事业单位档案信息化建设问题与策略

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2020年6月，新修订的《档案法》规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设。”[1]机关、事业单位的档案信息化建设有利于档案的前端控制，实现文件生命周期的全过程管理，是单位高效、有序、协调运行的重要保障。对于事业单位，随着改革的不断深化，建设一个健全、系统、科学的档案信息化系统迫在眉睫。

一、事业单位档案信息化建设的含义与特点

1.事业单位档案信息化的含义。事业单位档案信息化是在保证档案原始内容的基础上，运用计算机、网络等现代信息技术，按照文件连续体的理念重新定位档案管理体制机制，实现档案工作的资源数字化、管理现代化、利用网络化、服务智能化。它是信息化时代档案工作的“升级版”，是对事业单位档案工作“收”“管”“用”的全方位、革命性变革[2]。这种变革需要现代信息技术的支撑，但不仅仅是个技术问题，需要我们转变思维，将信息化的新理念、新方法应用于档案工作。事业单位档案工作是基层档案工作的重要组成部分，在流转文件和档案馆之间起着承上启下的作用，是架起办公自动化和档案馆信息化的桥梁。高质量的事业单位档案信息化不仅能够更好地服务本单位，还能降低档案馆信息化的成本。相反，则不利于事业单位的档案利用工作，也会导致档案馆信息化缺乏必要的基础。所以，事业单位档案信息化建设必须架起办公自动化和档案馆信息化的桥梁，既适应单位的办公自动化，又适应档案馆的信息化[3]。2.事业单位档案信息化的特点。（1）知识密集度高，建设难度大。事业单位以高学历专业技术人才为主，从事以脑力劳动为主体的科学研究工作，其形成的档案具有较高的知识密集度，这对信息化建设提出了更高的要求，建设难度较大。（2）专业性较强，技术要求高。事业单位主要在科教文卫等方面提供公共服务，在此过程中形成的档案具有较强的专业性，这对信息化建设提出了更高的技术要求。（3）利用频繁，服务智能化要求高。事业单位档案具有很强的连续性，查考价值较高，在归档之后仍然具有很强的使用价值，需要我们提供更便捷的知识服务，这要求档案信息化要更加注重智能化。

二、事业单位档案信息化建设存在的问题

1.建设理念落后。建设理念的先进与否直接影响着建设质量的高低，一些事业单位的档案信息化建设理念存在诸多误区。第一，对事业单位档案信息化建设的标准性、规范性认识深度不够，在建设过程中往往就事论事，作为一个独立的系统来建设，缺乏与办公系统、档案馆系统的衔接，导致费时、费力、效益低下。第二，把事业单位档案信息化建设当成一个一次性投入、长期受益的工程，缺乏后期维护和技术更新的投入，最终使事业单位档案信息化后劲不足，不能为公共服务工作提供长期、便捷、有效的信息支撑。第三，缺乏对档案专业人才的重视，认为事业单位档案信息化建设是技术层面的问题，只要做到系统先进，档案信息化的水平就必然较高，在此过程中主要依靠的是计算机专家，导致对档案人才缺乏足够的重视。2.与办公自动化系统和业务系统兼容性不够。档案信息化系统与办公自动化系统、业务系统的有效衔接是实现电子文件管理前端控制的重要措施，有利于保证电子档案和相关元数据收集齐全、格式规范。一些事业单位在档案信息化建设过程中对本单位办公自动化系统、业务系统的实际考虑不足，有的甚至直接购买档案信息化系统，造成事业单位档案信息化系统与办公自动化系统、业务系统不兼容，使办理完毕的文件不能及时、规范归档，元数据的收集更是无从谈起。3.与档案馆系统缺乏衔接。档案馆是档案的最终归宿，事业单位的档案信息化系统要与档案馆系统相互衔接，确保电子档案数据的规范性。一些事业单位在档案信息化建设过程中，更注重自身的信息化，缺乏与档案馆系统的有效衔接，造成事业单位电子档案移交困难、共享困难，从而使得事业单位主要移交纸质档案，再由档案馆对纸质档案重新数字化，这不仅造成资源的浪费，也加大档案馆信息化建设难度。4.服务便捷性存在欠缺。事业单位档案信息化建设归根到底是为了快速、便捷地利用档案，更好地满足本单位的需要。在事业单位档案信息化建设过程中，档案信息资源还没有得到深度整合和高度共享，导致在服务智能化方面存在较大的不足，主要表现在两个方面。第一，只注重建设本单位的档案利用平台，没有在更宽广的视角下吸纳更多的档案资源，建设单位的信息利用共享中心。第二，利用率较低。注重资源数字化、利用网络化，忽略了服务智能化，没有主动地对接单位各项工作的需要，提供智能化的知识服务。

三、事业单位档案信息化建设优化策略

1.制定科学的规划。规划事业单位档案信息化建设应该在法律法规和相关标准的框架内进行，在分析单位特色的基础上，从服务本单位的核心业务出发，深化调查研究、科学论证，制定出切实可行的发展规划。第一，要提高重视程度，将事业单位档案信息化建设纳入全年工作计划、年度考核之中，自上而下引发全体职工的重视。第二，事业单位档案信息化建设要注重可扩展性，给未来发展留下充足的空间。第三，制定合理的进程规划，做到增量电子化、存量数字化，对馆藏的档案资源进行整体分析，突出重点，有计划、有步骤地进行数字化建设。第四，保证资金投入。事业单位档案信息化建设是一个长期的过程，要随着技术的发展和单位的需要不断更新相关技术。第五，重视人才的价值。提高事业单位档案工作人员的综合能力，不仅要提升档案管理方面的能力，还要提高信息技术方面的能力。2.注重与本单位信息化建设的协调。事业单位的文书处理与档案管理既统一又有分工，既存在紧密联系又有明显区别，他们被“归档”分为文件生命周期的两个不同阶段。事业单位档案信息化建设需要充分考虑文件这两个生命阶段的衔接，将前端控制思想贯穿于事业单位档案信息化的设计、运行、维护全过程。建立档案信息化系统与办公自动化系统、业务系统有效衔接的机制，使档案工作变被动为主动，提前介入公文和业务信息的形成阶段，实现电子文件全流程管理，保证相关文件和元数据组件齐全、格式规范，从而构建在线归档、在线指导、在线管理、在线利用的档案信息化建设新模式[4]。3.加强与档案馆的衔接。事业单位是档案的临时保管机构，其保管的档案最终要向档案馆移交。事业单位在档案信息化建设过程中，应该严格执行相关标准，并根据本地区档案馆信息化系统的相关要求，按照自身发展的需要来制定数据库结构、档案格式、著录项目、软（硬）件格式以及数据指标的标准、规范体系，从而实现事业单位与档案馆信息化系统的兼容[5]。事业单位与档案馆信息化的衔接是双方的互利共赢。从档案馆的角度来说，能够顺利接收事业单位的电子档案，实现事业单位档案室与档案馆之间的档案数据共享，节省了档案馆信息化成本；从事业单位的角度来说，移交之后的档案能够随时查询和调阅。4.构建信息服务中心。事业单位档案信息化建设要关注社会和科技的发展，构建完备的利用平台，形成结构有序的信息中心，更好地满足利用者的需要。事业单位的公共服务工作时效性、政策性比较强，既要了解历史的来龙去脉，又需要了解当下政策，根据政策导向开展相关工作。第一，对本单位的档案进行充分有效整合，形成传承有序、门类完整、内容全面的信息资源中心。第二，融入档案馆信息服务体系。档案馆不仅拥有丰富的历史档案资源，还承担着政府信息公开的任务，大量的历史文件和现行文件在档案馆提供利用。事业单位档案室应该主动对接档案馆，使档案馆的历史档案和政府信息公开的现行文件在事业单位的档案信息化平台上提供利用。第三，扩大档案资源挖掘的广度和深度，根据单位各项工作的需求，主动提供知识服务，满足各项工作的需要。事业单位档案信息化建设是实现知识服务的重要途径，要制定科学的规划，注重与办公自动化系统、业务系统的协调，同时严格执行相关标准，加强与档案馆的衔接，借助档案馆丰富的信息资源，为事业单位各项工作服务，实现事业单位档案信息化建设的最大效益。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法第五章第三十五条[S].

[2]韩亚洲.基于馆室一体的数字档案室建设探析[J].浙江档案,2017（4）:6-8.

[3]丁德胜.我国数字档案室建设新思路[J].档案学研究,2014（1）:12-16.

[4]董海燕.南京市建邺区数字档案室建设实践与成效[J].中国档案,2019（6）:32-33.

[5]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理,2011（4）:86.

作者：韩亚洲 单位：天津市经济发展研究院