配市场中处于比较高的地位。要形成这两方面的优势须经过长期积累,它是图书馆界、出版界对馆配商以往工作的总体评价,一旦出版社认可这些优势,它就会在第一时间把自己的图书产品提供给这个馆配商,同时也会有越来越多的出版商同其合作,形成图书采购的良性循环。

4.7馆配商提供各类数据的能力

图书馆文献采访工作的计划和评估需要大量的统计数据,包括全年出版图书的总量、平均价格、各类图书的到货率等。平时采访人员也在收集这些数据,但为了保证数据的准确性,在具体的工作中要有核实的机制,这样可使馆配商和采访人员互促互进。如我馆有一段时间馆配商提供的农业类专业书明显少于采访人员收集的书源信息,马上核查,发现是因为利润的关系,馆配商们不愿采集,经过协调,终于把这些漏掉的书补充完整。

4.8馆配商的现代技术开发和应用能力

4.8.1馆配商应拥有自己的网站和高质量的检索系统网站上应有各类供采集者用的书目数据库,如:最新书目数据库、库存书目数据库、自编数据库、“三目”(社科新书目、科技新书目、上海新书目)数据库等。数据要准确全面且更新及时,否则会给图书馆采购带来很大麻烦。

4.8.2馆配商与出版社之间应实现出版物流通信息对接这是一个新的发展趋势,因为书的真正源头是出版社,如果馆配商与出版社能实现信息交换,那么书目的更新速度和准确程度都将大幅度提高。我国于2006年4月1日起实施的《图书流通信息交换规则》将加速我国图书发行行业信息流通,降低交易成本,减小经营风险,提升行业技术水平,更好地满足出版发行业市场化、产业化、网络化发展的需要,也将对图书馆这个终端市场产生巨大影响。

4.9馆配商对所供文献的编目加工能力

文献信息处理的标准化和自动化发展,使得文献编目数据的处理可以批量化、一次性完成,从而为图书馆所共享。图书馆普遍要求馆配商提供中文图书的CNMARC标准格式的编目数据,以便于图书馆编目人员套录后进行网络,生成馆藏书目数据库,降低图书馆编目人员的劳动强度,提高工作质量与效率;同时,也希望馆配商能够做好前期的图书加工服务,比如完成加盖馆藏章、加贴防盗磁条、书标和条形码等简单工序,大幅度地减轻验收人员的劳动,在数据和图书加工问题上形成有效的服务体系。

4.10馆配商的企业文化和员工的综合素质

一个馆配商的经营理念会直接影响图书馆的采购效果,图书馆都希望馆配商能正确处理利润和服务两者之间的关系。馆配商面对的是全国700多家出版社,这些出版社给予馆配商的利润不尽相同,如何处理那些利润较薄、采购成本较大的图书,将是一个馆配商的社会价值观与经济观的取向问题。另外,馆配商拥有的员工的综合素质也将体现一个企业的服务水平,如,2007年1月l号开始实行国际标准书号升位,由原来的10位升至13位,最前面加978,后面的校验码发生了变化,但有的馆配商在给我馆提供书目的时候,由于工作人员的水平有限,就简单地把书号前的978去掉,造成结果完全错误,所幸的是我们发现及时,没有造成大面积重复采购,否则后果不堪设想。

5、探讨评价图书馆配商能力的意义所在

目前图书采购采用招标方式已经得到各图书馆的认可。但国家还没有一部图书馆法或相应的文献资源采购条例来规范这样庞杂又极其特殊的商品,因此科学地评价馆配商的各方面能力具有现实意义。

5.1招标中对馆配商可形成统一科学的评分标准

正因为图书商品的特殊性和复杂性,所以需要对馆配商的各方面进行综合评价,在采购方法上做好制度性的安排,不能就其一点不及其余,要形式而不要内容,造成文献资源的制度性缺失。

5.2规范馆配市场价格秩序

不同类型的图书供货折扣率总体存在差异,不同类型的图书馆对图书类型的需求也存在较大差异,只有通过综合评价才能制定合适的图书折扣率,让真正有实力的馆配商进入市场。

5.3提升馆配商的服务质量

馆配市场是新生产物,许多服务准则要靠图书馆人自己制定,否则将会造成对图书馆的需求中标单位难以满足,而中标单位提供的服务图书馆又根本不需要的局面。

5.4共创图书馆和馆配商之间的和谐环境,促进馆配行业的健康发展

只有以客观的态度对馆配商进行综合评价,才能在保证图书采购质量的前提下获得最优惠的价格。也只有上中下游三方建立和谐关系,避免短视行为、恶性竞争,才能使整个图书出版发行采购行业保持良性的发展,最终使大家都能获益。