事业单位档案信息化与服务创新思路

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摘要：档案管理工作对于事业单位的发展具有十分重要的作用，而在信息化技术的影响下，对档案管理工作又提出了更高的要求，为了使事业单位的档案管理工作能够顺应时展需求，突显档案资源的价值，应该对档案管理进行创新，落实档案信息化建设与服务创新。为此，文章先是阐述了事业单位进行档案管理的重要性以及事业单位档案信息化建设的主要内容，而后对事业单位档案管理在信息化时代受到的影响进行了分析，最后探讨了事业单位档案信息化建设与服务创新的思路与方法。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；创新思路

传统的档案管理模式已经不能满足人们的多元化需求，为了使我国的事业单位能够在信息化时代的影响下得到良好发展，必须要尽快落实数字信息化建设，开展创新服务，提升用户的满意度，从而促进事业单位的持续发展。

1事业单位进行档案管理的重要性

档案管理是事业单位日常工作中一项重要的工作，对事业单位的发展具有十分重要的作用，主要表现在以下几个方面。第一，通过档案管理，能够在人才招聘的过程中，清楚地了解人才的教育经历、工作经历以及在工作中的能力体现等，可以让用人单位从全方面了解人才的各种情况，有助于事业单位选聘合适的人才，并对人才进行合理的分配和运用。第二，从事业单位的决策方面来看，大部分的事业单位在发展的过程中会涉及到众多的方面，例如绩效考核、企业发展规划、战略目标等，这些重要的内容和信息往往与事业单位的发展存在着密切的联系。在进行档案管理时会对这些信息进行详细地记录，而单位在调取档案时，可以根据档案的记录，对之前开展的各项工作进行全面、客观地评价。特别是在选举干部的过程中，这些档案信息发挥着重要的作用。第三，从事业单位的发展层面来看，档案不仅是员工成长的记录，同时还是事业单位成长的记录，也是事业单位开展工作的基础和关键。通过档案信息不仅可以清楚地了解到单位的具体工作情况，还能了解单位的发展过程，包括未来的规划、已完成的工作项目、人员流动情况等，从而全面且客观地对事业单位的各项工作有一个正确的认知，有助于提升事业单位的工作效率。

2事业单位档案信息化建设的主要内容

（1）建立健全相关的政策法规。在信息化技术不断发展的时代背景下，事业单位档案信息化建设面临着众多的困境需要解决，尤其是档案电子化工作涉及到的问题，包括公开档案信息、保存电子文件明确事业单位的发展路径等问题，这些都需要事业单位用明确的法律法规来进行正确地引导，为事业单位信息化建设指明方向，保证事业单位的档案信息化建设能够顺应时代的发展趋势。（2）健全事业单位的内部管理机制。我国在开展档案工作时一般都要遵从《档案法》的相关规定，但是对于档案信息化管理却没有明确的法律法规对其进行约束。因此，档案信息化建设应该结合事业单位的实际情况，健全事业单位的档案信息化管理机制，促进档案信息化工作的顺利开展。（3）专业管理团队。事业单位在进行档案信息化建设时，需要安排专业的人员来负责，在把好人才质量关的同时，将相关的技术人员安排到档案管理岗位上，使人才能够充分发挥自身的优势作用，提升档案信息化建设的工作效率和质量。（4）科学的系统设计。事业单位要想实现档案信息化管理，就应该要有配套的操作系统和满足事业单位实际发展需求的信息资源作为保障。同时要对配套的操作系统进行科学地设计，并使其得到应用和实施，购置相关的配套设置，另外，还要重视和明确资料备份和认证等工作的安全保护。（5）管理内容的设置要科学、明晰。档案资源实现数字化管理需要有更加完善的管理系统作为支持，利用信息化技术将档案资料以电子形式进行存储，这样不但方便操作和保存，也可以增强资料的保护性，防止发生丢失和失真的问题。因此，事业单位在进行档案信息化建设的过程中一定要重视资料的转移和备份，确保资料能够得到安全的保护。（6）提供优质的服务流程。事业单位进行档案信息化建设的最终目的就是能够为用户提供优质的服务，充分发挥事业单位档案资料的作用。因此，在构建信息化档案管理的过程中，一定要制定出一套便于用户进行档案查询的服务流程，保证用户能够通过最简便的方式，以最快的速度查找到自己需要的档案资料，从而提升档案资料的最大化利用率。

3事业单位档案管理在信息化时代受到的影响

3.1信息化技术为事业单位档案管理创造了发展机遇

随着信息技术和网络技术的不断发展，逐渐进入了信息化时代，这给人们的生活带来了很大的影响，尤其是智能化和信息化技取代了传统的人工作业，大大地提升了工作效率，为各行各业创造了更多的经济效益。对于事业单位档案管理而言，信息化时代的到来为其提供了2个方面的优势。其一，信息时代的到来使事业单位档案管理工作的功能和业务更加趋向于多元化的发展趋势，从而在一定程度上提升了事业单位档案管理的优势作用；其二，信息化时代改变了事业单位档案管理传统的人工管理模式，逐渐转变成了信息化管理模式，很大程度上减轻了工作人员的负担，减少的错误的发生率，有效地提升了工作质量和效率。对于事业单位的发展而言，档案管理工作本身就是事业单位日常工作中一项重要的工作内容，其对于事业单位的发展具有重要而关键的作用。随着信息化技术的普及和应用，在一定程度上促进了事业单位档案管理的信息化建设，以便使事业单位的档案管理工作能够顺利时代的发展，满足广大用户的需求，并为事业单位的持续发展提供良好的基础。

3.2事业单位档案管理在信息化时代背景下遇到的挑战

信息化技术的发展虽然为事业单位档案管理工作带来了发展机遇，但是同时也为其带来了巨大的挑战。首先，针对档案管理的功能方面进行分析，在信息化技术的影响下，使得事业单位档案管理工作变得更加复杂，也逐渐趋向于多元化，基于此种情况，对事业单位档案管理的职能提出了更高的要求，事业单位要想档案管理工作顺利开展下去，并取得较好的成果，必须要建立更加完善的管理制度和引入更加先进的管理设备，因此，给事业单位的领导者和管理者带来了不小的挑战，需要突破理念的束缚来战术挑战。其次，在信息化时代，计算机技术和网络技术以及相关的办公软件等，已经成为了基本的操作形式，而事业单位档案管理中大多数人员都是一些工龄较长，较为年长的职工，他们对于计算机技术以及信息化技术、网络技术等都不能熟练地运用，因此也为事业单位的档案管理带来了巨大的挑战。最后，从档案资料的安全方面来看，由于在信息化时代，信息化技术得到了普及和应用，事业单位的档案管理已经开始以电子化为主要形式，网络环境中本身就存在一些不安全的因素，这位事业单位档案管理造成了一定的安全威胁，因此，从档案资料的安全方面来看，这对事业单位的系统安全和网络安全技术也是一种挑战。

4事业单位档案信息化建设与服务创新思路

4.1加强事业单位领导人员对档案信息化建设的领导力量

虽然档案管理工作是事业单位日常工作中一项重要的内容，但是档案管理工作不容易出成绩，因此，单位的领导会将关注度放到中心工作方面，而相对来说忽略了档案工作的重要性，对于档案信息化建设不够重视，也缺乏全面的认知。档案信息化建设是一项需要多个部门共同参与才能完成的工作，不仅需要相关部门的积极配合，还需要有充足的资金支持。因此，首先，要提升领导对于档案信息化建设的认知程度，使他们意识到档案信息化建设的重要性和必要性，增强档案信息化建设的使命感、责任感、紧迫感。其次，要将档案信息化建设纳入事业单位的发展规划中，并纳入财政预算中，确保档案信息化建设能够落到实处，得到全面贯彻。最后，要调动相关部门的工作积极性，使相关工作人员能够主动地参与到档案信息化建设中，形成齐抓共管的局面，在多部门的共同努力下加快档案信息化建设，确保事业单位能够提升档案信息化建设的效率。

4.2创新服务功能，确保档案信息化建设得到落实

对于事业单位来说，进行档案信息化建设，与创新服务功能是分不开的，在信息化技术的支持下，档案管理创新与档案管理数字化得到了紧密结合，从事业单位的实际情况出发，构建档案数字化检索平台，提升档案检索方式。同时，在数字化技术的前提下，能够大幅度地提升档案管理的时效性和便捷性，从而使档案管理的服务功能得到了最大化地发挥，提升了事业单位档案管理的整体水平。从数字化技术的发展趋势来看，随着科学技术的不断发展和创新，数字化技术能够满足用户查阅档案的需求，在一定程度上为档案管理工作提供了技术支持。在档案管理的发展过程中，以数字化技术的创新作为基础，能够推动档案信息化建设的顺利实现。可以说，事业单位在档案信息化建设的过程中，提升了档案管理的工作效率，同时提升了工作人员的工作积极性，为用户提供了高效的档案管理服务，使事业单位的档案管理更加规范化、科学化，随着业务功能的不断优化，档案信息化建设与服务创新也得到了进一步的提升，使得档案信息化管理水平也获得了同步增长的机会。

4.3完善相关的服务设施

档案信息化建设从本质上来讲就是利用计算机技术在网络平台中搜集和储存相关的档案信息，来实现对信息资源间传输和加工的目的。事业单位在档案信息化建设的进程中，应该结合单位的实际情况，有效地利用计算机技术，使其发挥最大的功能，另外，还要对相关的电子信息设备进行统一管理，使相关的电子信息设备得到充分的利用，大幅度提升它的作用效果和使用周期。另外，事业单位还应该统一管理档案信息化建设所需的信息化设备，确保相关的档案管理设备资源能够得到合理的利用。

4.4完善档案信息化管理制度

事业单位在进行档案信息化建设时，会涉及到众多的内容，主要有信息的使用、归档、管理以及信息录入和手机等工作内容，为了保证档案信息化建设的整个流程都能进行规范化和科学化的操作，必须要完善档案信息化管理制度。首先，在信息录入的过程中，必须按照国家规定的统一标准对档案的载体、指标和参数进行执行。其次，在信息归档环节，负责档案信息收集的部门一定要对具体的收集方式、范畴以及时间制定相应的规范制度，使相关的说明、描述、附件以及目录都得到进一步的完善，提升档案信息的准确度和完整度。然后还有建立严谨的保管制度，要对档案资料的维护措施、调取要求以及存储方式等进行明确；提升使用制度的规范性，主要包括系统传输、复制拷贝、现场查阅等，每个环节都设定实名登记功能，不仅要细化工作内容，还要细化负责人，这样才能为档案资料的安全性提供更强的保障措施。最后，要制定档案信息资料的备份制度，这样能够为档案资料的安全提供双重保险。

4.5加强人才培养，使档案管理人才实现全面发展

事业单位为了加快档案信息化建设以及服务创新的力度，需要对现有的工作人员进行培训和筛选，并对档案管理的岗位职责进行细化，明确每个工作人员的具体工作内容和责任。还要针对档案管理的工作人员进行技能培训，通过开设岗位实际训练操作，来增强工作人员的实际业务能力和工作能力，并且要增进各个管理工作人员之间的交流和沟通，培养他们的团队合作精神，以便提升档案管理的服务效率和服务质量。另外，事业单位还应该针对档案管理工作开展定期的检查和考核，对工作中存在的问题及时提出改进措施，通过各种制度来促进档案管理人员朝着全面发展的方向发展，争取为事业单位培养出更多全面发展的高技能档案管理人才，构建优质的档案管理团队，从而提升事业单位档案服务水平，推动事业单位的长远发展。

5结束语

综上所述，档案管理工作是一项系统性、综合性的工作，在事业单位的日常管理工作中占重要的位置，为了凸显档案管理工作的作用和优势，需要结合事业单位的实际情况，利用信息化技术，对档案管理工作进行创新，通过加强领导力量、创新服务功能、构建完善的服务设施、完善档案信息化管理制度等相关措施，来加快档案信息化建设的速度，为用户提供更加优质的服务，使档案资源的价值得到充分的发挥。

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作者：安家宏 单位：烟台体育公园管理服务中心