医院人事档案信息化管理综述

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摘要：医院人事档案信息化是指利用信息技术手段（核心是计算机技术），对医院人事档案进行收集、分类、整理、检索、利用等。本文讨论了医院人事档案信息化管理的特点、主要内容及现实意义，并提出了新时期做好医院人事档案信息化管理的具体举措，对提升医院人事档案信息化管理水平具有一定的借鉴、参考价值。

关键词：人事档案；档案信息化；医院

医院人事档案信息化是指利用信息技术手段（核心是计算机技术），对医院人事档案进行收集、分类、整理、检索、利用等。随着以大数据、人工智能、云计算为核心的信息技术的快速发展，深刻地改变着各个行业和领域，也为医院人事档案信息化管理提供了过硬的技术支持和保障，显著提升了医院人事档案管理质量和效率。根据中组部《干部人事档案工作条例》《关于进一步从严管理干部的通知》等相关要求，需要“创新干部档案管理方法和手段，不断提高管理工作水平”的相关要求，医院人事档案信息化建设就是要借助计算机、网络等硬件设施及相关软件配置，实现人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，从而实现人事档案接收、传输、利用一体化，实现人事档案资源共享，为医疗卫生事业发展提供人才支持和保障。

1医院人事档案信息化内涵

1.1档案管理信息化。从医院人事档案信息化的发展历程来看，人事档案信息化首先是指档案管理手段的信息化。即，为了适应信息技术在人事档案管理领域的应用和发展，人事档案管理手段也是一个信息化不断提升的过程。具体来说，就是医院需要选择专门的人事档案管理软件。医院根据其等级及人员规模，合理选择相应的人事档案管理系统软件，用以采集、存储、分类、存储、检索、开发、利用等，将信息化技术应用于人事档案管理的每一个环节、过程中。1.2档案资源数字化。所谓数字化，是指将传统纸质人事档案管理进行数字化信息采集，医院人事档案信息化，关键是档案资源数字化。即，利用数字信息技术，将传统纸质档案中承载着的信息资源，予以数字化，并建立相应的档案管理数据库，借助数字技术做好人事档案信息管理，为医院人事档案信息化管理奠定扎实基础，也是医院人事档案信息化管理的关键和核心，是医院人事档案信息化检索、查询、利用等基础。可见，医院人事档案信息化，需要将纸质信息转化为数字化信息，利用计算机软件、数据系统将人事档案内容转化成为文字、图表、视音频等计算机能够识别的文件类型。因此，医院人事档案信息化的基础工作便是信息收集、录入等数字化。1.3档案服务网络化。随着互联网、局域网技术在医院人事档案管理中的深度应用，医院人事档案的传输实现了网络化，尤其是单轨制条件下，在办公自动化OA系统中形成的人事档案信息，通过审核、鉴定后，即可借助网络系统传输实现存档。人事档案的查询也可借助计算机信息系统，突破了传统的人事档案时空界限，极大地提升了人事档案归档查询效率。医院人事档案信息化提升了人事档案管理质效，最终的目标之一便是通过人事档案信息网络技术，发挥人事档案在医疗卫生事业单位改革中的应有作用。根据网络传输及赋予医院人事档案管理人员不同权限，满足人事部门等相关部门或人员自主查询、筛选、分类和统计人事档案信息资源，为医院人力资源管理提供辅助决策。1.4人事档案检索自动化。传统中，医院人事档案信息的查询检索主要依靠档案检索卡片，通过人工手工操作，检索卡片中的信息，然后再到库房中进行调阅，检索查询效率低下，甚至是难以查询到所需的人事档案信息资料。将人事档案信息资源数字化之后，借助计算机辅助系统的应用，人事档案查阅者可从医院人事档案管理信息平台的客户端提交“关键词”，即可在人事档案数据库中实现自动检索，无论是检索效率，还是检索准确性都是传统检索工具难以比拟的。此外，医院人事档案信息化具有信息和功能集成性。即，人事档案信息化集数字化采集、网络化传输、自动化检索为一体，使整个人事档案管理成为一个有机联系整体，为人事档案检索提供便利。

2医院人事档案信息化意义

2.1利于人事制度改革深入。随着新一轮医疗事业单位人事制度改革的深入，医院人员组成包括行政编、事业编，采取聘用制、合同制、临时工等多种形式，人员流动越发频繁。人事档案的建立、转移、交接朝着简便化方向发展，建立人事档案信息化管理模式，利用数字技术采集，实现网络传输和高效内容检索，为人事制度改革提供有力人才资源信息支持和保障。2.2利于人事管理效率提升。医院人事档案信息化管理，能够借助计算机、大数据、云计算等先进技术手段，对医院各个年龄段、不同科室人员职称、学历、医疗技术水平等信息进行智能化分析，研判，从而为医院各个部门人事管理提供第一手全面信息，便于人才的选拔、培养和使用，极大地提升人事管理效率。2.3利于人事档案原件保护。医院人事档案中的纸质载体依然占据大部分，也是宝贵的原始人事信息材料，人事变动频繁查阅原始纸质载体档案，缩短了纸质载体档案使用寿命，因此，做好这一部分人事档案资料的保护势在必行。将纸质载体档案信息进行数字化采集，录入专题人事档案数据库，便于后期查阅使用，也可以很好地对纸质人事档案原件起到很好地保护作用。

3医院人事档案信息化对策

3.1树立“大数据”理念，强化人事档案信息化管理。“说起来重要，排起来次要、用起来需要，忙起来忘掉”，一直成为困扰着医院人事档案信息化管理的重要因素。医院管理者、人事工作者和人事档案从业者在思想上要高度重视人事档案信息化管理工作，牢固树立服务意识，培养信息素养，确立“大数据”理念，用以作为指导医院人事档案信息化管理工作全过程。一方面，要不断拓展医院人事档案信息化管理范围。既要收集医护人员的人事信息，也要做好行政管理人员人事信息档案资料的建立，还要完善临时工、见习人员的人事档案信息，将能够体现医院各类人员专业背景及成长记录的人事信息资料及时收集、录入专题档案数据库。另一方面，要建立“人事档案信息+多媒体信息”数据库。在互联网+时展背景下，既要收集“静态”的个人基本信息，也要做好年度新技术、新科研等信息资料的及时收录。此外，还要注重图像、视音频等重要资料的收集，不断拓宽医院人事档案信息收录范围。3.2建立“一体化”体系，助力人事档案信息化应用。一要做好规划设计。针对医院规模、人员数量及类型，把信息化建设作为医院在新一轮医疗卫生事业改革的重要内容，给予人财物的支持，从医院整体角度出发，统筹短期、中期、长期发展规划，注重信息技术在医院人事档案管理中的应用。二要实施集成处理。一方面，做好医院人事档案信息数据采集，既要对原有实体人事档案信息进行数字化处理，也要将采集后的数据信息及时传输至相应的管理平台，建立相应的专题数据库。另一方面，要做好人事档案信息数据检索。创建人事档案检索引擎。此外，还要做好人事档案数据信息分析，根据医院各个时期发展需要，提前做好人事档案信息数据的分析，围绕不同主题开展相应的编研，为医院管理者提供决策参考。发挥医院人事档案在医院发展中的重要功能和作用。3.3筑牢“安全性”阀门，做好人事档案信息化安全工作。信息化背景下医院人事档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，因此，防范医院人事档案信息安全风险，筑牢人事档案信息安全阀门是新时代医院人事档案信息化管理尤为需要重视的环节和内容。具体来说，既要确保实体人事档案安全，也要做好人事档案信息数据库安全防范工作。前者，要求做好档案室安全工作，按照“八防”的标准和要求，为医院人事档案实体保管营造安全环境。后者，则是信息技术应用条件下做好医院人事档案信息化防护的关键和重点。一方面，要建立健全医院人事档案信息化安全管理机构，明确人事档案信息安全保障机构及人员，赋予不同人员登录、查询人事档案信息数据库相应权限，实行分级分类管理；另一方面，要根据医院人事档案信息化管理需要，建立健全安全防范管理制度，用健全的制度织密医院人事档案信息化管理外部保障。

参考文献：

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作者:李克宏 张丽梅 单位:青岛市城阳区人民医院