水利水电工程档案信息化建设策略

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摘要:笔者基于水利水电行业信息化的大背景,对水利水电工程档案信息化建设的现状及策略进行探讨。阐述水利水电工程档案信息化的意义并论述了信息化建设的必要性。同时,分析水利水电工程档案信息化建设中存在的障碍并提出加强水利水电工程档案信息化建设的措施。档案部门及时转变思想观念、完善制度体系、优化工作方法,为水利水电工程工作提供更为坚实的信息支持和知识服务。

关键词:水利水电工程档案;信息化建设;问题;策略

1概述

水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录[1],是水利水电工程建设与管理工作的重要组成部分。随着我国信息化进程的全面推进,传统的档案管理模式已不适用于新的业务场景,为保障水利水电工程的持续发展,使档案工作为工程建设提供有效支撑,需要尽快实现水利水电工程档案的信息化管理。

2水利水电工程档案信息化建设意义

随着信息技术的迅猛发展,电子文件成了信息记录、传输、交换、利用与共享的主要载体,也是办公系统和业务系统的核心内容。尤其是在现代化建设发展中,科技档案包含的工程档案信息日益丰富,档案分类也愈加精细化。因此,传统的纸质文件为档案工作带来了极大的负担,信息化建设背景下,单套制电子档案改革将工程档案工作从繁重的日常工作中解放出来,聚焦于工程档案本身的信息价值。

2.1支持水利水电工程的开展

作为水利水电工程管理中非常重要的一部分,档案管理对水电改革等工作具有重要意义。档案工作贯穿了建设的全过程,既是工程日常运行和管理和依据,也推动着水利水电工程的发展。水利水电工程档案以书面形式记录和证实了项目各个关键节点,包括建设前期项目建议书、可行性研究、土地预审文件等,施工过程中形成的施工记录、隐蔽工程验收记录,以及竣工时形成的相关文件。这些文件对项目的日常管理起到了监督作用,具有重要的凭证价值,保证了工程的良好建设及安全运行。

2.2发挥水利水电工程的经济价值

水利水电工程档案对技术经济的发展有重要价值。工程技术的进步,需要依托已有的工程建设经验,借助现代科学技术,将新科技新技术转化为科学生产力,使其产生更大的经济价值[2]。在水电工程信息化转型背景下,档案工作更需及时适应新形势,转变管理模式,借助信息技术挖掘档案所包含的丰富信息,充分发挥信息服务和知识服务职能,从而推动水利水电事业在现代化管理方式下实现良好发展,保证水利水电工程更好地发挥经济价值。

3水利水电工程档案信息化建设中存在的主要问题

3.1企业对档案信息化建设重视度不高

目前,我国水利水电工程档案管理工作整体水平较之前有了较大提升,但从适应新常态背景下企业高质量发展要求的角度来看,部分企业对档案工作的重视程度依然不高。许多档案人员对档案工作的理解仍侧重于保管,缺乏主动服务意识。此外,一些企业的管理者受自身工作经历、年龄层次等因素影响,对档案信息化建设的必要性和迫切性的理解存在差异,一定程度上延缓了档案信息化建设进程。即使是已开展工程档案信息化建设的单位,也多偏向于工程档案的数字化、条目记录等基础的数字化工作[3],故难以发挥档案的信息价值。

3.2相关管理制度缺位

相较于其他行业的档案管理工作,水利水电工程档案工作开展相对较晚,相关管理制度的建设也较为落后,目前尚未形成完整、系统的管理制度体系。虽然将档案验收纳入工程竣工验收考核后,在一定程度上保障了档案工作,然而管理制度的长时间缺位导致水利水电工程档案管理的相关部门和人员缺乏一定的约束机制,档案工作在开展时缺乏切实可行的依据,各部门之间容易出现权责不清、管理界限不明等问题。最终导致内部运行机制不畅[4],进而使水利水电工程档案工作的开展面临巨大难度。

3.3资金限制与人力紧缺

档案工作在企业不受重视直接导致了档案信息化建设面临资金和人力的双重限制。信息化建设要求配备信息基本设施和相应的网络通信设备。考虑到档案数量庞大、保密性高等特点,为规避风险,就必须选择安全性能强、稳定性高的基础设施,而这些设施通常需要大量的资金。由于档案管理部门不直接创造效益,经费来源于公司预算,因此,在信息化建设进程中,资金受限,无法购买充足的信息化建设设施,成为掣肘信息化建设的首要问题。水利水电工程通常侧重于项目的建设管理,对于工程档案的重视程度不高,为节省开支,指派的档案管理人员多数为非专业的档案人员,缺乏岗位培训,且身兼数职,精力有限,难以保证档案工作的质量。水利水电工程档案工作经常面临档案人员不懂工程专业知识,工程技术人员不了解档案管理相关规定的两难局面。而且档案信息化建设需要运用档案专业、工程专业及信息技术等多种知识,这种复合人才更是稀缺。专业管理人员的稀缺导致水利水电工程档案管理难以跟上时代的脚步,亦使档案工作难以高效开展。

4推进水利水电工程档案信息化建设的对策

档案信息化建设本身就是一项系统工程,需要统筹规划,结合实际情况有计划、分步骤地实施[5]。档案部门保存的水利水电档案通常是几十年的积累,考虑到庞大的工作量和有限的档案工作人员,一蹴而就地实现信息化是不可能的,应在建设过程中区分优先度,有重点地推行信息化进程,使之发挥最大效能。

4.1强化档案信息化建设意识

为了水利水电工程档案得到更多的关注,首先应从意识层面出发,培养相关人员的信息化意识,才能真正落实信息化档案管理工作,为水利水电事业营造良好的发展环境[6]。档案部门可通过开展各类宣传活动,如水利水电工程档案展览、宣传教育及座谈会等活动,来营造工程档案信息化管理的工作氛围,强化档案工作者在信息化及档案管理方面的理念,并引起管理机构负责人的重视。思想认识是开展工作的先决条件,在新时期,必须强化组织领导,为水利水电工程档案信息化吕卫等:水利水电工程档案信息化建设策略研究2021年第2期建设铺垫稳固的垫脚石,同时需要不断优化组织结构,向有效的方向调整工作体系,使水利水电工程档案管理人员具有良好的思想觉悟和负责任的态度,为做好水利水电工程档案信息化工作打下坚实的基础。

4.2健全信息化管理制度

管理制度建设是档案信息化有序、健康发展的保障。随着档案信息化工作的不断推进,管理制度的缺位给水利水电工程档案工作带来的限制和隐患已经不容忽视。因此亟需建立一个完整的管理制度框架,通过制度的规范和引导,将水利水电档案信息化建设工作不断规范化、标准化。建设水利水电工程档案信息化管理制度时,需要以国家及行业已有的规范标准为依据,制定具体的管理制度。此外,为提升档案信息化速度,需要将档案管理制度构建列入水利水电建设工作之中,借此加大信息化机制建设力度,使档案信息化建设及时跟上工程信息化的脚步并且项目档案管理人员在管理工作中能够有章可循、有据可依。

4.3强化人才培养

人才储备是开展各项工作的基础,尤其是在水利水电工程档案信息化建设中,更要关注人才的培养。首先,应对参加档案工作的管理人员开展岗前培训,提升他们的档案意识、信息素养和专业技能,使他们能尽快开展信息化建设工作。然后,应定期对在岗的档案人员开展岗位培训,设立有关的人才培养计划,不断丰富档案工作者在信息技术、水利水电工程等多方面的知识,使档案人员的综合素质不断提升,以适应水利水电工程档案信息化的需求。最后,为激发档案人员的积极性,可设定相应的激励机制,以此唤醒档案人员学习的主动性和积极性,不断提升档案团队的专业水平。

4.4分阶段逐步推进信息化建设工作

水利水电工程档案信息化建设项目是一项长期且复杂的工作,不同时期因其目标不同,工作重心也有所不同。在信息化建设初期,应关注原始数据的信息采集工作,档案管理人员应多形式、多渠道地采集原始数据,包括纸质档案数字化及原生电子文件。原始数据完成后,可将工作重点转移至水利水电工程档案管理信息系统的功能完善上,系统应以之前采集的数据库为基础,利用信息技术实现水利水电工程档案自动化管理,优化传统的档案管理方法并创新。系统功能完善后,档案人员能够分配更多的精力去开发水利水电工程档案的信息资源价值,实现从“管”到“用”的转变。

5结语

随着新一代网络信息技术不断创新突破以及数字化、网络化、智能化的深入发展,水利水电工程档案实现高效便捷的信息化管理势在必行,这不仅是为了跟上时展的脚步,更是为了满足水利水电建设管理创新与能力提升的现实需要。信息化建设的推行,对于档案工作来说既是挑战也是机遇,档案部门应当抓住机会,及时转变思想观念、完善制度体系、优化工作方法,为水利水电工程工作提供更为坚实的信息支持和知识服务。

参考文献:

[1]水利水电工程档案管理办法[EB/OL](2019-03-03)[2021-04-01].

[2]邢京燕,候洁.浅谈水利水电工程档案信息化建设的意义与措施[J].档案天地,2020,(12):57-58.

[3]陈雁南.勘察设计企业档案信息化建设研究[D].云南大学,2013.

[4]方婧.我国水利工程档案管理体系的问题与对策[D].华中师范大学,2014.

[5]钟海平.浅谈水利水电工程档案信息化建设[J].福建水力发电,2016,(1):60-62.

[6]尚彦伯.水利工程档案管理信息化建设的思考[J].农业科技与信息,2019,(3):103-104.

作者：吕卫 李冰阳 单位：中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司