科技档案管理学结构与功能分析

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《科技档案管理学》是以科技档案管理活动为主要研究对象的学科。由于科技档案具有一定的特殊性，因而其管理活动也异于其他种类档案的管理活动。科技档案管理学就是在这种差异中寻找自己的定位并逐渐发展演变而来的。考察《科技档案管理学》的结构与功能能够促使科技档案管理活动更加完备。

一、《科技档案管理学》的基本结构

虽然对于书目的称谓上略有不同，但从总体来看《科技档案管理学》的基本结构和功能的基本部分可以分为如下几个部分：科技档案的基本概念：就是在向人们阐述“管什么”的问题。科技档案的基本概念是对科技档案本质属性的反应，使研究科技档案现象及其运动发展规律的出发点。虽然同属于档案这个大范畴之下，但科技档案引起牵涉领域较为繁杂，因而应有一个原则意义上的界定，否则会产生管理对象的模糊性。我国对于科技技术档案在不同的时期有不同的称谓方式，如技术档案、技术档案资料、科技档案，且定义种类繁多。引用恩格斯的一句话就是：“唯一真正的定义就是事物本身”，所以应该动态的去考察科技档案管理的对象———科技档案。科技档案工作：这部分内容主要阐述科技档案管理工作的性质任务和基本原则、科技档案事业的组织和管理。由于科技档案所产生的领域与一般性质的档案有所不同，所以针对具有一定特色的科技档案的科技工作也应纳入科技管理学的研究领域。解决了科技档案工作的管理主体——“由谁管”及其应具备的结构、性质才能保障科技档案管理良好的发展下去。科技文件的管理过程：这一部分是科技档案管理学中最具特色的一部分，既然是科技档案管理学为什么涉及科技文件工作呢？这正是科技档案的独特之所在———“我国目前的科技档案管理程序中，科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档工作是由科技生产部门完成；而科技档案部门主要负责进行检查、协助、指导科技文件工作，目的是既能保证科技生产工作的顺利进行，又为能保证科技档案质量奠定基础。为此科技档案部门应对科技文件工作有深刻的理解。”这并不是抢占科技文件学的地位，进行这方面的阐述的必要性可以由上述表述中发现其中原因。科技档案的管理过程：科技档案的管理过程即“如何管”，遵循正一般性之档案的管理过程，即收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、检索和提供利用，但在其中可以发现科技档案管理的特色之处，如整理上要求成套性，管理工作中要实行“三纳入”的原则，鉴定中对“成套性”的要求、编目上有独立的编目体系等等，所以这一部分绝对不是对档案管理学的重述，而是引进和利用。这一部分是科技档案管理学的“重头戏”，因为我们的需求的目的决定了我们的行为，决定了我们对于行为的重视程度，而管理的主体与客体之间又都是围绕着行为而活动。进行过程的总结和分析有利于科技档案的保管和利用，也为实际科技档案工作的开展做了必要的理论指导。科技档案管理学的发展问题：这一部分仅在王传宇主编的《科技档案管理学》中有所阐述，而其他书则多是到第四部分为止，而将这一部分划归为另一门单独的学科———如张克复、丁海斌主编的《科技档案工作史纲》。笔者认为，既然成为一门学科就必然有其发展的问题，从这一发展问题中寻求一定的规律并进行预测性的探索，可为科技档案管理学的前景发展起到引导的作用。

二、《科技档案管理学》的功能分析

进行功能分析之前，必须对《档案管理学》和《科技档案管理学》进行比较研究。《档案管理学》是一切专门类别档案管理学的上位类目吗？针对这一点笔者持保留态度。因为目前的《档案管理学》的教程中大多所指向的是文书档案，而不是一个更宏观、更笼统的角度进行综合性的阐述。虽然《科技档案管理学》借鉴了《档案管理学》的管理过程，但这是从宏观的档案管理学中提出的“真谛”，而非从目前的各种《档案管理学》教程中获取的，故而目前将《科技档案管理学》划归于《档案管理学》的“帐下”，不免有些委屈。如何将《档案管理学》上升到一定层面的高度，不是现在主要论述的问题，现在的问题是如何将《科技档案管理学》真正的跳出框框而与现实接轨。科技档案管理学所论述的科技档案种类繁多、类型复杂，管理参与主体又是科技工程人员、科技主管人员、档案管理人员，管理过程虽严格按照八大步骤进行，但也各具特色：构成一事物活动的各个主要部分均具有特色型，就必然导致其存在的必要性、不可或缺性；但在现实的科技档案管理活动中，科技档案管理活动又不是单独的存在、进行的。在企业中，科技档案和文书档案、会计档案等等种类的档案共同构成企业档案管理的客体，而管理的主体也仅仅局限于几个档案工作人员。这二者之间的反差是否代表着科技档案管理学仅仅是档案管理学的一门分支，而不具有完整意义上的代表性呢？由“存在即合理”到“存在的就是必然灭亡的”要求我们必须对科技档案管理学进行一定的功能方面的调整，以求其不仅适应研究也适应于实践的操作。对于管理主体方面，科技档案工作虽然纳入了许多的管理主体，如科技工程人员、科技主管人员、档案管理人员，但没有明确地将职责归于某一个主体，这就必然导致针对统一管理客体的管理主体的多重性，或导致管理的空白区，或导致多重多头管理；由于一般是由企业形成大量的科技档案，而现在存在的大量的股份制企业、有限公司，这种统一领导、分级、分专业管理的领导体制与管理体制问题是否也值得商榷呢？对管理客体方面，科技档案的这一大范畴下面有衍生出许多小的分支，如城建档案、水利档案等等，而以他们为研究客体又形成了新的不同专业的档案管理学，那么科技档案是否就是档案的下位类，城建档案、水利档案等的上位类呢？如果是，那么它又具有什么样的宏观性的属性来指导这些专业类别的档案管理呢？如果不是，那么科技档案管理学又将处于一个什么样的境地呢？这种尴尬的处境又将如何解决呢？对管理过程方面，管理时应强调八大步骤，而不是简单的重述，而应是有重点地举出与文书档案管理的差异之处，或是说利用档案管理的核心思想来进行实际结合的重述。提出问题的目的决非是对该学科进行“人身攻击”，提出问题是为了更好的解决问题。笔者希望从以上三个方面进行进一步的阐述，以期得以找出较为合理的解决方案：首先，我们应该从主要产生科技档案的企业档案工作入手，从科技档案与企业工作、科技活动和企业活动、科技档案与企业档案紧密地相连的思路中找出科技档案管理的主体，而不是照搬照抄于文书管理的主体、文书档案事业管理的模式，当然统一领导、分级管理的原则仍然应该坚持。其次，提出反思性的更加宏观性、更上层次的理论，来统领科技档案管辖之下的科技专业档案的管理，而不是从逐个的描述性的层面上来阐述出不同科技专业档案的管理。使之上升到一个形而上学的科学理论层面。只有这样，科技档案管理学才有立足之本。最后，在不抛弃八大整理过程的原则之下，突出显示强调科技档案管理的特征，不仅是将其融汇于八大整理过程之中，而且将其提炼出来，真正地显示自己卓尔不凡的地位特点。不能否认科技档案管理学的基础性的地位，但如果它不与时俱进而固守于此的话，那么其生命将被其他后来的事物取代。“反思思想”是以思想为对象揭露出这些思想的内在矛盾，以及这些“思想”之间的矛盾，从而为人类思想敞开自我批判的空间，推动人类思想的变革，并从而推动人类社会的进步与发展。我想，反思科技档案管理学的意义也在于此吧！

作者:穆佳桐 王烁 单位:1.辽宁省档案局 2.沈阳体育学院