新形势下工程档案信息化管理措施

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摘要：在当下的建筑工程项目中，要想促进行业的发展，提高企业的经济效益，就必须保障施工效率。在工程施工中，档案的管理工作将会直接对整个工程的顺利展开造成影响。对此，文章分析了新形势下建设行业中工程档案信息化管理的现状，并提出相应的解决措施，希望能够为我国建筑工程的发展提供一定助力。

关键词：工程档案；信息化；管理措施

1工程档案信息化管理现状

1.1信息化管理不足

随着工程行业的发展，建筑工程在各方面、各环节都产生了大量的工程数据信息，建筑工程档案管理工作也得到了充足的发展空间[1]。但是，大多数工程的档案都主要使用纸质化储存方式，信息化模式尚未完全渗透到工程建设中。因此，在当下的行业环境中，工程档案管理要想完全转变为信息化工作模式仍然存在一定的难度。一般来说，建筑工程施工的工期较长，在施工的过程中往往会产生大量的数据以及信息，工程档案管理人员要将其整理成工程文件。考虑到大量的纸质文件的保管质量，企业在日常运营过程中就需要制定相关的管理方案以及措施。另外，大量的纸质数据也面临取用、分类困难等问题，需要耗费大量的人力资源与时间成本。

1.2信息化水平较低

在建筑工程施工过程中，各项工程文件缺乏信息化管理机制[2]。在实际的建筑工程中，各参建方在施工过程中产生的活动都会被直接记录到档案之中，因此，各参建方就成为信息数据的生成主体，这些数据的取用质量与效率将会直接影响整个建筑工程各参建方的经济效益以及建筑工程项目的顺利开展。信息化管理主要包括两方面，一方面是用于汇总与查询方便的信息化目录，另一方面则是工程的具体内容。在实际的工作中，需要考虑到文件的编排，若编排不够完善，将会直接导致目录与实际信息不符，很难为资料的查询提供便利。即使应用了信息化手段，但过于混乱的编排模式仍然会导致文件的取用困难，那么档案信息化也就仅限于载体。

1.3使用效率低下

在当下的工程档案管理工作中，工作人员在查询某一具体项目、环节的相关文件时，往往需要通过相关部门的审批，并且需凭借有效证件方能进行查阅[3]。这一过程效率较低，文件往往会在多个部门以及多个工作人员之间流动，这样会导致相关数据的查询不具备时效性，甚至在文件传输的过程中发生丢失、损坏等问题。该种模式还会导致查询人员无法在第一时间内提取工程的原始资料，严重影响了工程整体的施工效率。

1.4缺乏专业工作人员

在当下的建筑工程行业环境中，相关人员对数据信息化不够重视，大多数企业都没有聘用专门用于信息化管理的工作人员，导致团队中缺乏具备专业技能的人才，难以跟上时展的步伐，构建快速、高效的工作模式。另外，大部分工作人员都习惯于传统的工作模式，不愿自主加强对新兴技术的学习以及信息化技术的学习，缺少信息化模式的知识体系，工作技能难以满足当下的信息化时展要求。在部分建筑工程单位中，领导阶层较少注重信息化管理工作，在电子档案的建设方面也不够重视，对信息化的认知还有待提升，严重影响了信息化发展的进程。

1.5电子档案管理体系不完善

当下，工程电子档案的管理缺少一套系统、完善的体系，在实际的工作中，很难划分各工作人员的职责，严重影响信息化建设的进程。各工作人员的职权划分不明确、岗位混乱、权力交叠，通常出现某一文件多人管理、某一数据信息无人问津的情况。除此以外，部分单位虽然应用了信息化管理模式，但是在日常的工作中仍然没有制定一个适用于电子档案的体系以及制度，因而无法发挥信息化的最大效用。

1.6保密程度不高

在当下的建筑行业中，部分工程建设单位已经构建了信息化管理模式，但是信息化主要依附于计算机技术以及网络信息技术，而建设单位不具备较强的计算机安全防控技术与能力，在日常工作中，很容易受到不法分子的攻击，导致文件泄露等问题。

2工程档案信息化管理措施

2.1强化信息化管理意识

在建筑行业发展进程中，要想进一步提高工程质量以及工程施工效率，就必须做好建筑工程档案管理工作。加强信息化建设，能够有效消除传统模式中的弊端，有效解决传统纸质模式中低效率、低质量的管理模式问题。要想从真正意义上构建信息化管理模式，企业管理人员、领导阶层以及相关工作人员就必须加强对信息化管理的重视，认识到信息化的重要性，并且围绕企业的发展，跟随市场的变化，转变传统的档案管理模式；借助信息化技术以及互联网技术，不断创新、转变企业的运营模式，以此促进企业内部的发展，强化工程施工过程中各信息数据的收集与整理。

2.2加大工程档案信息化管理的投资

在大多数行业中，信息化往往具备开发成本高、应用成本低等特点。在建筑行业，企业也可以充分利用这一点，将目光放长远，通过构建电子档案数据库的方式降低档案取用方面的成本，并从该方面缩短工程施工的工期。因此，企业在日常的运转过程中，就应当加大工程档案信息化管理方面的投资，通过聘请具备计算机专业技术的工作人员，构建一个专属于企业的档案数据库。另外，通过购进全新的计算机设备或者相关的办公软件来完成相关文件的存取。通过加强这方面的投资，构建一个存取都具备一定便捷性的数据库。此外，企业也需要加强对服务器的建设，该服务器主要服务于工程中的各参建方，当各参建单位产生信息或者数据时，可以通过该服务器直接上传相关文件，并且共享于其他参建方，保障所有信息都能透明。企业还要加强对扫描仪等配置的优化，改善传统的信息收集、整合模式，通过各种电子设备完成对施工现场数据的采集与储存工作。

2.3建立和完善建筑工程档案数据库

在建筑工程项目中，相关企业需要为该工程构建一个完善的数据库，该数据库需要通过互联网技术与其他参建方相互联系并相互共享。不同的参建方具备不同的权限，并且能够在专门的板块上传具体的变更、施工技术、质量管理等材料信息，借助互联网技术以及计算机技术完成数据的传输、提取与应用。在日常的工作中，需要派遣专门的工作人员展开对数据库的管理工作，也可以通过建设智能化系统，自动筛选冗余数据，对各文件进行精简排序。另外，还需要在该数据库中构建专门的检索机构，帮助工作人员更好地提取相关文件以及内容，避免提取困难等问题影响整个工程的建设效率。

2.4加强管理人员的专业技能

在实际的工作中，企业需要加强对专业人才的培养。通过构建具备专业技能的团队，提升工程档案管理的工作效率，并且使日常的施工与企业运转过程中数据信息的管理效率以及质量能够得到最基本的保障。首先，企业需要加强对社会人员的招聘，聘请具备电子档案管理专业技能的工作人员，并且予以合理的薪资待遇，吸纳人才，创新传统的工作模式，并且带动老员工学习电子档案的管理手段。其次，加强老员工对信息化的认识，使其学习计算机以及数据库的应用，并且构建专门的考核机制，定期考核老员工的学习成果以及工作水平。最后，在实际的工作过程中需要加强新老员工之间的联动，老员工对企业的认识以及工作经验较为丰富，因此，在企业运转的过程中，并非是招聘了具备专业技能的新员工就能完全淘汰老员工，企业可以采用以老带新的方式，通过老员工的帮助积累新员工的工作经验，并且通过新鲜血液的注入，为传统的工作模式带来创新和活力。除了员工能力方面的提高，企业也要制定专门的奖惩机制，将责任落实到个人，一旦档案质量或者完整性出现问题，则直接问责个人。对于工作态度积极、管理水平较高的员工给予一定的褒奖，通过年终奖或者业绩考核等方式激发员工的工作热情以及对电子档案的学习热情。

2.5健全电子档案管理体系

正所谓“没有规矩，不成方圆。”在实际的工程档案工作中，要想提高资料的提取效率以及管理水平，就必须构建一个完善、健全、系统的管理体系，该体系需要考虑到社会市场的发展，同时也要考虑到企业的运营，根据我国的国情制定一个专门的管理体系。除针对工作人员制定的奖惩制度以外，还需要针对具体的工作内容制定专门的规章制度。档案信息化管理模式不仅需要依托于计算机技术以及互联网技术，还要将传统的管理模式融入进去，推陈出新。将传统管理模式与信息化管理相结合，在最大程度上创新管理模式，为建筑工程提供帮助。

2.6提高电子档案管理的安全性

网络安全的发展与破解技术的发展是同步的，要想保障数据的安全，就必须不断更新安全系统。首先，建设数据库时需要布置专门的用户名以及密钥，根据不同岗位的工作人员需担负的职责，为其配备可以在数据库中行使的权利。其次，考虑到黑客攻击的问题，需要定期改变数据库运营算法以及密钥算法。最后，定期进行数据库系统的检查与维护，以此保障网络安全，降低发生档案丢失等问题的可能性。

3结束语

总之，通过合理应用信息化技术，能够有效解决传统工程档案管理工作模式中的问题，并提高工作效率，缩短建筑工程的整体工期，为企业创造更多经济效益。

参考文献：

[1]李玲霞.新档案法下水利工程档案信息化管理发展探讨[J].海河水利,2020(6):51-53.

[2]刘楠楠.基于信息化的工程档案管理分析[J].住宅与房地产,2020(33):152+156.

[3]乔里盘·木哈依,孙阳平.水利工程档案管理信息化建设思考[J].工程技术研究,2020,5(3):201-202.

作者：王周兰 单位：东明县房地产服务中心