事业单位档案管理信息化建设措施3篇

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第一篇：事业单位人事档案管理信息化建设路径

摘要：档案管理工作中，各级党委、政府的组织人事部门管理的人事档案相对比较规范，信息化程序也比较高。具体工作中，事业单位人事档案管理也属于非常重要的一项工作内容，每个事业单位都保管着所有工人、聘干或者是自聘人员的人事档案及专业技术档案，一些级别比较高的事业单位都有自己的人事档案管理权。所以，充分重视事业单位人事档案管理工作效率的提升，借助现代化技术优势，通过信息化建设发展不断创新事业单位人事档案管理工作开展的方式方法，积极革新管理的理念，与时俱进，促进事业单位人事档案管理工作有效性的全面提升，充分推动事业单位人事档案管理更加科学规范的发展。

关键词：事业单位；人事档案管理；信息化

党的五中全会提出：加强数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字化智能水平。现代社会互联网以及信息化技术的不断应用普及，事业单位人事档案管理必须紧跟时展的步伐，积极融合大数据、信息技术，充分加强事业单位人事档案信息化管理建设，有效提升信息数据的采集能力，积极落实高效的信息整理和分析工作，保障人事档案信息的安全存储以及合理应用，为事业单位在进行重大管理决策方面提供科学精准的有效信息，充分发挥事业单位人事档案管理工作的有效性。

一、事业单位人事档案管理信息化概述

随着互联网、信息技术的快速发展应用，事业单位人事档案管理也迎来了全新的发展挑战与机遇，应用信息化技术有助于更加科学规范的开展事业单位人事档案管理工作，信息化技术的充分普及应用充分促进人事档案管理工作效率的全面改善和提升。基于大数据、互联网技术的应用普及，事业单位在开展人事档案管理工作过程中，可以更加快速高效的收集整理人事档案资料信息，并且计算机技术可以快速实现对于信息的检索与查询，相比于传统的人工档案管理模式，有效提升了信息查询检索的效率，为工作人员减轻了大量的工作负担，有助于提升事业单位人事档案信息保管的精准度与可靠性，提升事业单位人事档案管理工作的综合效率。积极推动事业单位人事档案管理的信息化建设和发展，能够充分展示出事业单位自身发展运营的实际状况。能够充分展示出事业单位人员流动的情况，经营发展的规模变化，自身潜在资本的发展变化情况等等，事业单位获取这些精准信息之后有助于促进其做好进一步的人事管理战略发展规划，积极促进人事培训以及人才选拔晋升与绩效管理考评等各项工作有序开展，充分促进事业单位提前做好内部人力资源的管理储备，加强事业单位自身人力资源管理工作的有效性。事业单位人事档案管理工作是根据国家相关法律规范积极履行其自身的社会服务管理职责，有着非常重要的社会价值。从某种角度来看对于整合社会人力资源也有非常重要的积极作用。基于国家战略发展的宏观角度而言，人才发展战略的全面落实有助于促进一个国家的快速稳定发展，而事业单位人事档案管理工作本质上就是积极整合社会人力资源的重要过程，有助于各个单位能够更加快速高效地推进自身的人力资源管理，加强人力资源整合的有效性提升，有助于促进单位事业的发展进步，因此，必须高度重视事业单位人事档案管理信息化建设与发展，充分提升其管理效率，发挥其积极作用和价值。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

1.缺乏创新的人事档案管理理念和思维当下我国事业单位人事档案管理工作组织开展过程中，其依然沿用传统的管理理念和模式，没有及时进行创新优化，没有及时利用当前非常先进的信息化思想以及大数据理念等，同时不够重视现代信息化、互联网技术发展的优势，在档案管理工作中没有充分利用其重大优势，对于人事档案管理流程和环节缺乏优化与创新，使得事业单位人事档案管理工作整体流程标准比较僵化，不利于其向动态数据化方向转变。传统模式下的事业单位人事档案管理非常老旧滞后，不能够满足大数据时展的基本要求，因此当前我国事业单位人事档案管理工作普遍存在管理技术传统、低效，服务质量整体水平较差的现实问题，这些都严重阻碍了事业单位人事档案管理的进一步完善和创新发展。2.存在人档分离现象目前，有的事业单位在进行人事档案管理时，依然通过纸质档案资料进行收集归档，这样传统化的纸质档案很难高效完成信息的及时更新，并且收集整理归档整个过程非常复杂，管理效率非常低下，还会造成人档分离情况的发生，使得事业单位在进行人事档案管理过程中很难高效完成信息资料的更新，不利于提升改善人事档案管理的工作效率。3.档案管理配套设施不完善事业单位人事档案管理工作组织实施过程中没有建设完善健全的配套设施，基础设施的不完善使得档案信息无法实现及时有效的更新，同时在信息交流互通时也容易存在障碍导致传递效率不高，这些也使其难以充分保障档案资料的充分完整与安全。而且，缺乏足够完备的档案管理配套基础设施，使得事业单位人事档案资料管理面临着非常大的潜在安全风险，很多不法分子会通过档案管理系统中的漏洞和薄弱环节进行一些非法操作，如通过植入木马等病毒侵扰，造成数据发生泄漏等不安全问题，难以有效保障事业单位人事档案资料管理的安全性与保密性。4.档案管理人员素质有待提升事业单位人事档案管理工作也需要专门的工作人员具体操作实施，然而当下很多事业单位在人事档案管理方面配置的工作人员综合能力和素养水平并不高，很多员工受到传统档案管理理念的限制和影响，缺乏对于新事物的接受能力，对于现代化的信息技术与大数据技术认知不足，而且并未真正参与过具体的专业技术实操的训练和学习，使得事业单位人事档案管理信息化建设发展进程难以有效推进，工作实施过程中容易发生失误和疏漏，不能有效保障事业单位在进行重大决策时需要精准可靠的数据信息依据的实际需求。人事档案管理工作表面上看起来非常容易，然而实际操作过程中其实是需要具备非常强的专业理论方法来实现档案管理的科学规范性的，专业方法和技巧有助于促进档案管理模式的有效完善与完整。然而这个行业的工作环境、待遇整体水平并不高，因此大部分专业出身的人员主观上并不倾向于选择事业单位人事档案管理工作，也因此事业单位为了充分满足该岗位的人员需求，会选择通过内部派遣调用的方式配置一些经验相对丰富的老职工负责这项工作，或者有的事业单位通过招聘一些具备类似从业经历的人员负责该工作，这样组建起来的档案管理队伍缺乏足够的专业性，因此也在很大程度上严重阻碍了人事档案信息化建设发展的重要进程。5.各地的事业单位人事档案管理存在一定差距我国由于各个地区以及城市存在显著的地域性差异，因此事业单位人事档案管理工作的开展落实也存在着相当显著的差异性特点，有时候还会发生人事档案意外丢失的情况。地域之间进行人事档案管理的系统平台并未实现有效的互通共享，也使得档案在进行传递交流的时候容易造成损坏和丢失。人工手动录入整理人事档案信息的传统模式也在很大程度上阻碍了事业单位人事档案管理信息化发展的有序推进。6.人事档案利用率低目前我国在人事档案的具体使用方面比较被动，人事档案资料由于其具备极强的保密性，大部分事业单位都忽视了对于人事档案资源的合理开发与应用，档案通常只是保管于特定的单位和机构，一般在真正需要的时候人们才会进行相关信息的查阅检索，而长时间的积累使得档案信息越来越多，逐渐失去其原本的应用价值，传统储存档案资料的方式，使得档案管理的综合效率非常低下，也导致事业单位人事档案管理信息化建设发展的整体效率比较低。

三、事业单位人事档案管理信息化的实现路径

1.加强事业单位人事档案信息化管理意识有效保障事业单位人事档案信息化建设发展的目标实现，事业单位的领导必须高度重视人事档案的信息化发展与建设，积极加强多方面的资源支持力度与投入力度，充分完善事业单位的综合管理机制，落实人事档案管理工作的科学发展规划。第一，要不断强化人事档案日常化的规范管理。事业单位应当安排专门的工作人员负责人事档案的日常管理工作，发挥个人自身的潜在能力，积极创新，充分保障事业单位人事档案日益朝向信息化管理方式发展转变。第二，事业单位要高度重视对于专业人事档案管理人才的引进和培育。领导层必须重视加强人事档案管理工作者的日常专业能力培训学习以及考评管理，积极培育人事档案管理人员主动革新档案管理的思想和理念，通过运用科学高效的人事档案管理手段和方式，积极促进管理人员不断提升岗位专业技能与理论基础，提升其职业道德素养，加强事业单位人事档案管理的有效性提升。事业单位人事档案管理信息化建设与发展进程的有效推进离不开领导层对该项工作的充分关注，必须高度重视具体工作人员的专业度提升和培养，以充分保障日常工作的顺利有序推进。加强业务能力提升培训，不断提升人事档案管理工作者的专业技能和职业素养，积极落实工作考核管理制度，促进其不断优化个人工作的方法和技能，促进内部人员良性竞争，不断提升个人工作的责任心和自觉性，主动学习掌握先进的计算机应用技术，有效发挥个人的能力优势，促进事业单位人事档案管理工作不断朝着信息化的发展方向有序推进，提升事业单位整体的信息化管理认知和意识。2.完善人事档案管理信息化基础设施配置事业单位人事档案管理工作效率的有效提升离不开现代信息化的基础配套设施，想要充分促进档案管理的创新、优化与完善，积极打造全新模式的人事档案管理规范，不断丰富人事档案馆的内部资源，必须积极完善健全其信息化基础配套设施，加强事业单位在人事档案管理方面的电子化发展，促进软硬件基础配套设施的及时配备和完善，不断加强其档案管理的基础信息化建设，有序构建事业单位人事档案信息化的网络管理平台，不断提升其管理工作的现代化可操作性，完善其系统建设与发展，积极落实事业单位人事档案信息的高效录入，电子化数据信息处理方式有助于改善因为传统人工录入整理方式的效率问题，节省大量的人力、时间成本，保障档案信息存档的时效性，为使用者更加便捷地查询检索信息，保障档案信息存储方式的科学化与规范化，电子化档案管理的平台系统和传统纸质档案管理的方式有效融合，为事业单位人事档案管理加上了双保险，保障档案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事档案管理工作的有效性。3.搭建事业单位人事档案管理系统为了充分促进事业单位高效落实人事档案管理的信息化发展与建设，事业单位内部必须积极打造专门的人事档案管理系统，充分利用大数据技术手段的优势，对于非常重要的档案资料应当利用先进的电子扫描技术以及计算机技术等，加强有关人事档案资料信息的及时更新完善，充分落实档案动态化信息管理举措。事业单位人事档案管理系统平台的建设和完善，能够充分保障对于人事档案的日常使用管理，如档案借阅及时有效的记录，快速进行人事档案信息的查询和检索，充分加强事业单位人事档案管理的智能化应用，提升其自动化管理效率，有效增强事业单位人事档案管理的效率和效果。4.提升信息化档案管理系统水平事业单位人事档案管理要实现高效有序的信息化管理目标，必须要落实有效完善的信息化管理的平台系统。通过科学有效地加强事业单位信息化管理系统的建设与完善，有效提升人事档案管理工作者高效收集、整理、查询、检索档案资料信息的效率，保障高效有序的信息整合效率。人事档案信息化管理平台搭建完成之后，人事档案管理部门必须要积极学习规范化操作技术和方法，快速实现对于电子化、信息化系统的熟练应用，最大化的实现工作模式的变革与创新，有效改善人事档案管理人员工作的有效性，提升工作质量，保障最大化的工作成效。充分提升人事档案信息化管理系统的利用能力，针对纸质档案资料信息，必须及时转变为电子信息录入系统进行有效存储。信息化管理系统能够充分实现对于人事档案信息的录入整理、保管、查阅检索等基本功能，大数据全面普及应用的当下，必须积极提升信息化数据信息系统利用的效率，及时录入更新档案资料，提升信息管理利用的综合效率。针对人事档案信息中有关个人隐私的资料信息，必须落实权限加密的设置措施，充分保证不伤害他人的合法权益，提升人事档案信息使用的科学性和安全性。5.加强人事档案信息管理的安全性事业单位人事档案管理的信息化建设与发展目标的实现，必须重视其信息管理的安全性，要制订落实科学合理的管理制度，做好基本的安全管理标准和规范，结合我国有关法律法规，努力完善其信息安全保障机制。档案信息的查阅管理必须遵循制度管理规范，做好数据信息存储备份管理，完善档案数据信息的恢复系统，有效提升事业单位人事档案信息安全存储和使用。对于事业单位人事档案管理工作者必须积极落实有效的信息安全培训学习，提升管理人员的保密意识，充分重视对于档案信息的安全管理和应用。6.提升事业单位人事档案管理人员素质事业单位人事档案管理的信息化发展建设离不开专业的管理人员，因此必须高度重视对于专业人才素养的培育和提升，人事档案管理人员除了要具备档案管理方面的专业基础能力，还要积极学习提升自身对于信息化技术的应用实践能力，同时根据档案管理信息化发展建设的实际需要，重视专业数据管理人才的引进和聘用，加强对于大数据信息的应用和分析，不断提升事业单位人事档案管理信息化发展建设的速度和效率。

四、结束语

总而言之，事业单位人事档案管理必须适应当下社会经济发展进步的趋势，与时俱进，通过利用大数据技术的优势，借助互联网信息技术手段，促进其信息化管理系统和平台的有序搭建，充分提升事业单位人事档案信息化管理的效率，促进我国事业单位人事档案的管理更加科学高效。

参考文献：

[1]张艳菊.大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2018

[2]刘倞源，姚育章，刘礼勇.事业单位人事档案管理信息化对策研究[J].数字技术与应用，2013

[3]褚丽娜.现代人事档案管理信息化建设探索与实践[J].兰台世界，2019

作者：钟卫国

第二篇：事业单位档案管理信息化建设策略

［摘要］随着社会经济的不断发展，档案的重要性愈发显著，这就使人们对档案管理工作提出了全新的要求。档案管理作为事业单位中的重要组成部分，不仅种类繁多，而且数量也十分庞大，传统的管理模式已经无法满足事业单位发展的需求。在当前信息化时代背景下，事业单位需要加强档案管理信息化建设，将信息技术融入档案管理中，从而有效提高档案管理的质量，充分发挥档案的作用，促进事业单位的健康、稳定发展。文章就提升事业单位档案管理信息化建设的策略进行探讨。

［关键词］事业单位；档案管理；信息化建设

档案是对各种信息、活动的一种真实记录，能够直接将事业单位的发展历程体现出来，并且其中还蕴含了社会经济发展的信息，能为事业单位提供良好的参考依据，对事业单位的发展有着十分重要的作用。档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事业单位的可持续发展。

1档案管理信息化建设的优势作用

1.1提高信息化检索的速率

信息化时代的到来促进了信息技术的快速发展，同时也产生了海量的信息数据，如何快速、准确地在数据库中寻找所需的信息数据，成为档案管理工作中需重点解决的问题。通过开展档案管理信息化建设，借助信息技术能够极大程度地提升信息的检索速度，提高档案管理现代化水平。首先，档案管理信息化建设使原本的纸质档案转变为数字化档案，改变了传统人工进行检索的工作方式，保证了检索工作的准确性和及时性，能够根据所需快速获取信息。其次，可以实现批量信息同步查找。利用计算机技术，能够对相同类型的信息进行快速检索。最后，信息化检索避免了对档案造成损坏，能延长档案的使用寿命，使档案管理工作变得更加轻松便捷。

1.2有利于构建优质的档案存储环境

部分事业单位在档案管理中，仍运用传统的纸质档案管理形式，投入大量的人力、物力和精力对纸质档案进行管理，这就使纸质档案在管理和存储上存在诸多的不足。而信息化建设为档案管理工作构建了良好的环境，优化了档案存储条件，满足了现代化档案管理工作的需求。首先，信息化档案管理避免了传统纸质档案受潮、破损、遗失等问题，使档案以数字化的形式进行存储，构建了全新的档案管理系统，有效避免了外界因素的干扰。其次，信息化档案管理有效拓展了档案存储空间，只需借助计算机网络技术和档案管理软件，便可将档案存储到云空间，有效改变了传统纸质档案对空间的要求。最后，信息化档案管理有效降低了成本，使档案管理工作不再对现实环境有较强的依赖性。

2事业单位档案管理信息化建设的不足

2.1缺乏时代性

当前，事业单位正处于改革的关键时期，但其将重点放在了其他工作上，对档案管理并没有进行深入的研究和有效的改革。同时，目前的改革机制也不是对所有事业单位档案管理都适用的。在当前社会经济新常态背景下，事业单位在发展过程中，难免存在问题和不足，而要想有效地解决这些问题，促进自身不断的发展，就必须做好档案管理工作，对保存的信息进行深入的分析，挖掘其中蕴含的有价值信息。但在实际的档案管理工作中，事业单位并没有制定出与社会发展相符的管理机制，管理模式仍较为陈旧，缺乏时代性，并没有积极引进先进的管理理念、管理方法和管理设备，这就严重影响了事业单位档案管理工作的效率和质量，严重阻碍了档案管理信息化建设的进程，最终不利于事业单位的稳定发展。

2.2缺乏统一规范

目前，虽然部分事业单位已经认识到档案管理信息化建设的重要性，然而因认知不足等多方面因素的影响，信息化建设过程中无法与其他部门进行统一协调，信息化档案管理不具兼容性和适应性，这就导致各部门在进行档案信息检索时无法使用同一系统进行查询，严重影响了档案检索的效率。同时，事业单位的不断发展使档案的数量也在不断增加，档案管理工作变得更加烦琐，如果事业单位信息化档案管理缺乏统一规范，那么对档案信息化的发展会产生不小的影响，档案信息资源无法实现共享，严重影响了档案的利用效率。

2.3信息化程度较低

部分事业单位对档案管理信息化建设存在抵触心理，没有积极引进现代信息技术，就无法利用信息技术来对信息数据进行收集、整理和存储，仍利用人工来开展档案管理工作。这就使档案管理工作量和工作难度都不断增加，需要消耗大量的人力，同时也不利于对档案信息进行查找，还很容易产生失误，造成档案信息出现偏差，进而产生较大的影响。为此，事业单位必须提升信息技术利用程度，加强档案管理信息化建设，避免对今后的发展产生影响。

2.4专业人才匮乏

为保证事业单位档案管理质量，必须保证档案管理人员具有较高的信息素养和职业素养。但通过对事业单位档案管理人员工作素质和能力的分析发现，大部分档案管理人员并非专业院校毕业，专业能力和素养都相对较低，缺乏自主学习能力，对信息技术并没有进行自主的学习，从而导致自身缺乏完善的知识结构，无法满足当前信息化档案管理工作的需求。同时，大部分档案管理人员由于能力不足，并没有掌握科学合理的档案收集、处理和存储的方法，在工作中缺乏良好的责任感，经常敷衍了事，并且遇到问题时相互推诿，严重影响了事业单位档案管理的有效性。

3加强事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1制定档案管理信息化建设总体规划

档案管理信息化建设作为一项系统工程，事业单位必须要做好总体规划，将涉及的各个方面进行综合考虑，立足于本单位整体发展战略，对其进行合理的规划。事业单位需要结合自身的特点和长期的发展目标，进行科学的论证与深入调查，从而对档案管理信息化建设制定切实可行的短期目标和长远目标。同时，需要做好单位内部各部门之间的协调，与信息中心建设、公文管理等保持同步，并且与本单位软硬件系统发展相符，相互协作、相互支持，实现本单位档案管理信息化的规划与建设。

3.2实现信息资源数字化

在档案管理信息化建设中，档案信息资源数字化是重要的基础内容，主要就是利用现代信息技术将以往的纸质档案等进行加工、转化，将其变为数字化的信息形式，并存储到建立的数据库中。首先，事业单位将日常工作中所产生的公文、资料等利用数字化手段转化为数字信息进行存档。其次，将单位原本存放的各种介质载体的档案进行信息化、数字化处理，尤其对重点档案做好监管，将其存储于数据库中。最后，对上级单位或者兄弟单位的各种文字档案，进行解密或者加密后转化为数字化形式进行存储。此外，需要对档案进行分类存储和管理，积极引进现代化档案管理系统，利用计算机档案目录的编排与检索，保证档案信息化建设的有效开展。

3.3实现档案信息传递网络化

事业单位应当建立自己的档案信息网站，以网页形式向人民群众提供有关档案信息和服务，开展档案信息网上咨询、查询，并实时归档和直接提供电子文件。档案网站应与本单位内部网络相连接，实现内部办公自动化系统与档案管理共享的互通。将档案管理系统整合到本单位管理信息系统中，构建一个完整的系统，以综合考虑本单位各个部门，实现资源共享，最大限度地发挥档案管理的综合效益和系统效益。通过互联网接入国家或地区档案网络，实现国家或地区档案信息档案管理信息的在线交流。信息档案网站建设要选择质量高、口碑好、技术过硬的产品，其要符合国家相关标准。同时还需要加强技术交流，在安全规定下与国内外单位进行相互学习，借鉴优秀的工作经验，从而结合自身单位建立个性化档案管理系统。

3.4档案信息化应做到规范化、标准化

事业单位档案管理信息化建设还必须规范化、标准化，这样才能确保档案信息化管理的正常运行。在建设过程中，事业单位需要严格按照国家提出的信息化管理要求，结合地区信息网络管理标准和自身单位的特点，制定内部完善的管理体系。在技术要求上，必须要统一规定数据库的结构与格式，统一档案数据库管理软硬件的文件格式和数据索引，从而在全国和地区范围内实现统一的传输解码，更好地实现数据信息的实时共享，以避免因基础设施、文件格式的不同产生不可读的网络障碍，导致数据无法转换和解码。

3.5建立档案网站服务平台

大多数事业单位都具有服务性和社会性，与社会大众息息相关。因此，在政策许可的前提下，要积极利用档案信息网站和网络，建立档案信息网站服务平台，利用档案信息服务社会，与民生网、咨询网对接，实现业务信息的相互交流和互补。

4结语

随着时代的不断发展，事业单位档案管理信息化建设已经成为必然趋势，对此，事业单位需要充分认识到档案管理的重要性，采取有效的措施来提高档案管理信息化建设水平，最终发挥档案的实际价值，促进事业单位的可持续发展。

主要参考文献

［1］王俊.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略［J］.智库时代,2018(48):42-43.

［2］刘敏.刍议新时期事业单位档案管理的信息化建设［J］.科技创新导报,2018(23):167-168.

［3］刘敏.浅析提升事业单位档案管理信息化建设的策略［J］.科技创新导报,2018(24):156,158.

［4］斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探［J］.办公室业务,2014(3):174.

［5］郝学山.提升事业单位档案管理信息化建设的策略［J］.办公室业务,2020(18):82-83.

作者：王洪英 单位：临沂雕塑公园

第三篇：事业单位档案管理信息化水平探讨

【摘要】事业单位是保障社会安稳运行的重要机构，它们服务于各行各业，业务涉及的范围非常广泛，其中它们的档案管理工作非常的复杂繁多，就需要相关单位投入大量的资金人力成本。为了解决这个问题，顺应时代的信息化发展潮流，事业单位将尝试利用信息化技术进行档案的管理工作，大幅度地增强档案管理的效率，把更多的人力资源从以前低效的工作中解放下来，使他们能够投入到更需要的部门工作中去。除此之外，事业单位利用信息化技术进行档案管理，可以大大地增强档案的安全性，可以更加方便快捷地进行档案管理，所以档案管理信息化的推进，可以促进事业单位的整体运转和发展。不过，档案管理的信息化进程也并非一帆风顺，还有许多亟待解决的问题，事业单位的领导必须重视档案管理的信息化发展，进而提升档案管理的效率，促进单位业务的整体高效运行。

【关键词】机关事业单位；档案管理

信息化事业单位是保障社会安稳运行的重要机构，它们服务于各行各业，业务涉及的范围非常广泛。事业单位每天的工作过程中，会涉及到大量的纸质材料、图片、音视频等资料的整理归档，作为重要的工作材料进行保存，方便今后的查询核实等，是确保各级事业单位工作顺利进行的必要保障之一。具体的档案管理工作因为涉及内容多而变得非常复杂繁多，因为涉及的档案类别很多，而且是海量的档案资料，这就使得档案管理的工作人员工作量巨大，而全靠人力，工作的效率十分的低下。要从海量的资料中靠人工找到相应的资料，其难度可想而知，需要等待的时间很长，而且还存在找不到不着资料不齐全的问题。而且，很多资料因为是纸质的，保存的时间太长会被腐蚀损坏，遗失或外力破坏的可能性也比较大，造成档案的缺失。而且，随着人们需要办理的事务越来越多，事业单位多年累积的档案也越来越多，资料的存放都是很大的问题。所以，事业单位的档案管理必须顺应信息化发展潮流，利用信息化技术实现档案的高效管理。

一、档案管理信息化的重要性

1.1减轻档案管理的工作压力

以前的档案管理，面对的多是纸质材料，档案管理的负责人员要对数以千计万计的档案做好分类存放，管理调取等工作。海量的档案资料，复杂的档案种类，档案管理的工作人员每天的工作压力可想而知。他们每天必须花费大量的时间，投入大量的经历去进行档案的整理归类。但是，如果利用信息化技术，使得档案管理信息化，那么信息化技术直接就可以对海量的档案资料进行自动的归类，工作人员利用信息化技术建立档案数据库，可以同时存储海量的档案资料，同时档案内容安全保密性能也得到了保障。如果需要调取某些档案资料，利用信息化技术就可以快速直接精准地找到相关的档案，这样既节省了时间，有不需要花费太多的人力，工作人员的工作压力就大大降低，工作效率自然大幅度提升。

1.2提升档案管理的效率

以前的事业单位档案管理的过程中，面对的海量的纸质（实物）文件资料，存放时的工作量非常大，而且存放档案资料所学的占地也会越来越大，在城市发展的今天，土地资源珍贵而价高，这样一来，单位的经济压力就会变得很大就算解决了存放的问题，面对海量的档案文件资料，如果是依靠人工进行检索，要找到相关的档案文件资料也是异常困难的，需要耗费大量的人力，所需的时间也会很长，工作的效率怎么会提高。另外，人工保存档案文件资料容易受到潮湿天气、火灾、地震等天灾人祸的影响，给事业单位带来巨大的损失。所以，现在如果能够实现档案资料管理的信息化，利用信息化技术把所有的纸质的档案材料电子化，数据化，建立档案的数据管理中心，利用计算机进行存储、分类、管理和调取等档案管理过程，这样就能够做到用极小的空间存储管理还聊的文件，而且利用计算机信息技术可以很快地搜索提取档案，这样一来，事业单位的档案管理人员就能够高效率工作，从而提升了事业单位整体的工作效率。而且事业单位作为国家服务于人民的部门，高效率的工作状态更能获得百姓好评，增加事业单位部门的公信力。

1.3增强事业单位档案的安全性

事业单位的档案文件涉及个人隐私甚至国家部门的机密，起着非常重要的作用，以前的档案材料都是纸质等实物文件，这些材质的档案资料有其不可避免的缺陷，就是易受外界环境的影响，例如潮湿、大火等都能让这些材料毁于一旦，或是出现材料遗失、缺漏、损坏、泄密等情况。这样一来，必然会给整个单位的工作造成不好的影响，妨碍事业单位工作的顺利进行。如果实现了档案管理的信息化，就能够把以前的纸质档案转化为电子文档，变为电子数据存在在云端数据中心。这样就可以利用很小的空间存储海量的文件，而且可以使得档案文件免于天灾人祸的影响。信息化的文件理论上是可以无限期地进行保存的，而且是能够做到完美的保存的。再者事业单位中有些档案是私密的文件，如果用以前的纸质材料，在传输的过程中很容易泄露，但是信息化的档案可以进行加密，可以跨越时间空间瞬息传送到需要的人手中，就大大减少了机密泄露情况的发生。

二、影响事业单位档案管理实现信息化的困难

2.1事业单位管理层对档案管理信息化不够重视

信息技术是近几年才发展起来的新型科学技术，一些事业单位的管理层还没有意识到信息技术发展对于档案管理的颠覆性作用。或是只是单纯地认为档案信息化就是把全部的档案文件变成电子档的存放进电脑之中。管理层这样的看法自然会阻碍档案关系信息化的进展，所以在信息化技术普及的今天，还有很多事业单位采取这非常落后的档案管理方式。没有事业单位管理层的重视和推广，单位下面的档案管理工作人员自然也就忽略了的档案管理信息化的重要性。不利于整体工作的开展。

2.2实现档案管理信息化需要大量的经费

要实现事业单位档案管理的信息化就需要引进相关信息化设备，这就需要大量资金的支持，而且这些设备的维持，系统的维护也是需要专业技术人才的支持的。不过因为一些事业单位的管理层根本不重视档案管理的信息化，自然就不会对此投入太多的金钱。没有足够经费的支持，要实现档案管理的信息化无异于纸上谈兵。而且档案信息化是一个需要时间的过程，从设备技术的引进，到人员的培训，再到所有材料的信息化，最终到档案管理信息化给事业单位带来效益或帮助，需要一个漫长的时间，领导短时间看不到收益，自然不给与资金的支持。

2.3档案信息化数据库不完善

目前，一些事业单位虽然开始了档案管理信息化的建设，不过还不完善，数据库还没完全建立，各单位也没办法实现数据的共享，所以很多的档案内容的利用率不高。此外，虽说很多事业单位实现了档案管理信息化，但是还不完善，而且还有很多单位的信息化进程还未开始，这就当值数据库信息相互独立，没有办法达到更好的利用效果。

2.4档案管理信息化的技术人才培养有待提升

档案管理信息化对于档案管理人员提出了新的挑战，他们必须要掌握相关的信息技术，才能真正做到档案的信息化管理。不过很多的事业单位的档案管理人员已经习惯了以前的老式档案管理的方法，对信息化技术又十分的陌生，缺少相应的知识，所以也就无法发挥信息化档案管理的巨大优势。

三、提升事业单位档案管理信息化的措施

3.1提高事业单位管理层的信息化意识

只有事业单位管理层的信息化意识提高了，事业单位的档案信息化才会发展的起来。管理层意识到档案管理信息化未来将会发挥巨大的效用，真正重视起来了，档案管理信息化才会真的发挥其作用。事业档案管理的信息化不是某一个单位或是一些单位的信息化，而且全国各地的各个单位都要同步进行档案管理的信息化建设，各个单位部门要做到相互的沟通和协调，调动大家的档案管理信息化的建设热情，尽快实现档案管理的信息化。

3.2增加档案管理信息化建设的投资

档案管理信息化需要购买相应的信息化设备，引进相关的信息化技术，这些都需要大量的资金支持。所以事业单位要在档案管理信息化的建设上增加资金投入，设立专项的资金进行相关基础设施的建设、设备技术的引进和人员的培训。同时，事业单位也可以争取社会力量的支持，提升自身的经济效益，从而为档案管理信息化的建设吸引经费支持。

3.3加快档案信息化建设步伐

档案管理信息化的建设不仅是设备技术的引进，还需要建立一个与信息化档案管理的想符合的现代管理体系，使整个档案管理的工作有章可循。第一，要设立健全的档案信息化管理标准，对整体的工作以及工作细节做好规划，这样就能保证整体工作的顺利进行。第二，要把以前的纸质档案转变成电子文档，利用信息数据进行储存，利用信息技术做好分类，便于后期的查询。第三，就是要保证档案管理人员的计算机信息能力，保证这一些工作的顺利进行。

3.4加强档案管理人员的信息技术培训

档案管理信息化管理设计新型的高科技设备和技术，这就为档案管理人员提出了新的挑战，需要他们能够熟练地操作信息化设备，具备相应的信息化技术知识。同时面对信息化的档案管理，他们的档案管理知识也要有所更新和完善。总之一句话，信息化的档案管理需要同时具有档案管理能力和信息化素养的综合素质人才。因此，我们首先可以从外面引进优秀的综合素质人才，创立一个同时具有档案管理能力和信息化素养的人才团队，增强事业单位整体的档案管理质量。再一个，就是要重视对档案管理人员的教育培训，利用邀请专家讲座或是实际演练或是课程培训等方式，提升档案管理人员档案信息化管理水平。

四、结束语

档案管理的信息化发展是关系到事业单位未来发展的重要因素，利用信息化技术提升档案管理的效率，进而整体提升事业单位的工作效率。而且，档案管理信息化的发展为未来我国各事业单位的数据信息连通铺平了道路，是造福社会的工程。

参考文献

[1]秦莉莉.对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务,2017(12):101.

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作者：邵山 单位：山东理工职业学院