公共事业管理:论档案价值形态

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【内容提要】本文首先对区分档案价值形态的意义进行了阐述，其次，对档案价值形态从整体上进行梳理和划分，在此基础上，论证档案价值形态之间的关系。

【摘要题】档案鉴定

【关键词】档案价值形态

【正文】

档案价值形态，就是指档案价值的具体表现形式，是档案价值相对性特点的表现。因为档案价值取决于档案主体，以档案主体的尺度为尺度，所以档案价值必然会在现实实践中表现出丰富多样的形式。也可更通俗地讲，档案价值形态就是档案的具体价值或者具体的档案价值。档案价值是对各种档案价值具体的抽象和概括。档案价值与档案价值形态之间是抽象和具体、一般与个别的关系，一般融于个别之中，个别包含着一般。

一、为什么要区分档案价值形态

我国档案界一直有人对档案价值的具体形式进行分析和探讨，并取得了初步研究成果。如张开森在《天津档案》1987年第2期上发表了《试论在档案鉴定工作中档案利用价值和保存价值的关系》一文，提出一个公式：档案的保存价值=档案的利用价值-保管成本，从而得出结论：“有利用价值的档案材料未必都有保存价值；无利用价值的档案肯定无保存价值；有保存价值的档案文件必定有利用价值”。其它相关论文还有周耀林的《档案价值层析》，吴祖鲲、吴桐的《论档案的功用和文化价值》，柳再义的《档案保存价值的定量研究》，彭光照的《浅析档案利用价值的构成因素》，张斌的《论档案价值形态》等等。由吴宝康主编的《档案学概论》也认为，档案的基本价值可分为凭证价值和情报价值。但笔者感到，我国档案界对档案价值具体形式的研究存在着一定的缺点，即不够系统和深入。正如张斌所指出：“我国档案界一直比较注意对档案价值具体表现形式的总结和研究，并取得了较多的成果。但是其研究也存在较明显的缺憾：一是对档案价值形态的理论研究基本上处于‘零散状态’，没有统一地、系统地把其作为档案价值理论体系的一个有机组成部分进行研究；二是对某些档案价值形态的认识比较浅显，感性认识的成分居多，缺少进一步的、深层次的理性思考”。（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）因此，我们有必要将档案价值形态的研究推向系统化和理论化。

除上述之外，区分档案价值形态对笔者来说，还有两点考虑。首先，我们认识和评价档案价值，应当从宏观和微观两个角度去把握。从宏观上讲，档案价值是客观存在的，是绝对的。但是微观上，档案价值会因其相对性特点而表现出不同的价值形态。如一个单位的文书档案和科技档案，在价值结构、价值表现形式乃至价值实现的方式和途径等方面部存在着很大的差异性。不同的主体对同一种档案的需求性质、需求角度以及需求内容也存在差异性的，某种档案此一时有价值，彼一时则无价值等。研究档案价值形态，对于正确理解和把握档案价值，进而科学地鉴定档案价值，具有重要的现实意义。其次，研究档案价值转化，需要实现分析档案价值的具体表现形式，为研究档案价值转化提供逻辑支点。档案价值转化就是在一定的客观条件下，由一种形态转化为另一种形态的过程。因此，对档案价值进行区分，并剖析不同档案价值形态的特点，将为后面章节的展开论述做好准备。

二、档案价值具体形态及其关系

1.原始价值和从属价值。

按照档案价值的源流关系，可将档案价值从整体上划分为原始价值和从属价值。原始价值是源，从属价值是流，两者之间是源和流的关系。这一思想最早是由美国的档案学家T·R·谢伦伯格提出的。谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中指出：“我们现在承认，文件要能够成为档案，其产生和积累就必须是为了达到某种特定的目的，并且除了达到此种目的的价值之外尚有其它一些价值。这就是说，成为公共档案的文件有两种类型的价值：对于原机构的原始价值，对于其它机构和非政府使用者的从属价值”。（注：谢伦伯格著，黄坤坊等译：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年版。）我们应当正确理解谢伦伯格的本意，谢氏认为，档案对于原机构的价值是由文件当初被产生和被积累的特定目的决定的，这说明档案的原始价值包括文件价值（由文件当时的作用大小决定）与档案的初始价值（文件产生机构积累的意义）两部分。而档案的从属价值是由其原始价值衍生而来的价值，表现为对文件形成者以外的利用者的意义和作用。当档案不再被其形成者所利用时，并不说明此时的档案已没有价值了，实际上，档案的原始价值已转化为从属价值了，表现为档案价值的扩展趋势。在我国档案界，通常把档案的原始价值叫第一价值，把档案的从属价值叫第二价值。吴宝康主编的《档案学概论》指出：“档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性。从双重性来说，档案时机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用可称为第二价值。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第50页。）可见，档案价值一方面表现为双重性，另一方面又表现为过渡性。当档案由第一价值（原始价值）过渡到第二价值（从属价值）时，其价值发生了扩展，我国档案界称之为“档案价值扩展律”。其实，从实质上看，档案价值并不是静止的，而是处于转化过程中。档案的第一价值向第二价值的过渡实质上是档案的原始价值向从属价值的转化。

2.凭证价值和参考价值。

关于档案的凭证价值和参考价值的思想，最早也是由谢伦伯格提出的，他当时称之为证据性价值和情报性价值。谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》中指出：“在讨论美国国家档案馆所逐渐形成的那些鉴定标准时，我要提到两个问题：（一）公共文件内关于产生它的那个政府机关的机构组织和职能运行的证据；（二）公共文件关于与政府机关有关的个人、法人团体、问题和情况等情报资料。因此，公共文件有两种价值，即证据性价值和情报性价值。”（注：谢伦伯格著，黄坤坊等译：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年版。）在当时的历史背景下，谢伦伯格只谈到政府机关形成的公共文件的证据性价值和情报性价值，没有涉及到政府机关以外的企事业单位、社会组织及个人形成的文件。其实，他的这一思想完全可以延伸开来，同样适用于企事业单位、社会组织及个人形成的文件。所谓档案的凭证价值，就是指档案能够作为其形成者的有关情况（如单位的组织、职能、开展的活动、个人的自然情况等）的证据；所谓档案的参考价值，是指档案所记载的内容对档案形成者及其以外的机构、组织和个人的参考意义和作用。笔者认为，谢伦伯格所说的情报性价值即指的参考价值，因为“证据性”和“情报性”就如同“凭证”和“参考”两个概念一样，它们的外延界限非常清楚，非此即彼，非彼即此。

对于一个政府机关来说，要判定其档案的凭证价值，应当从3个方面去把握：一是该机关在所属行政等级系统中的地位；二是该机关的职能及其性质；三是该机关根据规定的职能所进行的活动及其性质。总之，判定档案的凭证价值，主要是根据机关的地位、职能和活动，地位越高，职能越重要，档案价值就越大；反之，档案价值就越小，谢伦伯格认为：“在考察证据价值时，档案工作者也可能会同时保存具有其它价值（不仅对于行政官员和行政管理研究者有价值，而且对于经济学家、社会学家、历史学家和一般学者有价值）的文件”，（注：谢伦伯格著，黄坤坊等译：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年版。）并进而认为，档案的情报性价值一般也被称为研究价值，即公共文件由于含有对各种研究有用的情报资料而固有的价值。情报价值来源于公共文件中有关公务机构所处理的人、地、问题之类的情报资料，而不是来源于公共文件中关于公务机构本身的情报资料。

我国档案界一般将档案的情报性价值表述为“参考价值”，或通俗地称为档案的“参考作用”，指的就是档案所记录的信息对于人们从事政治、经济、文化等各项活动所具有的参考意义。所以，档案的参考价值又可分为多种具体形态，如行政价值、经济价值、文化价值、艺术价值、知识价值等等，这是由于人们参考档案的角度及所运用的领域不同决定的，在此，不必赘述。

3.利用价值和保存价值。

档案的“利用价值”是档案界最常用的一个关于档案价值的术语，“在档案学和档案工作实践中，通常所说的档案价值，指的是档案的利用价值”。（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第50页。）也就是说，一提起档案价值，人们首先想到的是档案的利用价值而非其保存价值。因为，“利用价值”可能会更通俗、更直接地反映档案可供人们利用从而满足人们某种需求的价值属性。实际上，档案的利用价值是针对档案的具体用途而言的，即指某一（或一部分）档案对具体的利用者的具体意义和作用。如某份学籍档案中有关某一学生在校学习成绩的记录，对该学生考研、谋职或出国留学等起到一定的参考和凭证作用；某份工程设计档案成为有关设计人员进行工程设计的直接依据；某份车辆管理档案成为处理某起交通事故的原始凭证等等。上述中的“参考作用”、“直接依据”及“原始凭证”都是指的档案具体的利用价值。“档案的利用价值是档案价值微观化的表现形态。从宏观上讲，档案价值是绝对的；从微观上讲，档案是否具有价值，会受到各种条件和因素的制约和影响，此时有价值而彼时则没有价值。这里所谓有没有价值，则是以有没有某一具体的利用价值为衡量标准的。”（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）所以，档案的利用价值是有多种具体形态的，多层次的。

档案的保存价值是在人们意识到档案的利用价值之后才认识到的价值形态，因为只有人们认为档案有用，才有可能有意识地保存它。再者，当我们判定档案的保存价值时，不仅要首先断定档案有无利用价值，而且要搞清楚其利用价值的大小，以确定合适的保管期限。“档案的保存价值，是与档案价值鉴定工作紧密相关的一种价值形态，我们在鉴定工作中所讲的鉴定档案的“价值’实质上就是鉴定具体的保存价值”。（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）也有人认为：“档案价值鉴定工作的主要着眼点，是挑选和确定哪些档案需要保存以及保存多长的时间。因此，鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值”。（注：陈兆＠①、和宝荣主编：《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版社1996年版，第171页。）可见，档案的保存价值与档案的利用价值是两个既相互区别，又相互联系的两个概念，档案的保存价值实际上指档案是否具有被保存的意义。“档案的保存价值在档案价值鉴定工作中的具体反映或形式，是以保存时间长短体现出来的。因此，从这个意义上说，档案的保存价值也就是指档案具有利用价值的时间限度，保存价值的外在体现就是档案的保管期限”。（注：张斌：《档案价值论》，中央文献出版社2000年版。）总之，档案的利用价值与保存价值之间的关系可以这样表述：档案的利用价值是档案的保存价值的基础，保存价值是利用价值的时间限度，档案的保存价值包括利用价值和保管代价。

4.潜在价值与现实价值。

按照档案价值的存在状态或表现状态可将档案价值分为潜在价值和现实价值。档案的潜在价值是指档案处于“休眠”状态时的价值形态，此时的档案没有被纳入主体的活动范围，档案的作用尚未发挥出来。这就是档案价值的隐含性。档案价值虽然是客观存在的，但它毕竟不像档案实体那样具体。档案实体是档案价值的载体，档案价值是档案载体的灵魂。无论是档案的凭证价值还是档案的参考价值，平时都表现为潜在价值，只有被人们利用时，档案的潜在价值才能外现，即转化为现实价值。如一份合同，平时只是放在档案室或档案馆里，这时，它只具有潜在价值而不具有现实价值。

档案的现实价值相对于其潜在价值而言，是档案正在被利用所表现出来的价值形态。由于档案被利用，从而对档案主体造成一定的效应（包括正效应和负效应），可以为人们的感官所感知，所以说，此时的档案价值表现为现实价值。一份房产证为某起民事纠纷的解决提供了证据，维护了当事人的利益。这一过程使该房产证的潜在价值转化为现实价值。

由上述可知，档案的潜在价值是我们从理论上认识的，档案的现实价值是我们从实践角度衡量的，从理论到实践，必然要经过利用档案的主体——人这一中介，档案利用主体是实现档案由潜在价值向现实价值转化的决定性因素。

5.绝对价值与相对价值。

如果撇开具体的档案，把档案作为一个整体来认识的话，我们就会发现，档案价值表现为绝对价值形态。因为档案是人们社会实践活动的原始记录，别的不说，单从延续人类文明史这一角度来说，档案价值也是绝对的，也就是说，档案具有绝对价值。再者，从档案价值的客观性来说，档案价值不依人的主观意志为转移，档案对于人的价值是绝对的。

“绝对”与“相对”是哲学上两个重要的范畴，两者不可分割。提到“绝对”，必然有“相对”与之对应。档案的相对价值是人们从微观上对档案价值进行认识的结果。从微观上看，有四条理由可以说明档案具有相对价值：其一，同一份档案对于不同的利用者具有不同质或同质不同量的价值；其二，同一份档案在不同的时间具有不同的价值，如我国至今还保存的6件唐代档案，在当时来说，可能就没有现在这么珍贵；其三，同一份档案在不同的空间条件下具有不同的价值，如一个地区的土壤档案对于另一地区来说，可能就没有多少价值；其四，同一份档案在全宗内档案完整程度不同条件下，具有不同价值，完整程度高时，其价值相对小，完整程度低时，其价值相对大。

6.自在价值与自为价值。

所谓档案的自在价值，是指客观存在的未必为人们认识实现的档案价值；所谓档案的自为价值，是指已被人们认识和发现的档案价值。档案价值是不依赖于档案价值认识和档案价值评价主体的意志而客观存在的。对于档案价值和档案价值评价主体来说，一切档案价值都是自在的，都具有自在性。但是经过人们的实践、认识、评价以后，人们就可以观念地把握档案价值。譬如，“高龄”档案对于历史研究的重要价值，从法国大革命时期直到迈斯耐尔提出“高龄档案应当受到尊重”原则之前，一直未得到人们的重视。档案的书法艺术价值、美学价值等在一开始也未被人们所认识，档案的这些价值就表现为自在价值。因为档案的这些价值并不是不存在，而是未被人们认识、发现和观念地把握而已。当人们正确地认

识并在观念中把握档案价值时，档案的自在价值就转化为自为价值。档案的自为价值是其自在价值在人们头脑中的反映，是档案自在价值的已知形态，是档案自在价值的近似反映。

档案的自在价值如果不被人们发现和认识，就可能永远是自在的，不能得到实现。档案的自在价值与自为价值的关系是存在与认识、被反映与反映的关系。档案的自在价值向自为价值的转化，是以档案利用主体实践、认识和评价活动为中介的。档案客体的自在价值是未知的、无限的，其中的某些自在价值转化为自为价值，并不等于说，档案客体就无自在价值了，相反，档案客体仍有其它自在价值需要人们去不断地认识和发现。档案价值不断地从自在形态转化为自为形态，再转化为潜在形态，最后到现实形态，档案价值就是始终处在这样的运动过程中。

7.正价值与负价值。

档案价值最终表现为档案客体对档案主体的效应或功效，由此可知，档案价值应当包括正价值和负价值。所谓档案的正价值，就是指档案客体对档案主体的正确的、积极的效应；所谓档案的负价值，是指档案客体对档案主体的反向的、消极的效应。那么，档案价值如何表现为正价值、负价值呢？是由什么决定的呢？我们知道，档案价值是通过人们的利用活动表现出来的。人们从事任何活动都有其特定目的，而且这种目的往往是由特定需要决定的。因为人们的需要形成人们的动机，动机又形成目的。可以说，人们利用档案是为了满足一定的需要，但这不等于说，“满足需要”就是档案价值。其实“满足需要”只是形成档案价值的一个必经环节，它不是档案价值的标志。档案价值的标志是档案客体对档案主体的效应或功效。档案主体的需要是产生档案价值的出发点，没有档案主体需要，也不会产生档案价值。当档案主体的需要是正当的和健康的时候，那么，档案客体对档案主体的效应就是正向的、积极的，档案价值就表现为正价值；档案主体的需要不正当、不健康时，档案客体对档案主体的效应就是反向的、消极的，档案价值就表现为负价值，即在这种情况下，利用档案只能产生反作用。用设备档案来维修机器，用历史档案进行学术研究，用城建档案进行城市规划与建设等等，这些都是为了满足档案主体的正当需要而利用档案；相反，为了沽名钓誉而篡改自己的人事档案，法庭作证提供假证据等等，这样的利用是为了满足一些人不正当的需求，档案价值必然表现为负价值。可见，决定档案价值正负的因素是档案主体需求的性质，

8.眼前价值与长远价值。

在现实生活中，人们常常提到眼前利益与长远利益，其实就是指的眼前价值与长远价值，档案价值同样存在这样的问题。所谓档案的眼前价值，就是指档案对于人们眼前或近期的生存、发展具有的功效；所谓档案的长远价值，是指档案对于人们将来的、长远的生存发展具有的功效。档案的眼前价值与长远价值，一般指档案的正价值，它们是按照档案功效的长短来划分的。档案功效的长短既与档案客体本身的特点有关，也会受到档案主体的档案意识的影响。

首先，档案功效的长短受档案客体本身特点的制约和影响，不同类型档案，其功效的长短自然不同。如一般而言，会计凭证的功效要短于会计报表的功效，机密档案的功效一般长于非密档案。不同内容的档案，其功效也不同。如一般的事务性通知只具有短期功效，而与其同一个立档单位的职工代表大会的工作报告无疑具有长期功效；反映立档单位主要职能活动的档案，其功效相对长，反映立档单位次要职能活动的档案，其功效相对短。即内容重要的档案，其功效持续时间长，内容不太重要的档案，其功效持续时间较短。

其次，档案的功效也与档案主体的社会档案意识有密切关系。档案主体的档案意识，很大程度上是档案价值在档案主体头脑中的映象，即档案主体的档案价值意识。当然，档案主体的档案价值意识是建立在档案主体对档案客体及其属性价值的认识基础上的，但档案价值意识在很大程度上决定档案主体的档案意识，档案价值意识强，档案意识就强；反之，档案价值意识弱，档案意识就弱。两者成正相关关系。对同一档案客体，具有不同档案意识的人，对于档案客体的价值认识和评价也不一样。档案意识弱的人，可能只看到档案的短期功效，而档案意识强的人，既能看到档案的短期功效，又能预测档案的长期功效。档案意识的形成与人们在日常工作、学习和生活中对档案作用的感悟有着密不可分的联系。早在1931年，就表现出其关于档案的眼前价值与长远价值的思想。当年，他在党中央起草的《文件处置办法》上亲笔批示：“如可能，当然最理想的是每种两种，一份存阅，一份入库，备交将来（我们天下）之党史委员会”。（注：周雪恒主编：《中国档案事业史》，中国人民大学出版社1994年版，第494页。）

档案的眼前价值与长远价值是辩证统一的，两者相互依赖、相互制约，并且在一定条件下可以相互转化。一般而言，档案的眼前价值是对于档案形成者的价值，或者说是档案的原始价值，它是档案长远价值的基础。没有档案的眼前价值就不会有档案的长远价值；档案的长远价值是对于包括档案形成者在内的整个社会主体的价值，所以，档案的眼前价值服从于其长远价值。在鉴定档案价值时，立档单位的眼前利益应服从党和国家的长远利益，这是首要的原则。档案的眼前价值，在扩大档案利用范围的条件下，就会转化为长远价值；档案的长远价值，在缩小档案利用范围的条件下，又转化为眼前价值。

如何处理档案的眼前价值与长远价值的关系？应当从档案的长远价值着眼，从档案的眼前价值着手，既照顾到眼前价值，又充分地考虑到长远价值，从而使两者辩证地统一起来，互相促进。

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＠①原字为左礻右吴