高校人事档案信息化困境与出路

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2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议表决通过，并于2021年1月1日起正式实施。新修订的《档案法》在内容上更加充实，在制度设计上更加完善，更能体现新时代背景下国家对档案管理工作的新要求。新修订的《档案法》为高校档案事业的发展指明了新的方向，也带来了新的发展机遇和挑战。

1法制建设背景下高校人事档案信息化的意义

2014年中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出要把档案信息化纳入信息化建设整体规划。2020年6月，新修订的《档案法》第一条明确规定要提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务。[1]档案管理信息化就是要积极推进档案资源存量数字化、增量电子□巨敏莲化、利用网络化，努力创新档案管理模式，优化档案管理流程，不断提升人事档案管理现代化水平。高校人事档案信息化顺应经济社会信息化发展的潮流，是档案信息化社会发展的必然趋势，是高校信息化管理水平的重要体现，是实现现代高校人才与岗位相匹配的重要手段，是档案得以长久保存体现其真实性、完整性的有效途径，是促进高校组织人事管理工作创新发展的有力举措，必将为高校的“双一流”建设和学校的长远发展贡献重要力量。

2当前高校人事档案信息化面临的困境

近年来，随着中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》等诸多文件的出台以及高校信息化建设的整体推进，高校人事档案信息化工作取得了一部分的成绩，但与当前社会信息化发展对档案工作的要求仍存在较大的差距。

2.1高校档案管理人员观念落后信息化意识薄弱

一方面，我国部分高校档案业务人员在思想上对档案信息化的认识不高。业务人员通常采用传统的手工模式，进行查档阅档、审档归档、提供利用等，主观上不易接受新事物、新挑战，不愿采用新手段、新技术。另一方面，高校管理者对档案信息化的重视程度不够。长期以来，高校普遍认为教学、科研、学生管理等是高校发展的重头戏，档案管理常常处于高校的边缘地带，没有充分认识人事档案信息化对高校发展的重要作用，导致档案管理所需的硬件设施设备不达标，档案管理人员配备不足。在当前大数据时代背景下，这种落后的管理理念已经成为高校人事档案信息化发展的一大障碍。

2.2高校档案管理体制机制落后信息化基础薄弱

一是在管理体制上，高校人事档案管理大致归口为三个部门：档案馆、人事处和组织部，有些高校人事档案是由单一部门管理，有些则是多部门混合式管理，但都存在分段式、分散式的管理模式。高校的人事档案和人事信息大多数是分离状态，在管理上也存在差异化的分工，属于不同的职能部门。[2]因此，造成人事档案和人事信息的不一致，难以形成统一的数据管理和共享，给档案的利用和档案材料的更新归档造成一定程度的困难，从而影响人事档案信息化基础数据的采集。二是各个管理部门通常都有自己的信息平台处理数据和信息，在管理上较为松散，OA系统、组织人事系统、教务系统等采用部门内部信息收集方法，在与人事档案管理信息系统对接方面存在一定差异，组织人事信息往往是一段时期集中采集、更新和维护，人事档案材料归档也随之滞后。在“大人事档案管理”理念下，难以形成有效合力，未能进行顶层设计、统一标准和统一规划。在实际操作中，高校人事档案管理很难实现及时归档和更新，临时性任务多，系统性不够，从而导致人事档案信息化工作开展困难。

2.3档案管理投入力度不足，信息化支持不够

在高校“双一流”建设和信息化建设整体推进过程中，档案信息化得到了一定范围和一定程度上的发展，但与现代化的档案信息管理对高校人事档案信息化水平的要求还存在较大的差距。在实际工作中，高校对档案管理信息化工作开展的投入不高，档案信息化所需的硬件设施设备陈旧，档案软件系统开发不足，资金缺乏。高校人事档案还存在信息化标准程度不高，信息化规模不够等问题，从而导致高校人事档案信息化的开发和利用相对滞后。

2.4档案管理人员素质不高，信息化人才匮乏

很多高校对人事档案信息化缺乏充分的认识，导致人事档案人员的继续教育和培训也相对薄弱。档案管理人员通常重视收集和保管，容易忽略档案信息资源的开发和利用。档案管理人员的专业素质相对不高，尤其是档案信息化专业人才严重匮乏，导致当前的档案管理人员很难与信息时代的档案管理利用需求相适应。

3法制建设背景下高校人事档案信息化的实现路径

近年来，我国经济社会发展日新月异。特别是网络和信息技术快速发展，电子政务、无纸化办公、越来越普遍。信息化、网络化、智能化程度的不断提高，深刻影响和改变了档案工作的内容、方法和手段。档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案、从管档案实体到管档案数据、从手工操作到信息化智能化操作、从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。档案部门必须顺势而为，加快推进档案工作转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。[3]高校档案工作是高校信息化工作的重要组成部分，迫切需要树立危机意识，充分认识大数据环境下档案工作的挑战，立足传统业务优势和创新发展需求，探索适应现代社会发展的档案管理新模式。在档案管理部门和档案信息数据管理部门之间建立有效的协调沟通机制，将档案部门纳入高校信息化建设的顶层设计当中，逐步推进人事档案信息化建设工作，提升高校档案管理和用户服务的水平和能力。

3.1加强思想建设，促进管理理念提升

新修订的《档案法》第六条规定：国家采取措施，加强档案宣传教育，增强全社会档案意识。高校档案管理人员，要加强自身思想建设，提高对人事档案管理的重视程度，大力宣传档案知识，扎实推进高校档案信息化基础工作的开展。高校管理层面应高瞻远瞩，统一思想，顶层设计，形成全校上下重视人事档案的良好氛围。总之，高校档案管理人员要更新观念，提高站位，牢固树立“档案姓党”意识，充分认识人事档案信息化工作的重要性，为高校人事档案信息化工作的逐步开展提供重要的思想保障。

3.2加强制度建设，强化合作协调机制

新修订的《档案法》第三十六条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。高校档案管理部门和组织人事部门应当加强合作、协同发展、健全共建共享机制，积极推进人事档案信息化工作。在实际工作过程中，档案管理人员还要有创新精神，在管理手段、管理内容、管理细节、管理制度和信息安全等方面不断创新，积极发挥档案信息化在管理利用、选人用人、绩效考核等方面的积极作用。各部门之间应当通力合作、凝聚共识，促进信息共建共享，为人事档案信息化建设工作提供坚强的机制保障。

3.3加强人才建设，提升档案服务水平

新修订的《档案法》第十一条规定：国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案管理的方式正在逐步从管理档案实体向管理档案信息转变，档案人员在数据的收集处理和信息分析以及系统管理等方面的基本技能还存在欠缺，不能适应信息时代对档案人员的专业素质需求。当然，档案外包服务在一定程度上为档案信息化提供了可能性，但从长远发展和信息安全角度考虑，组建具备较高政治素养和专业技术能力的档案管理人才是关键所在。高校应当不断加强档案管理人才培养、优化档案人才队伍、提高档案人员政治素养、加强人事档案管理人员的继续教育，积极组织并定期开展业务培训，尤其是档案信息化及新媒体技术等业务知识的培训，为人事档案信息化建设工作提供强有力的人才支撑。

3.4加强资金支持，保障信息化工作开展

新修订的《档案法》第十九条规定：档案馆要按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。目前，高校档案管理有两种模式，一种是传统的纸质档案，另一种是电子档案，而以纸质档案为主。档案管理的设施设备相对陈旧，纸质档案没有进行有效的数字化，信息化数据库的建设也无法满足当前高校的实际需求。高校要加大对人事档案信息化的资金投入，适时采购信息化所必须的设施设备和软件管理系统。一方面保证现有纸质档案的存贮条件，另一方面在保障信息安全的前提下，尽可能地将纸质档案转化为电子档案，变“死”的纸质资源档案库为“活”的信息库。新修订的《档案法》第三十七条规定：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。人事档案信息化有利于档案凭证作用的充分发挥，能够创新服务形式和手段，可以极大地提高工作效率，切实提升为民服务的能力水平。总之，高校应当加大投入，为人事档案信息化的开展积极创造条件，提供必需的资金支持。实践经验表明，我国高校人事档案管理进行信息化建设是大数据时代人力资源管理科学化的重要表现，也是促进教职工管理由传统经验管理向科学、智能、便利管理模式转变的重要模式。[5]高校人事档案信息化有利于人事档案长久保存，有利于人事档案数据信息资源整合、有利于为人民提供更高品质的服务、有利于高校人才管理工作的创新发展、有利于人事档案的规范化科学化管理。指出：“大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动……”高校人事档案管理应当夯实基础，深化档案业务规范化、科学化建设，推动档案管理向信息化的转化升级。高校人事档案信息化工作刻不容缓，应因势而动、顺势而为、主动出击，积极融入学校信息化整体部署，发挥档案应有的作用,服务高校的中心工作，服务高校的长远发展，从而为经济社会的发展贡献档案的重要力量。

作者：巨敏莲